với những nhân viên có vấn đề, bạn buộc phải sa thải họ.
Để xử lý việc sa thải một nhân viên theo cách chuyên nghiệp và hợp pháp, hãy chắc chắn rằng bạn đã chuẩn bị trước các vấn đề liên quan đến pháp luật, hồ sơ ghi chép về hiệu suất làm việc hay cách hành xử của nhân viên cùng những hành động bạn đã thực hiện để hỗ trợ. Bạn cần kiên quyết khẳng định rằng việc sa thải nhân viên đó là một việc làm đúng và cần thiết cho cả bản thân nhân viên, cho tập thể và cho cả công ty.
Sa thải là một vấn đề nhạy cảm và dễ dẫn đến những rắc rối về mặt pháp lý, vì vậy bạn nên tham khảo chuyên gia tư vấn cho từng trường hợp cụ thể của bạn. Một số phần trong phụ lục này có liên quan đến vấn đề pháp lý khi ra quyết định sa thải nhân viên nhưng không phải là nguồn tham khảo về pháp lý dành cho bạn.
Thông báo sự việc
Sau khi đã chuẩn bị, bạn hãy lên kế hoạch một cuộc họp với nhân viên để thông báo sự việc. Một số chuyên gia khuyên rằng nên tránh thông báo việc sa thải vào chiều thứ Sáu vì điều này có thể khiến người bị sa thải cảm thấy ngột ngạt suốt kỳ nghỉ cuối tuần của mình và cân nhắc một vụ kiện tụng hoặc nghĩ đến việc quay trở lại văn phòng với mục đích phá rối. Vì thế hãy xem xét sắp xếp một cuộc họp vào chiều thứ Hai. Như vậy người đó sẽ có thời gian là một tuần để bắt đầu tìm kiếm một công việc khác. Dù bạn chọn ngày nào đi nữa, bạn cũng cần đảm bảo rằng hôm đó là ngày làm việc cuối cùng của họ. Không nên cho nhân viên bị sa thải tiếp tục ở lại công ty bất kỳ một khoảng thời gian nào cả để tránh sự khó chịu nơi làm việc và hạn chế tối đa khả năng nhân viên bị sa thải thu thập những hồ sơ độc quyền hoặc gửi e-mail có nội dung xấu cho các nhân viên khác.
Hãy chọn địa điểm gặp mặt sao cho cả hai bên không bị nhòm ngó, chẳng hạn như trong phòng họp hay phòng làm việc không có cửa sổ, hay một nơi nào khác bảo đảm sự riêng tư tuyệt đối. Ngoài ra, hãy sắp xếp một lối đi đến và về từ nơi họp để tránh những khu vực có khả năng tụ tập đông đúc những đồng nghiệp hiếu kỳ. Việc giữ cho cuộc họp được riêng tư thể hiện sự tôn trọng đối với nhân viên bị sa thải. Không ai muốn biết rằng đồng nghiệp của mình đang nghe lén hay nhìn ngó khiến họ cảm thấy bẽ mặt.
Để giải quyết một vụ sa thải được hiệu quả trong khả năng có thể, hãy mời một người thuộc bộ phận quản lý nguồn nhân lực tham gia cuộc họp. Người đó có thể giúp đỡ theo những cách sau:
* Giữ tiếng nói khách quan nếu bạn hoặc nhân viên bị sa thải trở nên quá bức xúc và căng thẳng trong cuộc họp
* Giữ vai trò hòa giải trong trường hợp bột phát cơn giận dẫn đến hành vi quá khích về cảm xúc hay vũ lực từ phía nhân viên bị sa thải
* Trả lời những câu hỏi không thể tránh khỏi về tiền trợ cấp, bảo hiểm và số tiền thanh toán khi chấm dứt hợp đồng lao động
* Làm nhân chứng cho cuộc đối thoại trong trường hợp có tranh cãi hay kiện tụng phát sinh sau này.
Hãy tiến hành cuộc họp càng nhanh càng tốt - trong khoảng mười phút trở xuống. Càng thông báo vấn đề một cách gãy gọn, súc tích, càng ít khả năng bạn phải nói những điều sơ hở có thể đặt công ty của bạn vào tình trạng ràng buộc trách nhiệm. Hãy bình thản, thẳng thắn và tập trung. Hãy truyền đạt ý thức về mục đích nghiêm túc và sự cương quyết. Để tránh gieo mầm cho những rắc rối về pháp lý, hãy vượt qua sự xúi giục xin lỗi hay xem lại quyết định của bạn theo quan điểm phản đối từ phía nhân viên. Nhân viên phải biết rằng quyết định của bạn là quyết định cuối cùng và không bị chi phối bởi một sự thương lượng nào cả.
Cần phải nói gì trong cuộc họp này? Trước tiên, bạn hãy giải thích khái quát rằng công việc của nhân viên đã không đạt yêu cầu. Nếu bạn chọn phương án giải thích cặn kẽ hơn, hãy dùng một giọng điệu trung lập, khách quan không làm cho nhân viên cảm thấy bị công kích cá nhân. Chẳng hạn: "Chúng ta đã trao đổi về việc anh không đạt được mục tiêu về hiệu suất làm việc ở vị trí của anh sáu lần trong năm qua. Đến nay những mục tiêu này vẫn chưa được đáp ứng", hoặc: "Anh đã được huấn luyện và tư vấn để giải quyết thái độ luôn chỉ trích đối với đồng nghiệp, nhưng anh vẫn không thay đổi cách xử sự gì cả",… Việc nêu những lý do khách quan bằng giọng điệu trung lập sẽ giảm khả năng nhân viên thưa kiện hay nói xấu bạn hoặc công ty bạn.
Hãy tạo sự cân bằng giữa sự ngắn gọn, thẳng thắn với sự cảm thông. Tức là hãy thừa nhận rằng sự mất việc có thể sẽ gây ảnh hưởng đáng kể đến cuộc sống của nhân viên đó, ví dụ: "Tôi biết đây là một điều khó khăn đối với anh". Sau khi báo tin, hãy cho nhân viên khoảnh khắc để trút tâm sự giận dữ, bối rối hay cay đắng. Sự thấu cảm từ phía bạn và cơ hội bày tỏ cảm xúc có thể giúp nhân viên chịu đựng được tin không hay này.
Hãy thông báo vấn đề người bị sa thải một cách tế nhị. Điều này bao gồm cả việc sắp xếp cho nhân viên đó loại bỏ những ảnh hưởng cá nhân từ văn phòng trong suốt những giờ nghỉ hay kỳ nghỉ cuối tuần (với sự giám sát của ai đó trong công ty). Những nhân viên cảm thấy bị bẽ mặt trước đồng nghiệp hoặc cảm thấy không được tôn trọng và bị công kích cá nhân trong việc sa thải có thể cảm thấy tức giận và muốn trả thù. Cuối cùng, hãy nói rõ về khoản tiền thanh toán chấm dứt hợp đồng lao động, sự hỗ trợ từ nguồn lực bên ngoài, hay những khoản thanh toán về kỳ nghỉ mát chưa sử dụng…
Những gì không nên nói trong cuộc họp sa thải