3.1.Chuẩn bị lập kế hoạch
Trước khi thực hiện ký kết hợp đồng, khách hàng sẽ gửi đến cho công ty các điều kiện giao hàng trong đó sẽ bao gồm một số các yêu cầu cơ bản: mẫu mã phẩm cách cùng bản vẽ kỹ thuật về sản phẩm, bao gói, cách thức giao hàng.
Cán bộ lập KH sẽ dự trừ trước nhu cầu cần được sản xuất để sau đó tiến hành xây dựng KH sản xuất và cán bộ KH sẽ tổng hợp những đơn hàng đã ký về khách hàng cũng như các sản phẩm theo tháng và thời gian giao hàng. Bảng tình hình ký kết hợp đồng và sản phẩm mới được tổng hợp trong thời gian là một năm theo từng loại sản phẩm.
Số lượng các sản phẩm cần sản xuất theo khách hàng này chỉ đơn thuần dựa trên các đơn hàng đã ký, và những sản phẩm mới được quyết định dựa trên dự báo nhu cầu thị trường. Vì thế số lượng đó chưa được cố định, có thể thay đổi và phải phù hợp với khả năng của các xí nghiệp đồng thời phụ thuộc vào tình hình thay đổi của các tháng trước khi sản phẩm chính thức được đưa vào sản xuất.
3.2. Lập kế hoạch
Hiện nay công ty chủ yếu tập trung vào sản xuất hàng gia công do đó công tác lập kế hoạch chủ yếu hướng vào mảng này.
3.2.1. Lập kế hoạch sản xuất gia công
Dựa vào những thông số về năng lực sản xuất và hợp đồng đã ký với khách hàng, cán bộ kế hoạch tổng thể sẽ thực hiện trong thời gian một năm.
Bảng 2.5: Mẫu giao kế hoạch gia công năm
ĐVSX độngLao tiêuChỉ Đơn vị năm KH 2011 BQ 1 tháng Giá GCBQ (USD/sp) Mức KH năm
USD/1LĐ/NC TNBQ năm Ghi chú
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
XN 1 800 DTGCSL 1000USD1000c 23202050 193171 1.1 8.46
XN 2 … … … …
Bảng này sẽ được đưa lên trình duyệt qua Tổng giám đốc công ty, được coi như KH doanh thu của công ty trong giai đoạn kinh doanh tiếp theo.
Phương pháp tính toán các chỉ chỉ tiêu:
- Đơn vị sản xuất, số liệu về lao động được lấy từ phòng tổ chức và có sự tính toán những thay đổi về lao động. Trong năm nếu có sự thay đổi về lao động sẽ được đưa vào phần ghi chú để tính toán lại năng lực sản xuất cho các bản kế hoạch sau.
- Xác định giá gia công bình quân ( GCBQ): dựa trên mức giá trung bình đã được áp dụng từ trước và có tính đến sự thay đổi của thị thường cũng như xem xét đến ý kiến của khách hàng. Tùy theo từng đơn vị sản xuất và loại hàng sản xuất mà có mức giá khác nhau.
- Chỉ tiêu: bao gồm tổng sản lượng và doanh thu gia công cho từng xí nghiệp sản xuất.
Tổng sản lượng được tính dựa trên năng suất của từng xí nghiệp tính cho cả năm. Số liệu sẽ được xí nghiệp cung cấp. Căn cứ vào đó, cán bộ kế hoạch sẽ chia nhỏ sản lượng cần sản xuất trong cả năm của cả công ty cho phù hợp với năng suất của từng xí nghiệp. Với xí nghiệp 1 là 2320 sản phẩm.
3.2.2. Kế hoạch sản xuất và giao hàng.
Từ bảng kế hoạch sản xuất tổng thể, cán bộ kế hoạch sẽ lập kế hoạch sản xuất và giao hàng theo tháng. Cán bộ kế hoạch sẽ xây dựng bảng kế hoạch sản xuất và giao hàng cụ thể cho từng xí nghiệp và đưa ra thời hạn giao hàng cho từng xí nghiệp. Bảng này sẽ cụ thể số lượng và từng mã hàng, về ngày giao hàng để chuẩn bị cho việc xây dựng tiến độ.
Bảng 2.6: Kế hoạch sản xuất và giao hàng tháng 12
Xí nghiệp
Loại hàng Số lượng Tổng SP Ngày giao hàng Ghi chú 1 JC Penny Annex 05/06 Annex 05/06 Man: TH 2471 VaudeTH2499 Vandine:EN095/096 TH 2517/TH2518 TH2486 6943 12033+9044 3805 10554 10034+4527 3195+10156 5378 28020 3805 10554 14561 13351 5378 15/12 23-30/12 28/12 16/12 20/12 16/12 18/1 15/12 2 …….
(Nguồn: Phòng Kế hoạch-CTy May10)
Căn cứ vào trang thiết bị sản xuất, chức năng dây chuyền và số lượng lao động của từng xí nghiệp, đặc biệt là căn cứ vào mặt hàng truyền thống và điều kiện đại lý để phân công sản xuất.
Công suất thực tế ột dây truyền được cung cấp từ phòng QA, dựa trên số lao động trên một dây truyền và năng suất lao động. Dựa vào đó để tính năng lực sản xuất trong một tháng của xí nghiệp,phân bổ số lượng cho hết khả năngản xuất của xí nghiệp đó. Cứ tiếp túc như vậy, theo trình tư các hợp đồng đã ký kết với khách hàng. Sauk hi phân bổ hết năng lực thực tế theo dây truyền mà vẫn chưa hết sản lượng theo kế hoạch thì xem xét đến việc tăng ca, tăng công suất của ây truyền.
Một số yêu cầu khi bố trí sản xuất các đơn vị sản xuất:
- Mã hàng nào đó có thời hạn giao hàng trước được ưu tiên trước. - Mã hàng đã có đầy đủ nguyên phụ liệu để sản xuất.
- Mã hàng cần thêu, in, giặt ngoài được ưu tiên sản xuất trước để tranh thủ sản xuất những mã hàng tiếp theo.
3.2.3. Kế hoạch sản xuất tháng.
Trong bảng kế hoạch này chỉ rõ sản lượng mỗi đơn vị phải thực hieenjj theo danh sách khách hàng. Bảng kế hoạch này làm rõ sản lượng cần sản xuất của từng xí nghiệp và chỉ rõ sản lượng cần sản xuất trong tháng, đưa xuống cho các xí nghiệp sản xuất.
Bảng 2.7: Mẫu kế hoạch sản xuất tháng 12
Khách hàng Loại hàng Tổng SL XN1 XN2 XN5 VT1 VT2
Đức Sơ mi 234 75 159
Mangharams Sơ mi 131.5 77.7 26 27.8
Veston Senga Áo 11.7 11.7
Veston Senga Quần 19.87 19.87
(Nguồn: Phòng Kế hoạch-CTy May10)
3.2.4. Kế hoạch tiến độ sản xuất.
Sau khi tính toán khả năng đáp ứng nhu cầu về mã hàng theo thời gian và căn cứ vào thời gian giao hàng để tính lùi thời điểm bắt đầu sản xuất.
Phương pháp được sử dụng để kiểm soát tiến độ sản xuất là sử dụng biểu đồ GANTT. Đây là phương pháp lập kế hoạch tiến độ phổ biến vì khá đơn giản, dễ hiểu, dễ thực hiện. Sau khi đã có những thông số cần thiết, cán bộ kế hoạch sẽ lập tiến độ cho 3 tháng, hết tháng thứ nhất lại lập kế hoạch cho tháng thứ 2 và 3. Cứ như vậy, thực hiện kế hoạch theo kiểu quấn chiếu. Các đơn vị sản xuất phải báo cáo hàng ngày về tiến độ thực hiện để cán bộ kế hoạch xác định tốc độ sản xuất. đã thực hiện được đến
đâu đơn hàng để đốc thúc hoặc bố trí sản xuất them cho các đơn vị khác, tăng ca để đảm bảo giao hàng cho khách hàng đúng thời hạn.
Thời gian hoàn thành sản xuất một mã hàng phải trước thời điểm giao hàng 5 ngày, để có thời gian kiểm tra sản phẩm và nhập kho.
Số ngày sản xuất một mã hàng = Số lương mặt hàng/(Số LĐ*Năng suất)
Việc xác định ngày bắt đầu này chỉ mang tính tương đối, trong trường hợp mà ngày bắt đầu sản xuất chưa tới, nhưng do dây chuyền đã trống chỗ thì có thể tiền hành sản xuất ngay nếu như nguyên phụ liệu đã có đủ trong kho.
Ví dụ: Đối với hàng Mangharams có mã hàng TH 2517 với số lượng là 3100 chiếc. Mã hàng được bố trí vào dây truyền 2 của xí nghiệp may 1.
Số lao động của dây truyền này là 45, năng suất lao động là 7 chiếc/lđ/ngày. Khi đó ta sẽ tính được số ngày cần sản xuất mà hàng TH 2517 như sau: Số ngày cần để sản xuất = 3199/(45*7) = 10 (ngày)
Ngày giao hàng là 25/12 và ngày bắt đầu sản xuất được tính lùi 5 ngày so với tính toán để tránh những phát sinh có thể xảy ra, do đó ngày bắt đầu sản xuất là ngày 10/12. Đây là ngày bắt đầu phải đưa vào sản xuất. Lệnh sản xuất sẽ được phát trước ngày 10/12 từ 3 đến 4 ngày để chuẩn bị nguyên phụ liệu. Trong trường hợp, sản phẩm được sản xuất cùng dây truyền trước sản phẩm này xong trước kế hoạch thì có tiến hành sản xuất mã TH 2517 trước ngày 10/12 nếu đã đủ nguyên liệu.
Đối với các đơn vị khác, do năng suất của dây truyền khác nhau nên sẽ tính toán cụ thể cho từng dây truyền. Căn cứ và kế hoạch tiến độ, ta có thể thấy được dây truyền nào đang sản xuất sản phẩm nào tại một thời điểm nhất định. Các xí nghiệp sẽ báo cáo cho cán bộ lập kế hoạch hàng ngày để việc thực hiện kế hoạch được đảm bảo đúng tiến độ.
3.2.5. Phát lệnh sản xuất.
Sau khi có bảng tiến đọ sản xuất, lệnh sản xuất theo từng khách hàng, được lập, đưa xuống xí nghiệp sản xuất. Các lệnh sản xuất sẽ được lập trước thời điểm sản xuất 3 đến 4 ngày, để có thời gian các xí nghiệp chuẩn bị nguyên phụ liệu. Căn cứ theo yêu cầu sản xuất của các đơn hàng về kích cỡ sản phẩm và màu sắc để phân loại. Dựa trên các lệnh sản xuất, hoạt động sản xuất bắt đầu có trật tự.
Bảng 2.8: Mẫu lênh sản xuất hàng Mangharams
BM:09.01.03/sbh:3 Số đơn hàng, job no: S8334 XN May: XN 1 Số ART.PO(nếu có): không Ngày cắt:6/12 Mã hàng: TH2517 Ngày may:10/12
Số lượng: sơ mi 3199 chiếc XN đặt chỉ Ngày giao hàng KH: 25/12
Cỡ Mẫu 38 39 40 41 42 43 44 Tổng FIL White 160 144 144 144 136 136 136 1000 FIL Frechblue 152 150 150 150 174 174 174 1124 FIL Anthracite 202 140 140 140 154 154 154 1075 Tổng 514 434 434 434 464 464 464 3119
Người lập biểu Phòng kế hoạch Ngày 31 tháng 12 năm 2010 Tổng giam đốc
(Nguồn: Phòng Kế hoạch-CTy May10)
3.3. Theo dõi đánh giá và điều chỉnh.
- Theo dõi đánh giá:Là một khâu quan trọng kết nối giữa việc thực hiện KH với điều chỉnh mục tiêu KH. Công tác theo dõi, kiểm tra thực hiện KH tại công ty được tiến hành chặt chẽ. Công ty luôn tổng hợp tình hình SXKD cho từng tháng, và có những KH sản xuất cho từng tháng, cho từng bộ phận nhờ vậy mà công ty luôn nắm bắt được tình hình thực hiện KH của mình . Điều này khiến cho công ty có được sự can thiệp kịp thời, không bỏ lỡ mất cơ hội kinh doanh.
- Điều chỉnh: Bắt nguồn từ việc coi trọng hoạt động theo dõi, giám sát của công ty, công ty luôn bám sát được quá trình thực hiện KH từ đó có những điều chỉnh kịp thời. Đối với những phát sinh tích cực, công ty có thể sẽ điều chỉnh hoạt động của bộ phận khác, tận dụng cơ hội phát triển hoạt động SXKD. Đối với những phát sinh tiêu cực, sau khi phát hiện những yếu tố không phù hợp với mục tiêu, trên cơ sở các báo cáo của các phân xưởng đưa lên, các phòng ban phải có các báo cáo với ban giám đốc về những vấn đề phát sinh cũng như những nguyên nhân dẫn đến vấn đề đó. Việc phát hiện sớm các nhân tố ảnh hưởng giúp công ty có thể có biện pháp can thiệp sớm, đảm bảo tận dụng kịp thời các cơ hội SXKD do phát sinh tich cực gây nên hay giảm thiểu tối đa thiệt hại từ các phát sinh tiêu cực.
Ban giám đốc sẽ tiến hành đánh giá và điều chỉnh KH. Hoạt động điều chỉnh KH không chỉ dừng ở ý nghĩa là điều chỉnh các nội dung KH mà còn là điều chỉnh các biện pháp can thiệp cũng như cách thức thực hiện KH đảm bảo SXKD một cách có hiệu quả. Tuy nhiên, trong thực tế hoạt động điều chỉnh KH của công ty mới chỉ dừng lại ở việc điều chỉnh các nội dung của KH khi gặp các biến cố phát sinh.
III.Đánh giá công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh tại công ty.
1.Những kết quả đạt được
Bảng 2.9: Tình hình thực hiện kế hoạch giai đoạn 2006-2010
STT Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Tăng trưởng b/q năm 1 Giá trị sản xuất CN (tỷ VNĐ) 160703 191096 228591 251896 289680 16.96 2 Tổng doanh thu (tỷ VNĐ) 631604 493124 619575 650000 682500 5.57 3 Kim ngạch xuất khẩu (Tr. USD) 98284 84156 90941 90000 94500 2.37 4 Sản lượng sản phẩm chủ yếu (Tr. Sp) 13238 13677 16168 14500 15225 6.32 5 Sản lượng sản phẩm xuất khẩu (Tr. SP) 12075 12882 12925 13500 14175 7.94
(Nguồn: Phòng Kế hoạch-CTy May10)
• Nhận xét.
- Giá trị sản xuất:
Các năm 2006 - 2008 mức tăng rưởng đều đạt xấp xỉ ngưỡng 20%/năm. Tuy nhiên mức tăng năm 2009 đã bị giảm xuống còn 10.2%. Điều này xảy ra là do cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới 2008 đã ảnh hưởng đến hầu hết các doanh nghiệp ở Việt Nam nói chung và đặc biệt là tới các doanh nghiệp xuất khẩu nhiều như May10. Khủng hoảng bắt nguồn từ nước Mỹ sau đó lan sang gần như tất cả các nề kinh tế khác trong đó có châu Âu và Nhật bản, những thị trường chủ yếu của công ty. Mặc dù vậy năm 2010, May 10 đã thể hiện sự cố gắng vượt qua khó khăn của khủng hoảng với mức tăng trưởng tương đối ấn tượng (15%). Qua đây ta có thể thấy việc thực hiện các mục tiêu theo kế hoạch đề ra là khá tốt,
- Tổng doanh thu:
Năm 2006 so với năm 2005 có mức tăng trưởng về doanh thu khá cao:14,22%. Tuy nhiên nhìn vào bảng thực hiện ta lại thấy năm 2007 doanh thu bị giảm đáng kể : 21.93%. Lý giải cho điều này là việc năm 2006 Việt Nam chính thức trở thành thành viên của Tổ chức Thương Mại Thế giới WTO, các hàng rào thuế quan được mở rộng, một doanh nghiệp phải nhập khẩu nguyên vật liệu nhiều như May 10 sẽ giảm thiểu được một lượng lớn chi phí đầu vào, cùng với đó là việc thay đổi cách tính giá sản phẩm nhất là với hàng FOB ( mặt hàng mang lại nhiều doanh thu hơn so với hàng gia công) và một số đổi mới trong cơ cấu hoạt động của công ty đã dẫn đến việc doanh thu bị giảm so với những năm trước. Dấu hiệu tích cực của năm 2007 chính là việc lợi nhuận của công ty vẫn tăng 18.91% so với năm 2006), như vậy những chính sách của công ty đều tương đối hợp lý để phù hợp với những thay đổi của thị trường.
- Sản lượng sản phẩm chủ yếu:
Tổng sản lượng của công ty trong các năm 2006 -2008 đều tăng so với năm trước nhưng mức tăng lại khác nhau. Nếu như năm 2006 và 2008 đều có mức tăng khá mạnh thì năm 2007 mức tăng là không lớn. Điều này cho thấy những thay đổi để phù hợp với tiến trình gia nhập WTO của công ty phần nào mang tính thử nghiệm với môi trường mới, sư ổn định về sản lương đã mang lại phép thử thành công về mặt lợi nhuận cho công ty, để qua đó, trong năm 2008 đã có sự tăng trưởng lớn cả về lượng và chất. Tuy nhiên, cũng do ảnh hưởng của suy thoái kinh tế toàn cầu nửa cuối năm 2008, sản lượng của công ty trong các năm 2009 và 2010 bị giảm đi đôi chút. Dù vậy, bằng những thay đổi mang tính kịp thời, lợi nhuận thu được của công ty vẫn tăng lên.
Có thê tóm lại: tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2006-2010 là tương đối ấn tượng. Mặc dù trong giai đoạn này, thị trường trong và ngoài nước đều có những biến động lớn, môi trường kinh doanh có nhiều thay đổi đáng kể nhưng công ty vẫn giữ được sự ổn định tăng trưởng. Điều đó đã cho thấy công tác thực hiện kế hoach của công ty được thực hiện khá tốt từ khâu thiết lập cho đến khâu bàn giao và thực hiện.
2.Đánh giá: 2.1.Ưu điểm:
Quy trình lập KH của công ty đã bao gồm các bước cơ bản nhất của một KH thông thường, đáp ứng được những yêu cầu của công tác KHH trong DN, do đó đảm bảo tính khoa học và hiệu quả
Bên cạnh KH năm, công ty còn lập KH tháng và quý để thuận tiện trong quá trình