Trong quỏ trỡnh làm việc, bất kể ai cũng sẽ phải tự mỡnh trỡnh bày và thuyết phục người khỏc chấp nhận những ý tưởng của mỡnh. Mặc dự kỹ năng thuyết trỡnh đúng vai trũ rất quan trọng đối với sự phỏt triển nghề nghiệp của mỗi một cỏ nhõn nhưng khụng phải ai cũng cú tố chất bẩm sinh của một nhà diễn thuyết nổi tiếng, và khụng phải ai cũng cơ hội để rốn luyện và hoàn thiện kỹ năng diễn thuyết trong trường đại học cũng như cỏc nơi khỏc. Theo nghiờn cứu của AT&T và đại học Stanford, yếu tố quan trọng nhất quyết định 70% sự thành cụng và thăng tiến của mỗi cỏ nhõn chớnh là năng lực gõy ảnh hưởng đến người khỏc thụng qua cỏc bài thuyết trỡnh hiệu quả. Khi thuyết trỡnh một vấn đề nào đú, dự chỉ là phỏt biểu ngắn gọn trong cuộc họp nhúm hay trỡnh bày kế hoạch cụng việc hoặc một bài trỡnh bày dài về một vấn đề chuyờn mụn trong cỏc buổi hội thảo, tọa đàm, hội nghị, mỗi cỏ nhõn sẽ thể hiện: bản chất, uy tớn, năng lực gõy ảnh hưởng của mỡnh tới một nhúm người nghe nhất định thụng qua cỏch dựng ngụn ngữ bằng lời và khụng bằng lời. Vậy thuyết trỡnh là gỡ ? Cú rất nhiều khỏi niệm khỏc nhau về thuyết trỡnh đó được đưa ra trong nhiều cuốn sỏch, nhiều giỏo trỡnh theo cỏc cỏch tiếp cận khỏc nhau.
Theo từ điển Hỏn Việt thỡ thuyết trỡnh được hiểu là trỡnh bày một vấn đề nào đú một cỏch thuyết phục. Đứng trờn quan điểm kinh doanh, thuyết trỡnh được hiểu là cơ hội để
“bỏn” ý tƣởng, suy nghĩ của mỡnh cho một đối tượng người nghe nhất định. Với quan
điểm này, người thuyết trỡnh chớnh là người “bỏn”, người nghe thuyết trỡnh chớnh là “người mua” và sản phẩm được đem bỏn chớnh là “ý tưởng/suy nghĩ” của người thuyết trỡnh. Quỏ trỡnh “bỏn” ý tưởng diễn ra hai chiều với sự tỏc động qua lại giữa người trỡnh bày và người nghe trong một mụi trường nhất định. Mụi trường thuyết trỡnh được tạo nờn bởi khụng gian, thời gian, địa điểm và phương tiện thuyết trỡnh.
Quỏ trỡnh thuyết trỡnh chớnh là quỏ trỡnh giao tiếp bằng ngụn ngữ lời núi và phi lời núi giữa người thuyết trỡnh và người nghe. Quỏ trỡnh này được thể hiện trong hỡnh 14.1 dưới đõy. Theo mụ hỡnh này, hiệu quả của thuyết trỡnh sẽ phụ thuộc vào cỏc nhõn tố từ phớa người trỡnh bày, người nhận và mụi trường bờn ngoài.
Hỡnh 14.1: Quỏ trỡnh truyền đạt thụng tin trong thuyết trỡnh
- Những nhõn tố từ phớa người thuyết trỡnh bao gồm sự rừ ràng của ý tưởng, năng lực mó húa ý tưởng (Hiểu biết về vấn đề trỡnh bày, kỹ năng trỡnh bày, tố chất và hành vi thỏi độ), lợi ớch và động cơ trỡnh bày, vị thế trong mối quan hệ với người nghe, tõm trạng và sức khỏe khi trỡnh bày, trang phục của người trỡnh bày. v.v.
- Những nhõn tố từ phớa người nghe bao gồm năng lực giải mó (hiểu biết về vấn đề được nghe, kỹ năng nghe, tố chất và hành vi nghe); tõm trạng và sức khỏe khi nghe trỡnh bày, mối quan tõm, vị thế trong mối quan hệ với người trỡnh bày .v.v.
- Những nhõn tố từ phớa mụi trường như cỏc phương tiện giao tiếp (qua micro hay khụng qua micro, chất lượng của thiết bị õm thanh, chất lượng của thiết bị trỡnh chiếu như mỏy chiếu, ỏnh sỏng, mụi trường khớ hậu, độ thoỏng của địa điểm trỡnh bày.v.v…
Cỏc nhõn tố khỏc nhau sẽ ảnh hưởng khỏc nhau đến hiệu quả thuyết trỡnh của người trỡnh bày. Những nhõn tố ảnh hưởng đến hiệu quả của thuyết trỡnh sẽ lần lượt được phõn tớch trong cỏc nội dung tiếp theo trong chương này. Người thuyết trỡnh tốt là người biết nhận diện cỏc nhõn tố ảnh hưởng tớch cực đến hiệu quả thuyết trỡnh của mỡnh để phỏt huy cũng như cỏc nhõn tố ảnh hưởng tiờu cực đến hiệu quả thuyết trỡnh của mỡnh để cú giải phỏp khắc phục.
Quỏ trỡnh thuyết trỡnh được diễn ra qua 3 giai đoạn: Giai đoạn chuẩn bị thuyết trỡnh, thuyết trỡnh và hoàn thiện thuyết trỡnh. Giai đoạn chuẩn bị thuyết trỡnh cần làm rừ mục đớch thuyết trỡnh và đối tượng nghe là ai để thiết kế nội dung và lựa chọn phong cỏch, cỏch thức diễn đạt nội dung cũng như phương tiện hỗ trợ thuyết trỡnh. Giai đoạn thuyết trỡnh là giai đoạn trực tiếp tiếp xỳc với người nghe để trao đổi, truyền tải cỏc nội dung cơ bản, cỏc điểm nhấn của ý tưởng tới người nghe một cỏch thuyết phục nhất. Người thuyết trỡnh chuyờn nghiệp khụng kết thỳc việc thuyết trỡnh của mỡnh ngay khi tạm biệt người nghe mà cũn tiếp tục lắng nghe ý kiến phản hồi từ người nghe về bài thuyết trỡnh của mỡnh để hoàn thiện và phỏt triển kỹ năng trỡnh bày của mỡnh. Theo tổng kết của cỏc nhà thuyết trỡnh thành cụng thỡ giai đoạn chuẩn bị sẽ chiếm từ 60% - 70% sự thành cụng của một bài thuyết trỡnh. Mặc dự giai đoạn chuẩn bị cú vai trũ quan trọng như vậy nhưng cụng
tỏc chuẩn bị thuyết trỡnh cũng cần rất linh hoạt để cú thể phản ứng tốt nhất đối với những yờu cầu thay đổi từ cỏc nhúm người nghe khỏc nhau.