21:
Sơ đồ chi tiết quy trình đáp ứng yêu cầu khách hàng theo hệ thống ERP
Mô hình của hệ thống quản lý kinh doanh của công ty máy tính Việt Nam sau khi có dự án sử dụng gải pháp ERP tích hợp hệ thống.
Hệ thống quản lý kinh doanh của công ty máy tính VNCT sau khi đã tích hợp ERP
Hệ thống cần được tích hợp để liên kết thông tin giữa các bộ phận trong doanh nghiệp tạo thành 1 hệ thống tổng thể. Điều này sẽ làm cho doanh nghiệp sử dụng triệt để nguồn lực tiềm tàng của mình. Việc tích hợp hệ thống sẽ kết nối cả phần cứng và phần mềm thành một khối đầy đủ tính năng, ổn định và dễ dàng truy xuất.
Các chi nhánh của công ty, đều liên kết với một cơ quan quản lý, các chi nhánh này hàng tháng, hoặc hàng quý sẽ báo cáo tình hình kinh doanh chia tách thành các bộ phận quản lý chung để tiến hành làm báo cáo.
Hệ thống có chắc năng phân quyền cho các chi nhánh chỉ được sử dụng những chức năng nhất định mà hệ thống chính có thể theo dõi được.
I.1 Mô hình cơ bản mắt xích cung cấp
Mắt xích cung cấp (chuỗi cung ứng): bao gồm tất cả những vấn đề liên quan trực tiếp hay gián tiếp nhằm thoả mãn nhu cầu của khách hàng. Chuỗi cung ứng không chỉ bao gồm nhà sản xuất, nhà cung cấp mà còn liên quan đến nhà vận chuyển, nhà kho, nhà bán lẻ, và khách hàng.
Khách hàng: là bất kỳ cá nhân hay tổ chức nào mua và sử dụng sản phẩm.
Nhà sản xuất: là các tổ chức sản xuất ra sản phẩm, bao gồm những côngty sản xuất nguyên vật liệu và sản xuất thành phẩm.
Nhà phân phối: là những công ty tồn trữ hàng với số lượng lớn từ nhà sản xuất và phân phối sản phẩm đến khách hàng.
Nhà bán lẻ: tồn trữ sản phẩm và bán cho khách hàng với số lượng nhỏ hơn.
Nhà cung cấp dịch vụ: là những tổ chức cung cấp dịch vụ cho nhà sản xuất, nhà phân phối, nhà bán lẻ và khách hàng.
2.2 Giải pháp triển khai
3. Chu trình kế hoạch hóa ERP
3.1 Sẵn sàng nguồn lực
Các nguồn lực của doanh nghiệp: - Thông tin.
- Tài chính. - Nguồn nhân lực.
- Khách hàng, nhà cung cấp. - Thiết bị , máy móc.
- Quy trình sản xuất, quy trình công nghệ. Để nguồn lực trở thành một tài nguyên:
- Phải làm cho mọi bộ phận đều có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ cho công ty .
- Các lịch trình , các hoạch định khai thác nguồn lực của các bộ phận phải phối hợp nhịp nhàng .
- Phải thiết lập được các quy trình khai thác để đạt được hiệu quả cao nhất
Hoạt động tổng thể của doanh nghiệp
3.2 Ổn định kế hoạch
Để áp dụng thành công ERP doanh nghiệp cần hợp lý hoá và chuẩn hoá các quy trình nghiệp vụ, và ngược lại ERP sẽ giúp củng cố các quy trình đã được chuẩn hoá về mặt logic này. Muốn sử dụng hiệu quả ERP, doanh nghiệp phải có các quy trình quản lý tiên tiến phù hợp.
Kế hoạch kinh doanh tổng thể cho công ty VNCT
Đối với các nhà quản lý doanh nghiệp cần hiểu ERP không tự tạo ra sự thay đổi về quy trình làm việc mà điều này cần được nghĩ tới và bắt đầu triển khai trước khi áp dụng ERP. Ngược lại ERP sẽ góp phần đắc lực củng cố những quy trình làm việc mới theo ý đồ
nhà quản lý. ERP giúp nhà quản lý tạo ra cơ chế kiểm soát nội bộ đáng tin cậy và tạo ra một nhịp làm việc đồng bộ với sự phân chia trách nhiệm rõ ràng, nhưng đồng thời lại phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. ERP không đơn thuần chỉ là một phần mềm, đó là một phong cách quản lý mới.
Các nhà quản lý còn cần đặc biệt quan tâm đến việc triển khai các hệ thống ERP. Sự thất bại của các dự án CNTT một phần do khách hàng mua hệ thống không đáp ứng nhu cầu, nhưng phần lớn hơn là do sai sót trong triển khai, dẫn đến hệ thống mới không đi được vào công việc của doanh nghiệp. Vì vậy, bên cạnh việc phát triển , triển khai các hệ thống ERP, nhà quản lý doanh nghiệp cần đầu tư nghiên cứu về việc ổn định cho kế hoạch kinh doanh , sản xuất của doanh nghiệp. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3.2.1 Lựa chọn cấp quản lý cho kế hoạch đề ra
Cấp quản lý càng cao thì việc lập kế hoạch càng mang tính chiến lược. Kế hoạch tác nghiệp chiếm ưu thế trong công tác lập kế hoạch của các nhà quản trị kinh doanh. Mối quan hệ giữa cấp quản lý trong một doanh nghiệp với các loại kế hoạch lập ra được minh họa qua sơ đồ sau:
Cần có một bản tóm tắt toàn bộ kế hoạch kinh doanh súc tích từ 3 đến 4 trang. Trong đó đề cập đến đối tượng dự định kinh doanh là gì, và hiện tại thị trường của nó như thế nào? Cần phải lắm được quy mô của công ty, ước tính doanh thu, chi phí và lợi nhuận, nhu cầu tài chính để tiến hành công việc kinh doanh và tiền vốn lấy từ đâu.
3.2.2 Kế hoạch chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp
Có bốn giai đoạn trong chu kỳ sống và chu kỳ kinh doanh mà doanh nghiệp trải qua là hình thành, tăng trưởng, chín muồi và suy thoái. Việc lập kế hoạch không đồng nhất qua các giai đoạn này được thể hiện qua hình: Độ dài qua các giai đoạn khác nhau và tính cụ thể của các kế hoạch cũng khác nhau.
• Trong giai đoạn hình thành (giai đoạn bắt đầu đi lên của chu kỳ kinh doanh) những người quản trị thường phải lập kế hoạch định hướng. Thời kỳ này rất cần tới sự mềm dẻo và linh hoạt vì mục tiêu có tính chất thăm dò, nguồn chưa được xác định rõ, thị trường chưa có gì chắc chắn.
• Trong giai đoạn tăng trưởng: các kế hoạch có xu hướng ngắn hạn và thiên về cụ thể vì các mục tiêu được xác định rõ hơn, các nguồn đang được đưa vào thị trường cho đầu ra đang tien triển.
• Giai đoạn chín muồi: Tính ổn định và tính dự đoán được của doanh nghiệp là lớn nhất, nên kế hoạch dài hạn và cụ thể trong giai đoạn này là thích hợp.
• Giai đoạn suy thoái: kế hoạch chuyển từ dài hạn sang ngắn hạn, từ cụ thể sang định hướng. Giống như giai đoạn đầu, thời kỳ suy thoái cần tới sự mềm dẻo vì các mục tiêu phải được xem xét và đánh giá lại, nguồn cũng được phân phối lại cùng với những điều chỉnh khác.
3.2.3 Độ bất ổn của môi trường.
Môi trường càng bất ổn bao nhiêu thì kế hoạch càng mang tính định hướng và ngắn hạn bấy nhiêu. Để hoạt động kinh doanh của công ty hoạt động tương đối ổn định cần có những kê hoạch dài hạn, tổng hợp và phức tạp, trong khi những doanh nghiệp hoạt động trong môi trường động lại có những kế hoạch hướng ngoại và ngắn hạn.
3.2.4 Thời gian của mục tiêu đề ra.
Kế hoạch dài hay ngắn phụ thuộc vào kế hoạch đó nhằm thực hiện mục tiêu gì. Kế hoạch cho một thời gian quá dài hay quá ngắn đều phi hiệu suất. Do vậy, kế hoach phải phù hợp với thời gian đặt ra cho mục tiêu cần đạt được.
Việc kiểm soát rủi ro phải được thực hiện theo một quy trình chặt chẽ và phối hợp với đặc thù của công ty.
Ví dụ: Hệ thống kinh doanh của công ty đang phát triển ổn định, có rất nhiều đơn đặt hàng của khách hàng, ký hợp đồng với số lượng lớn. bất ngờ xảy ra thiên tai, nhà máy sản xuất không cung cấp đủ hàng hóa dẫn tới những thua thiệt trong việc nhận đơn hàng.Hoặc trong thời điểm kinh tế suy thoái. Nhân công của một công ty bất ngờ đình công làm ngừng sản xuất. Hàng loạt nhân viên giỏi của công ty ra đi hoặc thành lập công ty khác……Những rủi ro đó sẽ làm cho doanh nghiệp bất ngờ và chịu nhiều thiệt hại ảnh hưởng tới mục tiêu của doanh nghiệp nếu như chúng không được lường trước
3.2.5 Chiến lược kinh doanh
Xác định cái đích của công việc kinh doanh là gì: dành một thị phần nhất định nào đó hay chiếm lĩnh toàn bộ thị trường? Phải xác định rõ bằng cách nào đạt được mục tiêu đó. Từ đó hoạch định chiến lược kinh doanh: nhằm vào những lỗ hổng của thị trường hay định sẽ tung ra thị trường sản phẩm có giá rẻ hơn hẳn so với các đối thủ cạnh tranh.
3.2.6 Mặt hàng kinh doanh
Xác định và nêu rõ mặt hàng, lĩnh vực kinh doanh là gì? Tại sao khách hàng lại chờ đợi và đón nhận sản phẩm của doanh nghiệp? Những thông tin liên quan đến tình hình và khả năng phát triển của sản phẩm cũng hết sức quan trọng. Việc sản xuất sẽ được tiến hành như thế nào? Hệ thống thiết bị, máy móc và thiết bị nào có thể đáp ứng được yêu cầu sản xuất mà cần phải đưa vào hoạt động?
Phải lường trước và tính đến mọi khả năng ví dụ :Những cơ hội đặc biệt hoặc những rủi ro có thể phát sinh. Những bản dự tính về doanh thu cũng như thu nhập thực tế trong vòng 5 năm vẫn chưa có được sự đảm bảo chắc chắn cho nên cần tính toán thật kĩ một lần nữa toàn bộ kế hoạch phát triển kinh doanh của doanh nghiệp trong điều kiện thuận lợi và cả trong những tình huống bất lợi. Những yếu tố có thể ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
3.2.8 Thị trường
Cần nhìn nhận thị trường và nhóm đối tượng khách hàng cho sản phẩm kinh doanh như thế nào? Từ nền tảng này thì mới có thể ước tính được thị phần của sản phẩm sẽ kinh doanh, vị thế của doanh nghiệp trên thị trường.
3.2.9 Chiến lược Marketing - tiêu thụ sản phẩm
Dự định đưa sản phẩm của mình đến với khách hàng như thế nào? Ước lượng chi phí dành cho Quảng cáo, xúc tiến bán hàng là bao nhiêu?. Do vậy, loại hình quảng cáo nào sẽ được lựa chọn? Và dịch vụ chăm sóc khách hàng sẽ hoạt động ra sao? Điều tối quan trọng là giá của mặt hàng hay dịch vụ bạn sẽ kinh doanh khi đến được tay người tiêu dùng?
II. Kết luận
1. Ưu điểm
Ưu điểm cơ bản của ERP là tích hợp vô số các quy trình mà theo đó các doanh nghiệp hoạt động tiết kiệm thời gian và chi phí. Quyết định có thể được thực hiện nhanh hơn và có lỗi ít hơn. Dữ liệu sẽ được nhìn thấy toàn bộ tổ chức. Nhiệm vụ được hưởng lợi từ hội nhập này bao gồm:
- Dự báo bán hàng, cho phép tối ưu hóa hàng tồn kho
- Thời gian lịch sử của tất cả các giao dịch thông qua biên soạn dữ liệu có liên quan trong mọi lĩnh vực của hoạt động.
- Đặt hàng theo dõi, từ chấp nhận thông qua thực hiện. - Theo dõi doanh thu, từ hóa đơn thông qua nhận tiền mặt . - Phù hợp với đơn đặt hàng ,hàng tồn kho gì đến, và chi phí . (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Loại bỏ sự cần thiết để đồng bộ hóa các thay đổi giữa hợp nhất nhiều hệ thống của các ứng dụng tài chính, tiếp thị và bán hàng, nguồn nhân lực, và sản xuất . - ERP đã mang lại tính hợp pháp và minh bạch trong mỗi bit dữ liệu thống kê. - Cho phép đặt tên sản phẩm tiêu chuẩn / mã hóa.
- Thời gian thực thông tin sẵn có để quản lý bất cứ nơi nào, bất kỳ thời gian để đưa ra quyết định thích hợp.
- Bảo vệ dữ liệu nhạy cảm bằng cách củng cố hệ thống bảo mật nhiều vào một cấu trúc duy nhất.
2. Lợi ích
- ERP có thể cải thiện đáng kể chất lượng và hiệu quả của một doanh nghiệp. Bằng cách giữ quá trình kinh doanh nội bộ của một công ty hoạt động trơn tru, ERP có thể dẫn đến kết quả đầu ra tốt hơn sẽ mang lại lợi ích cho công ty như dịch vụ khách hàng, và sản xuất.
- ERP cung cấp hỗ trợ quản lý cấp trên để cung cấp cho họ thông tin làm cho quyết định quan trọng. Điều này hỗ trợ quyết định sẽ cho phép các quản lý cấp trên để làm cho sự lựa chọn quản lý sẽ tăng cường kinh doanh xuống đường. - ERP cũng tạo ra một công ty nhanh nhẹn hơn, tốt hơn có thể thích ứng với tình
huống và những thay đổi. ERP cho công ty linh hoạt hơn và ít cấu trúc cứng nhắc trong một nỗ lực để cho phép các bộ phận khác nhau của một tổ chức để trở nên gắn kết hơn, lần lượt, tăng cường kinh doanh cả trong nội bộ và bên ngoài.