* Về kỹ thuật:
Để quản lý được hệ thống hồ sơ địa chớnh, trước hết phải thiết lập và hoàn thiện tất cả cỏc tài liệu của hệ thống hồ sơ ở cỏc khõu:
- Khõu đo đạc bản đồ: Cụng tỏc kờ khai đăng ký, cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, quyền sử dụng đất ở trước hết phải dựa trờn cơ sở bản đồ địa chớnh được thành lập trong một hệ toạ độ thống nhất, mỗi thửa đất phải cú sơ đồ kỹ thuật và một biờn bản ranh giới, mốc giới thửa đất kốm theo. Việc thiết lập bản đồ địa chớnh và hồ sơ kỹ thuật thửa đất phải theo đỳng quy phạm đo vẽ do Tổng cục địa chớnh ban hành. Song bản đồ địa chớnh của huyện hiện nay là bản đồ địa chớnh được đo vẽ từ năm 1995 khụng cũn phự hợp với hiện trạng sử dụng đất do cú nhiều thay đổi. Để đẩy nhanh tiến độ xột duyệt và cấp giấy chứng nhận phải thành lậpđược bản đồ địa chớnh chớnh quy ở tỷ lệ lớn để làm căn cứ xỏc định vị trớ, diện tớch, ranh giới của từng thửa đất, trỏnh cho việc xột duyệt bị trựng, sút thửa.
- Khõu lập sổ sỏch trong hồ sơ địa chớnh: Phải thiết lập đầy đủ cỏc loại sổ, nội dung của từng loại sổ theo đỳng tinh thầncủa thụng tư 1990/2001/TT – TCĐC ngày 30/11/2001. Những mẫu sổ trước đõy khụng đỏp ứng được yờu
cầu quản lý đất đai cần được thay thế bằng mẫu sổ mới như: sổ địa chớnh cho khu vực đụ thị, sổ cấp giấy chứng nhận, biểu thống kờ diện tớch đất đai...
- Khõu cập nhật, biến động và chỉnh lý hồ sơ địa chớnh:Việc cập nhật cỏc biến động vào bản đồ phải được thực hiện thường xuyờn từ ở phường sao cho hệ thống bản đồ địa chớnh luụn phản ỏnh đỳng hiện trạng sử dụng đấtđỏp ứng được yờu cầu quản lý đất đai trờn địa bàn phường. Muốn vậy thỡ việc chỉnh lý bản đồ đú phải được thực hiện thường xuyờn,tối thiểu 2 lần trong 1 năm và phải được chỉnh lý trờn mỏy bằng cỏch phần mềm chuyờn ngành. Hiện nay, ở huyện Tiờn Yờn mới chỉ sử dụng phần mềm Autocad để chỉnh lý bản đồ, cũn việc cập nhật biến động vào hồ sơ địa chớnh vẫn bằng phương phỏp thủ cụng vỡ thế khụng trỏnh khỏi những sai sút do nhầm lẫn và rất khú khăn trong việc tra cứu.Bởi vậy để quản lý được hệ thống hồ sơ địa chớnh của huyện cú hiệu quả nhất thiết phải ứng dụng cụng nghệ tin học, phải đưa cỏc thụng tin đất đai của từng thửa đất quản lý trờn mỏy một cỏch cú hệ thống và cập nhật biến động thường xuyờn.
* Về kinh tế:
Một trong những nguyờn nhõn cơ bản làm ảnh hưởng đến tiến độ cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, quyền sử dụng đất ở hiện nay là cỏc khoản thu của Nhà nước đối với cỏc chủ sử dụng đất. Để được cấp giấy chứng nhận, cỏc chủ sử dụng phải nộp đầy đủ cỏc khoản do nhà nước quy định mà cỏc khoản này cũn quỏ cao so với thu nhập của người dõn. Do đú, để đẩy nhanh tiến độ cấp giấy chứng nhận, Nhà nước nờn xem xột để giảm một số khoản thu đối với cỏc chủ sử dụng:
- Đối với những trường hợp chưa đủ cỏc giấy tờ về nguồn gốc đất nhưng sử dụng đất ổn định và khụng cú tranh chấp về đất đai từ sau ngày 18/12/1980 đến ngày 15/10/1993 trước phải nộp 20%tiền sử dụng đất nay khụng thu tiền sử dụng đất mà chỉ thu lệ phớ chước bạ và lệ phớ cấp giấy chứng nhận.
- Đối với những trường hợp sử dụng đất ổn định và khụng cú tranh chấp nhưng chưa cú đủ cỏc giấy tờ hợp lệ sau ngày 15.10/1993 thỡ chỉ nờn thu 50% tiền sử dụng đất, lệ phớ trước bạ và lệ phớ cấp giấy chứng nhận.
-Trường hợp làm biến động thửa, cần phải đo đạc lại nờn giảm tiền đo đạc để cỏc chủ sử dụng cú thể tự giỏc kờ khai phần diện tớch sử dụng của mỡnh và đăng ký biến động làm biến động thửa đất.
- Tăng cường kinh phớ cho cụng tỏc kờ khai đăng ký, cấp giấy chứng nhận ở tất cả cỏc phường.