2.2.1. Những văn bản quản lý, chỉ đạo về tổ chức, sử dụng tài liệu KTTV
Trong những năm gần đõy, Nhà nước ta đó cú sự quan tõm nhất định đến cụng tỏc lưu trữ cho nờn đó ban hành nhiều văn bản quản lý chỉ đạo về cụng tỏc lưu trữ. Những văn bản này quy định về nhiều vấn đề khỏc nhau trong cụng tỏc quản lý và thực hiện cỏc nghiệp vụ cụng tỏc lưu trữ trong đú cú vấn đề khai thỏc và sử dụng tài liệu lưu trữ. Đặc biệt là chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chớnh phủ về tăng cường bảo vệ và phỏt huy giỏ trị tài liệu lưu trữ, đó tạo cơ sở phỏp lý cho cỏc cơ quan lưu trữ tổ chức những hoạt động cụ thể nhằm phỏt huy giỏ trị của tài liệu lưu trữ.
Trờn cơ sở những quy định của nhà nước, Bộ Tài nguyờn và Mụi trường đó ban hành những văn bản quy định về cụng tỏc lưu trữ tài liệu khớ tượng thuỷ văn núi chung và quy định về tổ chức khai thỏc tài liệu khớ tượng thuỷ văn núi riờng. Văn bản quan trọng nhất và cú hiệu lực phỏp lý cao nhất hiện nay là Quy
phạm lưu trữ khớ tượng thuỷ văn. Đõy là tiờu chuẩn ngành ký hiệu 94TCN23-
2006 được ban hành kốm theo quyết định số 784/QĐ-TCKTTV ngày 07/10/2006 cú hiệu lực từ ngày 01/02/2007. Quy phạm được ỏp dụng cho lưu trữ chuyờn ngành KTTV.
Nội dung của Quy phạm lưu trữ khớ tượng thuỷ văn gồm cú 5 phần và phụ lục:
Phần 1: Quy định chung
Phần 2: Giao nộp, thu thập tài liệu khớ tượng thuỷ văn Phần 3: Chỉnh lý lưu trữ tài liệu KTTV
Phần 4: Bảo quản tài liệu KTTV
Trong đú tổ chức, khai thỏc, sử dụng tài liệu khớ tượng thuỷ văn được quy định cụ thể như sau:
Thứ nhất, quy định về nguyờn tắc khai thỏc tài liệu:
- Cỏc cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xó hội và cỏ nhõn đều được khai thỏc sử dụng tài liệu KTTV theo quy định về thủ tục khai thỏc của Quy phạm.
- Người được cung cấp tài liệu KTTV chỉ được chuyển giao quyền sử dụng tài liệu đú cho người khỏc khi cú sự đồng ý bằng văn bản của Trung tõm KTTV quốc gia hoặc cơ quan lưu trữ của Trung tõm KTTV Quốc gia đó cấp cỏc loại tài liệu đú.
- Người khai thỏc và sử dụng tài liệu KTTV phải trả lệ phớ theo quy định của phỏp luật. Cỏc đối tượng miễn trả lệ phớ sử dụng tài liệu vào những mục đớch sau: Thụng bỏo trờn cỏc phương tiện thụng tin đại chỳng của Nhà nước phục vụ nhu cầu chung của xó hội; phục vụ nhu cầu quốc phũng và an ninh quốc gia; trao đổi thụng tin với nước ngoài, tổ chức quốc tế theo điều ước mà Việt Nam là thành viờn.
Thứ hai, quy định về thủ tục khai thỏc: Thủ tục khai thỏc tài liệu KTTV
được quy định như sau:
-Trường hợp đặc biệt phục vụ yờu cầu của lónh đạo Đảng, Nhà nước, cỏc đơn vị lưu trữ cung cấp tư liờụ theo chỉ thị của Giỏm đốc Trung tõm KTTV Quốc gia.
- Cung cấp phục vụ khai thỏc tài liệu KTTV thuộc độ tối mật:
+ Đối với người khai thỏc tài liệu thuộc Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chớnh phủ phải cú giấy giới thiệu và cụng văn đề nghị do Bộ trưởng, thủ trưởng cớ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chớnh phủ ký và đúng dấu:
+ Đối với người khai thỏc tài liệu KTTV thuộc thành phần khỏc phải cú giấy giới thiệu và cụng văn đề nghị do Chủ tịch hoặc Phú chủ tịch Uỷ ban nhõn dõn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ký và đúng dấu.
Giấy giới thiệu và cụng văn yờu cầu khai thỏc tư liờụ KTTV phải được Bộ trưởng Bộ tài nguyờn và Mụi trường phờ duyệt.
- Cung cấp phục vụ khai thỏc tài liệu KTTV thuộc độ Mật
+ Đối với người khai thỏc tài liệu KTTV thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc chớnh phủ phải cú giấy giới thiệu và cụng văn yờu cầu do Thủ trưởng cơ quan trực thuộc Bộ hoặc cấp tương đương ký và đúng dấu.
+ Đối với người khai thỏc tài liệu KTTV thuộc thành phần khỏc phải cú giấy giới thiệu và cụng văn yờu cầu do Chủ tịch hoặc phú chủ tịch Uỷ ban nhõn dõn huyện hoặc tương đương ký và đúng dấu.
Giấy giới thiệu và cụng văn yờu cầu khai thỏc tài liệu KTTV phải được Giỏm đốc Trung tõm KTTV quốc gia phờ duyệt.
- Cung cấp phục vụ khai thỏc tài liệu KTTV:
Người khai thỏc tài liệu KTTV vỡ mục đớch cụng vụ phải cú giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi cụng tỏc; nếu vỡ mụch đớch cỏ nhõn phải cú đơn xin sử dụng tài liệu và cú giấy giới chứng minh nhõn dõn.
Giấy giới thiệu và cụng văn yờu cầu khai thỏc tài liệu KTTV phải được thủ trưởng cơ quan quản lý tài liệu phờ duyệt.
-Người khai thỏc tài liệu KTTV là tổ chức, cơ quan, cỏ nhõn nước ngoài phải tuõn thủ cỏc quy định của phỏp luật Việt Nam.
Trong quy phạm cũng quy định cỏc đơn vị cấp tài liệu KTTV phải cú sổ theo dừi phục vụ khai thỏc tài liệu cho tất cả cỏc đối tượng và thống kờ mức độ sử dụng tài liệu KTTV.
Thứ ba, quy định về hỡnh thức phục vụ tài liệu KTTV: Quy phạm chỉ quy
định hai hỡnh thức phục vụ tài liệu KTTV đú là:
- Phục vụ trực tiếp: Đối với hỡnh thức này quy phạm quy định rừ:
+ Người được phục vụ trực tiếp khai thỏc tài liệu KTTV tại cơ quan lưu trữ tài liệu KTTV khụng được mang tài liệu ra ngoài khu vực kho.
+ Trường hợp đặc biệt mang tài liệu ra khỏi khu vực kho lưu trữ phải được phộp của thủ trưởng cơ quan cung cấp tài liệu.
+ Người được phộp mang tài liệu ra khỏi kho phải cú trỏch nhiệm bảo vệ tài liệu khụng bị mất, bị rỏch nỏt…Nếu để rỏch nỏt, bị mất phải chịu trỏch nhiệm bồi thường hoặc chịu trỏch nhiệm trước phỏp luật.
- Phục vụ theo hỡnh thức hợp đồng:
Dịch vụ khớ tượng thủy văn được thực hiện theo quy định của phỏp luật về hợp đồng. Người được phục vụ ký hợp đồng với cỏc cơ quan làm cụng tỏc lưu trữ, trong hợp đồng ngoài những chi phớ hợp lý do hai bờn thỏa thuận, phải cú lệ phớ khai thỏc và sử dụng tài liệu KTTV theo quy định hiện hành.
Ngoài những quy định về tổ chức, sử dụng tài liệu KTTV trong Quy phạm lưu trữ KTTV, Bộ Tài Chớnh đó ban hành Thụng tư số 23/2009/TT-BTC ngày 05 thỏng 9 năm 2009 quy định về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phớ khai thỏc và sử dụng tài liệu khớ tượng thuỷ văn, mụi trường nước, khụng khớ và Quyết định số 562/QĐ-BTC ngày 20 thỏng 3 năm 2009 về việc đớnh chớnh Thụng tư số 23/2009/TT-BTC. Trong hai văn bản này đó quy định chi tiết về mức thu phớ khai thỏc và sử dụng từng loại tài liệu chuyờn mụn khớ tượng thuỷ văn. Quy định này là cơ sở phỏp lý để Trung tõm Tư liệu KTTV thu phớ khai thỏc và sử dụng tài liệu lưu trữ.
Qua những quy định về tổ chức, sử dụng tài liệu KTTV chỳng ta thấy, Bộ Tài nguyờn và Mụi trường đó bước đầu quan tõm đến cụng tỏc lưu trữ tài liệu KTTV. Những quy định trờn là cơ sở phỏp lý cho cụng tỏc tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ của Trung tõm Tư liệu KTTV thực hiện. Bời vỡ trước đõy cụng tỏc lưu trữ tài liệu KTTV núi chung, cụng tỏc tổ chức sử dụng tài liệu KTTV núi riờng của Trung tõm Tư liệu KTTV chủ yếu đươc làm theo kinh nghiệm của cỏc cỏn bộ và thực hiện theo những quy định về cụng tỏc lưu trữ chung của Nhà nước và của Bộ Tài nguyờn và Mụi trường mà những quy định chung này cú nhiều điểm khụng phự hợp với tài liệu KTTV. Chớnh vỡ vậy, cụng tỏc lưu trữ tại Trung tõm gặp khụng ớt khú khăn, kết quả đạt được cũn nhiều hạn chế. Từ khi Bộ Tài nguyờn và Mụi trường ban hành Quy phạm lưu trữ KTTV cơ quan lưu trữ của ngành đó cú cơ sở phỏp lý để chấn chỉnh, tổ chức lại cụng tỏc lưu trữ của
mỡnh. Đõy là một điều kiện hết sức thuận lợi cho cụng tỏc tổ chức sử dụng tài liệu KTTV ngày càng hoàn thiện hơn.
2.2.2. Cỏc hỡnh thức khai thỏc, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tõm Tư liệu KTTV
Tổ chức cỏc hỡnh thức khai thỏc tài liệu lưu trữ phục vụ cho cỏc nhu cầu của độc giả là một nhiệm vụ quan trọng của cỏc phũng, kho lưu trữ. Thực tế cho thấy, những năm gần đõy cỏc thụng tin trong tài liệu lưu trữ được khai thỏc và sử dụng dưới cỏc hỡnh thức ngày càng đa dạng. Những hỡnh thức thường xuyờn đựơc ỏp dụng trong cỏc cơ quan là: Tổ chức phũng đọc, tổ chức triển lóm, cụng bố tài liệu lưu trữ, cấp chứng thực tài liệu lưu trữ, sao lục tài liệu lưu trữ, thụng bỏo tài liệu lưu trữ…Tuỳ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan cũng như đặc điểm từng loại hỡnh tài liệu lưu trữ mà cỏc cơ quan tổ chức những loại hỡnh phục vụ sao cho phự hợp.
Nhận thức được vai trũ vị trớ của cụng tỏc tổ chức khai thỏc, sử dụng nguồn tài liệu KTTV từ khi thành lập đến nay, Trung tõm Tư liệu KTTV đó rất cố gằng, nỗ lực trong cụng tỏc tổ chức cỏc hỡnh thức khai thỏc, sử dụng tài liệu sao cho phự hợp với đặc điểm tài liệu của mỡnh. Hiện nay, Trung tõm Tư liệu KTTV đó tổ chức một số hỡnh thức khai thỏc, sử dụng tài liệu sau:
Tổ chức phũng đọc
Đõy là một trong những hỡnh thức tổ chức sử dụng tài liệu phổ biến ở cỏc trung tõm lưu trữ và cỏc phũng lưu trữ hiện nay. Hỡnh thức này được Trung tõm Tư liệu KTTV ỏp dụng ngay từ những ngày đầu hoạt động.
Trước đõy, việc tổ chức phũng đọc được Giỏm đốc Trung tõm giao cho trưởng phũng lưu trữ chịu trỏch nhiệm bố trớ, phõn cụng cho cỏc cỏn bộ trong phũng hướng dẫn độc giả đến khai thỏc hàng ngày.
Trung tõm đó từng bố trớ một phũng đọc với đủ cỏc thiết bị cần thiết cho khoảng 20 độc giả đến khai thỏc cựng một lỳc. Phũng đọc cú “Nội quy phũng đọc” trong đú xỏc định rừ những quy định đối với độc giả gồm:
-Yờu cầu về mặt phỏp lý: Đú là yờu cầu về thủ tục đối với độc giả đến khai thỏc (phải cú giấy giới thiệu của cơ quan cử đến khai thỏc).
-Yờu cầu về mục đớch khai thỏc: Mục đớch khai thỏc phải rừ ràng, cụ thể và phự hợp với kho tài liệu của Trung tõm. Khi độc giả đến khai thỏc tài liệu kốm theo giấy giới thiệu phải cú bản yờu cầu khai thỏc tài liệu để phục vụ cho mục đớch gỡ, với mục đớch khai thỏc đú độc giả cần khai thỏc tài liệu về khớ tương, thuỷ văn ở vựng lónh thổ nào trờn đất nứơc Việt Nam. Vấn đề này độc giả được cỏn bộ phục vụ trao đổi và hướng dẫn tỉ mỉ.
- Nội quy quy định trỏch nhiệm của độc giả trong việc bảo quản tài liệu và hỡnh thức xử lý khi độc gỉa vi phạm quy định.
-Giờ giấc phục vụ tài liệu cho độc giả:
- Yờu cầu về ý thức trỏch nhiệm và thỏi độ của người phục vụ đối với độc giả trong việc trao đổi, hướng dẫn và kiểm tra thực hiện cỏc quy định của phũng đọc đú là phải nhó nhặn, đỳng mực và cú sự cầu thị tiến bộ khi tiếp xỳc với độc giả. Trong quy chế cũng quy định những loại tài liệu được phộp cụng bố rộng rói cho độc giả và những tài liệu hạn chế khai thỏc.
Nhỡn chung, những quy định trong “Nội quy phũng đọc” đó tạo điều kiện thuận lợi cho độc giả đến khai thỏc tài liệu.
Tuy nhiờn hiện nay, do trụ sở làm việc của Trung tõm quỏ hẹp hầu như diện tớch cỏc phũng được dựng làm kho bảo quản tài liệu nờn Trung tõm khụng bố trớ được phũng đọc riờng cho độc giả mà độc giả phải đọc và nghiờn cứu tài liệu tại phũng làm việc của cỏn bộ lưu trữ.
Thực tế cho thấy, hỡnh thức khai thỏc, sử dụng tài liệu tại phũng đọc của Trung tõm tài liệu khớ tượng thuỷ văn cú một số ưu điểm sau:
- Tổ chức phũng đọc dễ thực hiện
- Cỏc độc giả đến phũng đọc được tiếp xỳc trực tiếp với tài liệu nờn cú khả năng nghiờn cứu một cỏch toàn diện những vấn đề mỡnh cần.
- Hỡnh thức tổ chức phũng đọc giỳp cho cỏn bộ quản lý tài liệu được chặt chẽ, hạn chế tỡnh trạng bị mất mỏt hay thất lạc tài liệu
Bờn cạnh những ưu điểm trờn, hỡnh thức khai thỏc tài liệu này cũng cú những hạn chế đú là việc khai thỏc tài liệu của độc giả luụn phải theo giờ giấc mà thủ tục khai thỏc tài liệu phức tạp. Chớnh vỡ vậy, độc giả khụng tận dụng được hết thời gian nhàn rỗi của mỡnh để nghiờn cứu tài liệu. Hơn nữa, hỡnh thức khai thỏc này mang tớnh thụ động vỡ khai thỏc tài liệu tại phũng đọc ở đõy chủ yếu là độc giả tự tỡm đến phũng đọc. Như vậy, việc phục vụ khai thỏc tài liệu hàng ngày của cỏn bộ lưu trữ phụ thuộc vào độc giả là chớnh, nếu khụng cú độc giả đến khai thỏc tài liệu thỡ cỏn bộ lưu trữ khụng phải phục vụ. Ngoài ra, trong qỳa trỡnh độc giả trực tiếp sử dụng tài liệu nhiều lần sẽ bị nhàu nỏt và nhanh chúnh bị hư hỏng. Khụng những thế, cụng cụ tra cứu tại phũng đọc của Trung tõm Tư liệu KTTV chủ yếu là mục lục hồ sơ nờn việc tra tỡm tài liệu khú khăn chủ yếu là hỏi trực tiếp cỏn bộ lưu trữ.
Do những hạn chế của phũng đọc và vỡ diện tớch làm việc của Trung tõm Tư liệu KTTV quỏ hẹp mà khối lượng tài liệu lưu trữ lại nhiều cho nờn hiện nay Trung tõm khụng tổ chức riờng phũng đọc để phục vụ độc giả nếu độc gỉa cú nhu cầu đọc tài liệu thỡ được bố trớ tại phũng Tư vấn phục vụ khai thỏc tài liệu của Trung tõm.
Hỡnh thức ký hợp đồng
Ký hợp đồng dịch vụ cung cấp tài liệu KTTV là hỡnh thức phục vụ khai thỏc sử dụng chủ yếu của Trung tõm hiện nay. Ký hợp đồng dịch vụ là hỡnh thức thoả thuận giữa bờn cung cấp và bờn cú nhu cầu sử dụng tài liệu trong việc cung cấp tài liệu KTTV. Hiện nay, hỡnh thức này đang thu hỳt nhiều đối tuợng đến khai thỏc tài liệu tại Trung tõm Tư liệu KTTV. Hỡnh thức khai thỏc tài liệu qua hợp đồng của Trung tõm được tiến hành như sau:
- Độc giả cú nhu cầu cung cấp số liệu KTTV chuẩn bị đấy đủ giấy giới thiệu hoặc cụng văn của cơ quan đến Trung tõm Tư liệu KTTV.
- Phũng Tư vấn sử dụng tài liệu của Trung tõm sẽ hướng dẫn độc giả ghi những tài liệu, số liệu cần thiết vào phiếu yờu cầu. Sau đú trỡnh lờn Giỏm đốc Trung tõm xem xột. Nếu là tài liệu khụng thuộc tài liệu mật thỡ hai bờn thống nhất phớ khai thỏc tài liệu và thời gian cung cấp tài liệu thụng qua hợp đồng. Phớ khai thỏc tài liệu hiện nay được tớnh theo quy định về mức phớ khai thỏc tài liệu KTTV tại Thụng tư số 23/2009/TT-BTC ngày 05 thỏng 9 năm 2009 của Bộ Tài chớnh quy định về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phớ khai thỏc và sử dụng tài liệu khớ tượng thuỷ văn, mụi trường nước và khụng khớ và Quyết định số 562/QĐ-BTC ngày 20 thỏng 3 năm 2009 về việc đớnh chớnh Thụng tư số