chứng từ gốc Chứng từ hạch toỏn
2.2.4 .4 Kế toỏn chi tiết NVL tại cụng tycổ phần cơ khớ và xõy dựng Viglacera
2.2.4.1.Chứng từ sử dụng
Cỏc chứng từ được sử dụng tại cụng ty được ỏp dụng đỳng theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC.
Theo quyết định này ,hệ thống tài khoản bao gồm 86 tài khoản cấp 1, 120 tài khoản cấp 2 ,02 tài khoản cấp 3 và 6 tài khoản ngoài bảng.
-Đặc điểm chứng từ kế toỏn theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC: -Phiếu nhập (mẫu 01-VT)
-Phiếu xuất (mẫu 02-VT) -Phiếu chi (mẫu 02-TT) -Phiếu thu (mẫu 01-TT)
- Biờn bản kiểm kờ vật tư, sản phẩm, hàng hoỏ (08 - VT) - Hoỏ đơn kiờm phiếu xuất kho (02 - BH)
- Hoỏ đơn cước phớ vận chuyển (03 - BH) +Bỏo cỏo tài chớnh năm
-Bảng cõn đối kế toỏn (Mẫu B01_DN)
-Bỏo cỏo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu B02_DN) -Bỏo cỏo luõn chuyển tiền tệ (Mẫu B03 _DN)
-Thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh (Mẫu B09_DN)
- Hệ thống sổ kế toán của Công ty đang áp dụng gồm:
Phòng kế toán chịu sự chỉ đạo chung của Giám đốc và chịu sự chỉ đạo nghiệp vụ của kế toán trởng.
Để quản lý tài chính của Công ty có hiệu quả thì phòng Kế toán phải có liên quan mật thiết với các phòng ban để phối hợp cùng nhau làm tốt nhiệm vụ.
2.2.4.2.Trỡnh tự hạch toỏn
Cụng ty hạch toỏn chi tiết NVL theo phương phỏp thẻ song song
Biểu 2.1: Kế toỏn chi tiết theo phương phỏp thẻ song song
Giải thớch: Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng Đối chiếu kiểm tra
Chứng từ xuất Thẻ kho
Sổ (thẻ) kế toỏn chi tiết
Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn Chứng từ nhập
Cụng ty sử dụng phương phỏp thẻ song song để hoạch toỏn chi tiết NVL. Theo đú việc hạch toỏn chi tiết nhập, xuất, tồn NVL được teo dừi ở phũng kế toỏn và ở kho:
- Tại kho : cỏc kế toỏn trực thuộc sử dụng thẻ kho để ghi chộp, phản ỏnh tỡnh hỡnh nhập xuất, tồn của từng thứ vật liệu theo chỉ tiờu số lượng. Số lượng lấy từ cỏc chứng từ nhập, xuất hàng ngày. Mỗi chứng từ được ghi trờn một dũng và được sắp xếp theo từng loại để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu và quản lý.
-Hàng ngày, khi nhận cỏc chứng từ kế toỏn về nhập xuất tồn kho vật liệu kế toỏn trực thuộc xớ nghiệp kiểm tra tớnh hợp phỏp, hợp lý của chứng từ rồi tiến hành ghi số lượng thực nhập ,thực xuất vào cỏc thẻ kho. Sau khi sử dụng để ghi vào thẻ kho, kế toỏn trực thuộc sắp xếp lại rồi chuyển lờn phũng kế toỏn tài chớnh.
Cụng ty sử dụng phương phỏp thẻ song song để hoạch toỏn chi tiết NVL. Theo đú việc hạch toỏn chi tiết nhập, xuất, tồn NVL được teo dừi ở phũng kế toỏn và ở kho:
- Tại kho : cỏc kế toỏn trực thuộc sử dụng thẻ kho để ghi chộp, phản ỏnh tỡnh hỡnh nhập xuất, tồn của từng thứ vật liệu theo chỉ tiờu số lượng. Số lượng lấy từ cỏc chứng từ nhập, xuất hàng ngày. Mỗi chứng từ được ghi trờn một dũng và được sắp xếp theo từng loại để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu và quản lý.
-Hàng ngày, khi nhận cỏc chứng từ kế toỏn về nhập xuất tồn kho vật liệu kế toỏn trực thuộc xớ nghiệp kiểm tra tớnh hợp phỏp, hợp lý của chứng từ rồi tiến hành ghi số lượng thực nhập ,thực xuất vào cỏc thẻ kho. Sau khi sử dụng để ghi vào thẻ kho, kế toỏn trực thuộc sắp xếp lại rồi chuyển lờn phũng kế toỏn tài chớnh.
* Đỏnh giỏ vật liệu là xỏc định giỏ trị của chỳng theo những nguyờn tắc nhất định
về nguyờn tắc kế toỏn nhập xuất tổng hợp, nhập xuất tồn kho vật liệu - cụng cụ dụng cụ cụng ty phản ỏnh trờn giỏ thực tế. Nguồn vật liệu của ngành xõy dựng cơ bản núi chung và của cụng ty cổ phần cơ khớ và xõy dựng Viglacera núi riờng là rất lớn, cụng ty chưa đảm nhiệm được việc chế biến và sản xuất ra nguyờn vật liệu mà nguồn vật liệu chủ yếu do mua ngoài, một số vật liệu, cụng cụ được xớ nghiệp xõy lắp sản xuất như: bờ tụng, cửa đi, cửa sổ, và cỏc loại cấu kiện, vật liệu nhằm hoàn thiện việc thi cụng xõy dựng.
Trường hợp cụ thể:
Cụng ty cơ khớ và xõy dựng Viglacera tớnh giỏ nhập xuất kho đỳng theo giỏ NVL nhập kho của chỳng, vỡ vậy kế toỏn luụn theo dừi chặt chẽ giỏ của từng lụ hàng để tớnh giỏ vốn hàng xuất hoặc bỏn kho NVL theo phương phỏp thực tế đớch danh. Theo phương phỏp này, giỏ trị NVL với giỏ vật tư xuất dựng.
= + + -
Vớ dụ: trờn phiếu nhập kho số 341 ngày 15/2/2012 đồng chớ Hựng nhập vào kho
cụng ty 30.000kg xi măng Hoàng Thạch với đơn giỏ là 850/kg .VAT là 5% theo húa đơn số 141 ngày 15/2/2012 của cửa hàng vật liệu số 27B
Giỏ thực tế nhập kho của xi măng Hoàng Thạch được tớnh = 30.000 x 850 = 25.500.000
Thuế VAT : 25.500.000 x 5% = 1.275.000 Tổng giỏ thanh toỏn = 26.775.000.
*.Thủ tục và trỡnh tự nhập kho
Ở Cụng ty cổ phần cơ khớ và xõy dựng Viglacera, việc mua vật tư thường do phũng kế hoạch đảm nhận, mua theo kế hoạch cung cấp vật tư hoặc theo yờu cầu sản xuất. Khi vật liệu được mua về, người đi mua sẽ mang hoỏ đơn mua hàng như: hoỏ đơn bỏn hàng, hoỏ đơn (GTGT) của đơn vị bỏn, hoỏ đơn cước phớ vận chuyển lờn phũng kế toỏn. Trước khi nhập kho, vật tư mua về sẽ được thủ kho và kế toỏn vật liệu kiểm tra số lượng, chất lượng quy cỏch đối chiếu với hoỏ đơn nếu đỳng mới cho nhập kho và kế toỏn vật liệu sẽ viết phiếu nhập kho. Trường hợp vật liệu mua về cú khối lượng lớn, giỏ trị cao thỡ cụng ty sẽ cú ban kiểm nghiệm vật tư lập "Biờn bản kiểm nghiệm vật tư". Sau khi đó cú ý kiến của ban kiểm nghiệm vật tư về số hàng mua về đỳng quy cỏch, mẫu mó, chất lượng theo hoỏ đơn thỡ thủ kho mới tiến hành cho nhập kho.
*.Trường hợp nhập vật liệu từ nguồn mua ngoài:
Theo chế độ kế toỏn quy định, tất cả cỏc loại NVL về đến cụng ty đều phải tiến hành kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho.
Khi NVL được chuyển đến cụng ty, người đi nhận hàng (nhõn viờn tiếp liệu) phải mang hoỏ đơn của bờn bỏn vật liệu, cụng cụ dụng cụ lờn phũng kinh tế kế hoạch, kỹ thuật, tiếp thị, trong hoỏ đơn đó ghi rừ cỏc chỉ tiờu: chủng loại, quy cỏch vật liệu, khối lượng vật liệu, đơn giỏ vật liệu, thành tiền, hỡnh thức thanh toỏn…
Căn cứ vào hoỏ đơn của đơn vị bỏn, phũng kinh tế kế hoạch, kỹ thuật, tiếp thị xem xột tớnh hợp lý của hoỏ đơn, nếu nội dung ghi trong hoỏ đơn phự hợp với hợp đồng đó ký, đỳng chủng loại, đủ số lượng, chất lượng đảm bảo… thỡ đồng ý nhập kho số vật liệu đú đồng thời nhập thành 2 liờn phiếu nhập kho
Người lập phiếu nhập kho phải đỏnh số hiệu phiếu nhập và vào thẻ kho rồi giao cả 2 liờn cho người nhận hàng. Người nhận hàng mang hoỏ đơn kiờm phiếu xuất kho và 2 liờn phiếu nhập kho tới để nhận hàng. Thủ kho tiến hành kiểm nhận số lượng và chất lượng ghi vào cột thu nhập rồi ký nhận cả 2 liờn phiếu nhập kho, sau đú vào thể kho. Cuối ngày thủ kho phải chuyển cho kế toỏn vật liệu một phiếu liờn nhập cũn một liờn phiếu phải nhập (kốm theo hoỏ đơn kiờm phiếu xuất kho) chuyển cho kế toỏn cụng nợ để theo dừi thanh toỏn. Đồng thời kế toỏn vật liệu phải đối chiếu theo dừi kế toỏn cụng nợ để phỏt hiện những trường hợp thủ kho cũn thiếu phiếu nhập kho chưa vào thẻ kho hoặc nhõn viờn tiếp liệu chưa mang chứng từ hoỏ đơn đến thanh toỏn nợ. Kế toỏn theo dừi cụng nợ phải thường xuyờn theo dừi thụng bỏo số nợ của từng người và cú biện phỏp thanh toỏn dứt điểm trỏnh tỡnh trạng nợ lần dõy dưa.
Biểu 2.2 Thủ tục nhập kho được biểu diễn theo sơ đồ sau:
Hàng thỏng nhõn viờn giữ kho mang chứng từ của mỡnh lờn phũng kế toỏn cụng ty để đối chiếu số liệu giữa phiếu nhập kho và thẻ kho, đồng thời kế toỏn rỳt sổ số dư cuối thỏng và ký xỏc nhận vào thẻ kho.
Bắt đầu từ những chứng từ gốc sau đõy, kế toỏn vật liệu sẽ tiến hành cụng việc của mỡnh.
Biểu 2.3
Hoỏ đơn (GTGT) Mẫu số 01/GTKT - 3LL nhập kho Vật liệu, cụng cụ, dụng cụ Ban kiểm nghiệm Phũng kthuật vậỹt tư, tiếp thị Nhập kho Hoỏ đơn Phũng kế toỏn Hoỏ đơn Biờn bản kiểm nghiệm Phiếu
Liờn 2: giao cho khỏch hàng
Ngày 15/2/2012 Số 141 Đơn vị bỏn hàng: Cửa hàng vật liệu số 27B
Địa chỉ: Thanh xuõn - Hà Nội Số TK : _ _ _ _ _ _ _ _ Điện thoại: 04885535 Mó số:
Họ và tờn người mua hàng: Nguyễn Văn Hựng
Đơn vị: Cụng ty cổ phần cơ khớ và xõy dựng Viglacera Địa chỉ: Đại Mỗ-Từ Liờm- Hà Nội Số TK: _ _ _ _ _ _ _ _ _ Hỡnh thức thanh toỏn: ck Mó số:
STT Hàng hoỏ, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
1 Xi măng Hoàng Thạch kg 30.000 850 25.500.000
Cộng 25.500.000
Thuế VAT: 5% tiền thuế VAT 1.275.000
Tổng cộng tiền thanh toỏn 26.775.000
Số tiền viết bằng chữ: Hai sỏu triệu bảy trăm bảy mươi năm nghỡn đồng chẵn Người mua hàng Người bỏn hàng Thủ trưởng đơn vị
Đơn vị bỏn cú thể sử dụng hoỏ đơn kiờm phiếu xuất kho để thay cho hoỏ đơn bỏn hàng. Hoỏ đơn kiờm phiếu xuất kho là căn cứ để đơn vị bỏn hạch toỏn doanh thu và người mua hàng làm chứng từ để ghi sổ kế toỏn.
Căn cứ vào hoỏ đơn và số hàng thực tế đó về, phũng kỹ thuật vật tư viết phiếu nhập kho ngày 15/2/2012 - Số 141. Thủ kho xỏc định số lượng và đơn giỏ tiến hành nhập kho.
Biểu 2.4
Mẫu số :03-VT số 180 Đơn vị : cụng ty cổ phần cơ khớ và xõy dựng Viglacera
1 1 1 50 2 0 5 3 6 0 0 0 9 1 0 5 3 2 7 0 6
Địa chỉ :Đại Mỗ-Từ Liờm–Hà Nội
BIấN BẢN KIỂM NGHIỆM
Vật tư,cụng cụ,sản phẩm,hàng húa TK:152 : Xi măng Hoàng Thạch
Ngày 15/2/2012
Căn cứ húa đơn số 141 ngày 15/2/2012 của cửa hàng vật liệu 27B Ban kiểm nghiệm gồm :
ễng : Nguyễn Hữu Nam .Chức vụ : nhõn viờn phũng kỹ thuật. Đại diện kỹ thuật cụng ty cơ khớ và xõy dựng Viglacera Bà :Nguyễn Thị Lan. Chức vụ: thủ kho
Đại diện :của hàng vật liệu 27 B
Bà :Lờ Thị Mai .Chức vụ: Thủ kho.Trưởng ban Đại diện : cụng ty cơ khớ và xõy dựng Viglacera Đó kiểm nghiệm cỏc loại:
STT Tờn,nhón hiệu quy cỏch vật tư Mó số Phương thức Đơn vị Số lượng
Kết quả kiểm nghiệm Số lượng đỳng quy cỏch phẩm chất Số lượng khụng đỳng quy cỏch phẩm chất A B C D E 1 2 3 F 1 Xi măng Hoàng Thạch XM Kiểm tra thực tế kg 30.000 30.000 0
í kiến của ban kiểm nghiệm: sau khi tiến hành kiểm tra chỳng tụi đồng ý với kết quả trờn.
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban
Biểu 2.5
Đơn vị:Cụng ty cơ khớ và xõy dựng Viglacera Mẫu số 01-VT Địa chỉ:Đại Mỗ -Từ Liờm –Hà Nội số 341
PHIẾU NHẬP KHO Ngày 15/2/2012
Tờn người giao hàng: Cửa hàng vật liệu số27B
Theo húa đơn số 141 ngày 15/2/2012 của cử hàng vật liệu số 27B. Nhập tại kho : NVL……địa điểm: kho cụng ty
STT Tờn,nhón hiệu, quy cỏch, phẩm chất (SP hàng húa) Mó số Đơn vị tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền Xin nhập Thực nhập 1 Xi măng Hoàng Thạch XM Kg 30.000 30.000 850 25.500.000 Cộng 25.500.000
Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Hai mươi năm triệu năm trăm ngàn đồng chẵn. Số chứng từ gốc kốm theo:01
Người lập phiếu Ngườigiao hàng Thủ kho Kế toỏn trưởng
*vớ dụ 2: Ngày 16/2/2012 theo chứng từ số 342 cụng ty nhập thờm 20.000kg xi
măng Hoàng Thạch của cụng ty thương mại Hà Thành với đơn giỏ 840.000/kg.Thuế gtgt là 5%.
Giỏ thực tế nhập kho được tớnh =20.000 x 840=16.800.000 Thuế gtgt = 16.800.000 x 5% = 840.000
Tổng số tiền doanh nghiệp phải thanh toỏn =17.640.000
Biểu 2.6
Liờn 2: giao cho khỏch hàng
Ngày 16/2/2012 Số: 142 Đơn vị bỏn hàng: CT thương mại Hà Thành
Địa chỉ: 36A - Đường Lỏng Số TK : _ _ _ _ _ _ _ _ Điện thoại: 7562.346 MS:
Họ và tờn người mua hàng: Nguyễn Văn Hựng
Đơn vị: Cụng ty cổ phần cơ khớ và xõy dựng Viglacera Địa chỉ: Đại Mỗ-Từ Liờm- Hà Nội Số TK: _ _ _ _ _ _ _ _ _ Hỡnh thức thanh toỏn: Tiền mặt Mó số
STT Hàng hoỏ, dịch vụ VT Số lượng Đơn giỏ Thành tiền 1
2
Xi măng Hoàng Thạch kg 20.000 840 16.800.000
Cộng 16.800.000
Thuế VAT: 5% tiền thuế VAT 840.000
Tổng cộng tiền thanh toỏn 17.640.000
Số tiền viết bằng chữ: Mười bảy triệu sỏu trăm bốn mươi nghỡn đồng chẵn
Người mua hàng Người bỏn hàng Thủ trưởng đơn vị
0 9 1 0 5 3 2 7 0 6 4 1 1 53 1 0 9 0 6 8 7 0
Biểu 2.7 Mẫu số :03-VT
số 181 Đơn vị : cụng ty cổ phần cơ khớ và xõy dựng Viglacera
Địa chỉ :Đại Mỗ-Từ Liờm–Hà Nội
BIấN BẢN KIỂM NGHIỆM
Vật tư,cụng cụ,sản phẩm,hàng húa TK:152 : Xi măng Hoàng Thạch
Ngày 16/2/2012
Căn cứ húa đơn số 142 ngày 16/2/2012 của cụng ty TM Hà Thành Ban kiểm nghiệm gồm :
ễng : Nguyễn Hữu Nam .Chức vụ : nhõn viờn phũng kỹ thuật. Đại diện kỹ thuật cụng ty cơ khớ và xõy dựng Viglacera Bà :Nguyễn Thị Mai. Chức vụ: thủ kho
Đại diện : cụng ty TM Hà Thành
Bà :Lờ Thị Mai .Chức vụ: Thủ kho.Trưởng ban Đại diện : cụng ty cơ khớ và xõy dựng Viglacera Đó kiểm nghiệm cỏc loại:
STT Tờn,nhón hiệu quy cỏch vật tư Mó số Phương thức Đơn vị Số lượng
Kết quả kiểm nghiệm Số lượng đỳng quy cỏch phẩm chất Số lượng khụng đỳng quy cỏch phẩm chất A B C D E 1 2 3 F 1 Xi măng Hoàng Thạch XM Kiểm tra thực tế kg 20.000 20.000 0
í kiến của ban kiểm nghiệm: sau khi tiến hành kiểm tra chỳng tụi đồng ý với kết quả trờn.
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban
Đơn vị: Cụng ty cơ khớ và xõy dựng Viglacera Địa chỉ: Đại Mỗ-Từ Liờm-Hà Nội
PHIẾU NHẬP KHO Mẫu 01- VT
Ngày 16/2/2012 Số 342 Tờn người giao hàng: Cụng ty TM Hà Thành
Theo húa đơn số 142 ngày 16/2/2012 của cụng ty TM Hà Thành Nhập tại kho :NVL .tại kho cụng ty
STT Tờn quy cỏch sản phẩm, hàng hoỏ Mó số Đơn vị Số lượng Đơn giỏ Thành tiền Yờu cầu Thực nhập 1 Xi măng Hoàng Thạch XM kg 20.000 20.00 0 840 16.800.000 Cộng 16.800.000
Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Mười sỏu triệu tỏm trăm ngàn đồng chẵn. Số chứng từ kốm theo:01
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toỏn trưởng
Căn cứ vào yờu cầu di chuyển kho của giỏm đốc, phũng kinh tế, kế hoạch, kỹ thuật, tiếp thị lập phiếu di chuyển nội bộ gồm 2 liờn. Người di chuyển mang 2 liờn đến thủ kho xuất hàng, ghi thẻ kho sau đú xuất hàng theo số thực xuất và ký nhận song song giữ lại một liờn để giao cho kế toỏn vật liệu, một liờn đưa cho người di chuyển mang đến kho nhập, thủ tục nhập hàng và ký nhận ở phần thực nhập rồi vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho nhập giao lại cho kế toỏn vật liệu kiểm tra và hạch toỏn tăng kho nhập, giảm kho xuất.
* Nhập kho do thuờ ngoài gia cụng chế biến.
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế theo số lượng và giỏ cả phũng kinh tế, kế hoạch, kỹ thuật, tiếp thị lập phiếu nhập kho. Khi lập phiếu nhập kho phải thực hiện cựng kho cựng nhúm, cựng nguồn nhập, phải kiểm nghiệm trước khi nhập và lập biờn bản kiểm nghiệm mới được nhập kho. Cuối ngày kế toỏn vật liệu phải đối chiếu kế toỏn cụng nợ và đưa phiếu nhập kho cho kế toỏn cụng nợ làm bỏo cỏo kế toỏn.