Kế toán chi tiết nguyên vật liệu bao gồm việc ghi chép của thủ kho tại kho và việc ghi chép của kế toán tại phòng kế toán, với nhiệm vụ phản ánh đầy đủ, kịp thời và chính xác số lượng, giá trị của nguyên vật liệu nhập xuất kho để làm cơ sở ghi sổ kế toán, theo dõi chặt chẽ kịp thời tình hình tăng giảm của nguyên vật liệu. Đây là một công việc khá phức tạp và tốn nhiều công sức của cả nhân viên thủ kho và nhân viên kế toán vật tư.
Để kế toán chi tiết nguyên vật liệu, Công ty TNHH Cát Vàng sử dụng phương pháp thẻ song song. Theo phương pháp thẻ song song, kế toán chi tiết nguyên vật liệu được tiến hành như sau:
(a) Tại kho:
Sau khi đã xác định được số lượng thực tế của nguyên vật liệu nhập xuất kho và kiểm tra được tính hợp lệ của chứng từ, thủ kho thực hiện việc ghi chép "Thẻ kho" nhằm phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn của nguyên vật liệu về mặt số lượng. Thẻ kho được lập chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình và theo từng loại nguyên vật liệu chính.
Cuối tháng, sau khi ghi "Thẻ kho", thủ kho tính ra số lượng nguyên vật liệu tồn kho trên từng thẻ kho. Sau đó, thủ kho gửi tất cả các chứng từ nhập xuất kho nguyên vật liệu về phòng kế toán cho kế toán vật tư. Định kỳ, nhân viên kế toán kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và ký xác nhận vào thẻ kho.
* Thủ tục nhập kho:
+ Căn cứ vào đơn đặt hàng, tình hình sản xuất thực tế, phòng kỹ thuật, các tổ đội và bộ phận sản xuất gửi Phiếu yêu cầu cấp vật tư (gửi trước ngày yêu cầu cấp vật tư ít nhất là 2 ngày) tới phòng vật tư cho nhân viên thu mua vật tư hoặc nhân viên thủ kho. Nếu gửi cho thủ kho thì thủ kho có trách nhiệm phải gửi ngay Phiếu yêu cầu cấp vật tư cho nhân viên thu mua vật tư. Từ đó, phòng vật tư tập hợp các phiếu yêu cầu cấp vật tư và có kế hoạch triển khai, thực hiện việc mua và cung ứng nguyên vật liệu cho các tổ, đội, bộ phận có yêu cầu.
CÔNG TY TNHH CÁT VÀNG ---
PHIẾU YÊU CẦU CẤP VẬT TƯ
Số: 02/07-KT, Ngày 04/01/2007
Bộ phận yêu cầu : Phòng Kỹ thuật
Mục đích sử dụng : Sản xuất tôn PU và làm móng nhà B21, xây nhà A25 Công trình : NM dệt nhuộm Tân Vĩnh Hưng
Stt Tên vật tư Đvt Số lượng Ngày cấp Ghi chú
1 Tôn mạ màu dày 4,2 m 3.953,6 08/01/2007 Xanh dương
2 Đá 4x6 m3 105 08/01/2007 3 Đất núi m3 525 08/01/2007 4 Đá 1x2 m3 60 08/01/2007 5 Gạch R60-2T, GX0114 viên 95.100 08/01/2007 6 Xi măng PC30 tấn 72 15/01/2007 7 Cát xây m3 165 15/01/2007 8 Gạch 2 lỗ viên 60.100 15/01/2007 9 Thép φ10 kg 25.700 15/01/2007 10 Thép φ25 kg 96.007 15/01/2007
Duyệt Phòng kỹ thuật Phụ trách bộ phận Người đề nghị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
+ Khi có Phiếu yêu cầu cấp vật tư, nhân viên thu mua vật tư yêu cầu thủ kho tiến hành kiểm tra lại số lượng của nguyên vật liệu yêu cầu cấp còn lại trong kho. Nếu không có đủ số lượng hoặc không có nguyên vật liệu yêu cầu cấp trong kho thì tiến hành mua nguyên vật liệu.
Căn cứ vào hoá đơn GTGT hoặc các chứng từ kế toán khác như Phiếu xuất kho, Phiếu bàn giao hàng hoá của người cung cấp...., sau khi kiểm nhận và xác định được số lượng nguyên vật liệu nhận thực tế, thủ kho lập Phiếu nhập kho.
- Liên 1: Thủ kho lưu tại quyển. - Liên 2: Giao cho người giao hàng.
- Liên 3: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho phòng kế toán. Nếu nguyên vật liệu nhập kho do Công ty chịu chi phí vận chuyển thì thủ kho phải viết thêm Phiếu vận chuyển, sau đó thủ kho có trách nhiệm gửi về phòng kế toán để thanh toán tiền vận chuyển cho người phụ trách vận chuyển.
Mẫu "Phiếu vận chuyển"
CÔNG TY TNHH CÁT VÀNG ---
PHIẾU VẬN CHUYỂN
Ngày 24/01/2007
Người vận chuyển: Nguyễn Đình Trung - Số xe: 16H-3001. Kèm theo: 01 phiếu nhập kho số 0016/07 + 01 HĐ GTGT số 0023849 ngày
24/01/2007
Từ: Công ty CP Hạ Long Viglacera.
Nhập tại kho: CT NM dệt nhuộm Tân Vĩnh Hưng.
Stt Tên hàng hoá, sản phẩm Đvr Số lượng Ghi chú
1 Gạch R60-2T đốt dầu A1 viên 7.300 2 3 4 5 Cộng 7.300
Duyệt Người vận chuyển Người lập phiếu
Mẫu "Hoá đơn GTGT"
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng
Ngày 24/01/2007
Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần Hạ Long Viglacera
Địa chỉ: Đông Triều - QN MS 5 7 0 0 1 0 1 1 4 7 - - - - Họ tên người mua hàng: Lê Hồng Tiến
Tên đơn vị: Công ty TNHH Cát Vàng
Địa chỉ: 15B Bạch Đằng - Hạ Lý - Hồng Bàng - Hải Phòng.
Hình thức thanh toán: TM/CK MS 0 2 0 0 4 4 5 5 3 5 - - - - Stt Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vịtính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Gạch R60-2T đốt dầu A1,GX0114 Viên 7.300 353 2.576.900
Cộng tiền hàng: 2.576.900
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 257.690 Tổng cộng tiền thanh toán: 2.834.590 Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu tám trăm ba mươi tư nghìn năm trăm chín mươi đồng./.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Mẫu số: 01 GTKT-3LL
AA/2006T
Mẫu "Phiếu nhập kho"
CÔNG TY TNHH CÁT VÀNG
Trụ sở: 15B - Bạch Đằng - Hạ Lý - Hồng Bàng - HP Xưởng: Phấn Dũng - Anh Dũng - Kiến Thuỵ - HP Tel: (84-31)-3216.968 Fax: (84-31)-3581.480
PHIẾU NHẬP KHO
Số: 0016/07, Ngày 24/01/2007
Họ tên người giao hàng: Hoàng Bích Thuỷ Đơn vị: Công ty CP Hạ Long Viglacera
Nhập tại kho: CT NM dệt nhuộm Tân Vĩnh Hưng.
Chừng từ kèm theo: 01 HĐ GTGT số 0008099 ngày 24/01/2007.
Stt Tên vật tư, hàng hoá Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Gạch R60-2T đốt dầu A1 viên 7.300 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Cộng 7.300
Duyệt Phụ trách cung tiêu Thủ kho Người giao hàng
+ Căn cứ theo Phiếu nhập kho, thủ kho thực hiện việc ghi chép vào "Thẻ kho". Thẻ kho dùng để theo dõi việc nhập xuất thực tế và tồn kho của mỗi loại nguyên vật liệu; Là căn cứ để xác định số lượng tồn kho của nguyên vật liệu và xác định trách nhiệm của thủ kho.
Do vậy, thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số lượng nguyên vật liệu trên thẻ kho phải luôn trùng hợp với số lượng thực tế.
+ Tại các công trường xây dựng và xưởng của Công ty, có nhiều lúc các tổ, đội sản xuất yêu cầu cấp ngay những nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ lặt vặt với số lượng ít để phục vụ quá trình sản xuất nhưng do trong kho hết, nên thủ kho không thể xuất kho ngay.
Nhưng nếu để tuân theo những thủ tục yêu cầu cấp nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ thông thường thì rất mất thời gian, có thể gây ảnh hưởng đến tiến độ thi công công trình và tiến độ sản xuất. Trong những trường hợp này, chỉ cần người lãnh đạo tại công trình hoặc xưởng như chỉ huy trưởng công trưởng, phó chỉ huy trưởng hoặc cán bộ phụ trách sản xuất đồng ý cấp nguyên vật liệu, thủ kho sẽ tiến hành mua nguyên vật liệu từ những cửa hàng bán lẻ gần địa điểm sản xuất (là những nơi không có hoá đơn GTGT mà sử dụng hoá đơn bán lẻ, hoặc không có hoá đơn) để xuất để kịp với tiến độ sản xuất.
Để có căn cứ nhập kho, xuất kho, thanh toán và hạch toán chi phí mua nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ lặt vặt, nhỏ lẻ này, công ty sử dụng Bảng kê mua hàng. Giá trị của nguyên vật liệu trong Bảng kê mua hàng không được khấu trừ thuế GTGT. Bảng kê mua hàng này là căn cứ để tính vào chi phí hợp lý, hợp lệ.
Mẫu "Thẻ kho"
CÔNG TY TNHH CÁT VÀNG Mẫu số 06-VT
--- Ban hành theo QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1-11-1995 của Bộ Tài chính
THẺ KHO
Ngày lập thẻ: 01/01/2007 - Trang số: 01 Kho: CT NM dệt nhuộm Tân Vĩnh Hưng
Tên vật tư, hàng hoá: Gạch R60-2T đốt dầu A1, GX0114 Đơn vị tính: Viên
- Thẻ kho này có…….. trang, đánh số từ trang 01 đến trang……
Mẫu "Bảng kê mua hàng"
CÔNG TY TNHH CÁT VÀNG Mẫu số 13-BH
--- Ban hành theo QĐ 184/1998/QĐ-BTC
ngày 16/12/1998 của Bộ Tài chính
BẢNG KÊ MUA HÀNG
Số: 02/07-TVH, Ngày 30/01/2007
Người mua hàng : Trần Thị Thuỷ. Bộ phận : Thủ kho
Công trường : NM dệt nhuộm Tân Vĩnh Hưng.
Stt Tên hàng hoá, dịch vụ Địa chỉ mua hàng Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Đinh 5 CH bán lẻ kg 2,5 6.000 15.000 2 Dây thép buộc CH bán lẻ kg 0,5 9.000 4.500 3 Cán xẻng CH bán lẻ cái 20 2.000 40.000 4 5 6 7 8 9 10 Cộng 59.500
Viết bằng chữ: Năm mươi chín nghìn năm trăm đồng./.
Duyệt Kế toán Phụ trách bộ phận Người mua hàng
* Thủ tục xuất kho:
+ Căn cứ vào Phiếu yêu cầu cấp vật tư đã được chỉ huy trưởng công trường, phó chỉ huy trưởng công trường, người phụ trách sản xuất hoặc cán bộ kỹ thuật ký duyệt (là người có đủ thẩm quyền cho phép xuất kho các nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ), thủ kho viết Phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho được lập thành 03 liên: - Liên 1: Thủ kho lưu tại quyển.
- Liên 2: Giao cho người, đơn vị nhận vật tư, hàng hoá.
- Liên 3: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán.
Sau đó, thủ kho sẽ thực hiện việc xuất kho theo Phiếu xuất kho đã được ký duyệt và ghi số lượng xuất thực tế vào phiếu.
+ Nếu nguyên vật liệu xuất kho do Công ty chịu chi phí vận chuyển thì thủ kho phải viết thêm Phiếu vận chuyển, người vận chuyển sẽ cầm phiếu này về phòng kế toán để thanh toán tiền vận chuyển.
+ Căn cứ vào Phiếu xuất kho, thủ kho thực hiện việc ghi chép vào Thẻ kho. Cuối tháng, thủ kho chuyển toàn bộ Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho và các chứng từ kế toán khác cho kế toán. Kế toán kiểm tra việc ghi chép Thẻ kho của thủ kho và ký xác nhận vào Thẻ kho.
Mẫu "Phiếu xuất kho"
CÔNG TY TNHH CÁT VÀNG
Trụ sở: 15B - Bạch Đằng - Hạ Lý - Hồng Bàng - HP Xưởng: Phấn Dũng - Anh Dũng - Kiến Thuỵ - HP Tel: (84-31)-3216.968 Fax: (84-31)-3581.480
PHIẾU XUẤT KHO
Số: 0029/07, Ngày 25/01/2007
Người nhận hàng : Hoàng Văn Thuỳ - Tổ nề
Đơn vị :... Xuất cho công trình : CT NM dệt nhuộm Tân Vĩnh Hưng
Xuất tại kho : CT NM dệt nhuộm Tân Vĩnh Hưng
Người vận chuyển :... Số xe:...
Stt Tên vật tư, hàng hoá Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Xi măng PC30 kg 1.000 2 Cát xây m3 12 3 Gạch R60-2T viên 19.000 4 5 6 7 8 9 9 10 Cộng
Duyệt Phụ trách cung tiêu Thủ kho Người nhận hàng
(b) Tại phòng kế toán
Cuối tháng, kế toán vật tư kiểm tra việc ghi chép "Thẻ kho" của thủ kho và thu nhận các chứng từ nhập - xuất kho. Khi đã nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của chứng từ và tiến hành phân loại chứng từ. Sau đó, căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và các chứng từ kế toán khác để ghi số lượng và giá trị nguyên vật liệu nhập xuất vào "Sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ".
Sau mỗi nghiệp vụ nhập xuất nguyên vật liệu, kế toán đều tính ra số lượng nguyên vật liệu còn tồn kho trên Sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
Cuối tháng, kế toán sẽ tính ra các chỉ tiêu khác trên Sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ như cột “Thành tiền” của nguyên vật liệu xuất kho….
Tuỳ theo yêu cầu quản lý thực tế của Công ty, kế toán sẽ in ra Sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ; Bảng tổng hợp chi tiết nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu về mặt số lượng, giá trị.
Mẫu Sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và Bảng tổng hợp nhập xuất tồn ở trang sau.
Mẫu "Sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ"
CÔNG TY TNHH CÁT VÀNG Mẫu số S10-DN
---
SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ
Năm 2007
Tài khoản : TK152 - Nguyên, vật liệu
Kho : CT NM dệt nhuộm Tân Vĩnh Hưng. Tên NVL, CCDC : Gạch R60-27 đốt dầu A1, GX0114. Đơn vị tính : - Đồng Việt Nam.
N/T ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải Đơngiá Nhập Xuất Tồn Ghichú
SH N/T S.lg T.Tiền S.lg T.Tiền S.lg T.Tiền
0022 27/1/07 Nhập gạch R60-2T 558 20.200 11.271.600 27.630 15.769.397 0032 27/1/07 Xuất gạch R60-2T 20.200 11.398.564 7.430 4.370.833 0025 28/1/07 Nhập gạch R60-2T 558 7.000 3.906.000 14.430 8.276.833 0028 29/1/07 Nhập gạch R60-2T 558 7.200 4.017.600 21.630 12.294.433 0030 30/1/07 Nhập gạch R60-2T 558 7.000 3.906.000 28.630 16.200.433 0042 30/1/07 Xuất gạch R60-2T 19.000 10.721.422 9.630 5.479.011 0031 31/1/07 Nhập gạch R60-2T 558 7.150 3.989.700 16.780 9.468.711 0045 31/1/07 Xuất gạch R60-2T 9.391 5.299.204 7.389 4.169.507 Cộng trong kỳ 564 70.260 39.205.080 95.071 53.647.173
- Sổ này có... trang, đánh số từ trang số 01 đến trang...
- Ngày mở sổ:.../.../20... Ngày…..tháng…..năm 200….
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
Mẫu "Bảng tổng hợp chi tiết nhập - xuất - tồn"
CÔNG TY TNHH CÁT VÀNG Mẫu số S14-SKT/DNN
---
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT NHẬP - XUẤT - TỒN
Tháng 01 năm 2007
Tài khoản : TK152 - Nguyên liệu, vật liệu
Kho : CT NM dệt nhuộm Tân Vĩnh Hưng. Đvt: Đồng Việt Nam
Ngày…..tháng…..năm 200….
Người lập biểu Kế toán trưởng
Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp Thẻ song song tại Công ty TNHH Cát Vàng
Ghi chú:
Ghi hàng ngày.
Ghi định kỳ, cuối tháng. Đối chiếu, kiểm tra