Công ty TNHH Cát Vàng
* Về tổ chức bộ máy kế toán nguyên vật liệu:
Công ty TNHH Cát Vàng nên có kế hoạch đào tạo và bổ sung thêm một số nghiệp vụ kế toán cho các nhân viên thủ kho và kế toán vật tư. Ở các công trường xây dựng của Công ty, thủ kho thường kiêm luôn nhiệm vụ kế toán công trường, do vậy nên đào tạo thêm cho nhân viên thủ kho các nghiệp vụ về lập các chứng từ kế toán thường sử dụng ở công trường như viết Phiếu chi....
* Về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu:
+ Hiện nay, Công ty TNHH Cát Vàng vẫn chưa xây dựng được một Bảng danh mục chuẩn mã của các loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ điều này gây nhiều bất lợi cho công tác quản lý và kiểm tra.
Để thuận tiện, đơn giản và dễ dàng cho việc theo dõi tình hình nhập xuất tồn của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở tất cả các kho cũng như việc kiểm tra và quản lý, Công ty nên xây dựng và sử dụng thống nhất một Bảng danh mục chuẩn mã của các loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở tất cả các kho.
Ví dụ 10: Bảng mã này chia làm 02 loại: Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ. Nguyên vật liệu bao gồm:
- Nguyên vật liệu chính: Kí hiệu theo tên TK đối ứng, trong đó sẽ chia nhỏ tiếp ra thành các loại: Sắt thép, cát, đá...
- Nguyên vật liệu phụ. - Nhiên liệu. - Phế liệu. Công cụ dụng cụ bao gồm: - Máy móc thiết bị. - Phụ tùng thay thế...
Mẫu Bảng danh mục chuẩn mã của các loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở trang sau.
Mẫu "Bảng danh mục chuẩn mã NVL, CCDC"
CÔNG TY TNHH CÁT VÀNG ---
BẢNG DANH MỤC CHUẨN MÃ NVL, CCDC
Cập nhật ngày.../.../200....
Loại Kí hiệu Tên, nhãn hiệu, quycách NVL, CCDC Đơn vịtính Ghichú
Nhóm Mã 152 152.D Đá M3 152.D.01 Đá 1x2 M3 152.D.02 Đá 2x4 M3 152.D.02 Đá 4x6 M3 152.D.02 Đá bây M3 ... 152.C Cát M3 152.C.01 Cát bê tông M3 152.C.02 Cát xây M3 ...
152.GLD Gạch liên doanh m2 (viên)
152.GLD.01 Gạch LD 20x20 viên 152.GLD.02 Gạch LD 20x25 viên 152.GLD.03 Gạch LD 40x40 viên ... 153 153.01 Giáo cái 153.01.01 Giáo xây 153.01.02 Khoá giáo ...
+ Để thực hiện đúng và cập nhật các quy định về Pháp lệnh Kế toán của Chính phủ và Bộ Tài chính, Công ty TNHH Cát Vàng nên áp dụng và sửa lại hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán nguyên vật liệu theo đúng mẫu biểu mới (quy định tại Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính). Mặc dù, các biểu mẫu sửa đổi và ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính không thay đổi nhiều so với hệ thống chứng từ và sổ sách theo biểu mẫu cũ, nhưng điều này thể hiện sự cập nhật và đổi mới kịp thời của công ty trong quá trình hội nhập hiện nay.
Công ty nên áp dụng và sửa lại hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán nguyên vật liệu như sau:
- Phiếu xuất kho : Mẫu số 01-VT;
- Phiếu nhập kho : Mẫu số 02-VT;
- Biên bản kiểm nghiệm NVL, CCDC : Mẫu số 03-VT;
- Phiếu vận chuyển : Mẫu số 03PXK-3LL;
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ : Mẫu số 04-VT; - Biên bản kiểm kê NVL, CCDC : Mẫu số 05-VT;
- Bảng kê mua hàng : Mẫu số 06-VT;
- Bảng phân bổ NVL, CCDC : Mẫu số 07-VT; - Sổ chi tiết NVL, CCDC : Mẫu số S10-DN; - Bảng tổng hợp chi tiết nhập xuất tồn : Mẫu số S11-DN;
- Thẻ kho : Mẫu số S12-DN;
- Sổ Nhật ký chung : Mẫu số S03a-DN;
- Sổ cái : Mẫu số S03b-DN;
- ... (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp xây dựng, với những nguyên vật liệu yêu cầu cấp với số lượng lớn và có ảnh hưởng đến chất lượng của công trình xây dựng (sản phẩm sản xuất), đòi hỏi nguyên vật liệu
phải đảm bảo đúng quy cách, chất lượng. Nhưng hiện nay, ở công ty việc kiểm nghiệm chất lượng của nguyên vật liệu chưa được chú trọng đúng mức. Nghĩa là, công ty có tiến hành kiểm tra và xác định quy cách, chất lượng của một số loại nguyên vật liệu chính nhưng không lập Biên bản kiểm nghiệm.
Vì vậy, theo em với những nguyên vật liệu mua với số lượng lớn và có yêu cầu cao về chất lượng, quy cách thì phòng vật tư, phòng kỹ thuật của công ty nên tiến hành kiểm nhận nguyên vật liệu của nhà cung cấp cùng với thủ kho, người giao hàng của nhà cung cấp.
Kết luận về quy cách, chất lượng của nguyên vật liệu được ghi trong "Biên bản kiểm nghiệm quy cách, chất lượng của vật tư".
Biên bản này nên được lập thành 02 bản và có giá trị pháp lý như nhau: - Công ty giữ 01 bản.
- Nhà cung cấp giữ 01 bản.
Biên bản này được coi như là 1 bản phụ lục của Hợp đồng kinh tế, đi kèm theo biên bản giao nhận hàng hoá của nhà cung cấp hoặc phiếu xuất kho. Biên bản kiểm nghiệm quy cách, chất lượng của vật tư này cũng sẽ là một bằng chứng có giá trị pháp lý nếu xảy ra tranh chấp.
Mẫu "Biên bản kiểm nghiệm"
CÔNG TY TNHH CÁT VÀNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
--- Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM QUY CÁCH, CHẤT LƯỢNG CỦA NGUYÊN VẬT LIỆU Số:…………, Ngày ……./……/20…..
Căn cứ theo:...
...
Hôm nay, vào ……giờ.….phút, ngày……/……/20……, chúng tôi gồm có: 1- Bên mua: Công ty TNHH Cát Vàng Ông (Bà)... Chức vụ:...
Ông (Bà)... Chức vụ:...
2- Bên bán:...
Ông (Bà)... Chức vụ:...
Ông (Bà)... Chức vụ:... Tiến hành kiểm nghiệm và nhập kho lô hàng hoá với số lượng như sau:
Stt Tên vật tư Đvt Số lượng cách, chất lượngKết luận về quy Ghichú Theo HĐ Thực tế
Biên bản này được lập thành 2 bản có giá trị pháp lý như nhau. Mỗi bên giữ 01 bản.
+ Qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH Cát Vàng, em còn thấy một điều bất cập sau. Đó là trong thủ tục xuất kho ra khỏi cổng (cổng của xưởng hoặc công trường xây dựng) để chuyển đến các công trường xây dựng khác hay chuyển về xưởng, thủ kho còn phải viết thêm “Giấy ra cổng”.
Mẫu "Giấy ra cổng” CÔNG TY TNHH CÁT VÀNG --- GIẤY RA CỔNG Ngày .../.../200... Bên giao : ... Bên nhận : ...
Stt Tên vật tư Đvt Số lượng Ngày cấp Ghi chú
1 2 3 4 5
Duyệt Bên giao Bên nhận
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Giấy ra cổng này được người vận chuyển hàng (bên nhận) chuyển cho bảo vệ tại cổng để vào sổ bảo vệ. Nhưng theo em, điều này là không cần thiết.
Với quy định hiện nay của Công ty, với mỗi một nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu, hàng hoá, công cụ dụng cụ ra khỏi cổng, thủ kho phải viết khá nhiều phiếu và giấy tờ như sau:
- Phiếu xuất kho; (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Phiếu vận chuyển (nếu có);
Điều này là khá rắc rối, mất thời gian mà không cần thiết. Theo em, công ty nên bỏ sử dụng Giấy ra cổng. Vì bảo vệ không cần thiết phải giữ những giấy tờ liên quan đến việc xuất kho, căn cứ vào Phiếu xuất kho, bảo vệ chỉ cần kiểm tra và xác định những thông tin sau:
- Loại vật tư, hàng hoá xuất kho là chính xác;
- Số lượng của vật tư, hàng hoá xuất kho thực tế trùng khớp với số lượng ghi phiếu xuất kho (nếu là những loại vật tư có thể kiểm tra ngay tại cổng, dễ nhận thấy hoặc là những vật tư nằm trong kho lộ thiên của thủ kho);
- Ghi rõ ngày giờ và người vận chuyển vật tư, hàng hoá;
- Phiếu xuất kho phải có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan và có đủ thẩm quyền;
Từ đó, bảo vệ ghi vào Sổ bảo vệ.
+ Công ty TNHH Cát Vàng đang tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Có nghĩa là việc hạch toán giá trị của nguyên vật liệu xuất kho đến cuối kỳ kế toán mới có thể hạch toán được. Như vậy, với việc tính toán thủ công như hiện nay không thể đảm bảo hoàn thành công việc đúng thời gian được. Công ty nên cài đặt một phần mềm kế toán cho phần hành kế toán nguyên vật liệu.
+ Công ty có mẫu biểu “Biên bản kiểm kê nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ”. Nhưng thực tế, em chưa thấy có bất kỳ Biên bản kiểm kê nguyên vật liệu nào được lập tại công ty từ khi hoạt động đến nay.
Việc kiểm kê này không cần thực hiện thường xuyên mà có thể tiến hành đột xuất tại bất kì một thời điểm nào trong quá trình thi công xây dựng và sản
xuất. Điều này sẽ tăng cường sự quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại các công trường xây dựng.
Mẫu “Biên bản kiểm kê nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ”
CÔNG TY TNHH CÁT VÀNG Mẫu số 05-VT
---
BIÊN BẢN KIỂM KÊ NVL, CCDC
Thời điểm kiểm kê:……giờ…….ngày……/……./200….
Kho kiểm kê:... Ban kiểm kê gồm:
1. Ông (Bà)... Chức vụ:... 2. Ông (Bà)... Chức vụ:... 3. Ông (Bà)... Chức vụ:... Trong kho có những vật tư với số lượng, chất lượng như sau:
Stt Tên vật tư Đvt Số lượng Chất lượng Sổ sách Thực tế Chênh lệch 100% Khác Hỏng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Ban kiểm kê Thủ kho Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
(Ký, đóng dấu)
+ Trong thực tế thi công xây dựng, việc bóc tách số lượng nguyên vật liệu từ các bản vẽ thiết kế xây dựng, các dự toán… để đề nghị mua và sử dụng nguyên vật liệu thực tế không thể hoàn toàn trùng khớp. Nguyên nhân có thể do các yếu tố khách quan hoặc chủ quan.
Để thuận tiện cho việc quản lý, Công ty nên sử dụng thêm mẫu biểu “Báo cáo tình hình thu mua và sử dụng nguyên vật liệu”.
Mẫu “Báo cáo tình hình thu mua và sử dụng nguyên vật liệu”
CÔNG TY TNHH CÁT VÀNG ---
BÁO CÁO TÌNH HÌNH THU MUA VÀ SỬ DỤNG NVL Tháng ….năm 200…..
Công trình:... Hạng mục:...
Stt Tên, quycách của NVL
Đvt (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
S.lg thu mua Thành tiền Lý do chênh lệch Tồn đầu kỳ Xuất dùng trong kỳ Tồn cuối kỳ Kế hoạch Thựctế hoạchKế Thựctế 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Cộng
Người lập Thủ kho Kế toán
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
+ Trong thực tế hoạt động của Công ty TNHH Cát Vàng, em thấy có trường hợp công cụ dụng cụ được nhập tại kho ở xưởng hoặc 1 công trình của công ty, sau đó lại được xuất sang công trình khác. Nhưng nếu nguyên vật liệu cũng được nhập kho tại xưởng hoặc 1 công trình của công ty, sau đó được xuất sang các công trình khác thì theo quy định về thủ tục nhập xuất kho của công ty thì tại kho của công trình nhận nguyên vật liệu đó cũng sẽ tiến hành thủ tục nhập xuất kho. Như vậy, với cùng 1 lượng nguyên vật liệu đó nhưng sẽ có 2 phiếu nhập kho và 2 phiếu xuất kho. Điều này là sai.
Vì vậy, theo em khi xuất kho như vậy thì thủ kho của công trình tiến hành nhập nguyên vật liệu sản xuất từ xưởng hoặc các công trình khác chỉ cần ký xác nhận vào phiếu xuất kho do thủ kho xuất nguyên vật liệu lập. Và căn cứ vào Phiếu xuất kho đó ghi vào sổ theo dõi nhập xuất kho riêng của mình. Sổ theo dõi này sẽ không chuyển cho kế toán vật tư ghi vào Sổ kế toán.
Nhưng trong thực tế hoạt động sản xuất, trường hợp nhập xuất kho nguyên vật liệu như trường hợp trên này là không xảy ra. Vì mục tiêu giảm giá thành sản phẩm là mục tiêu sống còn, quyết định thành công của một doanh nghiệp. Do đó, để tiết kiệm chi phí sản xuất kinh doanh, các nguyên vật liệu sẽ được chuyển thẳng đến kho tại địa điểm sản xuất. Và chỉ sau khi kết thúc công trình, những nguyên vật liệu còn lại mới được chuyển về kho tại xưởng. Thực tế, những nguyên vật liệu còn lại sau khi kết thúc công trình hầu hết là phế liệu, không thể tái sử dụng tại công trình khác. Mặt khác, công tác thu mua nguyên vật liệu của công ty có tính chuyên nghiệp cao và theo sát tiến độ thi công công trình nên lượng nguyên vật liệu nhập và xuất cho các công trình rất ít khi thừa, đặc biệt là những nguyên vật liệu chính.
KẾT LUẬN
Trong Công ty TNHH Cát Vàng, chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản phẩm, do đó công tác kế toán nguyên vật liệu là một vấn đề rất quan trọng, cần được quan tâm. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp giảm giá thành sản phẩm, tăng khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp hoạt động trong cũng lĩnh vực, khẳng định được uy tín cũng như chất lượng của các công trình do công ty thi công.
Qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH Cát Vàng, với sự hướng dẫn của thầy giáo Nguyễn Hữu Đồng cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của phòng kế toán và Ban lãnh đạo công ty, em đã hoàn thành bản chuyên đề này và thấy rõ hơn tầm quan trọng của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây dựng.
Dù vẫn còn nhiều hạn chế cần khắc phục trong tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức công tác kế toán nói chung, phần hành kế toán nguyên vật liệu nói riêng, nhưng Công ty TNHH Cát Vàng đã vận dụng một cách linh hoạt các quy định của Chính phủ và Bộ Tài chính vào hoạt động sản xuất kinh doanh thực tế của mình. Và Công ty đã đạt được những thành tựu nhất định, dần khẳng định được uy tín của mình.
Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Nguyễn Hữu Đồng, cùng
Ban lãnh đạo và phòng Kế toán của Công ty TNHH Cát Vàng đã hướng dẫn và tạo điều kiện cho em hoàn thành đề tài này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hải Phòng, ngày 29 tháng 08 năm 2007
Sinh viên
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1- Lý thuyết và thực hành Kế toán tài chính
Tác giả: PGS. TS. Nguyễn Văn Công NXB ĐH Kinh tế quốc dân - Năm 2006
2- Giáo trình Lý thuyết hạch toán kế toán
Tác giả: PGS. TS. Nguyễn Thị Đông chủ biên Cùng tập thể các tác giả
XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
Ý KIẾN CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...