(a) Xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh:
Nợ TK621 (Xuất cho trực tiếp sản xuất sản phẩm) Nợ TK627 (Xuất dùng chung cho các tổ, đội sản xuất) Nợ TK642 (Xuất dùng cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp)
Có TK152 (Giá thực tế của vật liệu xuất dùng)
(b) Xuất kho nguyên vật liệu dùng cho XDCB và sửa chữa TSCĐ:
Nợ TK241 (Xuất dùng cho XDCB hoặc sửa chữa TSCĐ) Có TK152 (Giá thực tế của nguyên vật liệu xuất dùng)
(c) Xuất kho nguyên vật liệu trả lại cho người bán:
Nợ TK111, 112, 331... Có TK152
Có TK1331
(d) Xuất kho nguyên vật liệu là phế liệu.... để thanh lý:
Nợ TK111, 112, 331 Có TK711
Ví dụ 8:
Phiếu xuất kho số 0029 ngày 25/01/2007, xuất kho cho tổ nề Thuỳ để xây dựng nhà xưởng cho công trình Tân Vĩnh Hưng như sau:
+ 1.000 kg xi măng PC30 với tổng giá thực tế xuất kho là 688.019 Vnđ. + 7.300 viên gạch R60-2T, tổng giá thực tế xuất kho là 10.721.422 Vnđ. + 12 m3 cát xây với tổng giá thực tế xuất kho là 744.000 Vnđ.
Kế toán định khoản như sau:
Nợ TK621 12.153.441
Có TK152 12.153.441
Ví dụ 9:
Ngày 10/01/2007, CT Tân Vĩnh Hưng xuất kho bán phế liệu thu hồi thu bằng tiền mặt là 4.500.000 Vnđ.
Kế toán định khoản như sau:
Nợ TK111 4.500.000
Có TK711 4.500.000
Tuỳ theo yêu cầu quản lý nguyên vật liệu hoặc đầu tháng, kế toán vật tư sẽ thực hiện việc in số liệu theo tháng, quý, năm hoặc theo yêu cầu quản lý như:
- Sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ; - Bảng tổng hợp chi tiết nhập xuất tồn;
- Sổ Nhật ký chung; - Sổ cái TK152;
Trích "Nhật ký chung" CÔNG TY TNHH CÁT VÀNG Mẫu số S05-SKT/DNN --- SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm 2007 N/T ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái STT dòn g TKĐ Ú Số phát sinh SH N/T Nợ Có
Số trang trước chuyển sang - -
0069960 2/1 Nhập thép φ10 152 365.840.000
Thuế GTGT 5% 133 18.292.000
Chưa thanh toán 331 384.132.000
0070905 3/1 Nhập thép ống mạ D114 152 74.250.050 Thuế GTGT 5% 133 3.712.502 Thanh toán bằng TM 111 77.962.552 0003163 5/1 Nhập xăng A92 152 181.818 Thuế GTGT 10% 133 18.182 Thanh toán bằng TM 111 200.000 0025248 5/1 Nhập gỗ dán 1,22x2,44 152 48.600.000 Thuế GTGT 10% 133 4.860.000
Chưa thanh toán 331 53.460.000
UNC01/0
7 6/1 TT tiền hàng bằng TGNH 331 300.000.000
Trả cho Cty Toàn An 112 300.000.000
0082590 10/1 Gạch ốp VN2005A1 152 25.625.000
Thuế GTGT 10% 133 2.562.500
Chưa thanh toán 331 28.187.500
Cộng chuyển trang sau 843.942.052 843.942.052
Ngày...tháng...năm 20.......
Người lập Kế toán trưởng Giám đốc
Trích "Sổ cái TK152"
CÔNG TY TNHH CÁT VÀNG Mẫu số S06-SKT/DNN
---
SỔ CÁI
(Dùng cho hình thức kế toán Nhật ký chung)
Năm 2007
Tên tài khoản : Nguyên liệu, vật liệu
Số hiệu : TK152 Đvt: Vnđ N/T ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái STT dòn g TKĐ Ú Số phát sinh SH N/T Nợ Có
Số trang trước chuyển sang 6.763.505.120 -
0069960 2/1 Nhập thép φ10 331 365.840.000 0070905 3/1 Nhập thép ống mạ D114 111 74.250.050 0003163 5/1 Nhập xăng A92 111 181.818 0025248 5/1 Nhập gỗ dán 1,22x2,44 331 48.600.000 0082590 10/1 Gạch ốp VN2005A1 331 25.625.000 0003183 12/1 Nhập xăng A92 111 90.909 0069967 14/1 Nhập thép φ25 331 841.213.334 0065175 16/1 Đá 1x2 331 5.700.000 0065175 16/1 Đá 4x6 331 158.480.000 0065175 16/1 Cát bê tông 331 7.470.000 0065175 16/1 Cát xây Hà Bắc 331 8.060.000 0065175 16/1 Đá bây 331 22.100.000 0065175 16/1 Đất núi 331 62.481.000 0082893 22/1 Gạch lát nền 111 21.012.000 Xuất NVL cho CT TVH 621 6.235.609.500
Xuất NVL cho tổ tôn PU 621 85.563.189
Xuất NVL sx thanh thép 621 17.328.000
Cộng chuyển trang sau 8.404.609.23
1 6.338.500.689
Ngày...tháng...năm 20...
Người lập Kế toán trưởng Giám đốc
PHẦN 2
MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH CÁT VÀNG
2.1. Ưu, nhược điểm của công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Cát Vàng
* Về nhân viên kế toán vật tư và thủ kho:
Nhân viên kế toán vật tư và thủ kho của Công ty TNHH Cát Vàng còn khá trẻ nên có tác phong làm việc khá linh hoạt, nhanh nhẹn. Nhưng do còn thiếu kinh nghiệm làm việc cũng như các quy định về công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty chưa được xây dựng hoàn thiện nên vẫn còn nhiều sai sót, và gây khó khăn trong công tác quản lý, kiểm tra.
Hiện nay, do công ty vẫn chưa có chương trình kế toán máy về phần hành kế toán nguyên vật liệu, mặc dù đã được công ty trang bị các thiết bị như máy tính, máy vi tính, máy in.... nhưng với khối lượng công việc khá lớn và thiếu kinh nghiệm nên vẫn còn nhiều sai sót, công việc được hoàn thành chậm so với thời gian đã quy định..
* Về hệ thống chứng từ kế toán nguyên vật liệu:
Hiện nay, trong công tác kế toán nguyên vật liệu, Công ty TNHH Cát Vàng đang sử dụng hệ thống chứng từ kế toán theo đúng biểu mẫu đã được quy định của Bộ Tài chính.
Các chứng từ kế toán được lập với nội dung rõ ràng và có đầy đủ các chữ ký bắt buộc theo quy định. Các chứng từ kế toán được lưu trữ và bảo quản cẩn thận tại phòng kế toán của Công ty.
Do các công trường xây dựng của công ty nằm rải rác không tập trung nên việc luân chuyển các chứng từ như Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho.... không được nhanh chóng, kịp thời. Mặc dù công ty đã có quy định ngày mùng 2 hàng
tháng phải chuyển toàn bộ các chứng từ kế toán cũng như các giấy tờ khác có liên quan về Văn phòng công ty, nhưng thường kéo dài đến hết ngày mùng 5.
Do đặc thù của ngành xây dựng, có nhiều nguyên vật liệu được nhập với số lượng lớn, đòi hỏi đảm bảo về chất lượng quy cách của nguyên vật liệu nhập kho, nhưng không thấy công ty sử dụng biểu mẫu "Biên bản kiểm nghiệm quy cách, chất lượng của nguyên vật liệu".
* Về hệ thống tài khoản kế toán nguyên vật liệu:
Hiện nay, Công ty TNHH Cát Vàng đã sử dụng hệ thống tài khoản khá hợp lý và phù hợp với tình hình thực tế của công ty.
Với phần hành kế toán nguyên vật liệu, công ty đang sử dụng những tài khoản như sau: TK111, TK112, TK331, TK152 (chi tiết theo từng nguyên vật liệu chính và chi tiết cho từng công trình xây dựng). Công ty đã không sử dụng tài khoản 159 (Dự phòng giảm giá hàng tồn kho).
Do đặc thù tính chất của sản phẩm Công ty sản xuất (sản phẩm được sản xuất và xây dựng theo đơn đặt hàng) nên nguyên vật liệu được nhập về theo tiến độ sản xuất nên lượng nguyên vật liệu tồn kho khá ít, đa số là những nguyên vật liệu phụ, ít bị hao hụt, giảm giá. Những nguyên vật liệu chính được nhập và xuất dùng cho sản xuất ngay.
* Về hệ thống sổ sách kế toán nguyên vật liệu:
Công ty TNHH Cát Vàng áp dụng hình thức "Nhật ký chung". Với hình thức kế toán này, công việc ghi chép của nhân viên kế toán khá thuận tiện, đơn giản và cũng phù hợp với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh thực tế và phương thức quản lý của doanh nghiệp.
Nhưng do các công trình xây dựng nói chung và các kho của công ty nói riêng nằm rải rác, không tập trung, nên việc luân chuyển chứng từ kế toán của các thủ kho không được kịp thời, dẫn đến công việc vào sổ kế toán của kế toán vật tư không được đảm bảo về mặt thời gian.
2.2. Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tạiCông ty TNHH Cát Vàng Công ty TNHH Cát Vàng
* Về tổ chức bộ máy kế toán nguyên vật liệu:
Công ty TNHH Cát Vàng nên có kế hoạch đào tạo và bổ sung thêm một số nghiệp vụ kế toán cho các nhân viên thủ kho và kế toán vật tư. Ở các công trường xây dựng của Công ty, thủ kho thường kiêm luôn nhiệm vụ kế toán công trường, do vậy nên đào tạo thêm cho nhân viên thủ kho các nghiệp vụ về lập các chứng từ kế toán thường sử dụng ở công trường như viết Phiếu chi....
* Về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu:
+ Hiện nay, Công ty TNHH Cát Vàng vẫn chưa xây dựng được một Bảng danh mục chuẩn mã của các loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ điều này gây nhiều bất lợi cho công tác quản lý và kiểm tra.
Để thuận tiện, đơn giản và dễ dàng cho việc theo dõi tình hình nhập xuất tồn của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở tất cả các kho cũng như việc kiểm tra và quản lý, Công ty nên xây dựng và sử dụng thống nhất một Bảng danh mục chuẩn mã của các loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở tất cả các kho.
Ví dụ 10: Bảng mã này chia làm 02 loại: Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ. Nguyên vật liệu bao gồm:
- Nguyên vật liệu chính: Kí hiệu theo tên TK đối ứng, trong đó sẽ chia nhỏ tiếp ra thành các loại: Sắt thép, cát, đá...
- Nguyên vật liệu phụ. - Nhiên liệu. - Phế liệu. Công cụ dụng cụ bao gồm: - Máy móc thiết bị. - Phụ tùng thay thế...
Mẫu Bảng danh mục chuẩn mã của các loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở trang sau.
Mẫu "Bảng danh mục chuẩn mã NVL, CCDC"
CÔNG TY TNHH CÁT VÀNG ---
BẢNG DANH MỤC CHUẨN MÃ NVL, CCDC
Cập nhật ngày.../.../200....
Loại Kí hiệu Tên, nhãn hiệu, quycách NVL, CCDC Đơn vịtính Ghichú
Nhóm Mã 152 152.D Đá M3 152.D.01 Đá 1x2 M3 152.D.02 Đá 2x4 M3 152.D.02 Đá 4x6 M3 152.D.02 Đá bây M3 ... 152.C Cát M3 152.C.01 Cát bê tông M3 152.C.02 Cát xây M3 ...
152.GLD Gạch liên doanh m2 (viên)
152.GLD.01 Gạch LD 20x20 viên 152.GLD.02 Gạch LD 20x25 viên 152.GLD.03 Gạch LD 40x40 viên ... 153 153.01 Giáo cái 153.01.01 Giáo xây 153.01.02 Khoá giáo ...
+ Để thực hiện đúng và cập nhật các quy định về Pháp lệnh Kế toán của Chính phủ và Bộ Tài chính, Công ty TNHH Cát Vàng nên áp dụng và sửa lại hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán nguyên vật liệu theo đúng mẫu biểu mới (quy định tại Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính). Mặc dù, các biểu mẫu sửa đổi và ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính không thay đổi nhiều so với hệ thống chứng từ và sổ sách theo biểu mẫu cũ, nhưng điều này thể hiện sự cập nhật và đổi mới kịp thời của công ty trong quá trình hội nhập hiện nay.
Công ty nên áp dụng và sửa lại hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán nguyên vật liệu như sau:
- Phiếu xuất kho : Mẫu số 01-VT;
- Phiếu nhập kho : Mẫu số 02-VT;
- Biên bản kiểm nghiệm NVL, CCDC : Mẫu số 03-VT;
- Phiếu vận chuyển : Mẫu số 03PXK-3LL;
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ : Mẫu số 04-VT; - Biên bản kiểm kê NVL, CCDC : Mẫu số 05-VT;
- Bảng kê mua hàng : Mẫu số 06-VT;
- Bảng phân bổ NVL, CCDC : Mẫu số 07-VT; - Sổ chi tiết NVL, CCDC : Mẫu số S10-DN; - Bảng tổng hợp chi tiết nhập xuất tồn : Mẫu số S11-DN;
- Thẻ kho : Mẫu số S12-DN;
- Sổ Nhật ký chung : Mẫu số S03a-DN;
- Sổ cái : Mẫu số S03b-DN;
- ...
+ Trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp xây dựng, với những nguyên vật liệu yêu cầu cấp với số lượng lớn và có ảnh hưởng đến chất lượng của công trình xây dựng (sản phẩm sản xuất), đòi hỏi nguyên vật liệu
phải đảm bảo đúng quy cách, chất lượng. Nhưng hiện nay, ở công ty việc kiểm nghiệm chất lượng của nguyên vật liệu chưa được chú trọng đúng mức. Nghĩa là, công ty có tiến hành kiểm tra và xác định quy cách, chất lượng của một số loại nguyên vật liệu chính nhưng không lập Biên bản kiểm nghiệm.
Vì vậy, theo em với những nguyên vật liệu mua với số lượng lớn và có yêu cầu cao về chất lượng, quy cách thì phòng vật tư, phòng kỹ thuật của công ty nên tiến hành kiểm nhận nguyên vật liệu của nhà cung cấp cùng với thủ kho, người giao hàng của nhà cung cấp.
Kết luận về quy cách, chất lượng của nguyên vật liệu được ghi trong "Biên bản kiểm nghiệm quy cách, chất lượng của vật tư".
Biên bản này nên được lập thành 02 bản và có giá trị pháp lý như nhau: - Công ty giữ 01 bản.
- Nhà cung cấp giữ 01 bản.
Biên bản này được coi như là 1 bản phụ lục của Hợp đồng kinh tế, đi kèm theo biên bản giao nhận hàng hoá của nhà cung cấp hoặc phiếu xuất kho. Biên bản kiểm nghiệm quy cách, chất lượng của vật tư này cũng sẽ là một bằng chứng có giá trị pháp lý nếu xảy ra tranh chấp.
Mẫu "Biên bản kiểm nghiệm"
CÔNG TY TNHH CÁT VÀNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
--- Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM QUY CÁCH, CHẤT LƯỢNG CỦA NGUYÊN VẬT LIỆU Số:…………, Ngày ……./……/20…..
Căn cứ theo:...
...
Hôm nay, vào ……giờ.….phút, ngày……/……/20……, chúng tôi gồm có: 1- Bên mua: Công ty TNHH Cát Vàng Ông (Bà)... Chức vụ:...
Ông (Bà)... Chức vụ:...
2- Bên bán:...
Ông (Bà)... Chức vụ:...
Ông (Bà)... Chức vụ:... Tiến hành kiểm nghiệm và nhập kho lô hàng hoá với số lượng như sau:
Stt Tên vật tư Đvt Số lượng cách, chất lượngKết luận về quy Ghichú Theo HĐ Thực tế
Biên bản này được lập thành 2 bản có giá trị pháp lý như nhau. Mỗi bên giữ 01 bản.
+ Qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH Cát Vàng, em còn thấy một điều bất cập sau. Đó là trong thủ tục xuất kho ra khỏi cổng (cổng của xưởng hoặc công trường xây dựng) để chuyển đến các công trường xây dựng khác hay chuyển về xưởng, thủ kho còn phải viết thêm “Giấy ra cổng”.
Mẫu "Giấy ra cổng” CÔNG TY TNHH CÁT VÀNG --- GIẤY RA CỔNG Ngày .../.../200... Bên giao : ... Bên nhận : ...
Stt Tên vật tư Đvt Số lượng Ngày cấp Ghi chú
1 2 3 4 5
Duyệt Bên giao Bên nhận
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Giấy ra cổng này được người vận chuyển hàng (bên nhận) chuyển cho bảo vệ tại cổng để vào sổ bảo vệ. Nhưng theo em, điều này là không cần thiết.
Với quy định hiện nay của Công ty, với mỗi một nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu, hàng hoá, công cụ dụng cụ ra khỏi cổng, thủ kho phải viết khá nhiều phiếu và giấy tờ như sau:
- Phiếu xuất kho;
- Phiếu vận chuyển (nếu có);
Điều này là khá rắc rối, mất thời gian mà không cần thiết. Theo em, công ty nên bỏ sử dụng Giấy ra cổng. Vì bảo vệ không cần thiết phải giữ những giấy tờ liên quan đến việc xuất kho, căn cứ vào Phiếu xuất kho, bảo vệ chỉ cần kiểm tra và xác định những thông tin sau:
- Loại vật tư, hàng hoá xuất kho là chính xác;
- Số lượng của vật tư, hàng hoá xuất kho thực tế trùng khớp với số lượng ghi phiếu xuất kho (nếu là những loại vật tư có thể kiểm tra ngay tại cổng, dễ nhận thấy hoặc là những vật tư nằm trong kho lộ thiên của thủ kho);
- Ghi rõ ngày giờ và người vận chuyển vật tư, hàng hoá;
- Phiếu xuất kho phải có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan và có đủ thẩm quyền;