Các công ty tư nhân nói chung ít tiếp xúc với giới truyền thông, báo chí, nhưng nếu sự nghiệp của bạn phát triển to lớn hoặc có những cống hiến đột xuất thì nhất định nhà báo, phóng viên sẽ tới gặp ngay. Bất kỳ doanh nghiệp nào không chú ý tới việc quan hệ với giới báo chí, truyền thông để xây dựng được hình tượng của đơn vị mình và những tác dụng, ảnh hưởng trong công chúng thì độ rủi ro trong kinh doanh sẽ lớn hơn. Giới truyền thông có thể giúp bạn trong các cuộc cạnh tranh gay gắt trong thương trường. Nếu ai đó lọt vào tầm ngắm của các phóng viên và bị họ coi là một đơn vị có vấn đề thì hậu quả sẽ chẳng tốt đẹp gì. Do vậy bất kỳ một ông chủ doanh nghiệp nào đều phải xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp với cơ quan truyền thống, nhưng vấn đề là làm thế nào để có được mối quan hệ tốt đẹp đó?
(1) Cần biết rằng: trong tay họ đã có sẵn rất nhiều thứ rồi, chỉ có người nào ít kinh nghiệm tiếp xúc với giới báo chí mới hy vọng họ bỏ qua cho. Trừ khi bạn là những nhân vật tầm cỡ, có tiếng tăm (cả trong thương trường lẫn chính trường), nếu không thì thời gian mà giới phóng viên giành cho bạn sẽ rất có hạn. Cho nên, một khi tiếp xúc với các phóng viên, bạn cần phải đi thẳng vào vấn đề ngay, bất kỳ cách làm nào khác đều khiến cho họ có cảm giác bạn là người mới vào nghề, cơ hội để bạn được xuất hiện trên báo chí sẽ rất ít.
(2) Không nên phát biểu những lời lẽ quá giới hạn cho phép. Phóng viên thực ra rất giống như những người theo trường phái "nghi ngờ luận". Nếu lời bạn nói không đứng vững được, hoặc không để lại ấn tượng gì cho mọi người mà chỉ muốn biến những cái đó thành những tin tức thương mại thì bạn hoặc sẽ bị ngắt lời ngay hoặc có thể còn bị công kích nữa. Vâng, đúng là bạn có một số tin tức muốn cung cấp cho mọi người hiểu, nhưng phóng viên cũng có công việc cần làm của họ. Nếu để cho mọi người có cảm giác bạn chỉ là người bán hàng, điều đó không phù hợp với mục đích theo đuổi của các phóng viên và những yêu cầu của họ thì bạn không được chú ý tới cũng chẳng có gì là khó hiểu cả, hơn nữa càng không thể có được những hình ảnh như ý muốn của bạn.
(3) Một tin tức sẽ mang lại nhiều tin tức khác. Một cơ quan báo chí khác quan tâm tới câu chuyện của bạn đăng trên báo thì bạn sẽ dễ dàng làm cho các báo khác tin tưởng rằng: những thông tin mà bạn đưa ra rất quan trọng và kịp thời. Nhưng bạn cần phải nhanh nhạy và trong các thông tin mà bạn đưa ra cẩn phải nhấn mạnh rằng: đài
truyền hình quan trọng nhất và nhà xuất bản có tiếng tăm nào đó đã từng đăng thông tin của bạn.
(4) Doanh nghiệp được cơ quan truyền thông chú ý tới cũng không hẳn đều là tốt cả. Bởi các phóng viên cũng luôn cạnh tranh nhau gay gắt, không phải là họ kém mẫn cảm hơn người khác mà qua kinh nghiệm thực tế họ hiểu rằng, rất nhiều người khi tiếp xúc với họ thường che dấu những sự việc quan trọng mà chỉ kể về một mặt nào đó mà thôi. Nếu hiểu hết về họ sẽ có hai cái lợi: một là làm cho phóng viên càng cảm thấy những công việc mình làm rất có hiệu quả và rất đạo đức; hai là còn có thể đưa ra những tài liệu thú vị và có kịch tính để bổ sung vào các bài viết hoặc chương trình trên truyền hình của phóng viên. Vì vậy, khi tiếp xúc với bất kỳ phóng viên nào, bạn đều phải tỏ rõ cho họ thấy bạn không phải là người xấu. Muốn làm được điều đó, bạn cần thảo luận vấn đề với thái độ rất thẳng thắn, chính trực, công minh, không thiên lệch, thậm chí có lúc còn tự nhận có những sơ xuất, nhấn mạnh bạn là người rất quan tâm đến những việc mà nhân dân quan tâm.
(5) Cần phải nói ngắn gọn: Bạn có thể phải nói một câu dài hoặc hai câu ngắn để người khác hiểu bạn, tất nhiên phải suy nghĩ, cân nhắc cho chặt chẽ. Một câu chuyện thu hút người khác cần phải làm sao thu hút họ trong thời gian ngắn nhất, hướng họ tới sự hứng thú với câu chuyện đó, điều đó hoặc liên quan trực tiếp với lợi ích của bạn hoặc bản chất khác thường của bạn. Nếu không được sự chú ý của giới báo chí thì cái lợi mà bạn thu được sẽ rất nhỏ, thậm chí sẽ chẳng được gì; điều này có thể là do những thông tin mà bạn đưa ra quá dài dòng, thiếu sức hấp dẫn, không thể kích thích cơ quan truyền thông biến nó thành những bài báo hay được. Nếu bạn muốn giới báo chí giới thiệu về đơn vị mình thì phải xác định được những điều mà bạn muốn thu hút người khác trong khâu tuyên truyền chính là trách nhiệm của bạn chứ không phải là việc của phóng viên.
(6) Phải làm tốt khâu chuẩn bị để sẵn sàng đối phó với mọi tình hình. Bạn có thể gặp rất nhiều phóng viên mà sở dĩ họ làm nghề này là vì họ có một cá tính khác người. Cũng có lúc, phóng viên hoặc những người chủ trì công việc đó thực sự là rất hùng hổ hoặc có rất nhiều thủ đoạn làm người khác phải e ngại. Không phải là họ muốn công kích bạn mà chỉ là do thói quen nghề nghiệp của họ, mà điều kỵ nhất của nghề này là sự khô khan vô vị. Trong nhiều trường hợp, bạn chỉ cần lựa theo họ là có thể làm cho họ hiểu được quan điểm của mình. Nếu không làm như vậy, chắc chắn bạn sẽ chịu tiếng xấu.
(7) Áp dụng thái độ hợp tác. Muốn xây dựng được quan hệ tốt với cơ quan truyền thông cần phải tốn công, tốn sức, nhưng một khi đã thiết lập được sẽ rất có lợi. Nếu phóng viên muốn gặp bạn để lấy tin hoặc yêu cầu cung cấp những manh mối gì đó, bạn cần phải tích cực giúp đỡ họ, vì sẽ có ngày bạn sẽ cần tới sự giúp đỡ của họ, cần tích cực đưa ra những tin tức chuẩn xác, thực sự cầu thị. Trên báo chí cũng có tình trạng tin tức đưa ra không được chân thực, nguyên nhân là do đương sự không chịu bỏ thời gian ra để giải thích cách nghĩ chân chính của bản thân. Nếu lời của bạn được trích dẫn sai, trước tiên phải liên hệ với phóng viên, thảo luận với họ một cách hữu
hảo. Không nên nói với phóng viên rằng họ phải viết như thế nào. Nếu bạn tức giận nhảy bổ vào phòng biên tập thì bạn sẽ mất đi sự tôn trọng và tình hữu nghị với các phóng viên.
(8) Làm thế nào để đối phó với những phỏng đoán của phóng viên? Có một câu chuyện kể rằng, ở một công viên Quốc gia nọ, hàng ngàn con chim bỗng nhiên chết, cơ quan thông tấn đã đăng tin với hàng tít lớn trên báo chí phê bình chuyện đó khiến cho dư luận xôn xao. Bộ phận phun thuốc khử trùng của công viên đã phải thanh minh trước giới báo chí, thừa nhận sai lầm là do dùng nhầm thuốc. Họ đã giải thích vì sao xảy ra tình trạng đó và biện pháp tiếp theo là gì để đảm bảo không để chuyện đó tái diễn. Việc họ kịp thời nói rõ chân tướng của hiện tượng đã làm cho tình thế khó xử đang bùng nổ dịu lại, tiếng xấu không lan rộng hơn.
Kịp thời nói rõ sự thật có thể làm giảm những lời phê bình và ngăn chặn những thông tin bất lợi lan rộng.
Phải biết thừa nhận những việc làm sai, không nên sợ nói ra rằng: "Tôi đã phạm sai lầm”. Sự thành thực của bạn sẽ làm những người phẫn nộ phê bình bạn trở nên bớt nóng nảy, kịp thời công bố những hành động sẽ được thực thi ngay và chờ sau khi đã sửa chữa sai lầm sẽ công bố để mọi người biết là điều rất tốt.
Dưới đây xin giới thiệu một vài nguyên tắc chuẩn mực khi tiếp xúc với cơ quan truyền thông trong việc xử lý những cuộc khủng hoảng thuộc loại này.
1. Kịp thời công bố những nguy cơ của công ty cho cán bộ công nhân viên của công ty biết, không nên chờ báo chí đưa ra rồi mới công bố! Trước khi cán bộ công nhân viên biết được tin đó qua đài, báo, cần phải cho họ biết được tình hình. Nếu họ nắm được sự thật, họ sẽ nói lại cho các quan khách và người khác biết. Một nội bộ tốt, thông hiểu nhau có lợi hơn nhiều khi phải thông qua truyền thông.
2. Không nên phỏng đoán. Nếu bạn chưa biết được câu trả lời cho vấn đề ra sao thì nên nói rằng: "Tôi không biết tình hình này, nhưng tôi sẽ làm rõ sự thể ra sao, xin hẹn sáng mai tôi sẽ gọi điện báo cho anh (chị) biết".
3. Tích cực dùng nhãn quan của công chúng xem xét cục diện để có những trả lời tương ứng, nhưng trước tiên bạn cần phải suy nghĩ tới những lo lắng của họ.
4. Về những vấn đề quan trọng, đích thân người giữ trọng trách cao nhất của công ty phải đảm nhận trách nhiệm phát ngôn chứ không để cho các bộ phận khác làm. Điều này làm tăng sự tin tưởng và thanh danh của công ty bởi công chúng thông thường có thái độ hoài nghi đối với những lời nói của các bộ phận khác trong công ty.
5. Câu trả lời "chưa thể công bố được" sẽ là một sách lược xoay chuyển tốt nhất khi triển khai điều tra một cách toàn diện.
6. Chú ý động thái của cơ quan truyền thông, nhanh chóng công bố sự thật.
7. Hữu nghị lâu dài với khách hàng luôn quan trọng hơn việc công ty phải trả giá trong một thời gian ngắn. Nếu bạn muốn công bố những sai sót của mình hoặc thu hồi những sản phẩm không đạt chất lượng từ ngoài thị trường về thì cần phải làm ngay, sự giải thích thành thực sẽ làm tăng uy tín của doanh nghiệp bạn.