Công ty cổ phần thực phẩm Hữu Nghị là một đơn vị sản xuất kinh doanh tương đối lớn. Với thị trường tiêu thụ rộng công ty phải đặt ra những kế hoạch tiêu thụ sản phẩm một cách kịp thời. Công ty đã quyết định bán hàng theo phương thức trả chậm. Vì vậy công ty luôn có những khoản nợ phải thu của khách hàng là tương đối lớn. Kế toán các nghiệp vụ phải thu của khách hàng được thực hiện ở công ty như sau:
Chứng từ sử dụng
- Hợp đồng mua bán giao nhận hàng hóa: được thực hiện ký kết bởi hai bên mua và bán.
- Hóa đơn giá trị gia tăng: do kế toán bán hàng của công ty lập -Bảng kê thanh toán
- Phiếu thu
- Ủy nhiệm thu (của khách hàng), Giấy báo Có.. - Phiếu xuất kho
Người mua hàngKế toán bán hàngKế toán trưởng Thủ kho Kế toán bán hàng
Lập hóa đơn GTGTKý duyệtXuất kho, lập phiếu XKGhi sổ, bảo quản , lưu trữ Ký hợp đồng
Hình 1. 10 Trình tự lập và lưu chuyển Hóa đơn GTGT
Người mua hàng sau khi chấp nhận mua hàng, kế toán bán hàng tiến hành lập Hóa đơn GTGT, sau đó gửi cho kế toán trưởng ký duyệt. Sau đó thủ kho căn cứ vào hóa đơn GTGT, lập Phiếu xuất kho để xuất hàng. Hóa đơn và Phiếu xuất kho được gửi cho kế toán bán hàng để ghi nhận doanh thu, giá vốn và bảo quản lưu trữ.
Tài khoản sử dụng
Doanh nghiệp sử dụng các tài khoản: 111, 112, 131, 1331, 155, 157, 3386, 344, 511, 632.
TK155 TK 157 TK 632 TK 911
Xuất kho gửi hàng Giá vốn hàng bán Kết chuyển giá vốn đi bán hàng bán xác định KQKD
Xuất kho bán thẳng
TK 521, 531, 532 TK 511 TK 131, 111, 112
Các khoản CKTM, HBBTL, GGHB Doan thu bán hàng TK 3331
TK 911 Thuế GTGT đầu ra Cuối kỳ, kết chuyển DT thuần
xác định KQKD
Hình 1.11 Sơ đồ kế toán nghiệp vụ bán hàng
Ví dụ thực trạng tại Công ty Cổ phần thực phẩm Hữu Nghị trong tháng 12/2012:
Ví dụ 1: Ngày 01/12/2012 xuất kho thành phẩm bán cho NPP Q12 – Vũ Thị Thanh
Căn cứ vào phiếu xuất kho số X01/13 (Phụ lục 5) kế toán tiến hành lập Hóa đơn GTGT và định khoản giá vốn hàng bán:
Nợ TK 632 18.762.327
Có TK 155 18.762.327
Ví dụ 2: Ngày 01/12/2012 bán hàng cho khách hàng Bùi Duy Khánh, TP HCM. Người mua chưa trả tiền.
Căn cứ vào Hóa đơn GTGT số 0001192 (Phụ lục 6), kế toán tiến hành định khoản doanh thu bán hàng:
Nợ TK 131 8.794.080
Có TK 511 7.994.618 Có TK 3331 799.462