8. Cấu trỳc của luận văn
3.2.3. Biện phỏp thứ ba: Tổ chức tốt cụng tỏc quản lý sinh viờn ngoại trỳ
3.2.3.1. Mục đớch ý nghĩa của biện phỏp
Quản lý sinh viờn ngoại trỳ đõy là vấn đề bức xỳc khụng riờng của một trường nào, sinh viờn ngoại trỳ trải trờn một địa bàn rộng, nhà trường khú cú thể bao quỏt hết. Viện Đại học Mở Hà Nội khụng cú ký tỳc xỏ nờn 100% sinh viờn ở ngoại trỳ, trong đú khoảng 30% sinh viờn ở ngoại trỳ cựng với gia đỡnh và 70% sinh viờn thuờ chỗ ở tại cỏc nhà trọ.
Đối với số sinh viờn ở ngoại trỳ cựng với gia đỡnh thỡ chỳng ta cú thể yờn tõm phần nào vỡ cỏc em cú gia đỡnh quản lý, thường xuyờn quan tõm, nhắc nhở chăm súc về mặt vật chất cũng như tinh thần, cũn cỏc em thuờ nhà trọ thỡ cú rất nhiều vấn đề cần quan tõm: Cỏc em sống xa gia đỡnh thiếu thốn về vật chất cũng như tỡnh cảm, rất nhiều tệ nạn xó hội, lối sống tiờu cực đang tấn cụng vào bộ phận sinh viờn này.
Cụng tỏc quản lý sinh viờn ngoại trỳ hiện nay là rất quan trọng, thụng qua cụng tỏc này để quản lý được sinh viờn sau giờ lờn lớp, để nắm bắt được thực tế sinh hoạt của cỏc em, từ đú cú những định hướng, tư vấn giỳp cỏc em
khắc phục những khú khăn trong cuộc sống và sinh hoạt, giỳp cỏc em khụng bị xa vào cỏc tệ nạn xó hội và lối sống tiờu cực.
3.2.3.2. Nội dung thực hiện biện phỏp
Để tổ chức tốt cụng tỏc quản lý sinh viờn ngoại trỳ Viện cần phải tiến hành đồng bộ cỏc nội dung sau:
- Thành lập bộ phận cỏn bộ chuyờn trỏch về cụng tỏc SV ngoại trỳ. - Xõy dựng quy định về quản lý sinh viờn ngoại trỳ.
- Phối hợp với gia đỡnh và xó hội để thực hiện cụng tỏc quản lý sinh viờn ngoại trỳ.
(1) Thành lập bộ phận cỏn bộ chuyờn trỏch về cụng tỏc sinh viờn ngoại trỳ.
Đối với cấp Viện thỡ bộ phận này do phũng Cụng tỏc chớnh trị và sinh viờn kiờm nhiệm. Bộ phận này cú nhiệm vụ tham mưu giỳp ban giỏm hiệu quản lý sinh viờn sau giờ lờn lớp ở tại cỏc địa bàn dõn cư.
Đối với cấp khoa cú thể giao cho giỏo viờn chủ nhiệm kiờm nhiệm vỡ giỏo viờn chủ nhiệm cú điều kiện nắm chắc, hiểu rừ sinh viờn thuộc lớp mỡnh quản lý ngay từ khi sinh viờn mới nhập học.
Đối với cỏc lớp học thỡ cử một sinh viờn trong ban cỏn sự lớp, cú thể là lớp phú kiờm cụng tỏc ngoại trỳ để cựng phối hợp với giỏo viờn chủ nhiệm theo dừi quản lý sinh viờn ngoại trỳ.
(2) Xõy dựng quy định về quản lý sinh viờn ngoại trỳ.
Căn cứ vào cỏc văn bản hướng dẫn của Bộ GD&ĐT về cụng tỏc sinh viờn ngoại trỳ và tỡnh hỡnh thực tế của Viện để xõy dựng quy định về quản lý sinh viờn ngoại trỳ.
Quy định rừ chức năng nhiệm vụ của từng cấp làm cụng tỏc quản lý sinh viờn ngoại trỳ, quy định về chế độ đối với cỏn bộ và sinh viờn kiờm nhiệm cụng tỏc này, cú thưởng, phạt rừ ràng.
Nghiờn cứu soạn thảo cỏc văn bản hướng dẫn, cỏc biểu mẫu kờ khai của sinh viờn ngoại trỳ, ứng dụng cụng nghệ tin học vào quản lý sinh viờn ngoại trỳ.
Triển khai thực hiện cỏc tiờu chớ chuẩn để đỏnh giỏ cụng tỏc sinh viờn ngoại trỳ. Lập sổ theo dừi lập danh sỏch trớch ngang sinh viờn ngoại trỳ theo từng đơn vị lớp, khoa, ghi rừ số điện thoại và địa chỉ của chủ nhà trọ.
Thực hiện thống nhất việc lấy ý kiến nhận xột về sinh viờn theo học kỳ, năm học của cụng an khu vực nơi tạm trỳ theo quy trỡnh thuận tiện: Sinh viờn tự nhận xột - chủ nhà xem xột - chuyển tổ trưởng dõn phố ký - chủ nhà đem đến đồn cụng an xin ký xỏc nhận đúng dấu - trả lại cho sinh viờn - sinh viờn nộp cho trường, trường căn cứ vào đú để tớnh điểm rốn luyện cho sinh viờn.
Thực hiện giao ban cụng tỏc sinh viờn giữa trường và cỏc khoa vào tuần đầu, thỏng đầu mỗi quý, phũng Cụng tỏc chớnh trị - sinh viờn và phũng Quản lý Đào tạo đồng chủ trỡ.
(3) Phối hợp với gia đỡnh và xó hội để thực hiện cụng tỏc quản lý sinh viờn ngoại trỳ
Để làm tốt cụng tỏc quản lý sinh viờn ngoại trỳ cần cú sự kết hợp trong quản lý giữa nhà trường với gia đỡnh sinh viờn, chớnh quyền địa phương, cụng an khu vực, chủ nhà trọ. Cụ thể là:
- Gia đỡnh (cha mẹ hoặc người giỏm hộ) cú trỏch nhiệm nuụi dưỡng, chăm súc, tạo điều kiện cho con em mỡnh được học tập, rốn luyện, tham gia cỏc hoạt động của nhà trường.
- Cơ quan nhà nước, tổ chức chớnh trị, tổ chức xó hội, tổ chức kinh tế và mọi cụng dõn cú trỏch nhiệm giỳp nhà trường tổ chức cỏc hoạt động giỏo dục.
- Gia đỡnh, nhà trường và xó hội là 3 lực lượng giỏo dục to lớn, nếu được phối hợp chặt chẽ, cựng thống nhất một mục đớch, một yờu cầu thỡ sẽ đem lại kết quả giỏo dục tốt đẹp.
- Nhà trường cần phối hợp chặt chẽ với gia đỡnh sinh viờn trong cụng tỏc giỏo dục quản lý sinh viờn như tổ chức họp đại diện phụ huynh, gửi thư về gia đỡnh thụng bỏo kết quả học tập, rốn luyện để phụ huynh phối hợp cựng nhà trường giỏo dục con em họ. Gia đỡnh cần cung cấp cho nhà trường về tỡnh hỡnh học tập ở nhà của sinh viờn và thỏi độ của sinh viờn đối với cộng đồng, xúm làng, dõn phố.
- Cụng an và chớnh quyền địa phương tạo điều kiện để nhà trường quản lý được sinh viờn ngoại trỳ như: nhận xột đỏnh giỏ về đạo đức, lối sống của sinh viờn khi sinh hoạt ở địa phương nhờ đú nhà trường cú căn cứ để xếp loại rốn luyện cho sinh viờn. Cụng tỏc phối hợp giữa nhà trường với gia đỡnh sinh viờn và chớnh quyền địa phương cần trở thành nền nếp, thường xuyờn.
3.2.3.3. Điều kiện thực hiện cỏc biện phỏp
Cú sự chỉ đạo của lónh đạo Viện, sự ủng hộ của cỏn bộ quản lý cấp trường và cấp khoa, sự giỳp đỡ cụng an, chớnh quyền địa phương, chủ cỏc nhà trọ và đặc biệt là gia đỡnh sinh viờn.
Giữa Viện Đại học Mở Hà Nội, phụ huynh, cỏc ban ngành đoàn thể địa phương cú kế hoạch thống nhất về việc họp định kỳ để rỳt kinh nghiệm trong quản lý sinh viờn, đề xuất cỏc biện phỏp cụ thể để nõng cao chất lượng quản lý sinh viờn ngoại trỳ.
3.2.4. Biện phỏp thứ tư: Ứng dụng cụng nghệ tin học vào cụng tỏc quản lý sinh viờn
3.2.4.1. Mục đớch ý nghĩa của biện phỏp
Hiện nay cụng nghệ tin học phỏt triển như vũ bóo, với điều kiện thực tế của Viện và với lượng sinh viờn của Viện ngày càng tăng thỡ việc ứng dụng cụng nghệ tin học vào việc quản lý đào tạo sinh viờn là một yờu cầu cấp bỏch.
Để giỳp cho cụng tỏc quản lý được khoa học và giải phúng bớt cụng sức lao động cho những người làm cụng tỏc quản lý đào tạo, quản lý sinh
viờn, Viện Đại học Mở Hà Nội đó giao cho khoa Cụng nghệ tin học của Viện xõy dựng phần mềm về quản lý đào tạo, quản lý sinh viờn nhưng cho đến nay đề tài vẫn chưa được triển khai với nhiều lý do khỏch quan và chủ quan.
Hiện nay đó cú quy chế mới về quản lý đào tạo, quản lý sinh viờn của Bộ GD&ĐT vỡ vậy Viện Đại học Mở Hà Nội cần triển khai việc xõy dựng phần mềm cho quản lý đào tạo và quản lý sinh viờn để cụng tỏc quản lý sinh viờn cú hiệu quả và khoa học, tiết kiệm được thời gian và sức lao động của người quản lý.
3.2.4.2. Nội dung thực hiện biện phỏp
Để xõy dựng được phần mềm quản lý đào tạo, quản lý sinh viờn chỳng ta phải phõn tớch nhu cầu của người sử dụng đú là phũng Quản lý đào tạo và phũng Cụng tỏc Chớnh trị và sinh viờn.
(1) Phũng Quản lý đào tạo cần quản lý được cỏc thụng tin của sinh viờn từ khi nhập học đến khi ra trường. Thụng qua hệ thống người quản lý dễ dàng truy nhập tỡm kiếm thụng tin về quỏ trỡnh học tập cũng như thụng tin cỏ nhõn của sinh viờn.
Hệ thống quản lý giỳp cho việc theo dừi sử lý học tập cuối năm học và cuối khoỏ học được nhanh chúng chớnh xỏc. Căn cứ vào cỏc dữ liệu đó cú, hệ thống cho phộp thống kờ bỏo cỏo cỏc yờu cầu đặt ra như:
+ Danh sỏch sinh viờn trỳng tuyển theo khoa, theo ngành, theo lớp. + Danh sỏch sinh viờn nhập học theo khoa, theo ngành, theo lớp.
+ Danh sỏch sinh viờn được học tiếp, danh sỏch sinh viờn bị ngừng học, danh sỏch sinh viờn bị buộc thụi học, danh sỏch sinh viờn bảo lưu.
+ Danh sỏch sinh viờn đủ điều kiện thi và bảo vệ tốt nghiệp, danh sỏch sinh viờn chưa đủ điều kiện tốt nghiệp.
+ Bảng kết quả học tập của sinh viờn từng học kỳ, từng năm học, từng khoỏ học theo lớp, theo ngành, theo khoa và từng sinh viờn.
+ Danh sỏch sinh viờn đó tốt nghiệp, theo lớp, theo ngành, theo khoa. Tổng hợp xếp loại tốt nghiệp của sinh viờn…
Trờn cơ sở những số liệu thống kờ cỏn bộ quản lý cỏc cấp biết được tỡnh hỡnh học tập của sinh viờn từng lớp, từng ngành, từng khoa và tỡm ra những nguyờn nhõn ảnh hưởng đến kết quả học tập của sinh viờn từ đú tỡm ra cỏc biện phỏp để khắc phục.
(2) Phũng Cụng tỏc chớnh trị và sinh viờn cần quản lý được cỏc thụng tin về cỏ nhõn của sinh viờn, sở thớch năng khiếu, về gia đỡnh, về chỗ ở (địa chỉ nhà trọ, chủ nhà trọ, số điện thoại…) Thụng qua hệ thống người quản lý dễ dàng truy nhập tỡm kiếm thụng tin về quỏ trỡnh học tập cũng như thụng tin cỏ nhõn của sinh viờn.
Hệ thống quản lý giỳp cho việc theo dừi đỏnh giỏ kết quả rốn luyện cuối năm và cuối khoỏ học được nhanh chúng chớnh xỏc. Căn cứ vào cỏc dữ liệu đó cú, hệ thống cho phộp thống kờ bỏo cỏo cỏc yờu cầu đặt ra như:
+ Số sinh viờn đạt kết quả rốn luyện loại xuất sắc, loại tốt, loại khỏ, loại trung bỡnh khỏ, loại trung bỡnh, loại yếu, loại kộm…
+ Số sinh viờn ngoại trỳ sống cựng với gia đỡnh, số sinh viờn thuờ nhà trọ ở. Tỷ lệ sinh viờn đạt kết quả rốn luyện tốt ở cựng với gia đỡnh cao hơn hay ở trọ cao hơn…
+ Số sinh viờn thuộc diện chớnh sỏch, số sinh viờn là dõn tộc ớt người, số sinh viờn đang vay vốn ngõn hàng.
+ Số sinh viờn nam, sinh viờn nữ, sinh viờn là Đảng viờn.
+ Số sinh viờn tham gia NCKH, số sinh viờn đạt giải, cấp trường, cấp quốc gia.
+ Sinh viờn chủ yếu thuờ nhà trọ tập trung ở phường nào trong thành phố, những sinh viờn nào cú hoàn cảnh khú khăn. Trờn cơ sở đú bộ phận quản lý sinh viờn ngoại trỳ cú thể tư vấn giỳp đỡ sinh viờn trong việc thuờ nhà trọ, tư vấn cho sinh viờn biết về tỡnh hỡnh an ninh, đời sống văn hoỏ, phong tục tập quỏn, giỏ cả thuờ trọ cũng như giỏ cả sinh hoạt ở địa phương, giỳp sinh viờn lựa chọn địa điểm thuờ trọ hợp lý phự hợp với hoàn cảnh của bản thõn trỏnh được những điều bất trắc xảy ra trong quỏ trỡnh tạm trỳ.
3.2.4.3. Điều kiện thực hiện biện phỏp
Cú sự nghiờn cứu quan tõm của Lónh đạo Viện và sự thống nhất về đầu tư trong Viện, sự quyết tõm của phũng Đào tạo cũng như phũng Cụng tỏc Chớnh trị và sinh viờn.