Cụng cụ tra cứu tài liệu khớ tượng thủy văn trước đõy là mục lục hồ sơ. Hiện nay, do yờu cầu của quỏ trỡnh nghiờn cứu và sử dụng tài liệu Trung tõm Tư liệu KTTV đó tớch cực đẩy mạnh ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong cụng tỏc tài liệu KTTV nờn cụng cụ tra cứu tài liệu KTTV khụng chỉ là mục lục hồ sơ truyền thống mà cú thể tra tỡm tài liệu trờn mỏy vi tớnh một cỏch nhanh chúng và tiện lợi.
Năm 1995 Tổng Cục KTTV đó quyết định cho Trung tõm thực hiện đề tài “Thiết lập hệ quản lý kho giấy KTTV trờn mỏy tớnh”. Trong quỏ trỡnh thực hiện đề tài đến nay Trung tõm đó tiến hành nhập cỏc thụng tin về tài liệu KTTV vào mỏy tớnh theo chương trỡnh phần mềm quản lý kho. Nhiều cơ sở dữ liệu được thiết lập như cơ sở dữ liệu tài liệu khớ tượng bề mặt, cơ sở dữ liệu tài liệu hải
văn…Chớnh phần mềm quản lý kho (viết tắt QLKHO) đó thay thế cụng cụ tra cứu thủ cụng giỳp cho quỏ trỡnh tra tỡm tài liệu nhanh chúng và tiện lợi. Khụng những thế, tài liệu chuyờn mụn ngành KTTV nếu được cập nhật vỏo phõn mềm QLKHO cú thể đưa lờn mạng Internet để tra cứu một cỏch trực tuyến phục vụ rộng rói cho cỏc đối tượng khai thỏc sử dụng tài liệu.
Tuy nhiờn, hiện nay Trung tõm Tư liệu KTTV mới chỉ nhập được một số tài liệu vào phần mềm QLKHO chớnh vỡ vậy, việc tra tỡm tài liệu chưa thực hiện được hoàn toàn trờn mỏy vi tớnh.
2.2.4. Số lượng, đối tượng khai thỏc và sử dụng tài liệu KTTV
Đối tượng khai thỏc và sử dụng tài liệu là yếu tố quan trọng trong cụng tỏc tổ chức sử dụng tài liệu KTTV. Bởi vỡ mục đớch cuối cựng của cụng tỏc tổ chức sử dụng tài liệu KTTV là đưa những thụng tin trong tài liệu ra phục cho sự phỏt triển cỏc ngành kinh tế, phục vụ cho lợi ớch của đất nước, xó hội, và những nhu cầu chớnh đỏng của cụng dõn mà đối tượng khai thỏc, sử dụng tài liệu KTTV là nhõn tố quyết định đến chất lượng hoạt động của cụng tỏc này. Tài liệu KTTV cú được phục vụ cho những lơị ớch đất nước, lợi ớch xó hội và lợi ớch của con người hay khụng phụ thuộc vào đối tượng đến khai thỏc tài liệu. Hơn nữa, đối tượng khai thỏc tài liệu luụn hiểu biết sõu sắc về hoạt động chuyờn ngành của mỡnh cho nờn họ cú thể trở thành những cộng tỏc viện tham gia vào việc điều chỉnh những cỏch thức tổ chức phục vụ khai thỏc tài liệu sao cho phự hợp nhất. Chớnh vỡ vậy, trong cụng tỏc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ núi chung, sử dụng tài liệu KTTV núi riờng cần cú sự quan tõm đỳng mức đến đối tượng khai thỏc, sử dụng tài liệu.
Thực tế cho thấy, nhu cầu khai thỏc, sử dụng tài liệu KTTV của cỏc cơ quan, tổ chức rất lớn bởi vỡ thụng tin tài liệu KTTV cần thiết cho nhiều ngành kinh tế, xó hội khỏc nhau. Chớnh vỡ võy, đối tượng khai thỏc, sử dụng tài liệu KTTV cũng rất rộng rói và phong phỳ. Từ khi thành lập đến nay, Trung tõm Tư liệu KTTV cũng rất quan tõm đến cỏc đối tượng khai thỏc, sử dụng tài liệu của mỡnh. Thực tế, Trung tõm đó cú những biện phỏp cụ thể để đỏnh giỏ kết quả
phục vụ khai thỏc tài liệu của mỡnh đồng thời nắm được cỏc đối tượng cú nhu cầu khai thỏc tài liệu để phục vụ khai thỏc một cỏch tốt nhất.
Để đỏnh giỏ được chớnh xỏc kết quả phục vụ khai thỏc, sử dụng tài liệu của mỡnh Trung tõm đó lập sổ theo dừi độc giả khai thỏc và sử dụng tài liệu. Trong sổ gồm những nội dung sau:
- Ngày thỏng độc giả đến khai thỏc tài liệu - Họ và tờn độc giả đến khai thỏc tài liệu - Mục đớch khai thỏc tài liệu
- Tờn trạm và năm độc giả cần khai thỏc - Yếu tố độc giả đến khai thỏc
- Độc giả ký tờn.
Vớ dụ: Nội dung “Sổ theo dừi độc giả khai thỏc sử dụng tài liệu Ngày thỏng Họ tờn độc giả Đơn vị cụng tỏc, chức vụ của độc giả Mục đớch khai thỏc tài liệu Tờn trạm và thời gian của tài liệu Yếu tố khai thỏc Độc giả ký tờn 05/02/ 2006 Ngụ Thị Nga Viện thiết kế GTVT Kỹ sư Thiết kế cầu sụng Gianh Đồng Hới 1956- 1997 H,Q,R nhiệt độ,nước, tốc độ giú Nga
Ngoài sổ theo dừi tỡnh hỡnh khai thỏc và sử dụng tài liệu lưu trữ như trờn, Trung tõm cũn sử dụng cỏc loại phiếu theo dừi bổ trợ như:
- Phiều yờu cầu cấp tài liệu của cỏc hợp đồng cung cấp tài liệu: Trong phiếu độc giả kờ ra tất cả những tài liệu, số liệu mà độc giả yờu cầu khai thỏc.
- Phiếu trưng cầu ý kiến: Phiếu này được in sẵn và cứ cuối mỗi năm Trung tõm gửi đến cỏc cơ quan thường xuyờn sử dụng tài liệu của Trung tõm để trưng cầu ý kiến. Nội dung của phiếu yờu cầu khỏch hàng sau khi đó sử dụng tài liệu lưu trữ của Trung tõm cú những ý kiến đỏnh giỏ, nhận xột về ưu điểm, hạn chế
trong khõu phục vụ độc giả. Qua những ý kiến này mà Trung tõm đó rỳt ra được nhiều kinh nghiệm trong tổ chức khai thỏc, sử dụng tài liệu lưu trữ của mỡnh.
Chớnh nhờ cú sổ theo dừi độc giả khai thỏc, sử dụng tài liệu và cỏc loại phiếu phụ trợ trờn mà hàng năm Trung tõm Tư liệu KTTV đó nắm được một cỏch chớnh xỏc số lượng độc giả đến khai thỏc tài liệu, thành phần độc giả đến khai thỏc và cỏc loại tài liệu được khai thỏc. Cụ thể như sau:
* Số lượng người đến khai thỏc tài liệu KTTV
Qua quỏ trỡnh tỡm hiều thực tế về tỡnh hỡnh khai thỏc, sử dụng tài liệu tại Trung tõm Tư liệu KTTV thuộc Trung tõm khớ tượng thủy văn quốc gia chỳng tụi thấy, số lượng người đến khai thỏc tài liệu tại Trung tõm rất lớn và ngày càng nhiều. Tớnh trung bỡnh trong những năm gần đõy mỗi năm cú đến 2.200 lượt người đến khai thỏc tài liệu. Cụ thể:
Năm 2004 2005 2006 2007 2008 Số lượt người đến khai thỏc tài liệu 1983 1995 2018 2336 2354
Qua đú chỳng ta thấy, nhu cầu khai thỏc, sử dụng tài liệu KTTV ngày càng cao, đũi hỏi Trung tõm phải cú những biện phỏp để đỏp ứng tốt nhất nhu cầu khai thỏc tài liệu của mọi đối tượng.
* Đối tượng khai thỏc tài liệu KTTV
Khụng chỉ nhu cầu khai thỏc tài liệu KTTV ngày càng cao mà đối tượng khai thỏc tài liệu cũng rất đa dạng. Trung tõm Tư liệu KTTV vừa cung cấp tài liệu cho cỏc cơ quan nhà nước, cỏc doanh nghiệp và cỏc cỏ nhõn cú nhu cầu khai thỏc tài liệu nhằm phục vụ cho cỏc mục đớch chớnh đỏng như phỏt triển
kinh tế, nghiờn cứu khoa học…Cỏc đối tượng thường xuyờn sử dụng tài liệu lưu KTTV bao gồm:
- Cỏc đơn vị trực thuộc Trung tõm Khớ tượng thủy văn Quốc gia:
Những đơn vị trực thuộc trung tõm KHTV Quốc gia thường xuyờn sử dụng tài liệu lưu trữ KTTV bao gồm: Trung tõm Dự bỏo KTTV Trung ương, Đài khớ tượng cao khụng, Trung tõm KTTV biển và cỏc đài KTTV khu vực…
Cỏc đơn vị này sử dụng tài liệu KTTV để phục vụ cho cụng tỏc chuyờn mụn nhằm hoàn thành nhiệm vụ chớnh của mỡnh. Tài liệu được cỏc đơn vị trờn khai thỏc và sử dụng chủ yếu vào hai mục đớch chớnh là:
+ Dự bỏo thời tiết phũng trỏnh thiờn tai và giảm nhẹ thiệt hạn do thiờn tai, gõy ra; nghiờn cứu khoa học về KTTV. Tuỳ theo đối tượng cần dự bỏo và thời hạn dự bỏo mà yờu cầu cần những thụng tin khỏc nhau trong những loại tài liệu khỏc nhau về cỏc yếu tố KTTV như lượng mưa, nhiệt độ, ỏp suất, mực nước…
+ Phục vụ cho cụng tỏc nghiờn cứu khoa học về KTTV vớ dụ như nghiờn cứu về sự biến đổi khớ hậu, nghiờn cứu về tốc độ giú lớn nhất trong năm của một khu vực, nghiờn cứu xõy dựng chương trỡnh dự bỏo xõm nhập mặn cho khu vực động bằng sụng Hồng-Thỏi Bỡnh…
- Cỏc doanh nghiệp:
Bờn cạnh đối tượng khai thỏc tài liệu là cỏc cơ quan thuộc Trung tõm KTTV quốc gia, đối tượng khai thỏc tài liệu KTTV chiếm tỷ lệ chủ yếu là cỏc doanh nghiệp, trong đú chủ yếu là cỏc doanh nghiệp sau:
+ Tổng cụng ty điện lực Việt Nam, trong đú chủ yếu là cỏc Cụng ty tư vấn xõy dựng điện 1,2,3: Để hoàn thành được nhiệm vụ chớnh của mỡnh (tư vấn, thiết kế cỏc cụng trỡnh xõy dựng thuỷ điện, nhiệt điện, cỏc đượng dõy cao thế…) cỏc Cụng ty tư vẫn xõy dựng điện thường xuyờn phải sử dụng đến tài liệu KTTV. Tài liệu KTTV được cỏc cụng ty này sử dụng chủ yếu để thiết kế cỏc đường dõy tải điện 500 KW, 200KW, thiết kế xõy dựng cỏc nhà mỏy thuỷ điện, nhiệt điện…
+ Tổng cụng ty Giao thụng vận tài: Cỏc đơn vị thuộc tổng cụng ty giao thụng vận tải sử dụng tài liệu khớ tượng thuỷ văn chủ yếu để phục vụ cho việc thiết kế và thi cụng cỏc cụng trỡnh giao thụng đường bộ, đường sắt, đường thuỷ và đường hàng khụng.
+ Cỏc cụng ty xõy dựng: Cỏc cụng ty xõy dựng, chủ yếu là cỏc cụng ty tư vấn xõy dựng , cụng ty tư vấn kỹ thuật cũng là đối tượng khai thỏc, sử dụng thường xuyờn tài liệu KTTV. Những cụng ty này, sử dụng tài liệu KTTV chủ yếu để phục vụ cho việc thiết kế, thi cụng cỏc cụng trỡnh xõy dựng trong phạm vi cả nước.
Túm lại, cỏc doanh nghiệp sử dụng tài liệu KTTV chủ yếu phục vụ cho việc thiết kế, thi cụng cỏc cụng trỡnh thủy điện, nhiệt điện, cụng trỡnh giao thụng vận tải và cỏc cụng trỡnh xõy dựng cơ bản. Phạm vi sử dụng tài liệu của đối tượng này rất rộng bao gồm tài liệu của cỏc trạm khu vực Tõy Bắc, Việt Bắc, Đụng Bắc, Đồng Bằng Bắc Bộ, Bắc Trung Bộ, Trung trung Bộ, Nam Trung Bộ và Tõy Nguyờn. Những yếu tố KTTV được cỏc doanh nghiệp khai thỏc, sử dụng phần lớn là lượng mưa, cường độ mưa, tốc độ giú mạnh nhất trong ngày, độ ẩm khụng khớ, lượng bốc hơi, đặc trưng nhiệt độ khụng khớ trong năm…
- Cỏc Bộ
Một đối tượng khai thỏc tài liệu KTTV nữa đú là cỏc cơ quan nhà nước trong đú chủ yếu là Bộ Nụng nghiệp và phỏt triển nụng thụn và Tổng cục địa chớnh, Bộ Xõy dựng, Bộ giao thụng vận tải, Bộ cụng nghiệp…
Bộ Nụng nghiệp và phỏt triển nụng thụn khai thỏc tài liệu KTTV chủ yếu để phục vụ cho quỏ trỡnh phỏt triển nụng nghiệp, xõy dựng cỏc cụng trỡnh thủy lợi như phục vụ việc kiờn cố hệ thống đờ trờn cỏc triền sụng, phục vụ việc tiờu thoỏt lũ, xõy dựng hồ, đập, chống bóo, lũ, hạn hỏn..
Tổng cục Địa chớnh dựng tài liệu KTTV chủ yếu để phục vụ cho quỏ trỡnh quy hoạch cỏc vựng nụng thụn và đụ thị.
Bộ Xõy dựng sử dụng tài liệu KTTV phục vụ cho việc thiết kế cỏc cụng trỡnh kiến trỳc đụ thị, nhà cao tầng …
Bộ Giao thụng vận tải sử dụng tài liệu KTTV để phục vụ cho việc xõy dựng cỏc dự ỏn giao thụng đường bộ, đường sắt, đường sụng, đường thuỷ và đường hàng khụng.
Như vậy, cỏc Bộ để phục vụ cho cụng tỏc quản lý nhà nước của mỡnh đối vơi ngành mà mỡnh quản lý cũng luụn cần sử dụng đến tài liệu KTTV.
- Cỏc viện nghiờn cứu, cỏc trường đại học
Cỏc viện nghiờn cứu, cỏc trường Đại học cũng là độc giả khai thỏc tài liệu quen thuộc của Trung tõm Tư liệu KTTV.Việc khai thỏc, sử dụng tài liệu KTTV của cỏc viện nghiờn cứu, cỏc trường đại học chủ yếu phục vụ cho quỏ trỡnh nghiờn cứu khoa học về biến đổi khớ hậu, điều kiện tự nhiờn, diễn biến quy luật cỏc yếu tố thời tiết như giú, nhiệt độ, mưa, nắng…của cỏc nhà khoa học, giảng viờn, sinh viờn.
Ngoài những đối tượng khai thỏc tài liệu KTTV trờn cũn cú cỏc đối tượng khai thỏc khỏc như cỏc cỏ nhõn khai thỏc tài liệu phục vụ cho cụng việc chớnh đỏng của mỡnh.
Qua kết quả thống kờ thực tế cho thấy mức độ sử dụng tài liệu KTTV của cỏc cơ quan trong những năm qua như sau:
Tờn đơn vị Cỏc đơn vị trực thuộc Trung tõm KTTV Quốc gia Tổng cụng ty Điờn lực Việt Nam Tổng cụng ty Giao thụng vận tải Tổng cục Địa chớnh Bộ Nụng nghiệp và phỏt triển nụng thụn Cỏc trường đại học Cỏc cơ quan khỏc Mức độ sử dụng tài liệu (tớnh bằng %) 20 30 15 3 20 5 7
Như vậy, kết quả thống kờ trờn cho thấy nhu cầu sử dụng tài liệu KTTV của Tổng cụng ty điện lực Việt Nam là lớn nhất. Tiếp đú là đến cỏc đơn vị thuộc Trung tõm khớ tượng thủy văn quốc gia, Bộ Nụng nghiệp và phỏt triển nụng thụn rồi đến Tổng cụng ty giao thụng vận tải. Điều đú chứng tỏ tài liệu KTTV khụng chỉ phục vụ cho cỏc cơ quan trong ngành mà nú cần thiết cho nhiều ngành kinh tế trong cả nước đặc biệt là đối với ngành điện, ngành nụng nghiệp và giao thụng vận tải.
Tỡm hiều về khai thỏc, sử dụng tài liệu KTTV chỳng tụi cũng nhận thấy một số đặc điểm trong quỏ trỡnh sử dụng tài liệu của cỏc đối tượng khai thỏc đú là:
+ Cỏc cơ quan sử dụng tài liệu trong ngành KTTV thường cú mức độ sử dụng tài liệu trựng lặp. Ngay trong cựng một Trung tõm giữa cỏc phũng đến khai thỏc tài liệu tại kho cũng cú sự trựng lặp dẫn đến mật độ khai thỏc cựng một loại tài liệu cao làm cho chất lượng vật lý của tài liệu nhanh xuống cấp. Cỏc cơ quan trong ngành (thuộc Trung tõm Khớ tượng thủy văn Quốc gia) hầu hết cú nhu cầu khai thỏc tài liệu gốc. Vỡ tài liệu gốc chứa đựng thụng tin chớnh xỏc nhất. Hơn nữa cỏc cỏn bộ trong ngành họ cú trỡnh độ chuyờn mụn nghiệp vụ về KTTV nờn họ cú thể xử lý một cỏch chớnh xỏc những số liệu trong tài liệu gốc để phục vụ cho nhu cầu cụng việc của mỡnh.
+ Cỏc cơ quan ngoài ngành thường khai thỏc những tài liệu đó qua quỏ trỡnh xử lý số liệu của cỏc cỏn bộ cú trỡnh độ chuyờn mụn của Trung tõm Tư liệu KTTV. Bởi lẽ số liệu KTTV muốn sử dụng trong thực tế đũi hỏi phải qua xử lý mà muốn xử lý tài liệu này cần phải cú trỡnh độ chuyờn mụn về KTTV. Hầu hết cỏc đối tượng bờn ngoài khai thỏc tài liệu chuyờn mụn ngành KTTV là những người khụng cú chuyờn mụn về KTTV mà họ cần những số liệu cụ thể phục vụ cho nhu cầu cụng việc của mỡnh một cỏch nhanh chúng, chớnh xỏc. Đỏp ứng nhu cầu của đối tượng khai thỏc tài liệu này, cỏc cỏn bộ của Trung tõm Tư liệu KTTV khụng chỉ thực hiện cỏc khõu nghiệp vụ lưu trữ tài liệu như cỏc kho lưu
trữ khỏc mà cũn phải tiến hành xử lý tài liệu để đỏp ứng mọi nhu cầu khai thỏc, sử dụng tài liệu của cỏc cơ quan, tổ chức và cỏ nhõn.
Trong thời kỳ cụng nghiệp húa, hiện đại húa đất nước hiện nay, cỏc cụng trỡnh xõy dựng, giao thụng, thủy điện ngày càng được xõy dựng nhiều chớnh vỡ vậy nhu cầu sử dụng tài liệu KTTV cũng sẽ càng cao. Hơn nữa, cuộc cỏch mạng cụng nghiệp trờn thế giới đó làm ảnh hưởng khụng nhỏ đến mụi trường tự nhiờn dẫn tới những biến đổi về khớ hậu, thời tiết ngày càng phức tạp nờn nhu cầu khai thỏc tài liệu để phục vụ cho quỏ trỡnh nghiờn cứu về cỏc hiện tượng khớ hậu, thời tiết cũng ngày càng cao.
Từ những yờu cầu của thực tiễn trờn, đũi hỏi cụng tỏc tổ chức, khải thỏc sử dụng tài liệu KTTV luụn luụn phải được cải tiến để cú thể phục vụ tốt nhất mọi nhu của cỏc đối tượng khai thỏc, sử dụng tài liệu KTTV. Đõy cũng là thỏch thức lớn đối với cơ quan lưu trữ tài liệu KTTV.
2.2.5 Thành phần, nội dung tài liệu KTTV được khai thỏc, sử dụng chủ yếu