Môi trường nội bộ bao gồm những yếu tố, những lực lượng nằm trong nội bộ của tổ chức. Những yếu tố này phản ánh nội lực, thể hiện bản sắc riêng của công ty. Những yếu tố trong môi trường này cũng là những yếu tố đặc thù tác động mạnh mẽ đến mục tiêu và sự phát triển của tổ chức.
Môi trường nội bộ là môi trường bên trong của Công ty, bao gồm các yếu tố, các điều kiện mà tổ chức có khả năng kiểm soát được như: Nguồn nhân lực, khả năng tài chính, khả năng nghiên cứu, và phát triển, khả năng quản trị, văn hóa của tổ chức….
* Nguồn nhân lực
Đây là yếu tố quan trọng, cần được đánh giá khách quan và chính xác. Khi đánh giá về nguồn lực, nhà quản lý cần xác định cụ thể về số lượng, chất lượng, cơ cấu lao động trong Công ty. Đây cũng là yếu tố quyết định hàng đầu đến sự tồn tại và phát triển của Công ty, Công ty có đạt được mục tiêu đề ra hay không cũng là phụ thuộc vào yếu tố này. Vì Công ty là công ty sản xuất nên có nguồn lực đảm bảo thì mọi hoạt động của Công ty được diễn ra một cách đều đặn. Do đó, khi quản lý nguồn nhân lực, nhà quản lý cần:
- Xác định nhu cầu về lao động của Công ty.
- Tuyển chọn, tuyển dụng đúng đối tượng, phù hopepj với nhu cầu nhân lực. Chẳng hạn, Công ty hoạt động chủ yếu là sản xuất nên cần tuyển chọn những người có sức khỏe để có thể tham gia lao động làm tăng năng suất, sản lượng cho Công ty.
- Phân công lao động khoa học hợp lý để sử dụng khai thác tối đa nguồn lực lao động của Công ty. VD: Trong quá trình sản xuất, Công ty đã phân chia
theo các tổ để có thể hoàn thành công việc với năng suất cao nhất. Việc phân chia này được chia theo khu vực địa lý. Chẳng hạn, tổ tạo hình thì gồm những người ở cùng một thôn, tổ va gông thì có nhiều người ở những huyện lân cận nên cũng được chia theo nơi ở của họ. Vì như vậy sẽ tạo được sự đoàn kết giữa những người trong tổ với nhau làm cho hiệu quả công việc được nâng cao.
- Cần có những chính sách đãi ngộ hợp lý và có các biện pháp động viên, khuyến khích người lao động tích cực làm việc. VD: Công ty cũng có một số chính sách đãi ngộ cho cán bộ, công nhân, nhân viên trong công ty như: thưởng công đi đầy đủ, thưởng lễ, thưởng tết, đặc biệt Công ty cũng có tổ chức chuyến tham quan du lịch hàng năm cho những cá nhân có thành tích xuất sắc trong quá trình làm việc.
Vì những yếu tố trên nên ta cần phải coi trọng nguồn nhân lực bởi con người là yếu tố quyết định đến sự thành công của các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và công ty CP SX&TM Bắc Hưng nói riêng.
*Khả năng tài chính
Khả năng tài chính là cơ sở để các nhà quản lý quyết định quy mô hoạt động của tổ chức nói chung và công ty CP SX&TM Bắc Hưng nói tiêngvà là điều kiện để đảm bảo cho các hoạt động được tiến hành bình thường.
Khả năng tài chính liên quan đến các yếu tố như: - Nguồn vốn và khả năng huy động vốn.
- Tình hình phân bổ, sử dụng các nguồn vốn. - Việc kiểm soát các chi phí.
- Các quan hệ tài chính với các bên hữu quan. - Cán cân thanh toán.
Cần phải phân tích các chỉ tiêu tài chính một cách khoa học để đánh giá đúng thực lực của Công ty nhằm đưa ra các biện pháp hợp lý để đảm bảo khả năng tài chinh của Công ty.
* Văn hóa tổ chức
Văn hóa tổ chức là những chuẩn mực, những khuôn mẫu, những giá trị truyền thống mà mọi thành viên trong tổ chức tôn trọng và tuân theo một cách tự nguyện. Đây cũng là một trong những yếu tố có tác động mạnh mẽ và ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu và sự phát triển của tổ chức. Những yếu tố văn hóa tổ chức bao gồm: Nhóm yếu tố giá trị, nhóm yếu tố chuẩn mực, nhóm yếu tố không khí và phong cách quản lý của tổ chức và nhóm yếu tố giá trị. Trong đó, nhóm yếu tố giá trị là nhóm yếu tố có ảnh hưởng lớn nhất đến mục tiêu và sự phát triển của tổ chức.
Tóm lại, có rất nhiều yếu tố tạo nên môi trường làm việc, tuy nhiên theo ý kiến chủ quan của tác giả các yếu tố có tác động ảnh hưởng đến mục tiêu và sự phát triển của Công ty là nhóm yếu tố trong môi trường nội bộ bao gồm: nguồn nhân lực, khả năng tài chính, văn hóa tổ chức. Đây là những yếu tố có thể kiểm soát được vì vậy cần có những chính sách hợp lý để tạo cho những yếu tố này là động lực giúp Công ty phát triển.
CHƯƠNG 2. MÔ TẢ CÔNG VIỆC 2.1. Mô tả công việc “Trưởng phòng tổ chức hành chính”
Bản mô tả công việc của “Trưởng phòng tổ chức hành chính” – Công ty Cổ phần sản xuất và thương mại Bắc Hưng.
Yếu tố Các dữ kiện
Họ và tên Trần Đông Xuân
Chức danh Trưởng phòng tổ chức – hành chính
Nhiệm vụ Phụ trách các công việc liên quan đến vấn đề nhân sự, tổ chức sự kiện.
Các công việc cần làm
+ Chịu trách nhiệm thực hiện các công việc liên quan đến nhân sự: tuyển dụng, các chế độ cho nhân viên: BHXH, BHYT, BHTN…
+ Kiểm tra, giám sát việc chấm công để từ đó đưa ra mức lương thưởng hợp lý đối với từng cán bộ, nhân viên, công nhân.
+ Phổ biến các chính sách của công ty tới các nhân viên mới.
+ Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc của công nhân.
+ Hoạch định, lập kế hoạch công việc theo kế hoạch từng năm, quý,tháng của phòng. Tham gia xây dựng kế hoạch năm của Phòng Tổ chức – Hành chính. Đề xuất các ý tưởng, giải pháp, chương trình nhằm cải tiến, tăng cường hiệu quả hoạt động quản trị nguồn nhân lực trong công ty.
nhân sự với HĐQT.
+ Tổ chức xây dựng triển khai văn hóa doanh nghiệp. + Tổ chức các sự kiện quan trọng của doanh nghiệp (tổ chức đại hội công đoàn, tham gia các hội chợ việc làm, tham gia các buổi giao lưu với công đoàn địa phương…). Quyền quyết
định
Ra quyết đinh trực tiếp trước các vấn đề liên quan đến nhân sự, tổ chức sự kiện.
Chế độ báo cáo Báo cáo trực tiếp cho cấp trên (Chủ tịch HĐQT- Giám đốc, phó CT HĐQT, phó giám đốc,). Chỉ số thành công cho vị trí công việc Các kỹ năng cần có
+ Khả năng giao tiếp tốt. + Kỹ năng ra quyết định. + Kỹ năng lập kế hoạch. + Kỹ năng tổ chức sự kiện.
+ Khả năng làm việc trong môi trường chịu áp lực cao.
+ Kỹ năng điều hành cuộc họp.
+ Kỹ năng giải quyết vấn đề, dàn xếp các xung đột.
2.2. Mô tả công việc “Nhân viên phòng tổ chức hành chính”
Bản mô tả công việc của “Nhân viên phòng tổ chức - hành chính” – Công ty Cổ phần sản xuất và thương mại Bắc Hưng.
Yếu tố Các dữ kiện
Họ và tên Nguyễn Thị Nhài.
Bắc Hưng.
Nhiệm vụ Thực hiện các công việc liên quan đến hành chính nhân sự, văn thư, phụ trách nhà bếp.
Các công việc cần làm
+ Thực hiện các công việc liên quan đến bảo hiểm cho cán bộ, nhân viên, công nhân trong công ty (Liệt kê danh sách những người tham gia bảo hiểm, làm thẻ bảo hiểm, các chế độ bảo hiểm đối với những người ốm đau….).
+ Thực hiện các công việc liên quan đến văn thư (soạn thảo văn bản, viết báo cáo…).
+ Phát thuốc cho công nhân.
+ Phụ trách nhà bếp (nhận thực phẩm, nhận báo các bữa ăn cho nhà bếp chuẩn bị…).
+ Theo dõi ngày công, ngày phép, tính lương...
+ Tham gia xây dựng, hoặc cải tiến thủ tục, quy trình như: tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật, và các chế độ liên quan. Hỗ trợ trưởng phòng trong việc kiểm tra, giám sát nhằm đảm bảo các chính sách, nội quy về hành chính nhân sự được thực hiện hoặc cải tiến khi cần thiết.
+ Tiếp nhận yêu cầu tuyển dụng, lập kế hoạch tuyển dụng, đăng tin tuyển dụng, tìm kiếm ứng viên, sàng lọc hồ sơ, lên kế hoạch phỏng vấn theo quy định, tổng hợp kết quả phỏng vấn và tuyển chọn.
Quyền quyết định
Được phép ra quyết định trong thẩm quyền của mình như trong công tác y tế, nhà bếp, còn những việc khác phải xin ý kiến trực tiếp của cấp trên.
Chỉ số thành công trong công việc
Kỹ năng cần có + Khả năng giao tiếp tốt.
+ Kỹ năng soạn thảo văn bản, thành thạo Microsoft word, excel…
+ Hiểu biết về một số loại bệnh thông thường và cách sử dụng một số loại thuốc thông dụng.
+ Kỹ năng thống kê sổ sách, quản lý hồ sơ… + Khả năng làm việc trong môi trường áp lực cao.
2.3. Mô tả công việc “Sinh viên thực tế phòng tổ chức - hành chính”
Yếu tố Các dữ kiện
Họ và tên Nguyễn Thị Thu Hòa
Chức danh Sinh viên thực tế phòng tổ chức – hành chính, Công ty CP SX&TM Bắc Hưng.
Nhiệm vụ Thực hiện các công việc theo yêu cầu của trưởng phòng và nhân viên phòng hành chính nhân sự liên quan đến công tác nhân sự, soạn thảo văn bản…
Các công việc
cần làm + Soạn thảo một số văn bản theo yêu cầu của trưởng phòng và nhân viên phòng hành chính nhân sự. Ví dụ: Soạn thảo danh sách những người đã đóng bảo hiểm xã hội và những người chưa đóng theo danh sách của trưởng phòng.
+ Phát đường, chanh thay cho nhân viên của phòng khi họ đi vắng.
+ Nhận báo cơm ghi vào sổ khi công nhân lên báo cơm. +Trợ giúp nhân viên của phòng nhận thực phẩm để chuẩn bị cơm cho công nhân.
Quyền quyết định
Không có quyền quyết định trực tiếp, khi có việc cần ra quyết định thì phải xin ý kiến của trưởng phòng hoặc nhân viên của phòng.
Chế độ báo
cáo Báo cáo trực tiếp với nhân viên hành chính hoặc trưởng phòng. Chỉ số thành
công cho công việc Kỹ năng cần
có + Kỹ năng soạn thảo văn bản, thành thạo Microsoft Word, Excel…
+ Thống kê sổ sách và một số kỹ năng giao tiếp khác…
Kết quả thực hiện công việc
Các công việc thực hiện hoàn thành với mức độ tương đối chính xác, đáp ứng yêu cầu của trưởng phòng và nhân viên của phòng.
CHƯƠNG 3. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO NGUỒN NHÂN LỰC CHO CÔNG TY
Trong thời gian thực tế tại công ty CP SX&TM Bắc Hưng tác giả đã được làm quen và quan sát nguồn nhân lực của Công ty. Để giúp cho việc nâng cao nguồn nhân lực cho Công ty tác giả xin đưa ra một số khuyến nghị sau:
- Đối với khối phân xưởng, thì nên tuyển chọn những người có sức khỏe để họ có thể làm việc một cách có hiệu quả nhất. Đồng thời cũng nên trang bị cho họ những tư trang các nhân như khẩu trang, khăn mặt để tránh những khói bụi trong quá trình làm việc gặp phải. Bởi như vậy thì họ sẽ không bị những loại bụi gây ảnh hưởng đến sức khỏe làm cản trở đến hoạt động sản xuất của công ty.
- Đối với nhân viên khối văn phòng thì nên tuyển chọn những người thực sự có năng lực làm việc và có lòng yêu nghề. Vì như vậy thì họ mới có thể làm việc hiệu quả và có sự gắn bó với Công ty.
- Công ty nên có những chính sách đãi ngộ tốt hơn đối với nhân viên trong Công ty. Chẳng hạn như việc thăm hỏi người ốm của cán bộ, công nhân, nhân viên trong Công ty, trước đây mỗi người thân trong gia đình của cán bộ , công nhân, nhân viên trong công ty bị ốm, Công đoàn công ty trích ra một phần quà và phần tiền mặt là 50.000đ thì nay nên nâng lên là 100.000đ. Hoặc những gia đình có con em học giỏi được đi thi học sinh giỏi đạt giải, con em đỗ đại học, Công ty nên tăng mức thưởng lên. Có như vậy thì các cán bộ, công nhân, nhân viên trong Công ty mới cảm thấy mình là một phần của Công ty và Công ty cũng coi trọng họ. Vì vậy thì họ mới tiếp tục phấn đấu làm việc, gắn bó với Công ty. Bởi hiện nay, đang có một số công ty cùng nghành đang xây dựng cạnh Công ty, nếu không có những chính sách đãi ngộ tốt hơn thì khó có thể giữ chân nhân viên trong Công ty.
- Công ty cũng nên áp dụng một số chính sách khen thưởng và kiểm tra. Đối với người lao động để khuyến khích họ làm việc hết khả năng và lòng nhiệt tình, Công ty cần có cần có hình thức khen thưởng căn cứ vào mức độ hoàn thành tốt công việc đề ra. Nếu công nhân nào đi làm đầy đủ, đúng giờ, không nghỉ ngày nào theo quy định, chấp hành đúng nội quy thì hàng tháng, hàng quý sẽ được thưởng thêm những khoản tiền thưởng theo phần trăm lương. Mặt khác, Công ty nên có những khoản thưởng đột xuất cho những nhân viên có sáng kiến làm tăng năng suất lao động.
- Ngoài ra, Công ty nên có những kế hoạch đào tạo nâng cao tay nghề cho cán bộ, công nhân, nhân viên trong Công ty, khi tổ chức đào tạo phải cho họ hòa nhập vào môi trường làm việc ngay để tránh trường hợp đào tạo xong lại không cần đến họ nữa. Đồng thời cũng nên đào tạo một số nhân viên trẻ trong Công ty để có thể kế thừa những người lớp trên khi họ về nghỉ hưu.
Trên đây là những khuyến nghị của bản thân tác giả khi tham gia thực tế tại Công ty CP SX&TM Bắc Hưng. Hy vọng Công ty sẽ áp dụng một trong số biện pháp trên để nâng cao nguồn nhân lực trong Công ty.
PHẦN KẾT LUẬN
Mỗi một tổ chức đều có một đặc thù riêng, những cơ quan hành chính nhà nước có cách tổ chức khác với các doanh nghiệp. Các doanh nghiệp nhà nước lại có cơ cấu tổ chức khác với các doanh nghiệp tư nhân. Do đó, cần có những chuyến thực tế vào mỗi một tổ chức khác nhau để có cách nhìn khái quát về chính bản thân những tổ chức đó.
Trong thời gian thực tế tại Công ty CP SX&TM Bắc Hưng, tác giả đã được tiếp xúc, làm quen dần với những hoạt động thực tế của Công ty. Qua đó cũng giúp tác giả tiếp cận, nhận diện các dạng hoạt động quản lý của công ty. Để từ đó có cách nhìn một cách rộng hơn so với những kiến thức đã được học trong sách vở trong 3 năm học qua. Thêm vào đó, khi tham gia thực tế tại Công ty, tác giả cũng đã học hỏi được một số kinh nghiệm để sau này khi ra trường ít nhất thì tác giả cũng không bị bỡ ngỡ trước những sự việc diễn ra.
Đồng thời qua chuyến đi thực tế này, tác giả cũng có thêm quyết tâm chọn học theo chuyên nghành quản lý nguồn nhân lực trong năm học thứ tư.
Do hạn chế về mặt thời gian cũng như năng lực hạn chế tù phía tác giả, báo cáo còn nhiều thiếu sót và hạn chế. Tác giả rất mong nhận được sự góp ý từ phía các nhà chuyên môn và độc giả để báo cáo được hoàn thiện hơn./.
PHỤ LỤC
Bản chỉ báo nhân lực (khối văn phòng) Công ty CP SX&TM Bắc Hưng
STT Họ và tên Chức vụ Năm sinh Giới tính Trình độ đào tạo Thâm niên công tác Nhiệm vụ chính Khả năng đề bạt
1 Nguyễn Đăng Giong CT HĐQT - GĐ 1958 Nam Đại học 6 năm Phụ trách chung CT HĐQT - GĐ