- Sau khi bắt đầu làm việc được
A.GIỚI THIỆU CHUNG
I./ TÌNH HÌNH CHUNG UBND XÃ 1. Quá trình hình thành và phát triển:
Eahiu là một xã thuộc vùng II cách huyện KrơngPăk 7km nằm về phía Nam, Đơng giáp Eauy, Bắc giáp Eaphê; là một xã cĩ 3 dân tộc anh em sinh sống: Kinh, Êđê, Vân Kiều, được tách từ xã Ea Quãng từ năm 1985, dân số xã cĩ: 1001 hộ, 5445 nhân khẩu.
Trong thời gian qua UBND xã Eahiu đã từng bước kiện tồn sắp xếp tổ chức bộ máy hành chính tương đối ổn định, hoạt động ngày càng cĩ hiệu quả. Bước đầu, qua sắp xếp tổ chức bộ máy đã xác định rõ chức năng nhiệm vụ của từng đơn vị ngành, ban và xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng chuyên mơn nghiệp vụ cho đội ngũ, cán bộ.
Tuy nhiên, hiệu quả hoạt động của bộ máy và cán bộ, cơng chức của xã hiện nay vẫn cịn hạn chế, quy trình giải quyết thủ tục hành chính chưa được cơng khai đầy đủ, cịn rườm rà, trình độ chuyên mơn nghiệp vụ, kiến thức pháp luật và phẩm chất đạo đức, năng lực của một số cán bộ, cơng chức cịn hạn chế, gây trở ngại cho nhân dân và các tổ chức khi đến liên hệ giải quyết các vấn đề về thủ tục hành chính.
2. Những thuận lợi và khĩ khăn:
a. Thuận lợi:
- Cải cách hành chính là chủ trương lớn của Nhà nước nên cĩ sự chỉ đạo kiên quyết và thống nhất từng Trung ương đến địa phương, khơng những yêu cầu chính quyền các cấp phải hiểu phải thơng mà phải làm chủ trương này phù hợp lịng dân được sự ủng hộ của dân trong quá trình thực hiện.
- Được sự quan tâm chỉ đạo sát sao, cụ thể và thường xuyên của huyện uỷ HĐND và UBND huyện, đặc biệt là của thường trực, Ban chỉ đạo cải cách hành chính huyện.
- Đề án đã cĩ bước chuẩn bị kỹ cả về tư tưởng, tổ chức, biện pháp và quy trình kế hoạch triển khai.
b. Khĩ khăn:
- Tổ chức hoạt động hành chính của bộ máy Nhà nước phải được thống nhất từ Trung ương đến địa phương, hiện nay, chương trình cải cách hành chính “một cửa” chưa được thể chế hố thành văn bản quy phạm pháp luật để thống nhất thực hiện trong cả nước.
- Những văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước hiện nay cịn chưa đồng bộ, những văn bản cũ của thời bao cấp cĩ những cái đã lỗi thời. Khơng cịn phù hợp nhưng chậm được sữa đổi bổ sung hoặc huỷ bỏ.
- Sự phân cơng, phân cấp quản lý trong một số lĩnh vực chưa được thống nhất và tồn diện nên khi triển khai thực hiện quản lý theo mơ hình “một cửa” sẽ gặp khơng ít khĩ khăn trở ngại trong cơng tác quản lý.
- Đội ngũ cán bộ, cơng chức của xã, tuy đã được quan tâm đào tạo bồi dưỡng, nhưng các hoạt động cĩ liên quan đến giải quyết thủ tục hành chính, địi hỏi về trình độ, năng lực chuyên mơn và phẩm chất trách nhiệm của cán bộ, cơng chức đặc biệt là năng lực, kiến thức, pháp luật và phương thức tổ chức thực hiện những cơng việc hành chính và cịn hạn chế.
3. Mục đích - Yêu cầu:
- Thực hiện được đề án cải cách thủ tục hành chính theo mơ hình một cửa của HĐND xã Ea Hiu, sẽ tạo thuận lợi cho mọi tổ chức cơng dân khơng phải đi lại nhiều nơi, nhiều lần, tốn nhiều thời gian, khi cĩ nhu cầu giải quyết thủ tụchành chính ở cấp độ xã, tổ chức và cơng dân chỉ đến một nơi (tổ tiếp nhận và giao nhận hồ sơ) của UBND xã sẽ được tiếp nhận hồ sơ, xem xét giải quyết và trả lời hồ sơ kịp theo thời gian quy định.
- Cải cách hành chính theo mơ hình “một cửa” sẽ gĩp phần thực hiện thiết chế dân chủ XHCN, nâng cao năng lực quản lý và điều hành của bộ máy nhà nươc giải quyết cơng việc nhanh, gọn và hiệu quả hơn, khơng phải qua nhiều tầng nấc như lâu nay, tránh được việc đùn đẩy cơng việc giữa các phịng, ban, hoặc dồn lên chủ tịch, các phĩ chủ tịch UBND xã giải quyết, tạo điều kiện cho chủ tịch các phĩ chủ tịch cĩ thời gian để nghiên cứu, kiểm tra sâu sắc cơ sở và giải quyết được nhiều cơng việc chung.
- Thơng qua cải cách hành chính theo mơ hình, “một cửa” sẽ gĩp phần thực hiện thiết chế đân chủ XHCN, nhằm khơng ngừng nâng cao năng lực cơng tác, phẩm chất chính trị, trình độ chuyên mơn, nghiệp vụ và vai trị trách nhiệm giải quyết cơng việc của cán bộ cơng chức.
II./ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ VAØ TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN CỦA UBND - XÃ EA HIU
Ghi chú:
: Quan hệ chỉ đạo : Quan hệ phân phối
* Chức năng, nhiệm vụ của các phịng ban:
- Hội đồng quản trị - Ban kiểm sốt - Chủ tịch:
Là người quyết định và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của UBND xã như kế hoạch trong tháng, năm, hoặc năm tới. Cĩ tồn quyền quyết định và điều hành tồn bộ hoạt động của UBND xã, chịu trách nhiệm trước Nhà nước và mọi mặt của UBND xã, đảm bảo đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ cơng nhân viên.
- Phĩ chủ tịch:
Là người tham mưu cho chủ tịch để xây dựng các phương án xây dựng, mọi hoạt động của dân đề nghị, kiểm tra và xem xét để giải quyết và là trực tiếp giải quyết các cộng việc trong phần hành được uỷ quyền, chịu trách nhiệm trước pháp luật và chủ tịch về nhiệm vụ được giao.
- Phịng tài chính kế tốn:
+ Tham mưu cho chủ tịch UBND xã thực hiện đúng pháp lệnh thống kê, kế Hội đồng quản trị Ban kiểm sốt Chủ tịch Phĩ chủ tịch Phĩ chủ tịch Phịng tài chính kế tốn Phịng kế hoạch Phịng tổ chức hành chính
cơng tác tài chính giúp thu được lợi nhuận cho UBND xã. Phịng cĩ nhiệm vụ nghiên cứu các chế độ, chính sách tài chính, cơ chế quản lý tài chính, tham mưu cho chủ tịch phát triển nguồn vốn đầu tư của cấp trên.
+ Bên cạnh đĩ, phịng cịn cĩ chức năng lập kế tốn tài chính kế hoạch tiền mặt phục vụ cho yêu cầu sản xuất kinh doanh qua từng giai đoạn, tham mưu việc thu chi sử dụng đồng vốn. Bảo tồn và phát triển hữu hiệu của đồng vốn đầu tư, thực hiện việc kê khai và nộp thuế. Các khoản nghĩa vụ cho Nhà nước đúng quy định, việc thực hiện phải đảm bảo đúng chế độ và quy định quản lý vốn, tài sản các quỹ, hoạch tốn kế tốn - thống kê, chế độ kiểm tra do pháp luật quy định, chịu trách nhiệm về tính xác thực về báo cáo tài chính của UBND xã, mở các loại sổ sách chứng từ theo đúng quy định của Nhà nước.
+ Hướng dẫn nghiệp vụ kế tốn tài chính hướng dẫn và phổ biến chế độ chính sách tài chính cho các đơn vị thực hiện.
+ Làm việc với các cấp trên, các cơ quan tài chính liên quan để ứng vốn thanh tốn vốn, quyết tốn.
+ Huy động vốn như vay Ngân hàng, vay ưu đãi, huy động vốn các bộ cơng nhân viên chức, tham mưu cho chủ tịch về cơng tác đầu tư cho các đơn vị thực hiện nhằm luân chuyển tốt đồng vốn.
- Phịng kế hoạch:
+ Tham mưu và định hướng phát triển cho xã, về cơng tác kế hoạch, quản lý và khai thác thiết bị để thực hiện mọi cơng trình. Quản lý và giám sát kỹ thuật, an tồn lao động đảm bảo chất lượng.
+ Nhiệm vụ: Tham mưu cho chủ tịch về cơng tác đầu tư, các giải pháp thực hiện, nhằm đảm bảo hiệu quả kinh tế cao nhất.
+ Tham mưu về cơng tác kỹ thuật giám sát kỹ thuật, tổ chức thi cơng kỹ thuật.
+ Lập kế hoạch sản xuất, tuyên truyền... tháng, quy,ù năm để trình lãnh đạo phê duyệt để thực hiện trên UBND - xã và chịu trách nhiệm kiển tra, giám sát việc thực hiện kế hoạch.
+ Nghiên cứu đề xuất phương án giao khốn nội bộ, hình thức hợp đồng, chủ trì việc xây dựng định mức kinh tế kỹ thuật.
+ Giám sát việc đảm bảo chất lượng tiến độ các cơng trình, biện pháp an tồn và vệ sinh trên cơng trường.
+ Kiểm tra khối lượng, đơn giá, định mức, chế độ các dự tốn và quyết tốn, chịu trách nhiệm về tính chính xác, đúng đắn.
+ Kiểm tra hồ sơ pháp lý đề án thực hiện, theo hiện hành của Nhà nước. + Quản lý và lưu trữ hhồ sơ, tài liệu kỹ thuật đúng quy định, tổng hợp và báo
- Phịng tổ chức hành chính:
+ Chức năng: Tham mưu cho Chủ tịch UBND Xã về các lĩnh vực tổ chức, các chế độ chính sách đối với các cơng viên chức cơng tác hành chính nội vụ.
+ Nhiệm vụ: Lập phương án sắp xếp, bố trí nhân sự phù hợp với đội ngũ cán bộ phù hợp, đào tạo đánh giá cán bộ và bổ nhiệm vào dây truyền quản lý của UBND xã.
+ Tham mưu cơng tác tuyển dụng cán bộ cơng nhân viên.
+ Tham mưu cho Chủ tịch thực hiện các nghĩa vụ đối với cơng viên chức Nhà nước, như chế độ bảo hiểm XH, bảo hiểm y tế, chế độ ốm đau, tử tuất và bảo đảm đúng chế độ chính sách của Nhà nước.
+ Thường trực hội đồng thi đua khen thưởng, kỹ thuật, nâng lương, nâng bậc, thành viên an tồn của UBND - Xã.
+ Lập kế hoạch chi tiêu hành chính tháng, quý, năm, trình Chủ tịch phê duyệt. Thực hiện các cơng việc hành chính như tổ chức họp, hội nghị ...
+ Tham mưu cho lãnh đạo trong việc soạn thảo các văn bản phục vụ cơng tác quản lý, lưu trữ các tài liệu, văn thư, cơng văn và các phịng ban bảo mật, giữ và sử dụng con dấu củaUBND Xã đảm bảo yêu cầu và đúng quy định.
2. Tổ chức bộ máy và nhân sự:
* Giai đoạn 1:
Bộ phận tiếp nhận và giao trả hồ sơ được bố trí là 04 cán bộ, số cán bộ này do các phịng chuyên mơn nghiệp vụ thuộc UBND xã cĩ quan hệ nhiều với tổ chức hoặc cơng dân (tư pháp, địa chính, tài chính) cử đến làm việc tạp trung tại văn phịng UBND xã, do cán bộ văn phịng UBND xã phụ trách.
Số cán bộ làm việc tại bộ phận tiếp nhận và giao trả hồ sơ vừa chịu sự quản lý về chuyên mơn, nghiệp vụ của phịng nghiệp vụ, vừa chịu sự quản lý hành chính của văn phịng UBND xã, số cán bộ này phải cĩ trình độ chuyên mơn nghiệp vụ, am hiểu pháp luật cĩ tư thế, tác phong đúng mực, lịch sự, chu đáo.
Bộ phận tiếp nhận và giao trả hồ sơ phải mở cửa theo dõi việc tiếp nhận hồ sơ của tổ chức và cơng dân theo từng lĩnh vực (đất đai, tư pháp, tài chính) sao cho khoa học, hợp lý, trong phiếu hẹn phải ghi rõ ngày nhận hồ sơ, số lượng giấy tờ và ngày trả hồ sơ, hàng tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm. Bộ phận tiến hành sinh hoạt để nhận xét tinh thần thái độ làm việc, nội dung và kết quả giải quyết cơng việc của mỗi cán bộ cơng chức, kết quả này được gửi đều đặn về phịng chuyên mơn nghiệp vụ cĩ liên quan để giúp cho việc quản lý ở phịng.
* Giai đoạn 2:
Cơng việc tiếp cận và giao trả hồ sơ cho văn phịng UBND xã đảm nhiệm cán bộ cơng chức, làm việc tại bộ phận tiếp nhận và giao trả hồ sơ do văn phịng
a. Nguyên tắc hoạt động của bộ phận tiếp nhận và giao trả hồ sơ:
Cơng dân và tổ chức khi đến yêu cầu giải quyết cơng việc cĩ liên quan đến vấn đề như: Đất đai, hộ tịch, tài chính chỉ phải đến một nơi duy nhất là bộ phận tiếp nhận và giao trả hồ sơ của UBND xã để nộp hồ sơ và nhận kết quả giải quyết, khơng phải đến nhiều nơi để liên hệ giải quyết như trước đây.
Bộ phận tiếp nhận và giao trả hồ sơ làm việc 8 giờ/ 1 ngày, 6 ngày trong tuần theo đúng quy định của bộ luật lao động.
Bộ phận tiếp nhận và giao trả hồ sơ khơng được giải quyết hồ sơ và ngược lại các phịng ban chuyên mơn khơng được trực tiếp nhận hồ sơ, để đảm bảo tính khách quan trong việc giải quyết hồ sơ hành chính cho tổ chức và cơng dân.
b.Thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND xã:
Theo sơ đồ, tổ chức và cơng dân đến nộp hồ sơ đầy đủ theo quy định tại bộ phận tiếp nhận và giao trả hồ sơ. Bộ phận tiếp nhận và giao trả hồ sơ chuyển cho các phịng chuyên mơn tham mưu, giải quyết; cán bộ, cơng chức các phịng chuyên mơn xử lý xong hồ sơ, trưởng hoặc phĩ phịng ký đề xuất chuyển văn phịng UBND xã để trình Chủ tịch và phĩ Chủ tịch UBND xã ký. Bộ phận tiếp
Cơng dân tổ chức (5) VP - UBND xã bộ phận tiếp nhận và giao trả hồ sơ Các phịng chuyên mơn Lãnh đạo UBND xã Nộp hồ sơ (1) (6)Trả hồ sơ cho tổ chức hoặc cơng dân Chuyển phịng chuyên mơn
thẩm định giải quyết (2)
Chuyển văn phịng UBND trình lý (3) Trình lý (4) Trả hồ sơ về bộ phận tiếp nhận và giao trả hồ sơ (5)
nhận và giao trả hồ sơ trả hồ sơ cho tổ chức hoặc cơng dân theo ngày đã ghi trên phiếu hẹn. Đồng thời chuyển 01 bộ hồ sơ lưu cho phịng chuyên mơn (nếu cĩ).
3. Tổ chức kế tốn tại UBND xã:
- Kế tốn trưởng: Là người chịu trách nhiệm cơng tác hạch tốn kế tốn,
kiểm tra các chứng từ, cĩ trách nhiệm giám sát việc chấp hành các chế độ chính sách về tài chính. Tham gia ký kết các hợp đồng kinh tế, chỉ đạo trực tiếp cơng tác kế tốn tồn UBND xã, cán bộ cơng viên chức Nhà nước. Cơng tác kế tốn cho từng kế tốn viên để theo dõi ghi chép và phản ánh kịp thời các tình hình hoạt động, kế hoạch của UBND xã, cuối kỳ lập các báo cáo kế tốn.
- Kế tốn tổng hợp: Thực hiện những cơng việc kế tốn cĩ tính chất tổng
hợp từ nhật ký các chứng từ, sổ kế tốn chi tiết, tổng hợp các số liệu ghi vào sổ cái, tính tổng các kế hoạch, các chi phí rồi lên báo cáo quý, năm và thanh tốn tiền lương cho các cơng nhân viên. Tổ chức bảo quản lưu trữ tài liệu, chứng từ kế tốn theo dõi tình hình kế hoạch và các thu - chi trong ngày, tháng, năm và kiểm tra việc bảo quản lưu trữ các sổ sách.
- Kế tốn thanh tốn: Theo dõi các khoản thu - chi, mở sổ quỹ, sổ ngân
hàng cập nhật số liệu và rút số dư hàng ngày, kế tốn tiền mặt, đồng thời theo dõi lương.
- Kế tốn tiền lương, chi phí khác: Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình vay, cấp phát, sử dụng vật tư nhiên liệu và thanh tốn quyết tốn cĩ liên quan đến các hoạt động.
Kế tốn trưởng Kế tốn tổng hợp Kế tốn thanh tốn cơng nợ Kế tốn vật tư... tiền lương, chi phí khác Kế tốn tiền mặt tiền quỹ, tiền vay Thủ quỹ
- Kế tốn tiền mặt, tiền gửi, tiền vay: Tổ chức ghi chép phản ảnh tổng hợp số liệu tình hình vay cấp phát, sử dụng thanh tốn. Vốn đầu tư cơng trình hồn thành và đưa vào sử dụng.
+ Kiểm tra việc chấp hành dự tốn chi phí kế hoạch thực hiện + Lập báo cáo về đầu tư
+ Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch và hiệu quả thực hiện kế hoạch
- Thủ quỹ: Cĩ nhiệm vụ thu - chi, quản lý tiền mặt lập báo cáo quỹ cuối
ngày giao chứng từ và báo cáo quỹ cho kế tốn tiền mặt phản ánh và ghi chép một cách kịp thời, chính xác và đầy đủ tính thu - chi tồn quỹ tiền mặt.
4. Hình thức kế tốn áp dụng tại UBND xã:
Uỷ ban nhân dân xã EaHiu - Krơng Păk - DakLak đang áp dụng hình thưc kế tốn “ chứng từ ghi sổ” mọi nghiệp vụ kế tốn phát sinh phản ánh ở chứng từ gốc