GTGT. Giá trên phiếu xuất kho phản ánh giá vốn hàng bán. Số lượng hàng hóa trên phiếu xuất kho phải trùng với số lượng hàng hóa trên hóa đơn GTGT để kế toán dễ dàng kiểm tra, đối chiếu.
- Hóa n GTGT : Khi bán hàng phòng kinh doanh l p Hóa n GTGT c n c vào Phi u xu t kho và H p n g kinh t . Ch ng t này dùng xác n h doanh thu và s ti n thu ph i n p Nhà n c . Hóa n GTGT c chia làm 3 liên: Liên 1(màu tím) c l u l i trên g c quy n hóa n GTGT, Liên 2 (màu ) giao cho khách hàng, Liên 3(màu xanh) c dùng h ch toán
- Phiếu thu (Mẫu số 01 – TT/BB): kế toán lập nhằm xác định số tiền thực tế để thủ quỹ thu tiền và ghi sổ
- Giấy báo có của Ngân hàng: Là chứng từ được gửi từ Ngân hàng để xác nhận khoản tiền thanh toán của khách hàng đã chuyển vào tài khoản của công ty.
b. Hệ thống tài khoản sử dụng trong kế toán bán hàng
Kế toán bán hàng tại công ty cổ phần công nghệ ASA áp dụng theo quyết định 48 của Bộ tài chính nên sử dụng các tài khoản sau:
- TK 5111“ Doanh thu bán hàng hóa”: Tài khoản này phản ánh doanh thu bán hàng của các mặt hàng trong công ty và công ty không chi tiết cho từng mặt hàng cụ thể - TK 521 “Các khoản giảm trừ doanh thu”:
TK 5211 “ Chiết khấu thương mại” TK 5212 “ Hàng bán bị trả lại” TK 5213 “ Giảm giá hàng bán”
- TK 632 “Giá vốn hàng bán”: Tài khoản này phản ánh trị giá vốn của hàng hóa đã tiêu thụ trong kì. Tài khoản 632 cũng không được chi tiết theo từng mặt hàng. - TK 131 “ Phải thu của khách hàng”: Tài khoản này dùng để theo dõi các khoản phải thu của khách hàng. Công ty không mở chi tiết cho từng khách hàng.
- TK 111,112 “ Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng”: Phản ánh số tiền thu về khi bán hàng.
- TK 3331 “ Thuế GTGT đầu ra”: phản ánh số thuế GTGT đầu ra của công ty phải nộp cho nhà nước.
- TK 642 “ Chi phí quản lý kinh doanh” : phản ánh chi phí kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm :
TK 6421 “Chi phí bán hàng”
TK 6422 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”.
c. Trình tự hạch toán
* Kế toán nghiệp vụ bán buôn
Sau khi lập phiếu xuất kho và Hóa đơn GTGT của hàng bán, kế toán căn cứ vào các chứng từ này ghi tăng doanh thu hàng bán (Có TK 511), ghi tăng thuế GTGT phải nộp cho Nhà nước (Có TK 3331), đồng thời ghi tăng giá vốn hàng bán (Nợ TK 632) và giảm giá trị hàng hóa tồn kho (Có TK 156). Giá vốn hàng bán được ghi theo trị giá thực tế nhập của hàng hóa. Trong trường hợp có các chi phí phát sinh liên quan
đến quá trình bán hàng mà công ty phải chịu như chi phí vận chuyển, chi phí gửi hàng hay các chi phí khác liên quan thì căn cứ vào phiếu chi và các chứng từ hợp pháp khác, kế toán ghi tăng chi phí bán hàng (Nợ TK 6421), tăng thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (Nợ TK 1331) và tăng khoản tiền phải trả nếu công ty chưa thanh toán, hoặc giảm tiền mặt trong quỹ nếu thanh toán bằng tiền mặt hay giảm tiền gửi ngân hàng nếu thanh toán bằng chuyển khoản.
Ví dụ1: Ngày 05/03/2011 Công ty cổ phần công nghệ ASA xuất bán 2 chiếc điều hòa Daikin FTE 35FV1 cho Công ty cổ phần TM và SX Hợp Phát với giá bán 7.980.000/chiếc. Giá vốn của điều hòa loại này là 6.550.000/chiếc.
Thủ kho viết phiếu xuất kho số XK00008 (Phụ lục Biểu 2.1). Căn cứ vào PXK kế toán ghi Hóa đơn GTGT số 01707 (Phụ lục Biểu 2.2) liên 2 (màu đỏ) giao cho khách hàng. Chi phí vận chuyển do Công ty chịu kế toán lập phiếu chi số 160 (Phụ
lục biểu 2.3). Dựa vào các chứng từ trên kế toán tiến hành định khoản:
- Kế toán ghi nhận doanh thu Nợ TK 131: 15.960.000 Có TK 511: 14.509.090 Có TK 3331: 1.450.909 - Đồng thời ghi nhận giá vốn Nợ TK 632: 13.100.000 Có TK 156: 13.100.000
- Chi phí vận chuyển tính vào chi phí bán hàng Nợ TK 6421: 200.000
Có TK 111: 200.000
Ngày 07/03 khách hàng thanh toán tiền hàng, Thủ quỹ lập phiếu thu số 78 (Phụ
lục Biểu 2.4)
Nợ TK 111: 15.960.000 Có TK 131: 15.960.000 * Kế toán nghiệp vụ bán lẻ
Công ty bán hàng cho các cá nhân tiêu dùng hay các cơ quan tiêu dùng nội bộ trình tự hạch toán cũng như bán buôn
Ví dụ 2: Ngày 10/03 xuất bán điều hòa cho chị Thảo – Khâm Thiên điều hòa Daikin FTE25FV1 với giá bán lẻ 6.300.00đ/chiếc, thuế suất thuế GTGT là 10%, giá vốn là: 5.420.000, chi phí vận chuyển bên mua chịu thanh toán bằng tiền mặt.
Thủ kho cũng tiến hành viết phiếu xuất kho số XK00013 (Phụ lục Biểu 2.5), hóa đơn GTGT số 01710 (Phụ lục Biểu 2.6)
Kế toán tiến hành định khoản: - Phản ánh doanh thu Nợ TK 111: 6.300.000 Có TK 511: 5.727.273 Có TK 3331: 572.727 - Phản ánh giá vốn Nợ TK 632: 5.420.000 Có TK 156: 5.420.000
* Các trường hợp phát sinh trong quá trình bán hàng
- Kế toán chiết khấu thanh toán: Công ty thực hiện chiết khấu thanh toán cho khách hàng nào trả tiền trước thời hạn ghi trong hợp đồng. Tuy nhiên, Công ty chỉ thực hiện chiết khấu thanh toán đối với các lĩnh vực kinh doanh khác, còn kinh doanh mặt hàng điều hòa thì ít khi thực hiện chiết khấu thanh toán cho khách hàng.
- Kế toán chiết khấu thương mại.: Công ty thực hiện chiết khấu thương mại cho những khách hàng mua với số lượng lớn. Do chỉ nghiên cứu 3 tháng đầu năm 2011 nên mặt hàng điều hòa không có những đơn hàng được hưởng chiết khấu thương mại của công ty.
- Kế toán giảm giá hàng bán: Cũng giống như trường hợp chiết khấu thương mại, trong 3 tháng đầu năm 2011 công ty cổ phần công nghệ ASA không thực hiện giảm giá hàng bán về mặt hàng điều hòa
- Kế toán hàng bán bị trả lại: Hàng bán bị trả lại là những hàng bị sai quy cách, phẩm chất, mẫu mã nên bị khách hàng từ chối trả lại. Khi có thông báo về hàng kém
chất lượng, thì công ty tiến hành đổi hàng mới cho khách hàng mà không ghi giảm doanh thu bán hàng, nên kế toán không hạch toán hàng bán bị trả lại. Căn cứ vào Hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho, thì bộ phận kho tiến hành lập phiếu xuất kho mới, đúng bằng số lượng và quy cách hàng đã đổi để trả lại cho khách hàng. Và toàn bộ hàng trả lại được công ty chuyển về nhập kho.
Ví dụ 3: Ngày 21/03 khách hàng là chị Xuân – Thụy Khê trả lại 1 chiếc điều hòa Daikin FT35GV1G do chất lượng kém với giá bán 8.850.000, theo hóa đơn bán hàng số 01715. Công ty đã chấp nhận và kế toán lập phiếu nhập kho nhập lại số hàng trả lại ( Phụ lục Biểu 2.7:PNK số 20). Đồng thời xuất hóa đơn bán hàng khác cho khách hàng, phiếu xuất kho, phiếu thu…
Nợ TK 5212: 8.045.455 Nợ TK 3331: 804.545 Có TK 111: 8.850.000
Đồng thời ghi tăng giá trị hàng hóa trong kho: Nợ TK 156: 7.685.455
Có TK 632: 7.685.455
Cuối tháng kết chuyển các TK để xác định kết quả kinh doanh
c. Hệ thống sổ sách bán hàng tại Công ty cổ phần công nghệ ASA
Công ty sử dụng hình thức ghi sổ Nhật Ký chung bao gồm các sổ sách sau đây: - Sổ Nhật ký chung: Căn cứ vào các chứng từ như: Phiếu Xuất Kho, Hóa đơn GTGT, Phiếu Thu, Phiếu Chi, Phiếu Nhập Kho, GBC của Ngân hàng… kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung. Tại Công ty cổ phần công nghệ ASA không mở các sổ nhật ký đặc biệt nên tất cả các nghiệp vụ đều được ghi vào sổ Nhật Ký chung.
- Sổ cái: Hàng ngày, kế toán căn cứ vào sổ nhật ký chung để vào sổ cái các TK như: TK 111,112, 131, 333, 511, 632. Cuối mỗi trang cộng số tiền theo từng cột và chuyển số dư sang đầu trang sau. Cuối tháng kế toán khóa sổ, cộng số phát sinh nợ, phát sinh có, số dư căn cứ lập bảng cân đối số phát sinh và Báo cáo tài chính
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁNBÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ ASA BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ ASA
3.1. Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu thực trạng tại Công ty cổ phầncông nghệ ASA công nghệ ASA
3.1.1. Đánh giá về tổ chức bộ máy kế toán