4. Tóm tắt cấu trúc của luận văn
3.2.3.1.Xác ựịnh các thông tin chung về quản lý mua bán vật tư,
Trong các doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức quản lý-ựiều hành ựiển hình ựược phân theo cấp quản lý từ cao xuống thấp như sau:
1. Ban Giám ựốc (Giám ựốc, các phó giám ựốc, trợ lý, thư ký giám ựốc)
2. Lãnh ựạo nhà máy, phân xưởng, phòng ban (Giám ựốc, Trưởng phòng và các phó phòng, thư ký phòng)
3. Tổ (Tổ trưởng, tổ phó, trưởng nhóm, ...) 4. Chuyên viên
Hình 3.31. Mô hình phân cấp quản lý trong doanh nghiệp
Thông thường ban giám ựốc là người quyết ựịnh kế hoạch mua bán vật tư cho toàn bộ doanh nghiệp trong một năm còn giám ựốc các phân xưởng hay trưởng phòng sản xuất là người trực tiếp lập kế hoạch sử dụng chi tiết nguyên vật liệu ựể báo cáo với ban giám ựốc cũng như phòng Vật tư ựể thực hiện việc mua bán VT-NL.
Trưởng phòng Vật tư là người chịu trách nhiệm trực tiếp về việc mua bán vật tư theo sự ựồng thuận của ban giám ựốc, ựồng thời là người ựóng vai trò chỉ ựạo nhân viên trong bộ phận mình thực hiện việc gửi báo giá, lấy báo giá, duyệt báo giá, Ầ thay mặt ban giám ựốc thực hiện hợp ựồng mua bán VT-NL, cũng như phối hợp với các bộ phận khác trong doanh nghiệp như bộ phận Kế toán, Quản lý kho, các phân xưởng/ phòng sản xuất ựể giao nhận VT-NL.
Các nghiệp vụ cơ bản của mua bán vật tư - nguyên liệu bao gồm :
Ờ Nhận yêu cầu mua bán VT-NL từ ban giám ựốc hoặc các phòng ban / phân xưởng sản xuất.
Ờ Thực hiện việc gửi báo giá và nhận báo giá VT-NL.
Ờ Lựa chọn nhà cung cấp ựể thực hiện việc mua vật tư - nguyên liệu.
Ờ Giao nhận vật tư - nguyên liệu.
đối với việc Mua bán vật tư - nguyên liệu, các thông tin chắnh liên quan ựến nó như sau :
Ờ Ngày yêu cầu mua vật tư - nguyên liệu.
Ờ Tên vật tư - nguyên liệu, số lượng, chủng loại, màu sắc, kắch thước, Ầ
Ờ Ngày yêu cầu có hàng.
Ờ địa ựiểm nhận hàng.
Ờ Danh sách các nhà cung cấp uy tắn (nếu có).
đối với các Báo giá thì thông tin chắnh của nó gồm có :
Ờ Ngày gửi báo giá.
Ờ Nơi nhận báo giá (nhà cung cấp).
Ờ Danh sách các vật tư - nguyên liệu cần mua.
Ờ Ngày cần giao của từng vật tư - nguyên liệu.
Ờ Giá ựưa ra bởi nhà cung cấp của từng vật tư - nguyên liệu.
Ờ Trạng thái của báo giá.
Ờ Trạng thái chấp nhận mua hay không mua của từng vật tư Ờ nguyên.
đối với các biên bản bàn giao / tiếp nhận VT-NL, các thông tin chắnh của nó bao gồm:
Ờ Ngày giao VT-NL.
Ờ Tên VT-NL, số lượng, chủng loại, màu sắc, kắch thước, Ầ
Ờ Tình trạng của VT-NL.
Ờ Tên nhà cung cấp VT-NL. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ờ Tên người giao, người nhận.
Ờ Các giấy tờ chứng nhận xuất sứ, bảo hành kèm theo của VT-NL.
Ờ Số dư trong kho của từng VT-NL trước và sau khi giao/nhận.
Ờ Hủy yêu cầu mua
Ờ đã gửi báo giá
Ờ đã nhận ựược báo giá
Ờ đã ựặt hàng
Ờ đã giao một phần
Ờ đã giao ựầy ựủ
Ờ đang chờ thanh toán
Ờ đã hoàn thành
Lãnh ựạo công ty hay phòng ban, phân xưởng có thể dựa vào trạng thái của từng vật tư - nguyên liệu ựể ựể theo dõi và cập nhật nội dung chỉ ựạo thực hiện công việc. Qua ựó ựưa ra ựược những quyết ựịnh kịp thời ựể chỉ ựạo, xử lý nhằm làm cho hoạt ựộng sản xuất ựược ựảm bảo tiến ựộ và chất lượng, tránh không ựể ựình trệ sản xuất, gây thiệt hại lớn cho doanh nghiệp.