Thông thường, đây sẽ là một bước rất quan trọng trước khi ký kết một hợp đồng nhập khẩu đối với tất cả các DN kinh doanh xuất nhập khẩu. Công ty thực hiện quy trình đàm phán dưới hai hình thức:
- Qua thư tín: Công ty Haneco là một công ty nhà nước nhưng chi nhánh tại các nước không nhiều do đó hình thức giao dịch đàm phán này vẫn được sử dụng chủ yếu để một mặt tiết kiệm chi phí. Mặt khác có thể tạo điều kiện cho cả công ty và đối tác là nhà xuất khẩu có thời gian cân nhắc suy nghĩ để có những quyết định đúng đắn nhất. Các đối tác của Công ty ở rất nhiều quốc gia khác thuộc nhiều khu
giao dịch cùng một lúc với nhiều đối tác ở nhiều nước khác nhau. Với mặt hàng nguyên liệu sản xuất thức ăn cho chăn nuôi thì yêu cầu về chất lượng rất khắt khe do đó cần có những thảo luận kỹ lưỡng và cam kết chắc chắn, điều này lại rất phù hợp với giao dịch đàm phán qua thư tín. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm mà Công ty có được từ hình thức giao dịch qua thư tín này sẽ là những khó khăn, bất lợi mà chính hình thức giao dịch này đem lại đó là việc Công ty sẽ mất nhiều thời gian chờ đợi mới nắm bắt được thông tin của đối tác do thời gian chuyển thư tín dài do chờ đợi. Như vậy nên có thể Công ty sẽ mất nhiều có hội mua bán tốt hơn đồng thời Công ty cũng sẽ khó khăn trong việc đoán ý đồ đúng của đối tác. Để khắc phục những bất lợi trên Công ty đã rất chú trọng tới nội dung một bức thư, có những cán bộ có nghiệp vụ giỏi, giàu kinh nghiệm và biết nhiều ngoại ngữ.
- Giao dịch – đàm phán qua FAX và điện thoại: trong nhiều trường hợp thời gian sẽ không cho phép sử dụng hình thức giao dịch qua thư tín, đó là những lúc công ty cần ký được hợp đồng trong thời gian ngắn để nhập khẩu kịp thời hàng hoá cần nên Công ty sẽ sử dụng hình thức giao dịch đàm phán qua FAX hoặc điện thoại. Bằng cách này, Công ty sẽ rút ngắn được thời gian giao dịch – đàm phán, nhanh chóng đi đến thống nhất và ký kết hoạt động với đối tác. Trong trường hợp cần xác nhận lại một số thông tin cần thiết cũng cần phải qua điện thoại hoặc FAX. Ưu điểm của hình thức là được thực hiện dễ dàng, nhanh chóng đảm bảo được tính thời điểm bên tuy nhiên thời gian dành cho đàm phán bị hạn chế do cước phí FAX và điện thoại quốc tế rất cao, điều này làm cho chi phí giao dịch tăng và đội giá thành sản phẩm nhập khẩu lên làm ảnh hưởng đến doanh thu và lợi nhuận của hoạt động kinh doanh nhập khẩu nói riêng và hoạt động kinh doanh của toàn công ty nói riêng. Ngoài ra đàm phán qua điện thoại chỉ là thoả thuận bằng miệng hơn nữa lại rất dễ bị hiểu sai do dùng ngoại ngữ trong đàm phán ký kết, với thời gian nhanh, gấp nên sẽ không thể có thời gian cân nhắc, suy nghĩ, chỉ cần một chút sai sót dễ dẫn đến tranh chấp và khiếu kiện, quá trình giải quyết khó khăn vì giao dịch bằng miệng sẽ không có gì làm bằng chứng cho những thoả thuận, quyết định trao đổi.
ii. Ký kết hợp đồng
Sau khi đã giao dịch, đàm phán xong với các đối tác nước ngoài, Công ty sẽ cùng đối tác ký kết hợp đồng nhập khẩu. Trong quá trình ký kết hợp đồng công ty đã có những kinh nghiệm nhất định và luôn thận trọng, thực hiện nghiêm túc, đúng pháp luật và đảm bảo lợi ích cho hai bên.
- Hoạt động ký kết với đại diện văn phòng nước ngoài tại Việt Nam để nhập khẩu nguyên liệu sản xuất thức ăn cho chăn nuôi đều yêu cầu phải có giấy uỷ quyền của Giám đốc công ty đó hoặc Phó giám đốc, một trong hai chủ thể trên phải đứng tên người bán trong hợp đồng.
- Chỉ ký kết với những đối tác có đầy đủ tư cách pháp nhân khi tham gia kinh doanh tại Việt Nam, mọi hoạt động của công ty đều được ký trên văn bản, những hợp đồng ký bằng FAX, ngay sau khi ký phải thiết lập văn bản gốc để gửi cho 2 bên cùng ký để có bộ hồ sơ gốc lưu trữ lâu dài, đề phòng xảy ra khiếu kiện, tranh chấp.
- Nếu người ký hợp đồng không phải là Giám đốc hoặc Phó giám đốc thì người ký kết đó phải được sự uỷ quyền của một trong hai chủ thể trên và phải có tư cách pháp nhân.
Hợp đồng nhập khẩu của Công ty là nhập khẩu các nguyên liệu như DCP, Calcium carbide, khô đậu nành… nên trong hợp đồng thường chú trọng đến điều khoản nguồn gốc nguyên liệu, hạn sử dụng, chất lượng hàng…Đối với các điều khoản về thanh toán, bảo hiểm và vận chuyển thì hầu hết các hợp đồng đều quy trách nhiệm thuộc về nhà cung cấp.
2.2.4.4. Thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Hợp đồng sau khi ký kết có giá trị pháp lý, lúc này, các bên tham gia phải có nghĩa vụ thực hiện theo hợp đồng. Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty bao gồm các bước sau: