THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN NHÀ GIA BẢO
2.2. Thực trạng công tác tuyển dụng nhân lực tại công ty Cổ phần đầu tư phát triển nhà Gia Bảo
triển nhà Gia Bảo
2.2.1. Bộ máy chuyên trách về công tác quản trị nhân lực tại công ty
Trong công ty Cổ phần Đầu tư phát triển nhà Gia Bảo công tác quản trị nhân lực thuộc Phòng tổ chức hành chính đảm nhiệm với chức năng và nhiệm vụ chính sau:
Chức năng: Tham mưu giúp Giám đốc thực hiện công tác tổ chức, công tác
quản lý lao động, công tác đào tạo công nhân, chính sách về nhân sự, chính sách tiền lương, BHXH đối với người lao động; tham mưu xây dựng và sửa đổi các quy chế quản lý, điều hành công ty.
Nhiệm vụ: Xây dựng nội quy, quy chế công ty theo những điều quy định của
pháp luật.
Đề xuất với Ban Tổng Giám đốc các phương án tổ chức quản lý và tổ chức sản xuất phù hợp với từng thời kỳ và nhiệm vụ sản xuất của công ty.
Tham mưu giúp Ban Tổng Giám đốc trong việc: kiện toàn các chức danh quản lý, đề bạt, bổ nhiệm, tuyển dụng, điều động, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, cử người đi học đối với CBCNV theo chế độ hiện hành.
Giải quyết các chế độ chính sách cho người lao động như BHXH, BHYT, BH tai nạn con người, bảo hộ lao động.
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ quản lý nhân sự của công ty
(Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính)
Qua chức năng, nhiệm vụ hoạt động của phòng tổ chức hành chính, ta có thể thấy rằng các hoạt động quản trị nhân sự của công ty của công ty rất đơn giản chỉ tập chung vào một số vấn đề chính là tiền lương, bảo hiểm, đào tạo, tuyển dụng, kỷ luật, khen thưởng. Phòng tổ chức hành chính vẫn chưa thực hiện đầy đủ chức năng quản trị nhân sự, một số chức năng khác có sự kiêm nhiệm của cán bộ chuyên môn. Điều này làm công tác quản trị nhân sự của công ty gặp nhiều hạn chế ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.
Do đặc thù riêng của ngành xây dựng vì vậy nhu cầu tuyển dụng lao động của công ty là rất lớn. Chính vì vậy trong những năm qua lực lượng lao động luôn được tuyển mới:
Bảng 2.2. Kết quả tuyển dụng của công ty trong giai đoạn 2010 - 2012
ĐVT: Người Năm Chỉ tiêu 2010 2011 2012 Cán bộ công nhân viên chính thức Cán bộ công nhân viên thời vụ Cán bộ công nhân viên chính thức Cán bộ công nhân viên thời vụ Cán bộ công nhân viên chính thức Cán bộ công nhân viên thời vụ Cán bộ – Kỹ sư 26 0 40 0 35 0 Công nhân 65 125 35 138 35 206 Tổng 216 213 276 (Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính ) TP Tổ chức hành chính P.TP Tổ chức hành chính Nhân viên Nhân viên Nhân viên
Qua bảng kết quả tuyển dụng ta thấy trong hai năm 2010 - 2012 số lượng lao động được tuyển mới vào tương đối nhiều, trung bình số lượng lao động được tuyển là 230 lao động /năm. Số lượng lao động được tuyển này chủ yếu là cán bộ công nhân viên thời vụ (chủ yếu là công nhân kỹ thuật). Để đảm bảo số lượng phục vụ cho hoạt động kinh doanh, công ty đã tiến hành tuyển dụng trên cả hai nguồn là nguồn bên trong và nguồn bên ngoài. Sau đây là một số phân tích cụ thể về thực trạng về công tác tuyển dụng của công ty trong thời gian qua.
2.2.2. Quy trình tuyển dụng của công ty cổ phần đầu tư phát triển nhà Gia Bảo.
Công ty Cổ phần đầu tư phát triển nhà Gia Bảo đã thực hiện quy trình tuyển dụng gồm các bước:
Sơ đồ: 2.5: Quy trình tuyển dụng tại Công ty cổ phần đầu tư phát triển nhà Gia Bảo.
Xây dựng chiến lược tuyển mộ
Thông báo tuyển dụng
Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ dự tuyển
Phỏng vấn ứng cử viên
Thử việc
Bước 1: Xây dựng chiến lược tuyển mộ
Bảng 2.3: Kết quả tuyển dụng lao động của công ty thông qua nguồn tuyển dụng giai đoạn 2010 - 2012
ĐVT: Người
Nguồn tuyển dụng Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
Nội bộ 35 25 30
Bên ngoài 181 188 246
Tổng số 216 213 276
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính )
Quan điểm của ban lãnh đạo công ty trong công tác tuyển dụng trong những năm qua là: “ chỉ tìm kiêm ứng viên bên ngoài công ty sau khi đã kiểm tra toàn bộ khả năng của các ứng viên trong nội bộ xem có phù hợp với vị trí cần tuyển dụng hay không”. Đặc biệt là các vị trí công việc chủ chốt như giám đốc, trưởng phó các phòng ban của công ty. Điều này chứng tỏ công ty luôn có chính sách ưu tiên tuyển dụng lao động vào các vị trí công việc từ nguồn nội bộ.
Để thực hiện chính sách này thông thường công ty áp dụng biện pháp giới thiệu cán bộ nhân viên trong công ty. Khi công tác tuyển mộ được tiến hành thì phòng tổ chức sẽ thông báo xuống các phòng ban, từng bộ phân sẽ xem xét ai có khả năng đảm nhiệm được công việc thì thông báo lại cho phòng tổ chức, những người này sẽ được xem xét và ghi vào danh sách ứng viên của công ty. Bộ phận phụ trách tuyển dụng sẽ căn cứ vào kết quả đánh giá thực hiện công việc của ứng cử viên trong công ty thông qua hệ thống thông tin quản lý để một mặt đảm bảo tính công bằng và theo đúng nguyện vọng của ứng viên.
Qua bảng 2.4 ta thấy một số lao động được tuyển dụng từ nguồn nội bộ đây chủ yếu là các cán bộ giữ vị trí quản lý được thăng chức hoặc thuyên chuyển do kết quả của công tác tuyển dụng. Trong thời gian qua nguồn tuyển dụng bên ngoài của công ty cũng khá cao. Đây chủ yếu là lực lượng công nhân viên thời vụ lực lượng lao động này luôn thay đổi cùng với nhu cầu lao động của công ty trong cả kỳ kế hoạch lẫn kỳ thực hiện
Nhận xét:
Về nguồn tuyển mộ của công ty cũng khá đa dạng, ngoài nguồn bên trong
công ty cũng đã quan tâm đến một số nguồn bên ngoài, đặc biệt có sự ưu tiên cho những ứng viên là người thân của cán bộ nhân viên trong công ty. Điều này có nhiều ưu điểm là nhân viên mới sẽ dễ hòa nhập vào môi trường mới, cách làm việc và kinh nghiệm làm việc từ người thân của họ. Với nguồn tuyển dụng đa dạng đã phần nào đảm bảo đầy đủ số lượng ứng viên đáp ứng cho công tác tuyển chọn cho công ty, việc ưu tiên tuyển dụng đối với nguồn nội bộ có những ưu điểm sau:
- Thứ nhất, họ đã làm việc trong công ty một thời gian dù ngắn hay dài thì họ cũng phần nào hiểu về công ty và đã thu được những kinh nghiệm nhất định trong quá trình làm việc tại công ty. Vì lẽ đó, khi tuyển dụng những đối tượng này công ty sẽ giảm bớt được các chi phí cho công tác tuyển dụng cung như các chi phí liên quan đến đào tạo.
- Thứ hai, người lao động được giữ lại công ty và có cơ hội thăng tiến, thể hiện bản thân mình, từ đó họ sẽ cảm thấy được sự quan tâm của công ty đối với mình. Đó chính là yếu tố khiến họ cống hiến hết mình cho công việc và gắn bó hơn nữa với công ty.
Tuy nhiên với chính sách ưu tiên tuyển dụng đối với nguồn nội bộ cũng không tránh khỏi những bất cập. Việc quá chú trọng nguồn này một mặt gây phản ứng tiêu cực đối với những ứng viên không thành công, mặt khác sẽ làm hạn chế một số lượng không nhỏ ứng viên có trình độ và năng lực thực tế từ nguồn bên ngoài.
Về phương pháp tuyển mộ: Công ty chủ yếu sử dụng phương pháp nghiên
cứu hồ sơ nhân sự của các ứng viên nội bộ trong trường hợp tuyển nguồn nội bộ, hay thông báo trên bảng tin của công ty và đăng tin tuyển dụng trên Internet, các phương pháp này thường là những phương pháp khá phổ biến của hầu hết các doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng hiện nay. Mặc dù vậy, đây không phải là những phương pháp tối ưu trong trường hợp cần phải tuyển gấp như công ty hiện nay.
* Các phương pháp sử dụng đối với nguồn nội bộ:
• Phương pháp thu hút thông qua bản thông báo tuyển mộ:
Khi thông báo tuyển mộ được đăng tải trên trang web của công ty, các nhân viên trong công ty có thể biết được và tham gia nộp hồ sơ hoặc có thể giới thiệu cho bạn bè, người thân nộp hồ sơ vào vị trí cần tuyển.
Hồ sơ của ứng cử viên có thể là bản xin việc theo mẫu của công ty hoặc do ứng cử viên viết tay.
• Phương pháp tuyển mộ thông qua sự giới thiệu của cán bộ nhân viên: Khi một vị trí còn trống, nhân viên trong công ty có thể tiến cử một nhân viên nào đó của phòng mình có năng lực nộp hồ sơ dự tuyển. Phương pháp này tuy thu hút được ít hồ sơ dự tuyển nhưng các hồ sơ thường có chất lượng và có độ tin cậy cao.
Phương pháp tuyển mộ căn cứ vào các thông tin lưu trữ trong hồ sơ của công ty:
Khi cần tuyển một vị trí nào đó cán bộ tuyển dụng sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ nhân sự của công ty tại các làn tuyển dụng trước xem có hồ sơ dự tuyển phù hợp với vị trí cần tuyển hay không.
Ngoài ra hồ sơ nhân sự của các cán bộ nhân viên trong công ty có thể sẽ giúp cán bộ tuyển dụng tìm được hồ sơ phù hợp với vị trí cần tuyển.
Tuy nhiên việc này cũng phải dựa vào mong muốn và nguyện vọng của cán bộ nhân viên làm việc có mong muốn chuyển sang vị trí mới hay không. Trong trường hợp không thì cán bộ tuyển dụng sẽ tìm ở nguồn khác.
Đối với những vị trí không quan trong ở các ban hoặc các đội:
Công ty thường tiến hành tuyển dụng từ các nguồn bên ngoài và qua sự giới thiệu của các cán bộ công nhân viên trong công ty.
*Các phương pháp thu hút ứng cử viên từ nguồn bên ngoài:
● Phương pháp quảng cáo:
Công ty sẽ đăng tải trên trang web của công ty và một số các trang Web khác như: 24h.com, tuyendung.vn... và trên báo,đài...
Phương pháp này được áp dụng khá hiệu quả thu hút được một số lượng lớn hồ sơ xin việc của các ứng cả viên. Tuy nhiên phương pháp này thường thu được những ứng cử viên trẻ. Đây vừa là lợi thế cũng là khó khăn của công ty. Những ứng cử viên trẻ thường nhiệt tình trong côngviệc nhưng lại thường không có sự gắn bó với công ty. Đây cũng là một bài toán khi công ty muốn giữ chân những lao động trẻ có tài.
● Phương pháp thông qua sự giớ thiệu của cán bộ công nhân viên trong công ty:
Đây là phương pháp được công ty quan tâm sử dụng có hiệu quả.
Nguồn ứng cử viên qua sự giới thiệu của CBCNV trong công ty cũng trải qua các bước như các ứng cử viên bên ngoài. Tuy nhiên, kết quả thu được cho thấy phần lớn các ứng cử viên được giới thiệu đều có kết quả tốt và được nhận vào làm việc chính thức trong công ty.
Đây cũng là một hình thức khuyến khích nhân viên trong công ty tham gia vào quá trình tuyển dụng.
Bước 2: Thông báo tuyển dụng
Sau khi xác định tiêu chuẩn đáp ứng công việc đối với ứng viên, bộ phận nhân sự ra thông báo tuyển dụng. Công ty thường sử dụng các loại thông báo chủ yếu là thông báo trên bản tin tại công ty và thông báo ra bên ngoài, thường là thông báo được gửi đến các website trên Internet như Vietnamworks.com, 24h.com.... và đăng trực tiếp thông báo tuyển dụng trên website của công ty. Nội dung của thông báo tuyển dụng của công ty thường bao gồm các nội dung: tên công ty, vị trí công việc cần tuyển dụng, yêu cầu trình độ chuyên môn, độ tuổi, giới tính, sức khỏe, kinh nghiệm, các hồ sơ cần thiết. Trong bản thông báo còn ghi rõ thời gian bắt đầu nhận hồ sơ, hạn cuối nhận hồ sơ, địa chỉ liên hệ. Tuy nhiên các yêu cầu trong
thông báo tuyển dụng lại mang tính chung chung dẫn đến khó thu hút được ứng viên thực sự tài giỏi.
Nhận xét:
Về tính hấp dẫn, chọn lọc trong thông tin tuyển dụng: Hầu hết các bản thông báo tuyển dụng của công ty đều theo một mẫu nhất định. Trong đó có bản “thông báo tuyển dụng cho vị trí nhân viên kế toán của công ty Cổ phần Đầu tư phát triển nhà Gia Bảo” (tham khảo phụ lục 1). Nhìn chung trong thông báo cũng đã đề cập được một số vấn đề liên quan trực tiếp đến kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ, độ tuổi và trách nhiệm đối với vị trí công việc cần tuyển dụng. Với những thông tin này phần nào thu hút được một lượng lớn ứng viên tham gia dự tuyển. Tuy nhiên, có thể thấy trong thông báo các nhiệm vụ mà người lao động phải thực hiện khi đảm nhận vị trí công việc này còn quá chung chung, chưa được đưa ra một cách cụ thể. Điều này dẫn đến tình trạng nhiều ứng viên thực sự có khả năng sẽ đánh giá không cao về công ty nên họ sẽ không tham gia ứng tuyển, đồng thời thưc tế nhiều ứng viên không phù hợp với vị trí đó cũng vẫn tham gia ứng tuyển.
Bước 3: Tiếp nhận hồ sơ và sàng lọc hồ sơ
Tất cả các hồ sơ xin việc gửi đến công ty đều được ghi vào sổ xin việc, có phân loại chi tiết cho tiện việc sử dụng sau này. Cán bộ tuyển dụng sẽ lập hồ sơ cá nhân cho từng ứng viên.
Hình thức công ty tiếp nhận hồ sơ xin việc của các ứng viên là gửi mail và nộp hồ sơ bản cứng tại địa chỉ trụ sở của công ty.
Bảng 2.4: Kết quả tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ dự tuyển giai đoạn 2010 – 2012
ĐVT: Người
Nguồn tuyển dụng Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
Số lượng cần tuyển 216 213 276
Số lượng hồ sơ đủ
tiêu chuẩn dự tuyển 421 379 520
Tỷ lệ 2 1,8 1,8
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính )
Nhận xét:
Về các tiêu chí sàng lọc ứng viên: Thông qua các tiêu chí được chuẩn bị sẵn
đã giúp công ty chủ động hơn trong tuyển dụng. Tỷ lệ số hồ sơ ứng tuyển vào công ty cũng rất cao. Cứ khoảng 2 người thì lấy 01 người. Bên cạnh đó công ty có sự linh hoạt trong phỏng vấn tuyển dụng giúp ứng viên thể hiện được các kỹ năng và
tính sáng tạo của bản thân. Tuy nhiên bản thân các tiêu chí dùng để đánh giá ứng viên đôi khi không đảm bảo chất lượng hoặc không đủ thông tin trong vấn đề sàng lọc ứng viên, những tiêu chí này được lấy từ bản mô tả công việc nhưng nội dung của bản mô tả công việc lại chưa được hoàn thiện
Hồ sơn xin việc được phân loại theo từng đối tượng lao động cụ thể như sau: - Đối với lao động người Việt Nam. hồ sơ xin việc bao gồm:
+ Đơn xin việc (viết tay hoặc đánh máy)
+ Hồ sơ ứng tuyển theo mẫu riêng của Công ty
+ Bản sao công chứng Sơ yếu lí lịch, giấy khai sinh,Chứng minh thư nhân dân. + Bản sao công chứng các văn bằng chứng chỉ chuyên môn, ngoại ngữ, tin học… + Giấy khám sức khoẻ (từ cấp huyện trở lên) có thời hạn không quá 6 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
+ Hồ sơ liên quan đến các đơn vị đã làm việc trong thời gian trước đây (nếu có) - Đối với lao động người nước ngoài:
Người lao động nước ngoài muốn vào làm việc tại Công ty phải nộp 02 (hai) bộ hồ sơ xin việc làm. Mỗi bộ hồ sơ gồm có:
+ Đơn xin làm việc theo mẫu quy định của Công ty;
+ Phiếu lý lịch tư pháp do cơ quan có thẩm quyền của nước mà người lao động cư trú cấp. Trường hợp người nước ngoài đã cư trú tại Việt Nam từ 06 (sáu) tháng trở lên thì còn phải có phiếu lý lịch tư pháp do Sở Tư pháp của Việt Nam nơi người nước ngoài đang cư trú cấp.
+ Bản lý lịch tự thuật của người nước ngoài quy định tại tiết c khoản 1 Điều 5 của Nghị định số 105/2003/NĐ-CP thực hiện theo mẫu số 4 ban hành kèm theo Thông tư số 04/2004/TT-BLĐTBXH ngày 10/3/2004 Hướng dẫn thi hành một số điều của