Cỏc trường phỏi quản lý khỏc nhau đó đưa ra hệ thống những nguyờn tắc giao tiếp được sắp xếp theo cỏc thứ tự khỏc nhau. Một số hệ thống nguyờn tắc cơ bản nhất được túm tắt như sau:
- Nguyờn tắc ABC yờu cầu giao tiếp và truyền đạt thụng tin phải bảo đảm Chớnh xỏc (Accuracy), ngắn gọn (Brevity) và Rừ ràng (Clarity)
- Nguyờn tắc 5C khẳng định trong giao tiếp phải bảo đảm tớnh vừa đủ của thụng tin, thụng điệp đưa ra quỏ nhiều cũng sẽ nguy hiểm như quỏ ớt vậy. Do đú, theo nguyờn tắc
5C, ngoài 3 yếu tố Rừ ràng (Clear), ngắn gọn (Concise), chớnh xỏc (Correct) thỡ giao tiếp cần đảm bảo tớnh đầy đủ (Complete) và sự tụn trọng, lịch sự (Courteous)
- Ngoài 2 nguyờn tắc trờn, cỏc chuyờn gia về quản lý cũn đưa ra 8 nguyờn tắc để giao tiếp một cỏch hiệu quả trong kinh doanh đú là:
+ Hướng vào vấn đề khụng vào cỏ nhõn, tức là tập trung vào sự kiện, vấn đề chứ khụng phải vào đặc tớnh, cỏ tớnh của người nghe.
+ Bảo đảm sự tương đẳng, tức là truyền đạt đỳng cỏi mà người nghe đang suy nghĩ, đang cảm thấy. Khụng để họ cảm thấy điều nhà quản lý núi và đang suy nghĩ là khỏc nhau
+ Hướng vào mụ tả, chứ khụng đỏnh giỏ. Mụ tả một cỏch khỏch quan cỏc vấn đề, cỏc sự kiện, những hậu quả của nú và những phản ứng của bạn, khụng đỏnh giỏ vấn đề khi truyền đạt.
+ Bảo đảm tớnh tụn trọng người nghe, tức là khụng thể hiện sự trội hơn, sự bàng quan khi truyền đạt.
+ Truyền đạt cụ thể, hữu ớch, khụng chung chung.
+ Bảo đảm tớnh liờn tiếp, liờn kết với những vấn đề đó được đề cập trước, hay những vấn đề cả hai bờn đều biết và nhất trớ.
+ Chịu trỏch nhiệm về lời truyền đạt của mỡnh bằng cỏch sử dụng cỏc từ như"tụi cho rằng, tụi núi..."chứ khụng núi chung chung.
+ Truyền đạt tốt phải biết cỏch lắng nghe và biết cỏch phản ứng lại một cỏch cú hiệu quả những trỡnh bày của người khỏc.Hướng vào vấn đề chứ khụng hướng vào con người.
Để đảm bảo cỏc nguyờn tắc trờn của quỏ trỡnh giao tiếp, cỏc thụng tin phải đảm bảo tiờu chuẩn đầy đủ, rừ ràng, chớnh xỏc và kịp thời. Trong kinh doanh, tớnh kịp thời của thụng tin là hết sức quan trọng. Cú những thụng tin đưa ra quỏ sớm và quỏ muụn đều gõy ra thiệt hại cho kinh doanh
Để tăng hiệu quả trong quỏ trỡnh giao tiếp và truyền đạt thụng tin, cỏc nhà quản lý cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Xỏc định rừ và hiểu điều muốn truyền đạt. Điều này cú nghĩa là mỡnh phải hiểu được mỡnh muốn truyền đạt điều gỡ trước khi thực hiện quỏ trỡnh truyền đạt thụng tin
- Dựng ngụn ngữ và biểu tượng quen thuộc để mó hoỏ cỏc thụng tin trong quỏ trỡnh giao tiếp
- Nội dung thụng tin đưa ra cần phải phự hợp với những điều mà mọi người quan tõm, phự hợp với mụi trường giao tiếp
- Coi trọng người đang giao tiếp với mỡnh
- Lắng nghe một cỏch chủ động và tạo ra mụi trường thuận lợi cho cỏc thụng tin phản hồi
- Đảm bảo lời núi được hiểu đỳng bằng cỏch đưa ra cỏc thụng điệp rừ ràng, đơn giản, sống động, tự nhiờn , chớnh xỏc và cú sự chuẩn bị kỹ.