2.4.1. Chi phí bán hàng
* Nội dung
Chi phí bán hàng là chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động tiêu thụ hàng hóa của doanh nghiệp trong kỳ.
Hiện nay chi phí bán hàng trong doanh nghiệp trong kỳ gồm: - Chi phí nhân viên bán hàng: Lương, BHXH, BHYT, KPCĐ. - Chi phí vận chuyển, bốc vác, lưu kho, giao nhận…
- Chi phí mua ngoài: Tiền điện nước, điện thoại, văn phòng phẩm, tiếp khách, xe, công tác phí.
- Chi phí khác bằng tiền: tiếp khách, giới thiệu sản phẩm, hội nghị…. - Chi phí dụng cụ đồ dùng: Các dụng cụ cân đong đo đếm hàng hóa. Khi phát sinh các khoản chi phí bán hàng, phòng kinh doanh tập hợp đầy đủ chứng từ xác định các khoản chi phí đó là hợp lệ thì kế toán có căn cứ tập hợp chi phí bán hàng.
* Chứng từ kế toán: Để kế toán chi phí bán hàng, căn cứ trên phiếu chi tiền mặt, giấy báo Nợ của ngân hàng, Bảng biểu kê chi tiền mặt, chứng từ vận chuyển, hóa đơn thanh toán các dịch vụ mua ngoài, Bảng biểu tính lương.
* Tài khoản sử dụng: TK 642(1) – Chi phí bán hàng, để phản ánh toàn bộ các khoản chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hóa. Và công ty cũng có mở các TK cấp 3 ứng với các khoản chi phí bán hàng để có thể tiện theo dõi.
* Quy trình ghi sổ sổ:
Sơ đồ2.4 : Quy trình ghi sổ kế toán tại công ty
Sua cái bị chen chữ
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Quan hệ đối chiếu
*Xem xét nghiệp vụ: liên quan đến các chi phí bán hàng phát sinh:
- Ngày 30 tháng 11 năm 2012 thanh toán tiền thuê cửa hàng tại số 17 – Nguyễn Du,Hà Tĩnh. Số tiền phải trả là 4.500.000 đồng (chưa có thuế VAT 10%). Kế toán định khoản:
+ Nợ TK 642(1) : 4.500.000 đ Nợ TK 133(1): 450.000 đ Có TK 111: 4.950.000 đ
Phần mềm sẽ tự động tính toán, lên kết quả và chuyển dữ liệu vào các sổ nhật ký chung (Bảng biểu 2.6), sổ tiền mặt, sổ cái TK 642(1) (Bảng biểu 2.11) sổ chi tiết TK 642(1). Bảng tổng hợp chứng từ kế toán PHẦN MỀM FAST SỔ KẾ TOÁN -Sổ chi tiết TK 642 -Sổ Nhật ký chung -Sổ Cái Tk 642
BÁO CÁO TÀI CHÍNH -Bảng cân đối số phát sinh -Bảng cân đối kế toán
-Báo cáo kết quả kinh doanh -Báo cáo lưu chuyển tiền tệ -Thuyết minh báo cáo tài chính
Hóa đơn dịch vụ mua ngoài, bảng thanh toán
- Thanh toán phí vận chuyển hàng bán:
Ngày 03/11/2011 Công ty chi tiền mặt thanh toán cước phí vận chuyển cho lô hàng xuất bán cho CT CP đầu tư XD Hà Tĩnh, số tiền: 850.000 đồng (chưa bao gồm thuế VAT 10%). Kế toán viết phiếu chi .
Phần mềm tự động chuyển dữ liệu được cập nhật ghi sổ nhật ký chung, sổ tiền mặt, sổ cái TK 6421 (Bảng biểu 2.11), sổ chi tiết (Bảng biểu 2.12).
Theo bút toán:
+ Nợ TK 642(1): 850.000 đ Nợ TK 133(1): 85.000 đ Có TK 111: 935.000 đ
=> Cuối kỳ, kết chuyển các CPQLBH sang TK 911 ðể xác ðịnh kết quả kinh doanh. Kế toán định khoản:
+ Nợ TK 911 : 232.300.000 ð Có TK 642(1): 232.300.000 ð
Bảng biểu 2.11: Sổ chi tiết TK 642(1)
Đơn vị: Công ty TNHH thương mại vận tải Bình Nguyên
Bộ phận: Phòng kế toán (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Mẫu số S38-DNN
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng)
SỔ CHI TIẾT
Từ ngày 01/12/2012 đến 31/12/2012 Tài khoản 642(1) – Chi phí bán hàng
Ngày CG Chứng từ Diễn giải TK
ĐƯ Số phát sinh
Số CT Ngày CT Nợ Có
Số dư đầu kỳ … … …
03/12/2012 PC00102 03/12/2012 Thanh toán tiền vận chuyển. 1111 850.000
07/12/2012 PC00104 7/12/2011 Chi phí dụng cụ phục vụ cho cửa hàng. 153 1.500.000
… … … ……….. … … …
31/12/2012 PC00109 31/12/2012 Lương phải trả nhân viên bán hàng. 334 17.850.000
31/12/2012 PC00112 31/12/2012 Thanh toán tiền thuê cửa hàng. 1111 4.500.000
31/12/2012 K/C 642(1) T12 31/12/2012 K/c CPBH T12 sang XĐKQKD 911 92.300.000
Cộng PS 92.300.000 92.300.000
Ngày 31 tháng 12 năm 2011
Người ghi sổ
Bảng biểu 2.12: Sổ Nhật ký chung
Đơn vị: Công ty TNHH thương mại vận tải Bình Nguyên
Bộ phận : Phòng kế toán. (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTCMẫu số S03a-DNN ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng)
NHẬT KÝ CHUNG
Từ ngày 1/12/2012 đến ngày 31/12/2012 Trang 02
Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số TT dòng TK ĐƯ Số PS Số HĐ Ngày Nợ Có
Trang trước chuyển sang
… … … ……….. … … …
03/12/2012 PC00102 03/12/2012 Cước vận chuyển hàng Thuế VAT đầu vào
Thanh toán tiền vận chuyển.
17 18 19 642(1) 1331 1111 850.000 85.000 935.000 7/12/2012 PC00104 7/12/2012 Xuất dụng cụ phục vụ cho cửa hàng. 20
21 642(1) 153 1.500.000 1.500.000 … … … ……… … … …
31/12/2012 PC00109 31/12/2012 Lương phải trả nhân viên bán hàng. 22 23 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
642(1) 334
17.850.000
17.850.000 31/12/2012 PC00112 31/12/2012 Thanh toán tiền thuê cửa hàng.
Thuế VAT đầu vào Chi tiền thuê cửa hàng
24 25 26 642(1) 1331 1111 4.500.000 45.000 4.950.000 31/12/2012 K/C 3 31/12/2012 K/c CPBH sang XĐKQKD 27 28 911 642(1) 232.300.000 232.300.000 Cộng 10.192.003.26 0 10.192.003.260 Ngày 31 tháng 12 năm 2012
Người ghi sổ
(Ký, ghi họ tên)
Kế toán trưởng
(Ký, ghi họ tên)
Giám đốc
Bảng biểu 2.13: Sổ Cái TK 642(1)
Đơn vị: Công ty TNHH thương mại Bình Nguyên
Bộ phận: Phòng kế toán
Mẫu số S03b-DNN
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng)
SỔ CÁI
Từ ngày 01/12/2012 đến ngày 31/12/2012 TK 642(1)- Chi phí bán hàng
Ngày GS Chứng từ Diễn giải NKC TK
ĐƯ
Số PS
Số CT Ngày CT Trang Dòng Nợ Có
… … … Số dư đầu kỳ … … … … …
03/12/2012 PC00102 03/12/2012 Thanh toán tiền vận chuyển. 1 19 1111 850.000
7/12/2012 PC00104 7/12/2012 Chi phí dụng cụ phục vụ cho cửa hàng. 1 21 153 1.500.000
… … … ……….. … … … … …
31/12/2012 PC00109 31/12/2012 Lương phải trả nhân viên bán hàng. 1 23 334 17.850.000
31/12/2012 PC00112 31/12/2012 Thanh toán tiền thuê cửa hàng. 1 26 1111 4.500.000
31/12/2012 K/C 3 31/12/2012 K/c CPBH sang XĐKQKD 2 27 911 232.300.000 Cộng PS 232.300.000 232.300.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2012 Người ghi sổ (Ký, ghi họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi họ tên) Giám đốc
2.4.2 Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Chi phí QLDN: Là những khoản chi phí liên quan đến hoạt động quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ. Chi phí quản lý của công ty gồm: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Chi phí nhân viên quản lý: tiền lương, tiền phụ cấp, các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ của đội ngũ quản lý (BGĐ, quản lý các phòng ban, phân xưởng)
- Chi vật dụng văn phòng: giá trị CCDC, đồ dùng văn phòng (văn phòng phẩm, các công cụ lao động phục vụ chung cho doanh nghiệp) dùng cho quản lý.
- Chi phí khấu hao TSCĐ: nhà cửa, nhà làm việc, máy móc thiết bị dùng cho văn phòng (máy tính, xe ô tô phục vụ cán bộ) dùng cho bộ phận quản lý.
- Thuế phí, lệ phí: thuế môn bài, thuế nhà đất, các khoản phí khác phục vụ cho hoạt động và sự tồn tại của doanh nghiệp.
- Chi phí dự phòng: dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả… - Chi phí dịch vụ mua ngoài: điện, nước, điện thoại, tiền Fax, tiền thuê văn phòng, … phục vụ cho quản lý của công ty.
- Chi phí bằng tiền khác: Chi phí đào tạo cán bộ, công tác phí.
* Chứng từ kế toán sử dụng: Phiếu chi, giấy báo Nợ ngân hàng, Bảng biểu phân bổ lương, Bảng biểu phân bổ khấu hao TSCĐ, Bảng biểu phân bổ công cụ dụng cụ....
* Tài khoản sử dụng: TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp, để phản ánh toàn bộ các khoản chi phí phát sinh trong kỳ.
* Sổ sách kế toán: sổ nhật ký chung, vào các sổ chi tiết TK 642(2), sổ cái TK 642(2).
* Xem xét nghiệp vụ liên quan đến các chi phí quản lý phát sinh:
- Ngày 01/11/2012 thanh toán tiền điện thoại, máy Fax theo HĐGTGT
(Bảng biểu 2.15) của bộ phận văn phòng công ty. Chi phí phát sinh là 950.000đ (chưa có thuế GTGT 10%), công ty thanh toán bằng tiền mặt. Kế toán ghi phiếu chi (Bảng biểu 2.16)
Phần mềm sẽ xử lý dữ liệu và tự động chuyển dữ liệu để lên sổ nhật ký chung (Bảng biểu 2.6), sổ cái TK 642(2) (Bảng biểu 2.20) theo bút toán:
+ Nợ TK 642(2): 950.000 đ Nợ TK 133 : 95.000 đ Có TK 111: 1.045.000 đ
Đồng thời lên các sổ chi tiết của TK 642(2), TK 111.
Bảng biểu 2.14: Hóa đơn GTGT
HÓA ĐƠN DỊCH VỤ VIỄN THÔNG(GTGT) Mẫu số: 01GTKT2/001
Liên 2: Giao cho khách hàng Ký hiệu: AD/12T Viễn thông thành phố Hà Tĩnh Số:0814586 Trung tâm viễn thông: Hà Tĩnh Từ ngày 01/11/2012 đến 30/11/2012 Địa chỉ: Số 35, Trần Phú- T.p Hà Tĩnh.
Tên khách hàng: Công ty TNHH thương mại vận tải Bình Nguyên. Địa chỉ: Xã Phù Việt- Huyện Thạch Hà- Hà Tĩnh.
Số điện thoại: Hình thức thanh toán: TM/CK MST: 3000984133 STT Dịch vụ sử dụng tháng 11 ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6=4x5 1 2 3 4
Cước thuê bao và sử dụng dịch vụ Cước không chịu VAT
Cước khuyến mại (không thu tiền) Chiết khấu 950.000 0 0 0 Cộng tiền dịch vụ(A): (1+2-3-4) 950.000 Thuế suất GTGT 10% x (1-3-4) = Tiền thuế GTGT (B) 95.000 Tổng cộng tiền thanh toán: (A+B) 1.045.000 Số tiền viết bằng chữ: Một triệu không trăm bốn năm ngàn đồng chẵn.
Sau khi trừ khuyến mại, đặt cọc. Số tiền thanh toán là: 1.045.000đ
Ngày 10 tháng 12 năm 2012
Bảng biểu 2.15: Phiếu chi
PHIẾU CHI
Liên 1
Ngày 10 tháng 12 năm 2012
Mẫu số 02-TT
(Ban hành theo quyết định 48/2006 ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tên: Công ty TNHH thương mại vận tải Bình Nguyên PC: 016 Địa chỉ: Xã Phù Việt-huyện Thạch Hà- Hà Tĩnh Nợ: 6422
Nợ: 1331 Có TK 111 Người nhận tiền: Bưu điện thành phố Hà Nội.
Địa chỉ: Số 35-Trần Phú- T.p Hà Tĩnh.
Lý do chi: Thanh toán tiền điện thoại, máy Fax tháng 10/2012 Số tiền: 1.045.000 đồng
Viết bằng chữ: Một triệu không trăm bốn năm ngàn đồng chẵn.
Giám đốc Kế toán trưởng Người nhận tiền Người lập phiếu Thủ quỹ
(ký,tên, đóng dấu) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
- Xét nghiệp vụ thanh toán lương văn phòng.
Bảng biểu tính lương bộ phận văn phòng tháng 11 (Bảng biểu 2.17). Kế toán dựa vào bảng tính lương viết phiếu chi thanh toán lương: (Bảng biểu 2.18).
Bảng biểu 2.16: Bảng thanh toán tiền lương
BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG
Tháng 12 năm 2012 Bộ phận văn phòng S TT Họ và tên Lương cơ bản Lương kinh doanh Tổng Ký nhận 1 Vũ Lan Anh 4.500.000 700.000 3.000.000 2 Trần Văn Tú 4.700.000 800.000 3.500.000
3 Hai Trưng Hoa 4.700.000 500.000 3.200.000
4 Nguyễn Thái 4.200.000 3.200.000 ………. …….. ………. Tổng 22.900.000 17.450.000 40.350.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2012 Người lập (Ký, ghi họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi họ tên) Giám đốc
Bảng biểu 2.17: Phiếu chi
PHIẾU CHI
Liên 1
Ngày 31 tháng 12 năm 2012
Mẫu số 02 - TT
(Ban hành theo quyết định 48/2006 ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
Tên: Công ty TNHH thương mại vận tải Bình Nguyên PC017
Địa chỉ: Xã Phù Việt, Huyện Thạch Hà, Hà Tĩnh Nợ: 64221/ Có TK 111 Người nhận tiền: Phòng nhân sự
Địa chỉ: Công ty TNHH thương mại vận tải Bình Nguyên. Lý do chi: Thanh toán tiền lương bộ phận văn phòng tháng 12. Số tiền: 40.350.000 đồng
Viết bằng chữ: Bốn mươi triệu ba trăm năm mươi nghìn đồng chẵn.
Giám đốc Kế toán trưởng Người nhận tiền Người lập phiếu Thủ quỹ
(ký,tên, đóng dấu) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Căn cứ vào phiếu chi, kế toán nhập thông tin vào phần mềm kế toán tương tự như nhập các phiếu chi thanh toán tiền phản ánh chi phí bán hàng ở trên.
Dữ liệu trên phần mềm sẽ tự động chuyển dữ liệu ghi vàosổ cái TK 642(2) (Bảng biểu 2.20), sổ chi tiết TK 642(2) (Bảng biểu 2.21), theo bút toán phản ánh chi phí quản lý.
+ Nợ TK 642(2) : 40.350.000 đ Có TK 334: 40.350.000 đ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
=> Cuối kỳ, kết chuyển các CPQLDN quý 4/2012 sang TK 911 ðể xác ðịnh kết quả kinh doanh. Kế toán định khoản:
+ Nợ TK 911 : 205.500.000 ð Có TK 642(2): 205.500.000 ð
Bảng biểu 2.18: Sổ chi tiết TK 642(2)
Đơn vị: Công ty TNHH thương mại vận tải Bình Nguyên
Bộ phận: Phòng kế toán
Mẫu số S38-DNN
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng)
SỔ CHI TIẾT
Từ ngày 01/12/2012 đến 31/12/2012
Tài khoản 642(2) – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Ngày CG Chứng từ Diễn giải TK
ĐƯ Số phát sinh
Số CT Ngày CT Nợ Có
… … ….. … … …
10/12/2012 PC00100 10/12/2012 Ttoán tiền điện thoại, tiền Fax T11 111 1.045.000
15/12/2012 PC0095 15/12/2012 Thanh toán tiền nước T11. 111 1.535.000
20/12/2012 CT00015 20/12/2012 Khấu hao TSCĐ 214 850.000 … … … ……….. … … … 31/12/2012 BL T12 31/12/2012 Trích tiền lượng bộ phận QLDN 334 40.350.000 31/12/2012 K/c 6422 T12 31/12/2012 K/c CPQLDN T12 sang XĐKQKD 911 85.500.000 Cộng PS 85.500.000 85.500.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Người ghi sổ (Ký, ghi họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi họ tên) Giám đốc
Bảng biểu 2.19: Sổ Nhật ký chung
Đơn vị : Công ty CP TM và công nghiệp Bình Nguyên
Bộ phận: Phòng kế toán (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTCMẫu số S03a-DNN
ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng)
NHẬT KÝ CHUNG
Từ ngày 1/12/2012 đến ngày 31/12/2012 Trang 02
Ngày
ghi sổ Số HĐChứng từNgày Diễn giải Số TT dòng ĐƯTK Nợ Số PS Có
Trang trước chuyển sang
… … … ……….. … … …
10/12/2012 PC00100 10/12/2012 Ttoán tiền điện thoại, tiền Fax T11Thuế VAT đầu vào Chi thanh toán tiền điện thoại.
30 31 32 642(2) 1331 1111 950.000 95.000 1.045.000
15/12/2012 PC0095 15/12/2012 Thanh toán tiền nước T11.Thuế VAT đầu vào Chi thanh toán tiền nước (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
33 34 35 642(2) 1331 1111 1.535.000 153.500 1.688. 500 20/12/2012 CT00015 20/12/2012 Khấu hao TSCĐ bộ phận QLDN 3637 642(2)214 850.000 850.000 … … … Trích lương cho bộ phận QLDN 3839 642(2)334 40.350.000 40.350.000 31/12/2012 K/c 4 31/12/2012 K/c CPQLDN quý 4 sang XĐKQKD 4041 642(1)911 205.500.000 205.500.000 Cộng 205.500.000 205.500.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2012 Người ghi sổ
Bảng biểu 2.20: Sổ cái TK 642(2)
Đơn vị:Công ty TNHH thương mại vận tải Bình Nguyên.
Bộ phận: Phòng kế toán.
Mẫu số S03b-DNN
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng)
SỔ CÁI
Từ ngày 01/10/2012 đến ngày 31/12/2012 TK 642(2) – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Ngày GS Chứng từ Diễn giải NKC TK
ĐƯ
Số PS
Số CT Ngày CT Trang Dòng Nợ Có
10/12/2012 PC00100 10/12/2012 Ttoán tiền điện thoại, tiền Fax T11 2 30 111 1.045.000
15/12/2012 PC0095 15/12/2012 Thanh toán tiền nước T11. 2 33 111 1.535.000
20/12/2012 CT00015 20/12/2012 Khấu hao TSCĐ 2 36 214 850.000 … … … ……….. … … … 31/12/2012 BL T12 31/12/2012 Trích tiền lượng bộ phận QLDN 2 38 334 40.350.000 31/12/2012 K/c 4 31/12/2012 K/c CPQLDN quý 4 sang XĐKQKD 2 39 911 205.500.000 Cộng PS 205.500.000 205.500.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2012 Người ghi sổ (Ký, ghi họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi họ tên) Giám đốc
2.5. Kế toán xác định kết quả bán hàng.
Kết quả bán hàng cuối kỳ được thể hiện bằng số tiền lãi hoặc lỗ, để hạch toán XĐKQBH.
* Tài khoản sử dụng: Tài khoản 911- xác định kết quả kinh doanh, để kết chuyển các khoản chi phí của hoạt động bán hàng và doanh thu bán hàng.
Cuối kỳ, kế toán tổng hợp sẽ kiểm tra tổng hợp lại số liệu ở các phần hành kế toán thanh toán, kế toán hàng hóa chuyển sang để kết chuyển doanh thu thuần, các khoản chi phí sang TK 911– Xác định kết quả kinh doanh .
Tại Công ty CP TM và công nghiệp Bình Nguyên có tạo các bút toán kết chuyển sau:
- Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu để xác định DTT bán hàng.