4. Tóm tắt cấu trúc của luận văn
3.2.3.2.Công tác quản lý hoạt ựộng mua bán vật tư-nguyên liệu
Cấp trên (Lãnh ựạo các phân xưởng/ phòng trở lên) tạo ra các phiếu yêu mua bán vật tư Ờnguyên liệu có xác nhận của giám ựốc phân xưởng hay giám ựốc doanh nghiệp và gửi lên phòng Vật tư ựể yêu cầu mua nguyên vật liệu. Khi nhận ựược phiếu yêu cầu mua bán VT-NL từ bộ phận, nhân viên phòng vật tư xác nhận lại thông tin và xin ý kiến chỉ ựạo của trưởng phòng Vật tư. Trưởng phòng vật tư xem xét yêu cầu cũng như ựối chiếu lại với kế hoạch mua bán vật tư ựã ựược thông qua của ban Giám ựốc công ty, sau ựó sẽ phân cho các nhân viên trong phòng mình thực hiện việc xin báo giá từ các nhà cung cấp.
Sau khi ựã nhận ựược báo giá của nhà cung cấp, căn cứ vào mức giá, thời hạn giao hàng cùng các cam kết khác mà nhà cung cấp ựưa ra, nhân viên phòng Vật tư sẽ tiến hành chọn ra một số nhà cung cấp thỏa mãn các yêu cầu mua VT-NL của mình trình lên trưởng phòng Vật tư. Trưởng phòng Vật tư sau khi tham khảo ý kiến của ban giám ựốc cũng như của người yêu cầu mua thì sẽ tiến hành làm ựơn ựặt mua hàng với nhà cung cấp ựó. đồng thời khi ựó phòng vật tư sẽ phải thông báo với các bộ phận khác về thời gian và ựịa ựiểm giao nhận hàng ựể các bộ phận khác thu xếp tài chắnh, thời gian, kho bãi ựể tiếp nhận VT-NL
Khi ựến hạn giao vật tư Ờnguyên liệu, nhân viên phòng vật tư sẽ phối hợp với các bộ phận khác ựể kiểm tra, giám sát và tiếp nhận vật tư từ nhà cung cấp. Sau ựó chuyển
toàn bộ hóa ựơn, chứng từ sang cho bộ phận thanh toán ựể thực hiện thanh toán theo cam kế với nhà cung cấp.
Người yêu cầu mua VT-NL chỉ có thể chỉnh sửa, bổ sung cho yêu cầu của mình trước khi bộ phận Vật tư tiến hành ựặt mua với nhà cung cấp. Nếu sau khi ựã ựặt mua rồi thì người yêu cầu mua VT-NL sẽ không có quyền thay ựổi thông tin yêu cầu nữa. Trong trường hợp thông tin yêu cầu mua VT-NL bị sửa ựổi khác hẳn so với yêu cầu ban ựầu thì nhân viên phòng Vật tư phải tiến hành gửi lại yêu cầu báo giá mới cho nhà cung cấp ựể ựảm bảo thông tin yêu cầu mua với thông tin yêu cầu báo giá phải hoàn toàn trùng khớp với nhau.
Lãnh ựạo doanh nghiệp, lãnh ựạo của bộ phận yêu cầu mua, người mua yêu cầu mua có quyền xem dõi toàn bộ quá trình mua hàng ựó ựể ựôn ựốc, nhắc nhở việc thực hiện yêu cầu mua hàng của phòng Vật tư. Lãnh ựạo phòng Vật tư cũng phải theo dõi ựược công việc của từng nhân viên trong phòng mình ựể chỉ ựạo, phối hợp cũng như phân công công việc cho nhận viên trong phòng mình một cách hợp lý.