thức sổ kế toán.
Công tác kế toán trong một đơn vị hạch toán đặc biệt là trong các doanh nghiệp thờng nhiều và phức tạp không chỉ thể hiện ở số lợng các phần hành mà còn ở mỗi phần hành kế toán cần thực hiện. Do vậy, đơn vị hạch toán cần thiết phải sử dụng nhiều loại sổ sách khác nhau về loại, kết cấu nội dung cũng nh ph- ơng pháp hạch toán; tạo thành một hệ thống sổ, mà trong đó các loại sổ đợc liên hệ với nhau một cách chặt chẽ theo trình tự hạch toán của mỗi phần hành. Mỗi hệ thống sổ kế toán đợc xây dựng là một hình thức tổ chức nhất định mà doanh nghiệp cần phải thực hiện công tác kế toán.
Hình thức sổ kế toán là một hệ thống các loại sổ kế toán, có chức năng ghi chép, kết cấu nội dung khác nhau, đợc liên kết với nhau trong một trình tự hạch toán trên cơ sở của chứng từ gốc.
Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, quy mô và điều kiên kế toán sẽ hình thành cho mình một hình thức tổ chức kế toán khác nhau. Theo chế dộ kế toán hiện hành, có 4 hình thức tổ chức sổ kế toán. Tuy nhiên, theo từng phạm vi và đặc điểm của mình mà doanh nghiệp lựa chọn cho mình một hình thức cho phù hợp.
Hình thức nhật ký chung.
Nhật ký chung là hình thức kế toán đơn giản, phù hợp với mọi đơn vị hạch toán, đặc biệt có nhiều thuận lợi khi ứng dụng máy tính trong xử lý thông tin kế toán trên sổ.
Sổ Nhật ký chung có 2 mục phản ánh: Phản ánh chung cho mọi đối tợng- gọi là sổ Nhật ký chung và phản ánh riêng cho một số đối tợng chủ yếu có mật độ phát sinh lớn và có tầm quan trọng đối với hoạt động của đơn vị, cần có sự theo dõi riêng để cung cấp thông tin nhanh cho quản lý nội bộ gọi là nhật ký đặc biệt (nhật ký biên hoặc là nhật ký tài khoản).
Nhật ký chung là sổ nhật ký chủ yếu, quản lý toàn bộ số liệu kế toán của đơn vị trong niên độ kế toán, đợc sử dụng để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh không phân biệt của đối tợng nào, theo thứ tự thời gian và ghi kết chuyển số liệu của các nhật ký đặc biệt để quản lý chung. Nhật ký chung có đặc điểm là sổ quyển không sử dụng sổ tờ rời; đợc mở chung cho các đối tợng. Chức năng này nhật ký chung là hệ thống hợp pháp, hợp lệ và ghi theo nguyên tắc ghi sổ kép.
Nhật ký đặc biệt là sổ nhật ký mở riêng cho một số đối tợng, ghi chép song song với nhật ký chung, nhật ký đặc biệt không giống nhau giữa các đơn vị, tuỳ thuộc tính chất phát sinh của loại đối tợng, cũng nh yêu cầu quản lý của đơn vị. Thông thờng nhật ký đặc biệt có kết cấu không giống nhau, vì yêu cầu nội dung hạch toán của mỗi tợng khác nhau. Để thiết kế sổ nhật ký đặc biệt cần căn cứ đặc điểm đối tợng mở sổ và yêu cầu quản lý đối tợng đó để có mẫu sổ hợp lý với quy trình hạch toán.
Chứng từ gốc
Sơ đồ 1.13: Sơ đồ hạch toán theo hình thức nhật ký chung
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
. Hình thức Nhật ký – Sổ cái
Hình thức ghi sổ nhật ký – sổ cái là hình thức kế toán trực tiếp, đơn giản bởi đặc trng về số lợng sổ, loại sổ, kết cấu sổ cũng nh đặc trng về trình tự hạch toán trên góc độ kế toán tổng hợp, hình thức sổ kế toán nhật ký – sổ cái có đặc điểm:
Số lợng và loại sổ: Một sổ nhật ký – sổ cái và số lợng sổ (thẻ) chi tiết cho một số đối tợng cần thiết giống nh các hình thức sổ kế toán khác.
Nội dung, kết cấu sổ tổng hợp nhật ký – sổ cái: Hạch toán trên nhật ký – sổ cái đợc thực hiện vừa theo thứ tự thời gian, vừa theo hệ thống cho từng tài khoản riêng biệt.
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối tài khoản
Các tài khoản sổ cái đợc trình bày trên cùng một trang sổ nhật ký – sổ cái. Cơ sở ghi nhật ký – sổ cái là chứng từ gốc hoặc bảng kê chứng từ gốc cùng loại. Ghi nhật ký – sổ cái tiến hành thờng xuyên và đồng thời cả phần thông tin: Thời gian và phần thông tin số liệu của một tài khoản (đối tợng tài khoản).
Sơ đồ 1.14: Sơ đồ hạch toán theo hình thức nhật ký sổ cái
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
. Hình thức Chứng từ – Ghi sổ.
Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứngtừ gốc Sổ (thẻ) hạch toán chi tiết
Nhật ký Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo kế toán Chứng từ gốc
Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ đợc hình thành sau các hình thức: nhật ký chung và nhật ký – sổ cái, thể hiện bớc phát triển cao hơn trong lĩnh vực thiết kế hệ thống sổ đạt mục tiêu hợp lý hoá cao nhất trong hạch toán kế toán trên các mặt.
u điểm: ghi chép đơn giản, kết cấu sổ dễ ghi, thống nhất cách thiết kế sổ nhật ký – sổ cái, số liệu kế toán dễ đối chiếu, dễ kiểm tra, sổ nhật ký tờ rời cho phép thực hiện chuyên môn hoá đợc lao động kế toán trên cơ sở phân công lao động.
Nhợc điểm: Ghi chép trùng lặp các hình thức sổ kế toán ra đời đợc sử dụng trớc nó.
Điều kiện vận dụng: Phù hợp với mọi loại quy mô đơn vị sản xuất – kinh doanh và đơn vị quản lý cũng nh đơn vị hành chính sự nghiệp. Kết cấu đơn giản nên phù hợp với cả điều kiện lao động kể toán thủ công và lao động bằng kế toán máy.
Sơ đồ 1.15: Sơ đồ hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Hình thức Nhật ký - chứng từ.
Hình thức nhật ký – chứng từ đảm bảo tính chuyên môn hoá cao của sổ kế toán, thực hiện chuyên môn hoá và phân công chuyên môn hoá lao động kế toán, hầu hết sổ kết cấu theo một bên của tài khoản (trừ một số tài khoản thanh toán)
Chứng từ gốc
Sổ quỹ Bảng tổng hợp
chứng từ gốc Sổ (thẻ) chi tiết đối tợng
Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ cái
Bảng cân đối tài khoản Sổ đăng ký chứng
từ ghi sổ
nên giảm một nửa khối lợng ghi sổ. Mặt khác các sổ của hình thức này kết cấu theo nguyên tắc bàn cờ, nên tính chất đối chiếu kiểm tra cao. Mẫu sổ in sẵn quan hệ đối ứng và ban hành thống nhất tạo nên kỷ cơng cho thực hiện ghi chép sổ sách. Nhiều chi tiết quản lý đợc kết hợp ghi sẵn trên sổ kế toán nhật ký – chứng từ, đảm bảo cung cấp thông tin tức thời cho quản lý và lập báo cáo định kỳ kịp thời hạn. Tuy nhiên hình thức này lại phức tạp về kết cấu, quy mô sổ lớn về số l- ợng và loại, đa dạng kết cấu giữa các đối tợng trên sổ nhật ký chính và phụ (bảng kê, phân bổ…) nên khó vận dụng phơng tiện máy tính xử lý số liệu kế toán, đòi hỏi trình độ kế toán cao và quy mô hoạt động doanh nghiệp lớn. Để áp dụng đợc hình thức này thì doanh nghiệp đó phải có quy mô lớn, đội ngũ kế toán đủ nhiều đủ trình độ để thao tác nghiệp vụ đúng trên sổ và đơn vị chủ yếu thực hiện bằng kế toán thủ công.
Chứng từ và các bảng phân bổ
Sổ kế toán chi tiết
Nhật ký - chứng từ Bảng tổng hợp chi tiết Bảng kê
Sơ đồ 1.16: Sơ đồ hạch toán theo hình thức nhật ký – chứng từ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu