khai thỏc, sử dụng tài liệu KTTV
Ưu điểm:
Cỏc nghiệp vụ lưu trữ nhằm phục vụ cụng tỏc tổ chức khai thỏc sử dụng tài liệu KTTV cú một số ưu điểm sau:
Thu thập bổ sung tài liệu KTTV được thực hiện tương đối tốt nờn Trung tõm Tư liệu KTTV đó thu thập được nhiều tài liệu cú giỏ trị. Cú thể núi, khối tài liệu KTTV hiện nay tương đối hoàn chỉnh đó tạo điều kiện thuận lợi cho cụng tỏc tổ chức khai thỏc, sử dụng tài liệu.
Phõn loại, xỏc định giỏ trị tài liệu KTTV cũng đó đỏp ứng đựơc yờu cầu của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. Phương ỏn phõn loại tài liệu KTTV phự hợp với đặc điểm tài liệu chớnh vỡ vậy đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tỡm.
Bảo quản và tài liệu cũng đạt được những kết quả nhất định nhằm giữ lại những tài liệu cú giỏ trị và bảo quản an toàn cũng như kộo dài tuổi thọ của tài liệu phục vụ cho quỏ trỡnh nghiờn cứu và sử dụng lõu dài.
Hạn chế:
Bờn cạnh những ưu điểm trờn, cỏc khõu nghiệp vụ xỏc định giỏ trị tài liệu và bảo quản tài liệu cũn nhiều hạn chế.
- Về xỏc định giỏ trị tài liệu: Hiện này, hầu như cỏc loại tài liệu KTTV thu thập về kho đều được chỉnh lý và xếp hết lờn giỏ tủ và bảo quản lõu dài vĩnh viện. Tài liệu hết thời hạn bị tiờu huỷ rất ớt cho nờn khối lượng tài liệu chuyờn mụn lưu trữ tại kho hiện nay rất lớn và khụng ngừng tăng theo thời gian. Hiện nay, hầu hết cỏc phũng trong trụ sở nhà 4 tầng của Trung tõm Tư liệu KTTV đều được sử dụng làm kho chứa tài liệu cũn cỏn bộ của Trung tõm làm việc tại cỏc phũng tầng 1và khu nhà cấp bốn. Do đú, đó ảnh hưởng khụng nhỏ đến bảo quản tài liệu và tra tỡm phục vụ khai thỏc tài liệu.
- Về bảo quản tài liệu KTTV hiện nay cũn nhiều hạn chế. Nhiều tài liệu bị hư hỏng nặng nề do nhiều tài liệu được hỡnh thành từ thời Phỏp thuộc. Hơn nữa, điều kiện cơ sở vật chất phục vụ cho quỏ trỡnh bảo quản tài liệu thiếu thốn, lạc hậu. Cỏc nghiệp vụ bảo quản tài liệu chưa được thực hiện thường xuyờn, khoa học.