a, Lương theo thời gian:
2.1.4 Quy trỡnh kế toỏn
Phương phỏp hạch toỏn: Căn cứ vào bảng thanh toỏn tiền lương, bảng thanh toỏn tiền thưởng (cú tớnh chất lương), kế toỏn phõn loại tiền lương và lập chứng từ phõn bổ tiền lương, tiền thưởng vào chi phớ sản xuất kinh doanh. Khi phõn bổ tiền lương và cỏc khoản cú tớnh chất lương vào chi phớ sản xuất kinh doanh, kế toỏn ghi:
Nợ TK 622: Phải trả cho lao động trực tiếp Nợ TK 627: Phải trả cho nhõn viờn phõn xưởng Nợ TK 642: Phải trả cho nhõn viờn QLDN
Cú TK 334: Tiền lương, tiền thưởng cỏc khoản phụ cấp
Định kỳ hàng thỏng khi kế toỏn thanh toỏn tiền lương và cỏc khoản thu nhập khỏc cho cụng nhõn viờn, kế toỏn ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 334: Phải trả người lao động Cú TK 111: Tiền mặt
Để hạch toỏn tiền lương cho nhõn viờn trong cụng ty, hàng thỏng bộ phận kế toỏn căn cứ vào chứng từ gốc như: Bảng chấm cụng, cỏc biờn bản nghiệm thu... để từ đú kế toỏn tiến hành lập bảng thanh toỏn tiền lương để thanh toỏn cho cụng nhõn viờn.
Đối với bộ phận hành chớnh và kế toỏn thỡ hàng ngày, trưởng cỏc bộ phận tiến hành chấm cụng cho toàn nhõn viờn trờn bảng chấm cụng do mỡnh phụ trỏch về việc chấp hành giờ giấc làm việc đỳng theo qui định của cụng ty. Buổi sỏng làm việc từ 7h30 đến 11h00, buổi chiều từ 13h30 đến 17h00. Sau đú, cuối thỏng nộp lại bảng chấm cụng cho kế toỏn tiền lương tiến hành lập
bảng tớnh lương.
Đối với bộ phận sản xuất, thỡ việc tớnh lương được căn cứ vào số sản phẩm hoàn thành mà cụng ty đó đưa ra định mức. Tuỳ theo số lượng sản phẩm mà nhõn cụng đạt được thỡ mức lương đựơc hưởng sẽ tỷ lệ thuận với sản phẩm làm ra đú. Trưởng bộ phõn sản xuất đú cú nhiệm vụ chấm cụng và ghi nhận doanh số
của từng cụng nhõn. Cuối thỏng số liệu đú được chuyển cho kế toỏn tiền lương tiến hành tổng hợp số liệu và tớnh lương cho từng nhõn cụng.
Vào ngày cuối cựng của thỏng, tất cả cỏc bộ phận chuyển bảng chấm cụng về phũng kế toỏn để kế toỏn thanh toỏn tổng hợp số liệu lờn bảng thanh toỏn tiền lương cho cỏn bộ cụng nhõn viờn.
Bảng chấm cụng dựng để xỏc định tiền lương theo thời gian, cụng ty chủ yếu hạch toỏn thụng qua số ngày cụng thực tế làm việc của người lao động căn cứ vào bảng chấm cụng. Bảng chấm cụng được lập từng thỏng, nú phản ỏnh số ngày làm việc, ngày nghỉ chế độ hay khụng thuộc chế độ.
Cỏc phũng ban, cỏc đội sản xuất sẽ tự theo dừi ngày cụng của nhõn viờn, phũng mỡnh. Mỗi phũng cú một bảng chấm cụng cho tất cả cỏc nhõn viờn phũng mỡnh, nhõn viờn chấm cụng cụng khai chớnh xỏc để mọi người cú thể kiểm tra, giỏm sỏt và tham gia đúng gúp ý kiến.
Khi cú bảng chấm cụng thỡ kế toỏn tiến hành tớnh lương cho nhõn viờn trong cụng ty. Sau đú kế toỏn tiền lương cú nhiệm vụ trỡnh Giỏm đốc duyệt bảng lương rồi chuyển cho kế toỏn thanh toỏn cụng nợ lập phiếu chi rồi thủ quỹ sẽ căn cứ vào phiếu chi đú thanh toỏn tiền lương cho nhõn viờn.
Ngoài ra: Hàng năm người lao động trong danh sỏch cỏc đơn vị được nghỉ phộp năm, theo chế độ chớnh quy cụng nhõn trong thời gian nghỉ phộp đú vẫn được hưởng đầy đủ như trong thời gian đi làm. Tuy nhiờn trong thực tế
những khú khăn trong cụng ty trong việc bố trớ kế hoạch sản xuất, tớnh toỏn chi phớ tiền lương cũng như giỏ thành sản phẩm. Do đú để việc chi trả lương nghỉ phộp khụng làm cho giỏ thành sản phẩm đột biến tăng lờn, tớnh đỳng kết quả tài chớnh của đơn vị, kế toỏn cú thể tiến hành trớch trước tiền lương nghỉ phộp và phõn bổ đều vào chi phớ của cỏc kỳ hạch toỏn.
Mức trớch trước Tiền lương chớnh x Tỷ lệ trớch trước tiền lương nghỉ phải trả CNSX Tiền lương nghỉ phộp
phộp của cụng =
nhõn sản xuất Tổng tiền lương nghỉ phộp phải trả cho CNSX
theo kế hoạch trong năm
Tổng tiền lương chớnh phải trả cho CNSX theo
kếhoạch trong năm
Khi trớch trước tiền lương nghỉ phộp của lao động trực tiếp, kế toỏn ghi: Nợ TK 622: Chi phớ nhõn cụng trực tiếp
Cú TK 335: Chi phớ trả trước
Khi cú lao động trực tiếp nghỉ phộp, phản ỏnh tiền thưởng nghỉ phộp thực tế phải trả cho họ, kế toỏn ghi
Nợ TK 335: Chi phớ trả trước
Cú TK 334 (3341): Phải trả người lao động
Phản ỏnh cỏc khoản phụ cấp, trợ cấp, tiền thưởng cú nguồn bự đắp riờng như trợ cấp ốm đau từ quỹ BHXH, tiền thưởng thi đua trớch từ quỹ khen thưởng... phải trả cho người lao động kế toỏn ghi:
Nợ TK 4311: tiền thưởng thi đua trớch từ quỹ khen thưởng Nợ TK 4312: Tiền trợ cấp trớch từ quỹ phỳc lợi
Nợ TK 338 (3383): Tiền trợ cấp từ quỹ BHXH Cú TK 334: Phải trả người lao động
TK 111 TK622,627,642
Thanh toỏn cho người lao động Tiền lương và cỏc khoản thu nhập cú tớnh chất TK 3388 lương phải trả cho NLĐ Trả tiền giữ Giữ hộ thu nhập
hộ người LĐ cho NLĐ
TK 335 TK622 TK 138, 141
Khấu trừ cỏc khoản tiền phạt TLNP thực Trớch trước TLNP tiền bồi thường... tế trả NLĐ theo kế hoạch TK 3335 TK3383 Thu hộ thuế TNCN cho NN Trợ cấp BHXH trả cho LĐ
TK3383,3384,3388 TK 421 Thu hộ cho quỹ BHXH
Tiền lương phải trả NLĐ (khoỏn TN),tiền thưởng
Sơ đồ 1: Hạch toỏn tổng hợp tiền lương, tiền thưởng và tỡnh hỡnh thanh toỏn với người lao động
Qui trỡnh ghi sổ: Là một cụng ty sản xuất kinh doanh với qui mụ vừa đủ, để phự hợp với yờu cầu quản lý và trỡnh độ cỏn bộ cụng nhõn viờn, đồng thời căn cứ vào chế độ kế toỏn của nhà nước, cụng ty đó ỏp dụng hỡnh thức ghi sổ kế toỏn
Quan hệ đối chiếu Ghi cuối thỏng
Ghi cuối thỏng
Bảng thanh toỏn tiền lương
Danh sỏch người lao động được hưởng trợ cấp BHXH Bảng thanh toỏn tiền thưởng
Phiếu chi……….. (Bảng tổng hợp chứng từ gốc) Bảng phõn bổ tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương Sổ chi phớ sản xuất
Nhật ký chung Sổ chi tiết
TK334, TK338 Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cõn đối tài khoản Sổ cỏi TK334, TK338 Bỏo cỏo kế toỏn
Hàng ngày căn cứ vào cỏc chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp cỏc chứng từ gốc, kế toỏn ghi vào Nhật ký chung. Căn cứ vào Nhật ký chung để ghi vào sổ cỏi. Cỏc chứng từ gốc sau khi làm căn cứ ghi vào Nhật ký chung được dựng ghi vào sổ, thẻ kế toỏn chi tiết, đồng thời ghi vào sổ chi phớ sản xuất.
Cuối thỏng phải khoỏ sổ tớnh ra tổng số tiền của cỏc nghiệp vụ kinh tế tài chớnh phỏt sinh trong thỏng trờn sổ chi phớ sản xuất, tớnh ra tổng số phỏt sinh nợ, tổng số phỏt sinh cú và số dư cỏc tài khoản trờn sổ cỏi là căn cứ để lập bảng cõn đối số phỏt sinh.
Sau khi đối chiếu khớp số liệu ghi trờn sổ cỏi và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ cỏc sổ kế toỏn chi tiết) được dựng để lập bỏo cỏo tài chớnh.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phỏt sinh nợ và tổng số phỏt sinh cú của tất cả cỏc tài khoản trờn bảng cõn đối số phỏt sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phỏt sinh trờn sổ chi phớ sản xuất. Tổng số dư bờn nợ và tổng số dư bờn cú của cỏc tài khoản trờn bảng cõn đối phỏt sinh phải bằng nhau và số dư của từng tài khoản tương ứng trờn bảng tổng hợp chi tiết.
Ngoài ra do qui định riờng của cụng ty, để đảm bảo cho việc đối chiếu số liệu chắc chắn hơn, kế toỏn cụng ty cũn sử dụng sổ nhật ký- sổ cỏi. Sổ này được dựng để đối chiếu số liệu với bảng tổng hợp chi tiết và bảng phõn bổ tiền lương, cỏc khoản trớch theo lương. Sổ Nhật ký- Sổ cỏi được lập từ bảng tổng hợp chứng từ gốc và nú là căn cứ để lập bỏo cỏo tài chớnh.
Hỡnh thức Nhật ký mà cụng ty ỏp dụng phự hợp với qui mụ sản xuất kinh doanh của cụng ty và phự hợp với trỡnh độ, khả năng của cỏn bộ kế toỏn. Đõy là hỡnh thức kế toỏn được xõy dựng trờn cơ sở kết hợp chặt chẽ giữa kế toỏn tổng hợp và kế toỏn chi tiết đảm bảo cho cỏc mặt hàng, kế toỏn được tiến hành song song. Việc kiểm tra số liệu của cụng ty được tiến hành thường xuyờn ở tất cả cỏc khõu và trong tất cả phần hành kế toỏn, đảm bảo số liệu
chớnh xỏc, kịp thời nhạy bộn yờu cầu quản lý của cụng ty.
Với sự ứng dụng khoa học kỹ thuật vào thực tiễn thỡ từ năm 2004 cụng ty Lõm nghiệp Cầu Ham bắt đầu đưa vào sử dụng phần mềm kế toỏn MISA- SME với cỏc phần hành kế toỏn đều được sử lý trờn mỏy vi tớnh là chủ yếu. Do đú hệ thống cỏc chứng từ kế toỏn của cụng ty như: Phiếu thu, phiếu chi, húa đơn GTGT, húa đơn bỏn hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho đều được nhập và sử lý tự động qua phần mềm kế toỏn.
Hàng ngày kế toỏn căn cứ vào chứng từ kế toỏn hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại đó được kiểm tra, được dựng làm căn cứ ghi sổ, xỏc định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Cú để nhập dữ liệu vào mỏy vi tớnh theo cỏc bảng, biểu được thiết kế sẵn trờn phần mềm kế toỏn. Theo qui trỡnh của phần kế toỏn, cỏc thụng tin được tự động nhập vào sổ kế toỏn tổng hợp (Sổ cỏi hoặc Nhật ký-sổ cỏi...) và cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết liờn quan.
Cuối thỏng (hoặc bất kỳ vào thời điểm nào cần thiết) kế toỏn thực hiờn cỏc thao tỏc khúa sổ (cộng sổ) và lập bỏo cỏo tài chớnh. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luụn đảm bảo chớnh xỏc, tớnh thực theo thụng tin đó được nhập trong kỳ. Người làm kế toỏn luụn cú thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toỏn với bỏo cỏo tài chớnh sau khi đó in ra giấy. Thực hiện cỏc thao tỏc để in bỏo cỏo tài chớnh theo qui định. Cuối thỏng, cuối năm sổ kế toỏn tổng hợp, sổ kế toỏn chi tiết được in ra giấy, đúng thành quyển và thực hiện cỏc thủ tục phỏp lý theo qui định về sổ kế toỏn ghi bằng tay.
Ghi chỳ: Ghi hàng ngày
Ghi cuối thỏng hoăc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 2: Phần mềm kế toỏn MISA-SME
Chứng từ kế toỏn Phấn mềm kế toỏn Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại Mỏy vi tớnh Sổ kế toỏn - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết