Trước đõy ở nước ta việc quản lý đất đai bị buụng lỏng trong một thời gian dài. Để thiết lập được hệ thống hồ sơ địa chớnh đầy đủ thống nhất trờn cả nước là một cụng việc khú khăn, phức tạp đũi hỏi nhiều thời gian và cụng sức khụng chỉ riờng với ngành địa chớnh mà cũn với cỏc cấp, cỏc ngành. Tiờn Yờn là một trong những nơi cho đến nay vẫn cũn giữ được một số tài liệu sổ sỏch quan trong hệ thống hồ sơ địa chớnh đú là bộ số địa bạ, bản đồ địa chớnh năm 1960 và năm 1978. Đõy là những tài liệu quý bỏu, giỳp cho cụng tỏc xột duyệt hồ sơ của huyện được khẩn trương hơn
Năm 1960.
Số địa bạ gồm 5 quyển lập cho 4 xó: Xó Phong Du: 1 quyển; Xó Điền Xỏ: 1 quyển; Xó Đồng Hới: 1 quyển; Xó Hải Lạng: 2quyển.
Bản đồ địa chớnh cũn giữ được 5 tờ tỉ lệ 1/1000. Xó Phong Du 1tờ, xó Điền Xỏ 1 tờ, xó Đụng Hải 1 tờ, xó Hải Lạng 1 tờ.
Huyện Tiờn Yờn đó phối hợp với Sở địa chớnh – Nhà đất, phũng địa chớnh tỉnh Quảng Ninh tổ chức kờ khai lập sổ “Tiếp nhận hồ sơ kờ khai nhà ở, đất ở theo quyết định 3564” để tạo điều kiện thuận lợi cho cụng tỏc xột duyệt và cấp giấy chứng nhận trờn địa bàn huyện. Huyện vào sổ địa chớnh đầy đủ cho những trường hợp đó được cấp giấy chứng nhận. Hàng năm vào thỏng 10 huyện tiến hành tổ chức thống kờ, kiểm kờ đất đai nhằm nắm được tỡnh hỡnh
quản lý, sử dụng trong quỹ đất của mỡnh từng bước thiết lập và hoàn thiện hệ thống hồ sơ địa chớnh.
* Năm 2002 Huyện Tiờn Yờn đó hoàn thành tốt cụng tỏc quản lý địa chớnh: cỏc trường hợp được trả giấy chứng nhận, phường đó vào sổ địa chớnh để theo dừi biến động; tổ chức kờ khai đăng ký đất đai bổ sung, hoàn thành cỏc tài liệu cho phự hợp với hiện trạng sử dụng đất, thực hiện tốt cụng tỏc bỏo cỏo định kỳ và phối hợp giải quyết cỏc đơn thư khiếu kiện, tranh chấp về nhà đất, giải phúng mặt bằng... Huyện tiếp tục triển khai giai đoạn 2 của dự ỏn GIS (ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong quản lý đất đai và nhà ở) và hiện nay bản đồ địa chớnh toàn phường đó được số hoỏ và quản lý trờn mỏy tớnh.
Cựng với sự phỏt triển và nhu cầu hoàn thiện hệ thống hồ sơ địa chớnh trờn cả nước, huyện Tiờn Yờn đó từng bước thiết lập hệ thống hồ sơ địa chớnh, làm căn cứ phỏp lý để UBND huyện và tỉnh quản lý, sử dụng quỹ đất cú hiệu quả, dần đỏp ứng được nguyện vọng chớnh đỏng của nhõn dõn. Mặc dự kết quả cấp giấy chứng nhận hiện nay của huyện chưa cao, cũn nhiều hồ sơ chưa được đưa ra xột duyệt, nhiều hồ sơ cũn đang chờ tỉnh Quảng Ninh xột nhưng đõy là nỗ lực của đội ngũ cỏn bộ UBND huyện, cỏc ban ngành cú liờn quan và nhõn dõn trong huyện.
Tuy nhiờn để đỏp ứng được yờu cầu quản lý Nhà nước về đất đai trờn địa bàn huyện mà trước hết là đạt được kế hoạch cấp 485 giấy chứng nhận cho người sử dụng đất năm 2005, UBND thành phố Hạ Long, UBND tỉnh Quảng Ninh cần cú kế hoạch cụ thể và cơ chế, chớnh sỏch phỏp luật đất đai thoả đỏng hơn.