- Sau khi bắt đầu làm việc được
2.Tổ chức bộ máy và nhân sự
* Giai đoạn 1:
Bộ phận tiếp nhận và giao trả hồ sơ được bố trí là 04 cán bộ, số cán bộ này do các phịng chuyên mơn nghiệp vụ thuộc UBND xã cĩ quan hệ nhiều với tổ chức hoặc cơng dân (tư pháp, địa chính, tài chính) cử đến làm việc tạp trung tại văn phịng UBND xã, do cán bộ văn phịng UBND xã phụ trách.
Số cán bộ làm việc tại bộ phận tiếp nhận và giao trả hồ sơ vừa chịu sự quản lý về chuyên mơn, nghiệp vụ của phịng nghiệp vụ, vừa chịu sự quản lý hành chính của văn phịng UBND xã, số cán bộ này phải cĩ trình độ chuyên mơn nghiệp vụ, am hiểu pháp luật cĩ tư thế, tác phong đúng mực, lịch sự, chu đáo.
Bộ phận tiếp nhận và giao trả hồ sơ phải mở cửa theo dõi việc tiếp nhận hồ sơ của tổ chức và cơng dân theo từng lĩnh vực (đất đai, tư pháp, tài chính) sao cho khoa học, hợp lý, trong phiếu hẹn phải ghi rõ ngày nhận hồ sơ, số lượng giấy tờ và ngày trả hồ sơ, hàng tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm. Bộ phận tiến hành sinh hoạt để nhận xét tinh thần thái độ làm việc, nội dung và kết quả giải quyết cơng việc của mỗi cán bộ cơng chức, kết quả này được gửi đều đặn về phịng chuyên mơn nghiệp vụ cĩ liên quan để giúp cho việc quản lý ở phịng.
* Giai đoạn 2:
Cơng việc tiếp cận và giao trả hồ sơ cho văn phịng UBND xã đảm nhiệm cán bộ cơng chức, làm việc tại bộ phận tiếp nhận và giao trả hồ sơ do văn phịng
a. Nguyên tắc hoạt động của bộ phận tiếp nhận và giao trả hồ sơ:
Cơng dân và tổ chức khi đến yêu cầu giải quyết cơng việc cĩ liên quan đến vấn đề như: Đất đai, hộ tịch, tài chính chỉ phải đến một nơi duy nhất là bộ phận tiếp nhận và giao trả hồ sơ của UBND xã để nộp hồ sơ và nhận kết quả giải quyết, khơng phải đến nhiều nơi để liên hệ giải quyết như trước đây.
Bộ phận tiếp nhận và giao trả hồ sơ làm việc 8 giờ/ 1 ngày, 6 ngày trong tuần theo đúng quy định của bộ luật lao động.
Bộ phận tiếp nhận và giao trả hồ sơ khơng được giải quyết hồ sơ và ngược lại các phịng ban chuyên mơn khơng được trực tiếp nhận hồ sơ, để đảm bảo tính khách quan trong việc giải quyết hồ sơ hành chính cho tổ chức và cơng dân.
b.Thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND xã:
Theo sơ đồ, tổ chức và cơng dân đến nộp hồ sơ đầy đủ theo quy định tại bộ phận tiếp nhận và giao trả hồ sơ. Bộ phận tiếp nhận và giao trả hồ sơ chuyển cho các phịng chuyên mơn tham mưu, giải quyết; cán bộ, cơng chức các phịng chuyên mơn xử lý xong hồ sơ, trưởng hoặc phĩ phịng ký đề xuất chuyển văn phịng UBND xã để trình Chủ tịch và phĩ Chủ tịch UBND xã ký. Bộ phận tiếp
Cơng dân tổ chức (5) VP - UBND xã bộ phận tiếp nhận và giao trả hồ sơ Các phịng chuyên mơn Lãnh đạo UBND xã Nộp hồ sơ (1) (6)Trả hồ sơ cho tổ chức hoặc cơng dân Chuyển phịng chuyên mơn
thẩm định giải quyết (2)
Chuyển văn phịng UBND trình lý (3) Trình lý (4) Trả hồ sơ về bộ phận tiếp nhận và giao trả hồ sơ (5)
nhận và giao trả hồ sơ trả hồ sơ cho tổ chức hoặc cơng dân theo ngày đã ghi trên phiếu hẹn. Đồng thời chuyển 01 bộ hồ sơ lưu cho phịng chuyên mơn (nếu cĩ).