Các giao dịch kế toán được tích hợp với các phân hệ quản lí khác như Quản lí kho, quản lí mua hàng hoá – vật tư, quản lí bán hàng và quản lí sản xuất. Nhờ đó, khi các giao dịch tác nghiệp xảy ra thì các bút toán hạch toán tương ứng như tăng, giảm hàng tồn kho (từ phân hệ quản lí kho), công nợ phải thu (từ phân hệ bán hàng), công nợ phải trả (từ phân hệ mua hàng), kế toán giá thành (từ phân hệ sản xuất) được tạo ra tự động và ghi
vào các sổ phụ kế toán. Hệ thống tích cho phép giảm thiểu thời gian nhập liệu và luôn đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán phát sinh.
Sơ đồ quản lý kế toán của công ty máy tính VNCT
Cuối kì, cán bộ có trách nhiệm phải thực hiện việc đóng sổ tại phân hệ Sổ cái tổng hợp để hoàn tất việc quyết toán cho kì đó. Phân hệ này cung cấp các báo cáo theo quy định của Nhà nước cũng như các báo cáo quản trị theo yêu cầu quản lí của doanh nghiệp.
Sơ đồ quan hệ các modul trong giải pháp kế toán tổng hợp cho công ty
Chức năng sổ cái: phản ánh đầy đủ các nội dung sau:
• Ngày, tháng ghi sổ.
• Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ.
• Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
• Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản.
2. Tích hợp và triển khai
II.1. Giải pháp tích hợp hệ thống
Giải pháp kinh doanh hàng hóa không phải một đề tài mới mẻ, nó đã được xây dựng từ rất sớm. tuy nhiên mỗi doanh nghiệp với quy mô hoạt động khác nhau, đã và đang áp dụng bộ giải pháp quản lý hàng hóa tương ứng. Theo khảo sát thực tế, phần lớn các doanh nghiệp vẫn còn áp dụng những mô hình quản lý rời rạc, đáp ứng nhu cầu cấp thiết ở hiện tại, dẫn tới những cản trở khó khắc phục:
- Sử dụng nhiều sản phẩm, chuyên biệt, thiếu gắn kết giữa các bộ phận. - Chưa xây dựng được mô hình dòng công việc, dòng dữ liệu thông suốt.
- Mô hình bị bó hẹp, công nghệ phần mềm không bắt kịp khi doanh nghiệp chuyển hướng quản lý mở rộng hoặc chuyên sâu. ..vv...
Trong cơ cấu tổ chức của công ty VNCT đang sử dụng, tuy đã đat được những sự tiến bộ nhanh chóng so với những doanh nghiệp trong nước có cùng thời điểm nhưng vẫn còn trì trệ so với các doanh nghiệp lớn nhỏ khác có vốn đầu tư nước ngoài, và có giải pháp quản trị cho doanh nghiệp phù hợp . Các hệ thống, phần mềm hoạt động phân tán, độc lập do đặc thù nghiệp vụ hoặc do quá trình phát triển của đơn vị khiến cho công tác quản trị chậm trễ hoặc khó khăn. Những hệ thống khác nhau thường không tương tác một cách hài hòa, mặc dù chúng có thể cung cấp cho người sử dụng những kết quả mong đợi khi hoạt động riêng lẻ.