- Phụ tùng thay thế: Là các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế,
2.3.2. Tổ chức chứng từ ban đầu:
+ Hóa đơn GTGT khi mua hàng. + Phiếu chi
+ Biên bản kiểm nghiệm vật tư. + Phiếu nhập kho.
+ Phiếu xin lĩnh vật tư + Phiếu xuất kho
VD: Ngày 25 tháng 8 năm 2008 cán bộ phòng vật tư mua thép của công ty TNHH Nga Sơn, số lượng 1.375 kg, đơn giá 11.985đ/kg, thuế suất thuế GTGT 10%. Thanh toán bằng tiền mặt.
- Hóa đơn GTGT: cán bộ phòng vật tư mang hóa đơn GTGT về để kế toán viết phiếu chi tiền mặt
- Phiếu chi: do kế toán lập và yêu cầu thủ quỹ xuất tiền mặt thanh toán cho bên bán.
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư: kiểm tra về chất lượng, số lượng, chủng loại, quy cách. Kết quả kiểm tra được ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật tư.
- Phiếu nhập kho: căn cứ vào hóa đơn GTGT và biên bản kiểm nghiệm vật tư để tiến hành lập phiếu nhập kho.
- Phiếu xin lĩnh vật tư: Khi đội công trình cần NVL để thi công công trình thì đội trưởng công trình sẽ viết phiếu xin lĩnh vật tư.
- Phiếu xuất kho: khi được tổng giám đốc phê duyệt, phòng vật tư tiến hành lập phiếu xuất kho.
2.3.3.Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu xây dựng tại công ty:
Khi nhận được dự án, hợp đồng thi công, căn cứ vào các thông số kỹ thuật của hợp đồng, dựa vào bản thiết kế kỹ thuật mà phòng kỹ thuật dự trữ khối lượng vật tư tiêu hao. Căn cứ vào đó, phòng vật tư lên kế hoạch mua sắm vật tư phục vụ công trình .
Hóa đơn GTGT( Phụ lục 2.3)
Trước khi nhập vật tư Công ty thành lập ban kiểm nghiệm vật tư, biên bản được lập thành hai bản.
Biên bản kiểm nghiệm vật tư ( Phụ lục 2.4 )
Sau khi kiểm tra vật tư đúng chất lượng, đủ số lượng, chủng loại, quy cách thì cán bộ phòng vật tư mới làm thủ tục nhập kho cùng thủ kho.
Căn cứ vào hóa đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm vật tư, khi vật tư đã đủ các tiêu chuẩn như: đúng chủng loại, số lượng, chất lượng, kích cỡ thì phòng vật tư mới tiến hành lập phiếu nhập kho
Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: + Liên 1: Lưu ở phòng vật tư
+ Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho
+ Liên 3: Giao cho người giao hàng để làm cơ sở thanh toán
Phiếu nhập kho ( Phụ lục 2.5)
Căn cứ vào tiến độ thi công, nhu cầu thực tế và định mức chi phí nguyên vật liệu trên bản giao khoán, đội trưởng viết giấy đề nghị xin cấp vật tư chuyển về phòng vật tư. Phòng vật tư so sánh định mức dựa trên dự toán của phòng kỹ thuật đề ra, xem xét chuyển lên tổng giám đốc, tổng giám đốc xem xét tính hợp lý rồi quyết định cấp cho đội thi công
Phiếu xin lĩnh vật tư ( Phụ lục 2.6)
Lúc này phòng vật tư xuất giao vật tư yêu cầu theo phê duyệt của tổng giám đốc, phòng vật tư tiến hành lập phiếu xuất kho vật liệu gồm 3 liên:
- Liên 1: Lưu ở phòng vật tư.
- Liên 2: Thủ kho nhận,ghi vào thẻ kho rồi chuyển lên phòng kế toán. - Liên 3: Giao cho người nhận vật tư
Đội trưởng nhận phiếu xuất kho từ phòng vật tư đem xuống kho để lĩnh NVL cho thi công.
Phiếu xuất kho ( Phụ lục 2.7 )
Trình tự hạch toán NVL của Công ty:
Phương pháp kế toán chi tiết NVL được công ty áp dụng là phương pháp ghi thẻ song song trên cơ sở chứng từ nhập, xuất do phòng kế toán lập.
Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song
Ghi chú :
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu hàng ngày - Nguyên tắc :
+ Ở kho : Thì mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lượng của NVL + Phòng kế toán : Mở sổ chi tiết NVL để theo dõi số lượng và giá trị - Trình tự ghi chép :
+ Ở kho: Hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập, xuất để ghi số lượng NVL thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Thẻ kho được thủ kho sắp xếp
Thẻ kho
Phiếu xuất kho
Thẻ hoặc sổ chi tiết NVL Phiếu nhập kho Kế toán tổng hợp NVL Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn NVL
trong hòm theo từng loại, nhóm vật liệu. Để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu hàng ngày. Sau khi ghi thẻ kho xong thì thủ kho phải chuyển giao phiếu nhập, xuất kho cho kế toán. Mỗi thứ NVL được ghi trên một thẻ căn cứ phiếu nhập kho ghi cột nhập, căn cứ phiếu xuất kho ghi cột xuất. Sau mỗi lần nhập xuất thủ kho phải tính ra số tồn kho và ghi vào cột tồn.
Cuối tháng thủ kho tính ra tổng nhập, xuất, tồn của từng thứ NVL trên thẻ kho theo công thức :
Số tồn kho đầu tháng = Số tồn kho cuối tháng + Số nhập trong tháng - Số tồn kho cuối tháng
+ Phòng kế toán : Kế toán khi nhận được chứng từ nhập, xuất của thủ kho gửi lên, kế toán kiểm tra lại chứng từ; căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất để ghi vào sổ (thẻ ) kế toán chi tiết vật tư, hàng hoá, mỗi chứng từ được ghi một dòng.
Thẻ kho ( Phụ lục 2.8 )
Kế toán ghi sổ chi tiết theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị. Khi nhận được phiếu nhập kho, xuất kho kế toán căn cứ vào số lượng và đơn giá tính ra số tiền và ghi vào sổ chi tiết. Cuối tháng kế toán và thủ kho tiến hành đối chiếu trên sổ chi tiết NVL và thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng. Nếu số lượng khớp nhau thì kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn căn cứ vào số liệu dòng tổng trên sổ chi tiết NVL
Sổ chi tiết NVL ( Phụ lục 2.9 )
Bảng tổng hợp nhập xuất tồn ( Phụ lục 2.10)