Hầu hết các doanh nghiệp khi “mất kiểm soát” hoặc “cần một giải pháp quản lý hiệu quả” đều đặt ra yêu cầu là tìm một giải pháp phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp phục vụ công việc quản lý điều hành, tác nghiệp giữa các bộ phận phòng ban hay các đơn vị, chi nhánh… Có thể nhận thấy những biểu hiện kết quả của phương pháp quản trị thông tin rời rạc (phần mềm rời rạc hoặc thủ công) thường dễ nhận thấy là:
1 . Mỗi đơn vị - chi nhánh; mỗi bộ phận, phòng ban; mỗi cá nhân với nhau trong một hệ thống thông tin, các bộ phận trong hệ thống này có thể lien quan đến nhau trong từng giai đoạn.
Thường khi cá nhân, bộ phận cần thông tin quản trị thì phải chạy theo tìm kiếm thông tin tại các bộ phận khác nhau sau đó xử lý thông tin rồi mới ra được quyết định cuối cùng. Đôi khi thông tin không chính xác,chậm, hoặc thậm chí không thể có 3. Phụ thuộc quá lớn vào nhân sự:
- Do mỗi nhân sự nắm một công việc, chức năng do mình đảm trách lại dùng các công cụ quản lý khác nhau, rời rạc, không có tính quy chuẩn khi đó cần một báo cáo phân tích hay quản trị là điều không dễ dàng.
- Ví dụ báo cáo kinh doanh kết hợp giữa: Thời gian, vùng miền & sản phẩm; Báo cáo tồn kho theo mặt hàng, địa điểm & hạn sử dụng
4.Giá trị gia tăng của thông tin rất thấp:
-Thông thường khi thực hiện công việc rời rạc thì một kết quả tất yếu là thường các bộ phận phải “làm lại” các công việc của bộ phận khác do đó không thể kế thừa được thông tin và như vậy giá trị thực sự gia tăng tại mỗi cá nhân bộ phận rất hạn chế. Chưa tính tới các rủi ro sai sót thông tin, chậm thông tin
- Trong cơ thể sống của một doanh nghiệp thường thì các bộ phận có mỗi liên hệ hữu cơ với nhau thông tin đầu ra của bộ phận này lại là đầu vào của bộ phận– cá nhân khác thường phải chuyển thông tin dưới dạng Copy file, Chuyển văn bản cứng
- Bên cạnh đó khi có một sự luân chuyển nhân sự, thay thế nhân sự rất bất cập vì phải đào tạo lại rất nhiều mới có thể vận hành, tiếp quản được công việc
5. Thiếu kiểm soát:
-Vì hệ thống quản trị rời rạc không tuân theo quy trình do vậy rất hay xảy ra sự nhầm lẫn do không được kiểm soát lẫn nhau.
-Chi phí cho khắc phục phòng ngừa rất lớn do không thể phát hiện sớm các sai sót, rủi ro trong công việc
6. Thông tin quản lý thiếu tính bảo mật:
- Việc chia sẻ công việc, phân quyền trách nhiệm bằng công cụ thủ công đến từng người, từng việc trong chuỗi công việc rời rạc & rất khó được thực hiện do yếu tố về kỹ thuật & nghiệp vụ. Những rủi ro về thông tin trên máy tính cá nhân, virus,…là rất cao
7. Chi phí chung cho hoạt động trực tiếp & gián tiếp của doanh nghiệp rất cao - đặc biệt khi mở rộng quy mô thì sẽ dẫn đến một “tỷ lệ thuận” về chi phí quản lý,
Doanh nghiệp thường mất kiểm soát khi không làm chủ được thông tin
Việc triển khai một hệ thống quản lý quan hệ khách hàng mới có thể tạo ra nhu cầu to lớn về việc tích hợp các ứng dụng sẵn có.
2.2.2 Hệ thống sau khi đã tích hợp
Một hệ thống ERP được xây dựng từ các module. Mỗi module có thể được chia theo qui trình kinh doanh chuyên biệt hoặc theo chức năng mà doanh nghiệp đang vận hành.
Ví dụ: Thanh toán cho nhân viên là một trong những chức năng phải có của công ty trong quá trình hoạt động. Những chức năng thông thường khác như Kế toán phải thu (AR), Kế toán phải trả (AP), Kế toán tổng hợp (GL), mua hàng, bán hàng, MRP, kiểm soát sản xuất, chi phí nhân công, dự báo, giao nhận,...
Dữ liệu: Dữ liệu là thông tin chuyên biệt của công ty. Khách hàng, nhà cung cấp và
danh mục chẳng hạn là những loại thông tin được lưu trử trong những file cơ sở dữ liệu chính của hệ thống ERP.
Nhân tố quyết định là khả năng kết hợp những thành phần đơn lẻ vào một hệ thống chức năng hợp nhất. Tích hợp hiệu quả sẽ đảm bảo các thông tin, quy trình được kết nối giữa các hệ thống, phần mềm sẽ hoạt động một cách đồng bộ như một thể thống nhất.
Ví dụ: khâu nhập hàng của công ty quy định phải qua ba bước 1, 2, 3. Khi làm bằng tay nhân viên có thể vì lý do này khác “làm tắt”, bỏ qua một bước nào đó. Nhưng nếu quy trình ba bước này được tích hợp trong phần mềm, không ai có thể bỏ qua bước nào, vì đơn giản là nếu không hoàn thành bước trước thì phần mềm sẽ không cho động vào bước sau.
Tích hợp thông tin đặt hàng của khách hàng
Với hệ thống ERP, đơn hàng của khách hàng đi theo một lộ trình tự động hoá từ khoảng thời gian nhân viên giao dịch nhận đơn hàng cho đến khi xuất hàng ra cảng và bộ phận Tài chính xuất hoá đơn. Chẳng thà bạn lấy thông tin từ chung một hệ thống còn hơn nhận thông tin rải rác từ các hệ thống khác nhau của từng phòng ban. Hệ thống phần mềm ERP giúp công ty bạn theo dõi đơn hàng một cách dễ dàng, giúp phối hợp với bộ phận Sản xuất, Kho và giao hàng ở các địa điểm khác nhau trong cùng một thời điểm.
Bat dau
Ket thuc Lap ke hoach
san xuat Trinh duyet Ban
Giam doc Thuc hien GiaoDichDatHang
Ke hoach san xuat khong duoc duyet
Lap lenh san xuat
Ke hoach san xuat duoc duyet
Trien khai xuong cac bo phan
Cac bo phan bao gom: Xuong, Kho, Bo phan m ua hang, Bo phan giao hang, Ke toan
Lap de nghi mua hang Trinh ban Giam
Doc duyet Khong duyet
Quyet toan Lap ke hoach san xuat chi tiet
Yeu cau xuat vat tu Co nhu cau nguyen vat lieu
Nhan tien, dat mua hang voi nha cung cap
Duyet
Nhap kho
Kiem tra thu tuc xuat kho
Xuat kho
Yeu cau bo tuc giay toxuat kho Trien khai s an
xuat
Khong co nhu cau vat tu
Yeu cau nhap kho thanh pham Kiem tra giay to
nhap kho Hop le
Yeu cau bo sung thu tuc nhap kho Khong hop le
GiaoHang
: KhachHang : NhanVienKinhDoanh : BoPhanMuaHang : BoPhanMuaHang : KeToan : GiamDocSanXuat : ThuKho : NhanVienGiaoHang : PhieuXuatKho : PhieuLinHVatTu : DonDatHang : PhieuNhapKho 2: Thuc hien giao dich DatHang()