THỦ TUC HẢI QUAN XUẤT KHẨU THAN CỦA CÔNG TY TNHH MTV 397
3.1 Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu quy trình thực hiện thủ tục hảiquan xuất khẩu than của công ty TNHH MTV 397 quan xuất khẩu than của công ty TNHH MTV 397
3.1.1 Những kết quả đạt được trong thời gian qua của công ty trong quá trình thực hiện TTHQ
Ngay từ khi mới thành lập công ty TNHH MTV 397 đã xác định mục tiêu cho mình trong quá trình hoạt động là phải phát triển vững mạnh, mang lại doanh thu lớn cho công ty, tạo niềm tin với các khách hàng, tạo công ăn việc làm cho các lao động, nhân viên trong công ty. Qua thực tế nghiên cứu, phân tích thực trạng quy trình làm thủ tục hải quan tại công ty em nhận thấy rằng công ty đã có những thành tích đặc biệt và có những bước phát triển rõ rệt trong việc thực hiện quy trình làm thủ tục hải quan cụ thể như:
- Thích ứng, thay đổi phù hợp với các quy định trong luật Hải quan: ngay sau khi có quy định bổ sung, sửa đổi trong Luật hải quan năm 2005 thì công ty đã tìm hiều, áp dụng và thực hiện đúng các quy định theo luật mới. Nhờ việc thực hiện nghiêm túc và nắm bắt thông tin nhanh chóng, kịp thời mà công ty đã thực hiện thông quan hàng hóa thuận tiện hơn,dễ dàng hơn.
- Các nhân viên phòng XNK ngày càng được chuyên môn hóa cao nên quá trình thực hiện thủ tục hải quan cũng ngày càng mang lại hiệu quả hơn trước.
- Thực hiện khai báo hải quan điện: công ty đã áp dụng khai báo hải quan điện tử, thực hiện kết nối mạng Internet với cơ quan hải quan để quá trình khai báo được nhanh hơn. Hiện nay công ty cũng đang từng bước tiến tới thực hiện quy trình thủ tục hải quan điện tử chứ không chỉ là khai báo hải quan điện tử nữa có nghĩa là hoàn toàn thực hiện các quy trình thủ tục hải quan qua máy tính mà không cần phải tới chi cục hải quan. Nếu như trước đây việc khai báo hải quan thực hiện theo phương thức truyền thống, làm hoàn toàn trên giấy tờ thì giờ đây nhờ việc áp dụng công nghệ thông tin vào quy trình thực hiện thủ tục hải quan mà thời gian thông quan hàng hóa ngày một nhanh hơn, tốn ít thời gian, ít chi phí đi lại hơn và hạn chế tiêu cực hơn.
- Số lượng các tờ khai phân vào luồng đỏ đã giảm một cách đáng kể trong năm 2010 vừa qua điều đó cũng có nghĩa việc hàng hóa XNK ngày càng được thông quan nhanh hơn.
- Thực hiện các quyết định của cơ quan hải quan một cách nghiêm túc, nộp lệ phí đúng trong thời hạn quy định.
- Có quan hệ tốt với các nhân viên hải quan và dần tạo được uy tín nơi các khách hàng
- Đào tạo, hướng dẫn các nhân viên thực hiện thủ tục hải quan, tránh việc sai sót và có các biện pháp khen thưởng, tuyên dương cho các nhân viên thực hiện xuất sắc các nhiệm vụ trong thực hiện hải quan của mình đồng thời cũng có các biện pháp xử lý, khiển trách đối với các nhân viên có nhiều sai sót, vi phạm nhiều lần, gây ảnh hưởng tới việc thông quan hàng hóa.
3.1.2 Những tồn tại cần giải quyết và nguyên nhân trong quy trình thực hiện TTHQ xuất khẩu than của công ty TNHH MTV 397
3.1.2.1 Những tồn tại
Bên cạnh những thành tích mà công ty MTV có được trong quy trình thực hiện thủ tục hải quan thì vẫn còn có những hạn chế, thiếu sót mà công ty cần khắc phục đề việc thực hiện quy trình thủ tục hải quan được thuận lợi và nhanh chóng hơn nữa.
- Chuẩn bị hồ sơ hải quan: công tác chuẩn bị hồ sơ hải quan còn chậm, thiếu sót nên mất nhiều thời gian.
- Nhân viên thực hiện thủ tục hải quan còn lúng túng và đôi khi không hiểu rõ, sâu về các nguyên tắc thực hiện quy trình thủ tục hải quan.
- Đăng ký tờ khai: việc đăng ký tờ khai có khi còn chậm, đôi khi phải đăng ký lại, chỉnh sửa, thay tờ khai hải quan.
- Xuất trình hàng hóa và chứng từ cho cơ quan hải quan: hồ sơ nộp cho cơ quan hải quan có sự sai lệch, thiếu sót: số lượng hàng hóa và xuất xứ hàng hóa bị ghi sai.
- Kiểm tra thực tế hàng hóa: việc kiểm tra mất nhiều thời gian, tốn kém chi phí. 3.1.2.2 Những nguyên nhân
Nguyên nhân chủ quan: đó là do sự sai sót của các nhân viên XNK đặc biệt trực tiếp là người làm thủ tục hải quan. Các nhân viên phòng XNK có khi do sự vội vàng, thiếu sót, không kiểm tra kỹ các chứng từ trước khi mang tới cơ quan hải quan hoặc ghi sai các thông tin trong tờ khai hải quan. Sai sót thường xảy ra nhất trong việc ghi số lượng hàng hóa hay đơn vị tính hàng. Đôi khi việc sai sót xảy ra khi ghi hàng hóa xuất xứ. Chẳng hạn như nguyên phụ liệu được NK từ Đài Loan hay Hồng Kong thì trên tờ khai hàng hóa NK lại ghi là NK từ Trung Quốc khiến cho việc khớp hồ sơ không đạt yêu cầu và công ty phải sửa lại tờ khai hải quan.
+ Có khi do nhân viên phòng XNK thiếu tinh thần trách nhiệm, làm việc không lưu tâm và có thể do mục đích nào đó mà cố tình gây sai sót.
+ Việc nắm bắt thông tin đôi lúc còn chậm khi có sự thay đổi từ phía khách hàng về điều kiện giao hàng, thời gian giao hàng hay thay đổi mẫu hàng hóa.
+ Do việc thay đổi nhân sự liên tục trong công ty mà các nhân viên mới không nắm rõ được cách thức làm thủ tục hải quan. Thực tế trong công ty cho thấy rằng nhân sự trong phòng XNK thời gian qua đã có một số thay đổi. Nhân viên mới chưa có kinh nghiệm trong việc làm hải quan nên còn nhiều lúng túng, khó khăn.
Nguyên nhân khách quan: do nhân viên hải quan làm việc chưa thành thạo hoặc cố ý gây khó khăn cho công ty trong việc thực hiện các thủ tục hải quan. Cũng có trường hợp nhân viên mới phòng XNK đi làm thủ tục hải quan nhưng cơ quan hải quan không làm và không đóng dấu hải quan mà yêu cầu nhân viên đó phải xuất trình giấy giới thiệu từ phía công ty. Điều đó cho thấy việc đi làm hải quan cũng rất phức tạp.
+ Đối tác của công ty đều là các thương nhân nước ngoài nên mọi trao đổi liên lạc đều thực hiện qua email do đó đôi khi các chứng từ gửi cho nhau bị chậm trễ, bị thiếu, không diễn đạt hết các thông tin cần nói.
+ Cơ sở vật chất kỹ thuật còn hạn chế: do hệ thống máy tính, máy in, máy fax… của công ty cũng đã lâu và cũ nên nhiều lúc gặp trục trặc, hỏng hóc. Đôi khi hệ thống mạng, đường truyền dữ liệu của công ty bị lỗi. Việc khai hải quan tại công ty thường phải được gửi đi gửi lại nhiều lần thì mới có phản hồi từ phía cơ
quan hải quan. Đây cũng là một nguyên nhân khiến cho việc làm thủ tục hải quan tốn nhiều thời gian của DN.