Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành. Lập chứng từ là khởi điểm của công việc kế toán và chứng từ là cơ sở để ghi chép vào trong sổ sách kế toán.
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty TNHH Dae Gwang Vina đều được lập chứng từ và ghi chép đầy đủ, trung thực khách quan vào chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán được lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh. Nội dung của chứng từ kế toán đầy đủ các chỉ tiêu, số tiền được viết cả bằng chữ và bằng số.
Mọi chứng từ kế toán trong Công ty đều có đủ chữ ký của những người có trách nhiệm theo đúng quy định trên chứng từ.
Chứng từ Công ty sử dụng đều là những mẫu tuân thủ theo đúng Quyết định số 15/2006 của BTC. Chứng từ bao gồm các yếu tố sau:
+ Tên gọi chứng từ
+ Tên, địa chỉ của doanh nghiệp, cơ quan hoặc cá nhân lập chứng từ + Tên, địa chỉ của doanh nghiệp, cơ quan nhận chứng từ
+ Nội dung sự việc phát sinh ra chứng từ + Số lượng, giá đơn vị, thành tiền
+ Ngày, tháng, năm lập chứng từ
+ Chữ ký của người có trách nhiệm, dấu của cơ quan
2.2.2.1. Trình tự luân chuyển chứng từ và quy định về chứng từ tại Công ty
+ Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ
Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải lập chứng từ kế toán và chỉ lập một lần cho từng nghiệp vụ. Nội dung chứng từ phải trung thực, không tẩy xóa, số tiền viết bằng chữ và bằng số phải trùng nhau. Chứng từ phải được lập đủ số liên theo quy định của mỗi chứng từ kế toán. Ngoài ra còn phải đầy đủ chữ ký của những người có trách nhiệm liên quan tới nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
+ Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ theo đúng quy định. Với nhiều loại chứng từ thì trình giám đốc ký duyệt.
+ Phân loại, sắp xếp chứng từ, định khoản và ghi sổ kế toán.
Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.
Chứng từ kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ. Chứng từ đem đi lưu giữ phải là bản chính. Ngoài ra chứng từ kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.
2.2.2.2. Các loại chứng từ Công ty áp dụng
- Các chứng từ về tiền tệ: + Phiếu thu, Phiếu chi
+ Giấy đề nghị, thanh toán tạm ứng + Biên bản kiểm kê quỹ
- Các chứng từ liên quan đến hàng tồn kho: + Phiếu nhập, xuất kho
+ Biên bản kiểm nghiệm + Biên bản kiểm kê + Bảng phân bổ NVL
+ Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ. - Các chứng từ liên quan đến tính lương: + Bảng chấm công
+ Bảng tính lương, thưởng, phụ cấp + Bảng thanh toán lương, thưởng
+ Bảng kê trích nộp các khoản trích theo lương + Bảng phân bổ lương và BHXH
- Các chứng từ liên quan đến TSCĐ: + Biên bản giao nhận TSCĐ + Biên bản thanh lý TSCĐ
+ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ - Các chứng từ liên quan đến bán hàng:
+ Đơn đặt hàng + Hóa đơn GTGT
Một số chứng từ của Công ty (Phiếu Thu, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho...) được điền đầy đủ thông tin về tên, số lượng, giá trị... trên máy vi tính có mẫu đã lưu sẵn theo quy định của BTC chi tiết từng ngày phát sinh, sau đó được in ra và chuyển cho những người có trách nhiệm ký duyệt, trừ trường hợp Hóa đơn GTGT là có quyển mẫu đã được đặt in sẵn để dễ dàng và thuận tiện cho việc phản ánh và hạch toán.
Ngoài ra, Công ty còn sử dụng thêm một loại chứng từ có tên gọi “ Phiếu kế toán”, là một loại chứng từ do doanh nghiệp tự in, không có mẫu cụ thể của BTC, dùng để vận chuyển nội bộ, phản ánh những nghiệp vụ kinh tế liên quan đến quá trình mua hàng hóa, dịch vụ mà được thanh toán bằng hình thức chuyển khoản, căn cứ trên những chứng từ giao dịch của Ngân hàng được theo dõi ở file “ Chứng từ Ngân hàng” hoặc căn cứ trên hóa đơn của những người bán thường xuyên hoặc lâu năm để theo dõi công nợ phải trả, được theo dõi ở file “ Công nợ phải trả”.
2.2.2.3. Kiểm tra chứng từ
- Sau khi kế toán viên xem xét và kiểm tra những thông tin cần thiết (thông tin về doanh nghiệp, khách hàng, số lượng, giá trị…) thì tiến hành lập chứng từ, lập xong thì chuyển qua cho phó phòng kế toán kiểm tra, rồi chuyển qua kế toán trưởng trước khi trình lên phó giám đốc hay tổng giám đốc ký duyệt.
- Kiểm tra tính rõ ràng trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu yếu tố ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu.
- Chứng từ kế toán được lập đầy đủ số liệu, số liên theo quy định. Việc ghi chép chứng từ phải rõ ràng, trung thực, đầy đủ các yếu tố, gạch bỏ phần để trống, không được tẩy xoá, sửa chữa trên chứng từ. Trường hợp Hóa đơn GTGT viết sai được huỷ bỏ, không xé rời ra khỏi quyển.