TẠICÔNG TY TNHH KIM KHÍ THĂNG LONG
3.2.4 Tích hợp một số công cụ quản lý để nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý chất lượng tại công ty.
quản lý chất lượng tại công ty.
Hệ thống ISO 9001:2000thực chất chỉ đưa ra những yêu cầu đối với các công việc phải làm, những việc đáp ứng như thế nào thì hoàn toàn để mở. Do đó, việc tích hợp những công cụ quản lý khác ( như 5S, Kazen…) dựa trên các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2000 là rất quan trọng nhằm giảm thiểu những nguồn lực, tận dụng tối đa hiệu những tác dụng của các công cụ này, và đặc biệt là đảm bảo một sự hoạt động nhịp nhàng không có xung đột trong các công cụ của hệ thống.
Vì vậy, đối với công ty KKTL, sự cần thiết ứng dụng thêm một số công cụ quản lý khác, dưới đây là 2 đề xuất về công cụ quản lý mà công ty cần áp dụng.
•Kết hợp ISO 9001: 2000 với phương pháp Tấn công não (Braistorming)
Hiện nay, trong thực tế của công ty, các giải pháp cải tiến, đề xuất chưa được nhiều, chủ yếu là công ty chỉ tập trung vào “phát hiện và làm sạch lỗi” với các biện pháp mang tính đối phó và đóng góp rất ít vào cải tiến chất lượng thực sự của công ty. Chúng chỉ giải quyết những biểu hiện của vấn đề nhưng không chữa khỏi hẳn nguyên nhân gốc rễ.
Phương pháp Tấn công não được đưa ra ở đây sẽ khắc phục được hạn chế này vì nó dựa trên cơ sở thảo luận tự do vè những ý tưởng hoặc những vấn đề cụ thể nào đó nhằm làm bật ra sự suy nghĩ sáng tạo. Tư tưởng của Tấn công não là:
+ Một người thường bị hạn chế về ý tưởng, một nhóm thì tạo ra nhiều ý tưởng hơn.
của người khác.
+ Khi có nhiều người trao đổi, càng có nhiều ý tưởng sáng tạo. Các bước cơ bản của phương pháp này là:
− Thông báo chủ đề cho các thành viên: trước cuộc họp 1 ngày, người phụ trách cần thông báo cho tất cả các thành viên về chủ đề của cuộc họp để họ có đủ thời gian suy nghĩ và đảm bảo sự khởi đầu trôi chảy. Chủ đề phải tập trung, đơn giản, rõ ràng.
− Viết rõ chủ đề ra cho tất cả mọi người cùng theo dõi: Chủ đề phải được viết rõ ràng lên một tờ giấy lớn hoặc trên bảng treo lên để mọi người đọc
− Đóng góp các ý tưởng: trong quá trình đóng góp ý tưởng, có một vấn đề cần lưu ý đó là: người phụ trách phải cố gắng tạo ra một không khí nhẹ nhàng và khuyến khích tất cả mọi người đưa ra ý tưởng.
− Ghi lại các ý tưởng: Một thành viên trong nhóm sẽ phải được chỉ định để làm thư kí ghi lại mọi ý tưởng. Mục đích là để nắm được càng nhiều ý tưởng càng tốt.
Tấn công não sẽ kết thúc khi không còn ý tưởng nào đưa ra. Nhóm sẽ đánh giá mọi ý tưởng để lựa chọn những ý tưởng tốt nhất hoặc một vài ý tưởng thích hợp thông qua hình thức bỏ phiếu.
Tuy nhiên, để việc tiến hành phương pháp này có hiệu quả thì cần lưu ý những điểm sau:
+Cho mọi người có cơ hội để nói
+Không chỉ trích, phê phán các ý tưởng.
Nếu như tuân thủ đúng nguyên tắc trên thì phương pháp này rất hữu ích đồi với công ty trong việc xác định các nguyên nhân của vấn đề, từ đó tìm ra được các giải pháp cụ thể.
•Kết hợp ISO 9001:2000 với phương pháp 5S:
Hầu hết mọi công ty, không chỉ riêng công ty KKT đều luôn đề ra khẩu hiệu, quy tắc tại nơi làm việc như: tài liệu để ngăn nắp, giữ gìn vệ sinh chung…Nhưng mọi người thường tuân theo các quy định này một cách máy móc, đối phó mà chưa hề nghĩ đến đây là một nội dung quan trọng trong việc xây dựng và áp dụng một hệ
thống quản lý chất lượng nào đó. Vì vậy, công ty sẽ không tạo được phong trào chung cho mọi người cùng tham gia.
Vì vậy, phương pháp 5S được đề xuất để ứng dụng tại công ty KKTL. Phương pháp này hết sức đơn giản nhưng lại có tác dụng để nâng cao hiệu quả và chất lượng. Nó có thể áp dụng cho mọi hoạt động từ sản xuất tới dịch vụ, văn phòng. Nội dung của phương pháp 5S như sau:
− SEIRI – Sàng lọc: Loại bỏ những cái không cần thiết ra khỏi cái cần thiết − SEITON – Sắp xếp: Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp trật tự, đánh số để dễ tìm, dễ thấy, dễ tra cứu.
− SEISO – Sạch sẽ: Vệ sinh nơi làm việc, luôn giữ cho nó sạch sẽ
− SEIKETSU – Săn sóc: Xây dựng các tiêu chuẩn cao về ngăn nắp, sạch sẽ tại nơi là việc
− SHITSUKE – Sẵn sàng (sốt sắng): Đào tạo để mọi người thực hiện các tiêu chuẩn, tạo thành thói quen.
Để thực hiện thành công phương pháp này, trong công ty cần phải:
- Ban lãnh đạo của công ty cần hướng dẫn, phát động rộng rãi chương trình này cho tất cả mọi thành viên của công ty.
- Thu hút sự quan tâm của mọi người thông qua các hình thức tuyên truyền như khẩu hiệu, bản tin nội bộ…Yêu cầu thực hiện chương trình 5S trong giờ làm việc đối với CBCNV như một chương trình đã được phê chuẩn.
- Lãnh đạo cần thường xuyên quan sát, kiểm tra, khuyến khích các cá nhân, đơn vị của mình thực hiện tốt chương trình này. Trong quá trình thực hiện , cần đặc biệt nhấn mạnh vai trò của lãnh đạo cấp trung và cấp cơ sở. Công ty cũng có thể thành lập nhóm 5S để thường xuyên kiểm tra, đánh giá,báo cáo định kì về tình hình thực hiện.
Tóm lại, phương pháp 5S là một phương pháp quản lý tiến bộ và có thể được xem như là nền tảng, là bước cần thiết mà công ty phải vượt qua trước khi thực hiện các phương pháp quản lý chất lượng tiên tiến như TQM…
Ngoài 2 phương pháp nêu trên, công ty cũng có thể áp dụng kết hợp cả một phương pháp nữa là phương pháp Kaizen. Vì Kaizen là phương pháp cải tiến liên tục nhằm đem lại thành công lớn từ những cải tiến nhỏ. Điều này sẽ giúp công ty phát triển bền vững hơn và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Trọng tậm của phương pháp này là xác định và loại trừ lãng phí, đòi hỏi phải cải tiến liên tục “Không một ngày nào là không có một cải tiến nào đó được thực hiện trong công ty”. Ở đây, phương pháp Kaizen rất chú trọng vào quá trình mà phương pháp ISO cũng thực hiện dựa trên mô hình tiếp cận theo quá trình là cơ sở cho việc quản lý chất lượng và cải tiến quá trình. Có thể nói, đây chính là điểm tương đồng quan trọng tạo cơ sở cho sự gắn kết giữa Kaizen vào hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001- 2000.
Đối với Kaizen, có một số tiền đề được sử dụng mà rất có tác dụng để xử lý các vấn đề chất lượng như:
+ Chất lượng kém: đừng chấp nhận, đừng làm, đừng gửi
+ Hãy làm việc với dữ liệu, chất lượng bắt đầu từ việc định lượng các vấn đề và các biến động.
+ Hãy hỏi 5 lần đề xác định rõ nguyên nhân cội rễ của mọi vấn đề
+ Hãy đến phân xưởng: là nơi thực hiện các hành động.
Những điều trên đây tưởng chừng như là rất đơn giản và thông thường nhưng lại thực sự đem lại hiệu quả rất lớn. Và cần nói thêm rằng, việc thự hiện Kaizen không có nghĩa là thay thế hay là loại trừ đổi mới mà là bổ sung cho nhau. Khi Kaizen đã gần cạn, không phát huy được mạnh mẽ thì cần có đổi mới và ngay sau khi đổi mới cần thực hiện Kaizen. Kaizen và đổi mới là 2 thành phần không tách rời nhau trong tiến hành tiến triển. Có thể minh họa mối quan hệ và tác động của Kaizen và đổi mới bằng hình sau
Hình 3.5: Kaizen và đổi mới
Đổi mới KAIZEN
Tiêu chí Kaizen Đổi mới 1. Thay đổi 2. Hiệu quả 3. Quy mô 4. Huy động 5. Cách tiếp cận 6. Kĩ thuật 7. Điều kiện 8. Chuẩn mực đánh giá 9. Lợi thế
10. Hướng quan tâm 11. Thông tin
Từ từ và thường xuyên Lâu dài, không gây ấn tượng Nhỏ
Mọi người Nỗ lực tập thể
Bình thường và hiện đại Đầu tư ít, nỗ lực duy trì cao Quá trình nỗ lực cho kết quả tốt hơn
Thích hợp với nền kinh tế kém phát triển
Con người Chia sẻ
Đột biến, không kiên định Ngắn hạn, gây ấn tượng Lớn
Những người có tài năng Nỗ lực cá nhân
Kĩ thuật mới, phát minh Đầu tư lớn, nỗ lực duy trì ít Kết quả về lợi nhuận
Thích hợp hơn với nền kinh tế phát triển
Công nghệ Độc quyền Hình 3.6: So sánh Kaizen và đổi mới