Hiện nay công ty sử dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung là hình thức sổ đơn giản, dễ thực hiện. Với hình thức này, sổ kế toán bao gồm sổ tổng hợp và sổ chi tiết trong đó sổ tổng hợp gồm nhật ký chung, sổ chi tiết gồm sổ chi tiết cho từng tài khoản.
Căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng kế toán ghi vào nhật ký chung và sổ chi tiết TK 511,515, 711… Sau đó từ số liệu đã ghi trên nhật ký chung kế toán tiến hành ghi vào sổ cái của từng TK 511,515…
Căn cứ vào hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho kế toán ghi vào nhật ký chung và sổ chi tiết TK phản ánh giá vốn hàng bán: sổ chi tiết TK 632. Sau đó từ số liệu trên nhật ký chung kế toán vào sổ cái TK 632.
Căn cứ vào hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn mua hàng, phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng kế toán ghi vào nhật ký chung và sổ chi tiết các TK phản ánh chi phí TK 641, 642, 635, 811…Sau đó vào sổ cái TK 641,642,635,811…
Căn cứ vào văn bản đề nghị của người mua, hoá đơn giảm giá hàng bán…kế toán phản ánh các khoản chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán vào nhật ký chung và sổ chi tiết các TK giảm trừ doanh thu: Sổ chi tiết TK 5211, 5212, 5213. Sau đó ghi vào sổ cái TK 521.
Cuối kỳ, cuối năm để xác định KQKD, căn cứ vào số phát sinh trên sổ cái của từng TK 511,515…kế toán kết chuyển sang TK 911, đồng thời ghi vào nhật ký chung, sổ chi tiết, sổ cái của từng TK 911,511… ( phụ lục 2.8 )
Hiện nay tại công ty việc hạch toán kế toán đựơc thực hiện trên phần mền kế toán và phần mền này được cài đặt để thực hiện kế toán theo hình thức nhật ký chung.
Căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán tiến hành nhập số liệu vào phần mền kế toán trên máy vi tính theo các mẫu chứng từ đã có sẵn trên phần mềm. Sau khi nhập xong, phần mền sẽ tự động xử lý thông tin và lên các sổ tổng hợp như nhật ký chung, sổ chi tiết, sổ cái… (phụ lục2.9)
Cuối quý, cuối năm hoặc theo yêu cầu của nhà quản lý thì kế toán in các sổ ra giấy và đóng lại thành quyển để lưu giữ hoặc nộp cho quản lý công ty phục vụ cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp và các cơ quan có liên quan.