- Phòng tài chính kế toán: Phụ trách toàn bộ các vấn đề có liên quan đến công tác tài chính và kế toán của công ty Giám sát tình hình tài chính, lập báo cáo, kế hoạch
2.2.2.2.Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty 1 Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu.
2.2.2.2.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu.
Khi vật tư về kho, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp vật liệu trong kho một cách khoa học, hợp lý đảm bảo yêu cầu quản lý và thuận tiện cho việc theo dõi nhập và tồn. phiếu nhập kho được ghi thành 03 liên.
Liên 01: Lưu tại gốc.
Liên 02: Giao cho cá nhân để giảm nợ kèm theo hóa đơn GTGT. Liên 03: Giao cho kế toán vật liệu để vào thẻ kho.
Trên phiếu nhập kho chỉ ghi số lượng thực nhập và yêu cầu thủ kho ký vào. Phiếu nhập kho là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho, trên thẻ kho chỉ ghi chỉ tiêu số lượng. Kế toán định khoản:
Nợ TK 152 – Nguyên vật liệu Nợ TK 1331 – thuế GTGT
Có TK 331 – phải trả người bán.
Ví dụ: Phiếu nhập kho số 56 ngày 06/2/2013 mua xi măng Hoàng Thạch và cát vàng
do anh Luân mua tại Công ty TNHH vật liệu XD HCC.
(xem phụ lục 2) 50 tấn xi măng x 1.450.000 = 72.500.000đ 50 M3 cát vàng x 250.000 = 12.500.000 Thuế VAT 10% 8.500.000đ Tổng cộng 93.500.000đ Kế toán định khoản:
Nợ TK 1521XM 72.500.000đ
Nợ TK 1521CV 12.500.000đ
Nợ TK 1331 8.500.000đ Có TK 331 93.500.000đ
Khi vật tư về nhập kho, thủ kho có trách nhiệm theo dõi, bảo quản, sắp xếp bố trí vật liệu trong kho một cách khoa học hợp lý đảm bảo yêu cầu quản lý và thuận tiện cho việc theo dõi nhập – xuất – tồn.
- Trường hợp mua NVL có chi phí vận chuyển hoặc bốc dỡ. Kế toán sẽ cộng tiền hàng với chi phí vận chuyển và bốc dỡ rồi chia cho số lượng NVL để ra đơn giá mới. Đây thường là những loại NVL có khối lượng nhập lớn, đòi hỏi phải có máy móc trong quá trình nhập hàng như Xi măng, cát vàng…
Ví dụ: Ngày 13/2/2013 công ty ký hợp đồng mua cát vàng theo phiếu nhập kho số 91 theo hóa đơn GTGT GB/2013B – 004565, khối lượng: 30 m3, đơn giá 250.000 đồng/m3 , tiền hàng là 7.500.000 đồng, tiền vận chuyển là: 1.500.000 đồng, tiền thuế GTGT (10%) là: 900.000 đồng, tổng tiền ghi trên hóa đơn là: 9.900.000 đồng.
Kế toán HTK tiến hành nhập kho bình thường. Tính toán và hạch toán như sau: Trị giá vốn cát vàng nhập kho là: 7.500.000 + 1.500.000 = 9.000.000 (đồng) Đơn giá 1 m3 cát vàng được tính lại = = 300.000 (đồng/ m3)
- Với các khoản chiết khấu thanh toán được hưởng, kế toán căn cứ vào các chứng từ thanh toán để ghi giảm công nợ phải trả hoặc tăng tiền nếu nhận chiết khấu bằng tiền và ghi nhận doanh thu từ hoạt động tài chính.
Ví dụ: Ngày 13/2/2013 công ty mua bao bì của công ty bao bì Thanh Nam theo hóa đơn GTGT số 003467, số lượng 12 tấn, đơn giá ( kể cả vận chuyển và bốc dỡ) là 2.650.000 đ, thuế GTGT (10%): 3.180.000đ, tổng giá thanh toán ghi trên hóa đơn là: 34.980.000đ, công ty đã nhận nợ nhà cung cấp. Công ty nhận được chiết khấu thanh toán của đối tác khi mua hàng số lượng lớn là 2%.
Kế toán tiền hành nhập kho và ghi nhận khoản chiết khấu thanh toán được hưởng như sau: (ĐVT: đồng)
Nợ TK 1562 31.800.000 Nợ TK 133 3.180.000 Có TK 331 34.980.000
Đồng thời, ghi nhận khoản chiết khấu thanh toán mà công ty được hưởng Nợ TK 331 (34.980.000 x 2% = 699.600 )
Có TK 515 699.600
- Với trường hợp NVL kém chất lượng cần trả lại NVL hoặc giảm giá NVL
Tại công ty cổ phần xây dựng và thương mại Thiên Hưng, NVL khi mua về, sau khi bên bán hàng đã xuất hóa đơn và chuyển hàng đến công ty, bộ phận KCS kiểm tra chất lượng hàng hóa, nếu hàng hóa về nhập kho đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho như bình thường; nếu NVL không đạt yêu cầu chất lượng và chưa nhập kho, DN tiến hành trả lại hàng hoặc trả lại một phần hàng không đạt chất lượng.
Ví dụ: Ngày 07/02/2013 công ty tiến hành nhập xi măng của công ty TNHH vật liệu XD HCC theo hóa đơn GTGT số 001779, số lượng 14 tấn, đơn giá: 1.450.000 đồng/tấn, thuế GTGT (10%) 2.030.000 đ. Tổng giá thanh toán là 22.330.000đ.
Sau quá trình nhập kho nhân viên kho đã xác định số hàng trên kém chất lượng và báo bộ phận liên quan yêu cầu xuất trả lại số hàng trên theo Biên bản trả lại hàng ( phụ lục số ). Kế toán ghi bút toán như sau:
Nợ TK 131 22.330.000 Có TK 1331 2.030.000 Có TK 1521XM 20.300.000