Theo thông tư 09/2007/TT-BTNMT:
- Hồ sơ địa chính được lập theo đơn vị hành chính cấp xã.
- Việc lập và chỉnh lý hồ sơ địa chính thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục hành chính quy định tại Chương XI của nghị định 181/2004/NĐ-CP ngày 29 tháng 10 năm 2004 của chính phủ về thi hành Luật Đất đai.
- Hồ sơ địa chính phải đảm bảo tính thống nhất nội dung thông tin thửa đất với Giấy chứng nhận và hiện trạng sử dụng đất.
- Nội dung của hồ sơ địa chính phải được thể hiện đầy đủ, chính xác và phải được chỉnh lý thường xuyên với các biến động theo quy định của pháp luật trong quá trình sử dụng đất.
- Hồ sơ địa chính phải được lập thành 01 bản gốc và 02 bản sao từ bản gốc. Bản gốc được lưu tại Văn phòng đăng ký thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường, một bản sao được lưu tại Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất, một bản sao được lưu tại Ủy ban nhân dân xã để phục vụ yêu cầu quản lý đất đai ở địa phương. [1]
1.3.4.1. Phương thức thành lập hệ thống hồ sơ địa chính
Theo Luật đất đai năm 2003, Nghị định 181/NĐ-CP, Thông tư 09 của Bộ Tài nguyên và Môi trường:
- Sở Tài nguyên và Môi trường có trách nhiệm tổ chức việc lập hồ sơ địa chính. - Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường chịu trách nhiệm triển khai việc lập hồ sơ địa chính gốc, và sao 02 bộ gửi Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất trực thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường và gửi Ủy ban nhân dân cấp xã.
Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất được phép thuê dịch vụ tư vấn trong việc đo đạc địa chính, chỉnh lý tư liệu đo đạc và bản đồ, lập bản đồ địa chính, lập sổ mục kê đất đai.
- Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường chịu trách nhiệm cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính theo quy định của thông tư 09/2007/TT-BTNMT
- Ủy ban nhân dân cấp xã chịu trách nhiệm cập nhật, chỉnh lý vào hồ sơ địa chính trên giấy đang quản lý đối với tất cả các trường hợp biến động về sử dụng đất.
- Hồ sơ địa chính phải được nghiệm thu, xác nhận trước khi đưa vào quản lý, sử dụng theo quy định sau:
Sở Tài nguyên và Môi trường có trách nhiệm thu, xác nhận Bản đồ địa chính, Sổ mục kê đất đai, Sổ địa chính sau khi lập xong để đưa vào sử dụng.
Trường hợp phải trích đo địa chính thửa đất thì Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất có trách nhiệm kiểm tra chất lượng trước khi sử dụng.
Nội dung kiểm tra, nghiệm thu thực hiện theo quy định của Bộ Tài nguyên và Môi trường.
1.3.4.2. Trách nhiệm quản lý hệ thống hồ sơ địa chính
- Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường chịu trách nhiệm quản lý các tài liệu, dữ liệu bao gồm:
+ Cơ sở dữ liệu địa chính (trong máy chủ và trên các thiết bị nhớ) hoặc Bản đồ địa chính, Sổ địa chính, Sổ mục kê đất đai, Sổ theo dõi biến động đất đai đối với trường hợp chưa xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính.
+ Bản lưu Giấy chứng nhận, Sổ cấp Giấy chứng nhận, hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận, hồ sơ xin đăng ký biến động về sử dụng đất đối với tổ chức, cơ sở tôn giáo, người Việt Nam định cư ở nước ngoài (trừ trường hợp mua nhà ở gắn với quyền sử dụng đất ở), tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài.
+ Giấy chứng nhận của tổ chức, cơ sở tôn giáo, người Việt Nam định cư ở nước ngoài, tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài đã thu hồi trong các trường hợp thu hồi đất, tách thửa hoặc hợp thửa đất, cấp đổi, cấp lại Giấy chứng nhận.
+ Hệ thống các Bản đồ địa chính, bản Trích đo địa chính và các bản đồ, sơ đồ khác, Sổ địa chính, Sổ mục kê đất đai được lập qua các thời kỳ trước ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành.
- Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường chịu trách nhiệm quản lý các tài liệu, dữ liệu bao gồm:
+ Cơ sở dữ liệu địa chính (trên các thiết bị nhớ) hoặc Bản đồ địa chính, Sổ địa chính, Sổ mục kê đất đai, Sổ theo dõi biến động đất đai đối với trường hợp chưa xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính.
+ Bản lưu Giấy chứng nhận, Sổ cấp Giấy chứng nhận, hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận, hồ sơ xin đăng ký biến động về sử dụng đất đối với hộ gia đình, cá nhân, người Việt Nam định cư ở nước ngoài được mua nhà ở gắn với quyền sử dụng đất ở, cộng đồng dân cư.
+ Giấy chứng nhận của hộ gia đình, cá nhân, người Việt Nam định cư ở nước ngoài mua nhà ở gắn với quyền sử dụng đất ở, cộng đồng dân cư đã thu hồi trong các trường hợp thu hồi đất, tách thửa hoặc hợp thửa đất, cấp đổi, cấp lại Giấy chứng nhận.
+ Hệ thống các Bản đồ địa chính, bản Trích đo địa chính và các bản đồ, sơ đồ khác, Sổ địa chính, Sổ mục kê đất đai được lập trước ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành.
- Uỷ ban nhân dân cấp xã chịu trách nhiệm quản lý Bản đồ địa chính, Sổ địa chính, Sổ mục kê đất đai, Thông báo về việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính và các giấy tờ khác kèm theo do Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất gửi đến để cập nhật, chỉnh lý bản sao hồ sơ địa chính.