- Ngoài ra, công ty còn thuê gia công một số dược phẩm riêng tại các công ty
2.2.3.Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức tại Công ty cổ phần thương mại dược phẩm và trang thiết bị ytế Thuận Phát
6 Con người và trang thiết bị quản trị
2.2.3.Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức tại Công ty cổ phần thương mại dược phẩm và trang thiết bị ytế Thuận Phát
1.2.3.1. Mô hình cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần thương mại dược phẩm và trang thiết bị y tế Thuận Phát
• Hội đồng quản trị:
Bao gồm các cổ đông của công ty, đứng đầu là chủ tịch hội đồng quản trị, kiêm Giám đốc – bà Nguyễn Thị Thanh Mai.Các thành viên trong hội đồng quản trị cùng nhau thảo luận, hoạch định chiến lược phát triển công ty, đưa ra những chỉ tiêu trong từng kỳ hoạt động kinh doanh.
b. Cơ cấu nhân sự các phòng ban
• Ban giám đốc:
Nhận chỉ tiêu kinh doanh, lên kế hoạch, tổ chức thực hiện, lãnh đạo và kiểm soát các hoạt động kinh doanh.
• Phòng kế toán – tài chính:
Đứng đầu là kế toán trưởng, có nhiệm vụ tổ chức và quản lý toàn bộ các hoạt động kế toán, tài chính theo phân cấp và quy chế, quy định của Công ty cổ phần thương mại dược phẩm và trang thiết bị y tế Thuận Phát và quy định pháp luật của Nhà nước. Quản lý toàn bộ các loại quỹ của công ty. Thực hiện chế độ báo cáo tài chính và lưu
Ban Giám Đốc Phòng tài chính – kế toán Phòng kinh doanh Phòng tổ chức hành chính –nhân sự Phòng kiểm tra chất lượng Kho Hội đồng quản trị Bộ phận bán hàng Marketing
trữ, bảo quản đầy đủ, toàn bộ chứng từ kế toán ban đầu theo quy định hiện hành. Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm.
- Hiện tại Phòng kế toán – tài chính của Công ty mới dừng lại ở việc thực hiện các chức năng về kế toán như: Tổ chức quản lý kế toán, kiểm tra việc hạch toán kế toán đúng theo chế độ kế toán Nhà nước ban hành đối với kế toán các đơn vị thành viên; Tổ chức hạch toán kế toán trực tiếp hoạt động sản xuất kinh doanh của Văn phòng Tổng công ty; Định kỳ tập hợp phản ánh cung cấp các thông tin cho cho lãnh đạo về tình hình biến động của các nguồn vốn, hiệu quả sử dụng tài sản vật tư, tiền vốn... Mà các chức năng tài chính như: Xây dựng kế hoạch tài chính của toàn Công ty, tổ chức theo dõi và đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch tài chính được giao; Tham mưu đề xuất việc khai thác, huy động các nguồn vốn phục vụ kịp thời cho sản xuất kinh doanh đúng theo các quy định của Nhà nước; phân tích các chỉ số tài chính để đánh giá đánh giá tình hình tài chính, đánh giá mức độ rủi ro, mức độ và chất lượng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp…lại không được thực hiện tốt.
• Phòng kinh doanh:
Chủ động tìm kiếm đối tác để phát triển mạng lưới phân phối, từng bước mở rộng thị trường.Thực hiện công tác marketing, nghiên cứu thị trường.Chủ động soạn thảo các hợp đồng kinh tế có liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty; Tổ chức thực hiện đúng quy định các hợp đồng kinh doanh đã được ký kết. Xây dựng và triển khai thực hiện phương án kinh doanh sau khi được Ban Giám đốc Công ty phê duyệt. Thống kê, báo cáo hoạt động kinh doanh theo đúng tiến độ và quy định. Chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh trước Ban Giám đốc Công ty. Lực lượng chủ yếu là bộ phận bán hàng (đội ngũ trình dược viên).
Trên thực tế, phòng kinh doanh của Công ty mới chỉ dừng lại ở việc phân phối, chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh.
• Phòng tổ chức hành chính – nhân sự:
Đứng đầu là trưởng phòng hành chính, có trách nhiệm tổ chức điều hành nhân sự, đảm bảo đủ nhân lực cho hoạt động kinh doanh của công ty.Nghiên cứu, soạn thảo các nội quy, quy chế về tổ chức lao động trong nội bộ Công ty.Tham mưu cho Giám đốc trong việc giải quyết chính sách, chế độ đối với người lao động theo quy định của Bộ luật Lao động.
+ Chưa xây dựng được quy trình tuyển dụng khoa học, hợp lý để có thể tiến hành bổ sung nhân lực vào các vị trí còn khuyết trong Công ty. Đơn cử gần đây nhất là trường hợp vị trí kế toán trưởng, một trong những vị trí vô cùng quan trọng của Công ty đã bị bỏ trống trong thời gian gần nửa năm.
+ Công tác đào tạo: còn mang nặng tính hình thức, tràn lan, quan tâm đến số lượng mà thiếu về chất lượng, hơn nữa lại không có phương thức đánh giá sau đào tạo.
+ Công tác đãi ngộ: theo kết quả khảo sát sơ bộ tại Ban ĐT&XD cơ bản thì mức lương của nhân viên đều hơn 5tr một tháng nhưng họ đều không hài long với mức lương hiện tại, không tương xứng với nhiệm vụ và khối lượng công việc họ phải đảm nhận. Hay thực trạng tại các Ban kinh doanh hiện nay cũng là một minh chứng cho thấy sự bất cập trong đãi ngộ của Công ty.
• Phòng kiểm tra chất lượng:
Đứng đầu là trưởng bộ phận kiểm tra chất lượng, có nhiệm vụ chính là kiểm tra chất lượng dược phẩm và trang thiết bị y tế đầu vào, đảm bảo cung ứng cho khách hàng những sản phẩm đảm bảo chất lượng. Bộ phận Kho trực thuộc phòng kiểm tra chất lượng có nhiệm vụ trông giữ kho, kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng ngày và giao hàng đến từng địa điểm theo đơn hàng.
2.2.3.2. Đánh giá về cơ cấu tổ chức tại Công ty cổ phần thương mại dược phẩm và trang thiết bị y tế Thuận Phát
Theo kết quả điều tra cho thấy, có 65% nhân viên trong Công ty cho rằng cơ cấu tổ chức của Công ty hiện nay chưa hợp lý, còn lại 35% cho là hợp lý. Cụ thể về các khía cạnh, nhân viên trong Công ty đánh giá như sau:
Về số lượng các phòng ban trong Công ty, có 20% số người được phỏng vấn
cho rằng số lượng phòng ban trong Công ty là vừa đủ nhưng quản lý chưa được hiệu quả; có 45% cho rằng số lượng phòng ban là vừa đủ nhưng nhân viên trong mỗi phòng còn thiếu, cần phải được bổ sung thêm; có tới 35% cho rằng số lượng phòng ban trong Công ty còn thiếu, tạo gánh nặng trong quản trị. Trong quá trình thực tập và nghiên cứu tại Công ty, kết hợp với kết quả phỏng vấn các nhà quản trị em thấy rằng: ở phòng hành chính – tổng hợp, khối lượng công việc không nhiều, nhân viên làm việc rất nhàn; ngược lại ở phòng kế toán và phòng kinh doanh phải đảm đương một khối lượng công việc rất nặng nề.
Về cơ sở vật chất và trang thiết bị của Công ty, 70% nhân viên cho là tốt, còn
lại 30% cho là khá. Tất cả các nhân viên ở bộ phận văn phòng làm việc tại trụ sở của Công ty đều được trang bị máy tính cá nhân có kết nối mạng Internet và mạng nội bộ để phục vụ cho quá trình làm việc và công tác. Các thiết bị văn phòng phẩm thiết yếu của Công ty như: giấy in, giấy photo, bút viết, bút dạ, kẹp ghim… cũng luôn được cung ứng đầy đủ, kịp thời.
Về cách thức tổ chức nơi làm việc và điều kiện lao động tại Công ty, 35% nhân
viên cho là tốt, còn lại 55% cho là khá. Trụ sở chính của Công ty được đặt ở một nơi có điều kiện tốt: không khí thoáng mát, sạch sẽ. Tuy nhiên, trụ sở của Công ty không có các nhiều phòng nhỏ mà chỉ có các phòng lớn, vì vậy các phòng ban không có không gian riêng để làm việc, nhân viên các phòng thường ngồi cùng một khu vực với nhau trong tổng thể một phòng làm việc lớn.
Về mối quan hệ giữa nhà quản trị và nhân viên: nhân viên đánh giá về mối (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
quan hệ giữa các cấp lãnh đạo và người lao động là tốt, mức độ quan tâm của Ban lãnh đạo đối với đời sống tinh thần của nhân viên cũng tốt. Về khả năng lắng nghe các ý kiến của Ban lãnh đạo thì 35% nhân viên đánh giá là tốt, 65% nhân viên đánh giá là khá. Hiệu quả trao đổi thông tin giữa các cấp và các phòng ban được 70% nhân viên đánh giá là khá, 15% đánh giá là tốt và 15% còn lại đánh giá là trung bình.
Về mối quan hệ giữa các phòng ban và quá trình trao đổi thông tin giữa các
phòng ban: tất cả các nhân viên đều đánh giá mối quan hệ giữa các phòng ban với nhau là tốt. Tuy nhiên, quá trình trao đổi thông tin qua lại giữa các phòng ban thì chưa thực sự linh hoạt và hiệu quả. Đặc biệt là quá trình trao đổi thông tin giữa các phòng ban với bộ phận nhà máy diễn ra còn kém.
Đánh giá tổng thể cho thấy hầu hết các cán bộ công nhân viên trong Công ty cổ phần thương mại dược phẩm và trang thiết bị y tế Thuận Phát cho rằng số lượng phòng ban trong công ty và nhân viên ở mỗi phòng ban còn thiếu, cần phải được xây dựng thêm các phòng ban, bổ sung thêm nhân viên. Cơ sở vật chất, trang thiết bị, điều kiện làm việc của nhân viên được tất cả các nhân viên trong Công ty đánh giá là tốt và khá. Mối quan hệ giữa con người với con người trong Công ty được đánh giá là tốt. Tuy nhiên, quá trình trao đổi thông tin diễn ra trong nội bộ Công ty vẫn còn chậm và chưa đạt được hiệu quả cao.
2.2.4. Phân tích thực trạng công tác phân quyền tại Công ty cổ phần thương mạidược phẩm và trang thiết bị y tế Thuận Phát