Khi phát sinh nghiệp vụ hàng đã bán bị trả lại toàn bộ hoặc một phần do hàng bị lỗi, sai quy cách, không đảm bảo chất lượng,.. bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành thu hồi lượng hàng hóa đó, tiếp nhận hóa đơn GTGT do bên trả lại hàng lập, lập biên bản giao nhận hàng bán bị trả lại, sau đó gửi sang phòng kế toán. Kế toán sẽ căn cứ vào các chứng từ đó vào phần bán hàng và công nợ phải thu => phiếu nhập hàng bán bị trả lại và phản ánh các thông tin trên biên bản giao nhận hàng bán bị trả lạị theo mã khách hàng tương ứng sử dụng trong hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho. P
+ Nợ TK 531: Tổng giá trị hàng bị trả lại (chưa bao gồm VAT). Nợ TK 333(1): Thuế GTGT đầu ra phải nộp.
Có TK 131: Phải thu khách hàng.
Cuối kỳ, kế toán sử dụng bút toán kết chuyển để ghi giảm doanh thu hàng bán trong kỳ
B1: Vào menu Kế toán tổng hợp/ Khai báo bút toán kết chuyển tự động: Ô tk Nợ nhập là 531, Tk có là 511,
Loại kết chuyển là loại 2 - kết chuyển từ tk nợ sang tk có
B2: Vào menu Ké toán tổng hợp/ Bút toán kết chuyển tự động, chọn bút toán vừa khai báo (nhấn phím space), sau đó nhấn F4 để thực hiện bút toán kết chuyển .
+ Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 531: Tổng giá trị hàng bán bị trả lại.
* Xét nghiệp vụ tại Công ty TNHH thương mại vận tải Bình Nguyên
Ngày 14/12/2011 Công ty CP Sông Đà Sao Việt trả lại một khối lượng hàng đã xuất bán do mặt này không đúng tiêu chuẩn ghi trong hợp đồng mua hàng, HĐ0525311 ngày 14/12/2012. Phòng kế toán dựa vào những chứng từ của phòng kinh doanh gửi sang gồm: Biên bản thu hồi, HĐ GTGT do công ty CP Sông Đà Sao Việt xuất trả.
Bảng biểu 2.6: Biên bản thu hồi
BIÊN BẢN THU HỒI HÀNG BÁN BỊ TRẢ LẠI
Đơn vị giao: Công ty CP Sông Đà Địa chỉ: Số 34 – Hà Huy Tập – Hà Tĩnh
Đơn vị nhận: Công ty TNHH thương mại vận tải Bình Nguyên. Ngày 14/12/2012 Công ty CP TM và công nghiệp Bình Nguyên nhận lại số lượng hàng hóa như sau:
STT Mã hàng Tên hàng SL (kg) Đơn giá (VNĐ) Thành tiền Lý do 1 CT001 Cáp thép bện đơn
1.770 11.200 19.824.000 Hàng sai tiêu chuẩn kỹ thuật
Cộng: 19.824.000 Tiền thuế 10% 1.982.400 Tổng cộng: 21.806.400
Người lập biểu Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Bảng biểu 2.7: Hoá đơn giá trị gia tăng HÓA ĐƠN GTGT Liên 2: Giao khách hàng Ngày 14 tháng 12 năm 2012 Mẫu số: 01.GTKT3/001 Ký hiệu : TC/12P No: HĐ0525311 Người bán: Công ty CP Sông Đà Sao Việt
Địa chỉ: Số 34 – Hà Huy Tập- Hà Tĩnh Điện thoại: Fax:
Người mua: Công ty TNHH thương mại vận tải Bình Nguyên Địa chỉ: Xã Phù Việt- Huyện Thạch Hà- Hà Tĩnh
Hình thức thanh toán: CK Mã số thuế: 3000984133
STT Tên hàng hóa Đơn vị SL Đơn giá
(VND) Thành tiền 1 … … Cáp thép bện đơn ……… ……… Kg … … 1.770 … … 11.200 … …. 19.824.000 … …. Thuế suất GTGT: 10% Cộng tiền hàng: 19.824.000 Tiền thuế GTGT: 1.982.400 Tổng tiền thanh toán: 21.806.400 Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi mốt triệu tám trăm linh sáu ngàn bốn trăm đồng chẵn.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi họ tên)
Kế toán thực hiện nhập các thông tin cần thiết dựa trên HĐ GTGT do công ty CP Sông Đà Sao Việt xuất trả sổ ký chung, sổ chi tiết, sổ cái công nợ khách hàng… theo bút toán:
+ Nợ TK 521(2) : 19.824.000 đ Nợ TK 333(1) : 1.982.400 đ Có TK 131: 21.806.400 đ
Phần mềm cũng sẽ tự động thực hiện bút toán kết chuyển giảm trừ doanh thu theo mặc định sẵn ban đầu của hệ thống theo bút toán. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Nợ TK 511 : 19.824.000 đ Có TK 531: 19.824.000 đ
Trường hợp này thì giá vốn của hàng xuất bán sẽ giảm, dữ liệu được cập nhập trên phiếu nhập hàng bán bị trả lại cũng sẽ tự động chuyển dữ liệu lên sổ
nhật ký chung, sổ tổng hợp giá vốn (theo bút toán ghi kép) + Nợ TK 156 : 17.169.000 đ
Có TK 632: 17.169.000 đ
Đồng thời lên sổ chi tiết của TK 632 (theo bút toán ghi đơn Có TK 6321).