Đây là nhóm nhân tố tồn tại bên trong mỗi DN ảnh hưởng rất lớn đến công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng nói riêng.
• Tổ chức bộ máy quản lý của công ty.
Công ty được tổ chức theo các bộ phận chuyên môn hóa cụ thể theo chức năng và nhiệm vụ rõ ràng giữa các phòng ban. Công ty thực hiện chế độ lãnh đạo một thủ trưởng với sự tư vấn của các bộ phận chức năng. Đội ngũ ban lãnh đạo sáng suốt, luôn đưa ra các quyết định đúng đắn và hợp lý để khắc phục khó khăn và đạt hiệu quả cao trong kinh doanh. Công ty có chế độ đãi ngộ và khen thưởng tốt nên đã thu hút được nhiều nhân tài, cán bộ công nhân viên có năng lực, nhiệt tình.
• Bộ máy kế toán của DN.
Đây là một nhân tố ảnh hưởng đến kế toán bán hàng. Nếu DN tổ chức bộ máy kế toán khoa học, hợp lý thì sẽ giúp cho việc hạch toán, ghi chép, theo dõi của kế toán được nhanh chóng, gọn nhẹ, tiết kiệm thời gian và chi phí.
Công ty TNHH Minh Hoa Biên là DNTM, bộ máy kế toán của Công ty mặc dù còn ít người tuy nhiên với kinh nghiệm, kỹ năng chuyên môn đảm nhiệm một vai trò khác nhau. Với bộ máy kế toán như vậy khiến cho việc xử lý trong phòng kế toán được diễn ra rất nhanh chóng, đáp ứng kịp thời nhu cầu xử dụng thông tin của nhà quản lý.
• Hình thức kế toán doanh nghiệp
Hình thức kế toán mà DN áp dụng ảnh hưởng không nhỏ tới công tác kế toán bán hàng. Tùy thuộc vào quy mô hoạt động của DN mà mỗi DN lựa chọn cho mình
một hình thức kế toán phù hợp. Sự lựa chọn phù hợp sẽ giúp làm giảm bớt các công việc kế toán không cần thiết, tránh được sự trùng lặp dẫn đến sai sót, nhầm lẫn trong quá trình hạch toán.
Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty TNHH Minh Hoa Biên hiện nay là hình thức Nhật ký chung, hình thức này rất phù hợp với đặc điểm kinh doanh, ngành nghề kinh doanh của Công ty.
Công ty áp dụng hình thức ghi sổ trên máy vi tính, sử dụng phần mềm kế toán. SAS. Sổ kế toán trong phần mềm được thiết kế theo hình thức Nhật ký chung. Đến thời điểm khóa sổ lập Báo cáo tài chính chi nhánh công ty đã in đầy đủ Báo cáo tài chính, Sổ kế toán tổng hợp và Sổ kế toán chi tiết.
• Ảnh hưởng của điều kiện tài chính.
Điều kiện tài chính sẽ ảnh hưởng đến quy mô của DN. Tài chính lớn mạnh thường sẽ đi với quy mô DN lớn và khi đó tổ chức thông tin kế toán và bộ máy nhân sự kế toán cũng được nâng tầm tương xứng.
Công ty TNHH Minh Hoa Biên là một DN có quy mô vừa và nhỏ. Vì vậy, các nguồn lực kinh tế, tài chính còn nhiều hạn chế. Sự giới hạn về quy mô sản xuất kinh doanh, vốn ít đã gây ra không ít những khó khăn, trở ngại đối tới việc áp dụng công tác kế toán quản trị làm cho tính hữu ích của tổ chức công tác kế toán không được nhận thấy rõ ràng.
2.2 Thực trạng kế toán bán mặt hàng Tivi tại công ty TNHH Minh Hoa Biên2.2.1 Đặc điểm nghiệp vụ kế toán bán hàng tại công ty TNHH Minh Hoa Biên 2.2.1 Đặc điểm nghiệp vụ kế toán bán hàng tại công ty TNHH Minh Hoa Biên
Mặt hàng kinh doanh: Công ty TNHH Minh Hoa Biên chuyên mua bán các mặt hàng điện tử, điện lạnh, điện dân dụng như Ti Vi, Tủ lạnh, Điều hòa, Máy giặt…
Danh mục mã hàng: Hiện tại công ty đang xây dựng lại danh mục mã số các mặt hàng kinh doanh.
Chính sách bán hàng: Công ty không áp dụng chiết khấu thanh toán cho khách hàng trả tiền trước thời hạn nhưng lại áp dụng chiết khấu thương mại cho khách hàng mua hàng với số lượng lớn.
• Phương thức bán buôn: Phương thức này thực hiện dưới hình thức giao hàng trực tiếp hoặc chuyển hàng. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng được giao trực tiếp hoặc chuyển bằng Fax hoặc điện thoại. Công ty có trách nhiệm giao hàng đúng yêu cầu của khách hàng.
• Phương thức bán lẻ: Công ty có 4 cửa hàng trưng bày và bán sản phẩm. Các khách hàng nhỏ lẻ có thể mua hàng bằng cách tới các cửa hàng và đều được cấp hóa đơn GTGT khi yêu cầu.
• Phương thức thanh toán: Để khuyến khích khách hàng mua hàng tại công ty, công ty đưa ra các mức giá ưu đãi và chấp nhận thanh toán chậm sau 1-3 tháng, áp dụng cho các đại lý và các khách hàng quen thuộc. Đối với các khách hàng mua lẻ, công ty thu tiền hàng ngay sau khi giao hàng.
Hình thức thanh toán: Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
2.2.2 Kế toán bán mặt hàng Tivi tại công ty TNHH Minh Hoa Biên2.2.2.1 Chứng từ kế toán và trình tự luân chuyển kế toán 2.2.2.1 Chứng từ kế toán và trình tự luân chuyển kế toán
• Chứng từ kế toán:
Phiếu xuất kho: Được dùng làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng và lập hóa đơn GTGT. Giá trên phiếu xuất kho phản ánh giá vốn hàng bán. Số lượng hàng hóa trên phiếu xuất kho phải trùng với số lượng hàng hóa trên hóa đơn GTGT để đẽ dàng kiểm kê và đối chiếu.
Phiếu xuất kho có mẫu như sau:(Biểu 2.1)
CÔNG TY TNHH Minh Hoa Biên 575 Nguyễn Huệ - P.Ninh Phong - TPNB
Mẫu số 02 - VT
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC
ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO KIÊM BẢO HÀNH
Ngày 20 tháng 10 năm 2011 Số: 362
Họ và tên người nhận hàng: Cửa hàng điện tử Đông Nhàn Địa chỉ: 954 - Đường Trần Hưng Đạo - TP.Ninh Bình Lý do xuất kho: Xuất bán
Xuất tại kho: Công ty
STT Tên hàng hóa ĐVT SL Đơn giá Thành tiền Thời
hạn BH 01 Tivi Sony 32EX330 Chiếc 10 5.545.500 55.455.000 2 năm 02 Tivi Sony 32EX650 Chiếc 5 8.727.300 43.636.500 2 năm 03 Tivi Sony 40EX430 Chiếc 5 9.272.700 46.363.500 2 năm Cộng 145.455.000
Số tiền viết bằng chữ:Ba trăm ba mươi bảy triệu hai trăm bảy ba nghin năm trăm đồng.
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng
Hóa đơn GTGT: Khi bán hàng, phòng kinh doanh lập Hóa đơn GTGT căn cứ vào phiếu xuất kho và hợp đồng kinh tế. Chứng từ này đùng để xác định doanh thu
và thuế GTGT phải nộp Nhà nước. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên, đặt giấy than viết 1 lần:
+ Liên 1(Màu tím): Được lưu lại trên gốc quyển hóa đơn GTGT. + Liên 2(Màu đỏ): Giao cho khách hàng.
Hóa đơn giá trị gia tăng theo mẫu sau:( Biểu 2.2) CÔNG TY TNHH Minh Hoa
Biên
