THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ-XÂY DỰNG-TRANG TRÍ NỘI THẤT TRUNG NAM
2.1.3.2/ Chức năng, nhiệm vụ từng phòng ban Công ty TNHH –XD TRUNG NAM
TRUNG NAM
a/ Giám đốc
b/ Phòng tổ chứchành chính
Chức năng
Tham mưu giúp việc cho Giám đốc Công ty trong công tác xây dựng bộ máy tổ chức, hành chính, điều chỉnh quản lý, sản xuất kinh doanh của Công ty.
Nhiệm vụ
Giúp Giám đốc tổ chức bộ máy, sắp xếp, quản lý nhân sự nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị của Công ty. Bố trí sắp xếp thời gian làm việc cho Ban Giám đốc và các phòng ban của Công ty. Giúp việc lập quy hoạch nhân sự, bồi dưỡng đào tạo đội ngũ kế cận, giúp Giám đốc nhận xét cán bộ hàng năm. Theo dõi, giải quyết và quản lý hồ sơ các vụ việc khen thưởng và kỷ luật ở Công ty.
Quản lý toàn bộ hồ sơ, lý lịch của cán bộ.
Quản lý công việc hành chính của Công ty: Quản lý các hồ sơ công văn, giấy tờ và con dấu của Công ty.
Quản lý tài sản của Công ty bao gồm trụ sở làm việc các khu: mua sắm, quản lý các trang thiết bị cho cơ quan.
Hướng dẫn quản lý về chế độ chính sách tiền lương với cán bộ nhân viên công ty theo đúng quy định của luật pháp Nhà Nước.
Quản lý công tác BHXH, BHYT, cho các cán bộ công nhân viên trong Công ty giúp giám đốc quản lý nhân sự, quốc phòng toàn dân, trật tự an ninh. Lên lịch làm việc cho Ban Giám đốc, ghi chép biên bản trong các cuộc họp giao ban.
c/ Phòng kế toán tài chính
Chức năng
Tham mưu và giúp việc cho Giám đốc trong lĩnh vực kinh tế tài chính của Công ty.
Nhiệm vụ
Quản lý chặt chẽ tiền vốn, tài sản được giao theo đúng pháp lệnh tài chính và các qui định của Công ty.
Thực hiện thanh toán và chi trả tiền nguyên vật liệu, nhân công..và các khoản dịch vụ mua ngoài khác do Công ty đảm nhận.Theo dõi công nợ với các đối tác, với nội bộ Công ty. Đôn đốc công nợ, không để công nợ quá hạn, nợ khó đòi.
Lập và gửi báo cáo, quyết toán định kì tháng, quí, năm theo mẫu của Công ty và cơ quan quản lý cấp trên.
Cung cấp thông tin kinh tế tài chính và các số liệu liên quan theo đúng qui định hiện hành của nhà nước, Công ty và Giám đốc Công ty.
Trực tiếo theo dõi và hạch toán thống kê theo đúng pháp lệnh kế toán Việt Nam và qui định của Công ty nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý kinh tế tài chính của Công ty. Mở sổ sách kế toán thống kê, theo dõi và hạch toán đầy đủ kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cụ thể là:
Kế toán vốn bằng tiền (tiền mặt, tiền gửi ngân hàng).
Kế toán các khoản phải thu, phải trả khách hàng và CBCNV trong công ty. Kế toán chi phí để tính giá thành sản phẩm.
Kế toán TSCĐ (nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại).
Kế toán vật liệu phục vụ sản xuất kinh doanh, thu hộ, chi hộ, chi khác và quản lý hạch toán vốn trong thanh toán với các đối tác, với Công ty.
Thường xuyên hướng dẫn kiểm tra sổ sách kế toán các chứng từ và thực hiện việc hạch toán với các đơn vị khác trực thuộc Công ty.
d/ Phòng kế hoạch kỹ thuật
Chức năng
Tham mưu cho Giám đốc trong các hoạt động sau:
Xây dựng chỉ đạo các công tác kế hoạch sản xuất kinh doanh xây lắp của Công ty hàng tháng, quý, năm.Xây dựng phương hướng sản xuất kinh doanh cho phù hợp với khả năng của Công ty và cơ chế thị trường.
Quản lý khối lượng, chất lượng, kỹ thuật, an toàn lao động, bảo hộ lao động, vệ sinh môi trường và phòng chống thiên tai theo qui định của nhà nước.
Nhiệm vụ
Giúp Giám đốc tổng hợp xây dựng kế hoạch và chương trình hoạt động của Công ty trình các thẩm quyền xét duyệt.Tổ chức thực hiện giao kế hoạch, điều chỉnh, đôn đốc thực hiện và xét duyệt kế hoạch của đơn vị và các đơn vị trực thuộc.
Nghiên cứu tham mưu cho Giám đốc về phương án đầu tư chiều sâu, áp dụng công nghệ, kỹ thuật, thiết bị mới tiên tiến.
Giúp cho giám đốc soạn thảo các báo cáo sơ kết, tổng kết định kỳ hàng tháng, quý, năm về kế hoạch, kết quả sản xuất kinh doanh của phòng ban theo yêu cầu của Công ty.
Lập các hợp đồng kinh tế cụ thể, quản lý các hợp đồng để theo dõi thực hiện của các bên có liên quan cho đến khi thanh lý hợp đồng.
Kiểm tra dự toán, quyết toán các công trình do Công ty làm chủ đầu tư và trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định hiện hành. Soạn thảo và đôn đốc thực hiện các quy định quản lý kỹ thuật, chất lựợng trong xây lắp.
Hướng dẫn giám sát việc áp dụng các quy phạm tiêu chuẩn chất lượng trong xây lắp, đảm bảo theo tiêu chuẩn Việt Nam và Quốc tế ban hành. Tham gia giám sát chất lượng và nghiệm thu các công trình do xí nghiệp của Công ty thi công.Kiểm tra để ngăn ngừa các sai phạm trong thiết kế, thi công. Tham mưu đề suất phương án xử lý sai phạm nghiêm trọng, không ảnh hưởng đến chất lượng công trình.
Tổng hợp kế hoạch mua sắm thiết bị hàng năm của các đơn vị trong Công ty để tổ chức trang bị. Lập hồ sơ, quản lý thiết bị máy móc thi công của Công ty. Quản lý hồ sơ các thiết bị máy móc mà công ty trang bị, hướng dẫn các đơn vị trong việc quản lý và sử dụng máy móc thi công.Soạn thảo và theo dõi việc thực hiện quy chế quản lý phân cấp Bảo hộ lao động, an toàn lao động, phòng chống thiên tai, phòng chống cháy nổ của Công ty. Giám sát thực hiện chế độ bảo hộ lao động, an toàn lao động, vệ sinh môi trường.
Chủ trì tổ chức hội thảo tập huấn nâng cao trình độ KHKT nắm bắt công nghệ mới cho cán bộ kỹ thuật. Phối hợp cùng Phòng Tổ chức hành chính tổ chức thi tay nghề nâng bậc cho công nhân.
Chức năng
Giúp Giám đốc trong việc xây dựng kế hoạch, chương trình hoạt động để tổ chức thực hiện các dự án kinh doanh phát triển khu đô thị mới, cải tạo khu đô thị cũ, phát triển nhà, giải phóng mặt bằng và các dự án khác do Công ty làm chủ đầu tư, bằng các loại vốn.
Nhiệm vụ
Tổ chức lập các dự án đầu tư, xác định rõ nguồn gốc vốn đầu tư, thực hiện các thủ tục về đầu như để trình các cấp có thẩm quyền xét duyệt theo đúng quy chế đầu tư và xây dựng hiện hành.
Tổ chức, quản lý thực hiện việc kinh doanh, khai thác dự án theo đúng quyết định phê duyệt, phù hợp với chính sách của nhà nước và tình hình thị trường. Lập kế hoạch vốn và huy động các nguồn vốn phù hợp với việc phát triển kinh doanh dự án. Giúp cho Giám đốc trong công tác nhận thầu và đấu thầu các công trình.
Tuân thủ đúng các quy định tại điều 14 của quy chế quản lý và xây dựng ban hành theo nghị định 52/1999/NĐ-CP của Chính phủ.Thông tư 12/2000/TT-BXD ngày 25/10/2000 và các quy định khác của pháp luật có liên quan.
Thực hiện chế độ báo cáo thường xuyên và đầy đủ với chủ đầu tư. Chủ đầu tư thực hiện việc chỉ đạo, kiểm tra hoạt động của ban QLDA và xử lý kịp thời những vấn đề nằm ngoài thẩm quyền của ban QLDA để đảm bảo đúng tiến độ, chất lượng và các yêu cầu khác của dự án.
Giúp Giám đốc quản lý, sử dụng các nguồn vốn đầu tư từ khi chuẩn bị đầu tư và thực hiện đầu tư, dự dự án vào khai thác sử dụng, thu hồi và hoàn trả vốn đầu tư. Trả nợ vốn vay đúng hạn và thực hiện các điều khoản cam kết khi huy động vốn.
g/ Phòng tư vấn dịch vụ
Phòng Tư vấn dịch vụ có chức năng giúp việc và tham mưu cho Giám đốc về kế hoạch kinh doanh Tư vấn - Dịch vụ nhà đất.
Nhiệm vụ
Tư vấn pháp luật về nhà đất theo yêu cầu của tổ chức và công dân thực hện các dịch vụ và thủ tục pháp lý về nhà đất.Tư vấn về đầu tư và xây dựng khu dân cư và đô thị mới cho các chủ đầu tư trong và ngoài nước.Tư vấn và dịch vụ cho các chủ đầu tư về đấu thầu, giao nhận thầu và công tác giải phóng mặt bằng.
Tư vấn dịch vụ nhà đất: Mua bán, chuyển nhưượng, sang tên nhà đất, chuyển đổi, cho nhận, chia tách, thừa kế, thế chấp nhà đất và cấp giấy phép xây dựng.
Làm dịch vu về thủ tục cấp chứng chỉ quy hoạch, giới thiệu địa điểm xây dựng cho các chủ đầu tư: Dịch vụ xin cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu đất và quền sử dụng đất Nghị định 60/CP; Dịch vụ mua nhà thuộc sở hữu nhà nước theo Nghị định 61/CP; Dịch vụ chuyển nhưượng, hợp đồng thuê nhà, sang tên, chuyển đổi, chia tách hợp đồng thuê nhà.
Khảo sát, lập bản vẽ hiện trạng nhà đất để phục vụ công tác giải phóng mặt bằng, điều tra xã hội học.
Tư vấn nhà đất theo yêu cầu của tổ chức và công dân.
Tư vấn, soạn thảo hợp đồng kinh tế, hợp đồng liên doanh, liên kết về công tác nhà đất cũng như dịch vụ khác theo yêu cầu của tổ chức và công dân.
Kinh doanh nhà, cho thuê nhà căn hộ, văn phòng, khách sạn, cửa hàng, kho bãi.
Xây dựng hệ thống thông tin dữ liệu về nhà đất nhằm cung ứng thông tin về nhà đất theo yêu cầu cuả tổ chức và công dân tiến tới thành lập chợ nhà đất (Trung tâm giao dịch bất động sản TP.HCM).Dịch vụ xin giấy phép xây dựng, sửa chữa cải tạo nhà.Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ khác do công ty giao.
Trách nhiệm
Triển khai tốt công tác kinh doanh - tư vấn - dịch vụ cũng như tiếp thị về nhà đất và các dịch vụ khác có liên quan trên cơ sở cạnh tranh lành mạnh ngày càng