TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY GLOBAL SOURCENET LTD
3.2. Đánh giá về tổ chức công tác kế toán tại Công ty Global Sourcenet Ltd:
Nhìn chung doanh nghiệp đã áp dụng hệ thống kế toán Việt Nam theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính. Qua đó, việc thực hiện chế độ kế toán tại doanh nghiệp đang được chú trọng và thực hiện đầy đủ, công tác quản lý tài sản của doanh nghiệp thông qua hệ thống kiểm soát nội bộ và sử dụng kế toán là một trong những công cụ quản lý có hiệu quả. Hệ thống kế toán nói chung đã đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin không chỉ cho quản lý nhà nước mà còn phù hợp với yêu cầu sử dụng thông tin của nhiều đối tượng sử dụng khác nhau và thông lệ chung của quốc tế. Hệ thống báo cáo tài chính được ban hành theo chế độ hiện hành đã đảm bảo sự thống nhất về quản lý nhà nước và về tài chính đối với các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế.
Hệ thống chứng từ tại doanh nghiệp được xây dựng và vận dụng theo chế độ hiện hành, các doanh nghiệp đã sử dụng theo mẫu biểu quy định, việc lập các chứng từ kế toán tương đối đầy đủ và kịp thời, phản ánh thực tế các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong doanh nghiệp. Trình tự luân chuyển và ghi chép chứng từ trong một số doanh nghiệp được thực hiện khá chặt chẽ, chứng từ kế toán sau khi được kiểm tra mới đủ căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán.
Sổ sách kế toán được mở phù hợp với quy định và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp, các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được hạch toán vào các tài khoản có liên quan theo đúng mối quan hệ khách quan giữa các tài khoản.
Về hệ thống tài khoản, doanh nghiệp đã dựa trên hệ thống tài khoản của chế độ hiện hành để lựa chọn và xây dựng hệ thống tài khoản riêng phù hợp với điều kiện từng doanh nghiệp. Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất và gọn nhẹ, các
doanh nghiệp dễ dàng có thể mở thêm các tài khoản cấp 2, cấp 3, cấp 4… phù hợp với yêu cầu quản lý cụ thể của doanh nghiệp. Việc hạch toán ngày càng được quan tâm đúng mức. Ý thức chấp hành pháp luật trong kinh doanh cũng như chế độ kế toán được nâng cao.
Hệ thống báo cáo kế toán được doanh nghiệp áp dụng khá tốt và khá đầy đủ. Các báo cáo tài chính được lập đầy đủ 4 loại theo mẫu biểu quy định và được nộp đầy đủ, đúng hạn và kịp thời, phản ánh chính xác, khách quan tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Các báo cáo hàng tháng như thuế GTGT, thuế TNCN, các báo cáo thống kê, báo cáo sở kế hoạch đầu tư luôn được các doanh nghiệp lưu ý và thực hiện rất tốt, đầy đủ và đúng quy định về cách lập, mẫu biểu và thời hạn nộp.
Về ứng dụng công nghệ thông tin, doanh nghiệp đã quan tâm và chú trọng đến việc thiết lập và triển khai lắp đặt hệ thống máy tính và ứng dụng internet trong công tác kế toán.
Doanh nghiệp đã thấy được vai trò quan trọng của kế toán trong tổ chức quản lý, tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp, đã chú trọng đến việc tuyển dụng, luôn tạo điều kiện cho các nhân viên đi tập huấn, đào tạo và bồi dưỡng chính sách chế độ kế toán mới.
Bên cạnh những ưu điểm, những kết quả đạt được trong tổ chức kế toán, vẫn còn tồn tại những hạn chế trong tổ chức kế toán tại doanh nghiệp, cụ thể:
Thứ nhất: Trong cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp, tỷ lệ các chuyên gia nước ngoài chiếm đa số, trong đó bao gồm bộ phận kế toán. Kế toán trưởng có trách nhiệm triển khai tổ chức và thực hiện công tác kế toán tại doanh nghiệp nhưng lại không có quyền quyết định cao nhất trong các vấn đề liên quan đến tổ chức kế toán tại đơn vị như tổ chức bộ máy kế toán và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán. Điều này gây khó khăn trong việc tổ chức hạch toán và sắp xếp nhân sự cho kế toán trưởng. Hơn nữa, cấp trên quản lý trực tiếp là người nước ngoài, sự bất đồng ngôn ngữ và sự hiểu biết về pháp luật, các quy định, thể lệ chung về kế toán Việt Nam lại hạn chế dẫn đến sự bất đồng trong quá trình làm việc và tạo không khí không thoải mái giữa kế toán trưởng với quản lý cấp trên và có sự không
thống nhất trong quá trình tổ chức và triển khai kế toán tại doanh nghiệp
Thứ hai: Việc bố trí nhân sự và phân công công việc giữa các nhân viên kế toán chưa phù hợp, còn vi phạm nguyên tắc tổ chức bộ máy kế toán như: thủ quỹ kiêm kế toán thanh toán…, chưa tách bạch giữa nhân viên kế toán tài chính với nhân viên kế toán quản trị. Nhân lực chưa được trọng dụng, phần lớn các nhân viên kế toán của doanh nghiệp còn thiếu kinh nghiệm, chưa được đào tạo, bồi dưỡng một cách cơ bản và hệ thống cho nên bộ máy kế toán của các doanh nghiệp còn yếu kém và chưa phát huy hết vai trò của mình trong hoạt động quản lý của doanh nghiệp.
Nguyên nhân chính của tồn tại này là do doanh nghiệp không nắm vững các nguyên tắc cơ bản để tổ chức bộ máy kế toán tại doanh nghiệp một cách khoa học, hợp lý nhằm tiết kiệm chi phí và đảm bảo hiệu quả của bộ máy kế toán. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp chưa hiểu hết vài trò quan trọng của kế toán trong hoạt động sản xuất kinh doanh nên chưa chú trọng trong việc thu hút nhân tài, những con người có kiến thức và kinh nghiệm làm việc. Do vậy, thu nhập chi trả cho nhân viên kế toán còn hạn chế trong khi đòi hỏi các nhân viên vừa phải có trình độ ngoại ngữ, vừa có kiến thức và kinh nghiệm nên đã không giữ chân được các nhân viên giỏi và có kinh nghiệm, không thu hút được các ứng viên dự tuyển, chủ yếu các doanh nghiệp ưu tiên tuyển dụng những người cư trú tại nơi doanh nghiệp đặt nhà máy để hạn chế việc thay đổi nhân sự.
Thứ ba: Tổ chức vận dụng chứng từ tại doanh nghiệp chưa thực sự tốt và chưa đáp ứng yêu cầu quản lý doanh nghiệp cũng như theo quy định, chế độ kế toán hiện hành. Việc lập chứng từ, xử lý và tổ chức luân chuyển chứng từ chưa khoa học đã ảnh hưởng đến việc ghi chép kế toán và lập các báo cáo kế toán. Việc lập hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT chưa đúng theo quy định và chưa phản ánh đúng thời điểm phát sinh doanh thu cũng như chi phí của doanh nghiệp. Có rất nhiều chứng từ trị giá trên 100.000 đồng vẫn được thanh toán mà không có hóa đơn GTGT. Nhiều khoản chi chỉ có bảng kê, có ký duyệt của giám đốc nhưng không có ký duyệt của kế toán trưởng. Phiếu xuất kho và nhập kho đối với NVL nhận gia công của một số doanh nghiệp không đúng theo mẫu biểu và được thiết kế riêng, chỉ sử dụng tiếng Anh mà không có tiếng Việt. Một số doanh nghiệp không xây dựng định mức tiêu
hao dầu trong quá trình sản xuất.
Việc lưu trữ tài liệu kế toán chưa được chú trọng, chưa được phân công, phân nhiệm rõ ràng, chưa có một nhân viên chuyên đảm trách việc này và chưa có sổ theo dõi tài liệu kế toán tại kho lưu trữ.
Nguyên nhân của tồn tại trên bắt nguồn một phần từ trình độ của bản thân kế toán doanh nghiệp và nhận thức của doanh nghiệp trong tổ chức kế toán, một phần khác là do sự quản lý thiếu chặt chẽ từ cơ quan quản lý nhà nước.
Thứ tư: Hệ thống tài khoản tuy được thiết lập trên cơ sở quy định của chế độ kế toán hiện hành nhưng chưa đầy đủ. Nhưng doanh nghiệp không sử dụng tài khoản cấp 1 để hạch toán như TK 152, TK 153, TK 002. Không sử dụng TK 142 - Chi phí trả trước ngắn hạn trong khi thực tế có phát sinh. Tất cả các khoản chi phí trả trước ngắn hạn này được hạch toán thẳng vào chi phí, điều này gây khó khăn cho các doanh nghiệp khi lập và phân tích các báo cáo hàng tháng và hàng quý. Kế toán chưa phản ánh đúng được giá trị của vật tư, tài sản dùng cho từng bộ phận, từng hoạt động.
Việc hạch toán và định khoản vào một số các tài khoản cấp 2, cấp 3 chưa đúng theo quy định là do sai sót của bộ phận kế toán và do bộ phận kế toán chưa kịp cập nhật chứng từ theo thông tư hướng dẫn mới 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 chỉnh bổ sung quyết định 15/2006.
Thứ năm: Hệ thống sổ kế toán tại doanh nghiệp chưa đầy đủ theo đúng quy định như thiếu sổ nhật ký thu, chi tiền; thiếu sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, thẻ tính giá thành sản phẩm…. Một số sổ kế toán chi tiết chỉ được lập bằng bằng tiếng anh và thiếu chữ ký của thủ trưởng đơn vị. Việc ghi sổ kế toán thủ công trên excel, số liệu và nội dung diễn giải không rõ ràng, mạch lạc, các bút toán điều chỉnh trên sổ kế toán không đúng theo quy định. Doanh nghiệp không mở sổ theo dõi NVL, CCDC bao gồm cả NVL phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh và NVL nhận gia công, giữ hộ.
Thứ sáu: Các báo cáo tài chính tại doanh nghiệp được lập đầy đủ theo 4 loại mẫu biểu báo cáo và nộp đúng hạn theo quy định. Tuy nhiên, do các mẫu biểu quá phức tạp, hệ thống kế toán và cách lập các báo cáo không được hướng dẫn rõ ràng
nên các nội dung trên báo cáo được lập không đầy đủ và chi tiết. Các báo cáo này chưa đáp ứng yêu cầu thống kê về các tiêu chí khác nhau của doanh nghiệp cho nên tại các doanh nghiệp này luôn tồn tại 2 hệ thống báo cáo khác nhau.
Thứ bảy: Về tổ chức kiểm tra kế toán và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp này còn rất hạn chế. Doanh nghiệp không xây dựng kế hoạch và quy trình kiểm tra kế toán. Do vậy, tình trạng phản ánh số liệu không trung thực, không khách quan… vẫn còn phổ biến. Việc tuân thủ không đúng về chế độ sổ sách, chứng từ… tại doanh nghiệp vẫn diễn ra. Hơn nữa, nhân viên kế toán lại kiêm nhiệm quá nhiều việc khác nhau dẫn đến hạn chế chức năng kiểm tra, giám sát giữa các nhân viên trong bộ máy kế toán.
Đối với ứng dụng công nghệ thông tin, các doanh nghiệp chưa quan tâm đúng mức về việc ứng dụng phần mềm kế toán. Chưa khai thác hết chức năng máy tính trong việc ứng dụng phần mềm kế toán. Việc sử dụng máy tính chỉ đơn giản là soạn thảo văn bản và lập các báo cáo là chủ yếu. Do vậy, bộ máy kế toán được tổ chức chưa khoa học và các nhân viên kiêm nhiệm nhiều công việc.