Để cụng tỏc tổ chức khai thỏc sử dụng tài liệu lưu trữ cú hiệu quả trước hết tài liệu cần được thu thập đầy đủ, tổ chức một cỏch khoa học và bảo quản một cỏch an toàn. Cỏc khõu nghiệp vụ như thu thập bổ sung, tổ chức khoa học, bảo quản tài liệu là cơ sở thực tiễn trực tiếp cho cụng tỏc tổ chức, khai thỏc sử dụng tài liệu lưu trữ chuyờn ngành KTTV. Hiện nay, những khõu nghiệp vụ này tại Trung tõm Tư liệu KTTV đó đạt được một số thành tựu nhất định tạo điều kiện thuận lợi cho cụng tỏc tổ chức khai thỏc, sử dụng tài liệu lưu trữ, song cũng cũn nhiều hạn chế đó làm ảnh hưởng khụng nhỏ đến hiệu quả khai thỏc, sử dụng tài liệu lưu trữ. Dưới đõy, chỳng tụi trỡnh bày khỏi quỏt về thực trạng tổ chức khoa học, bảo quản tài liệu KTTV tại Trung tõm Tư liệu KTTV.
2.1.1. Thu thập, bổ sung tài liệu KTTV
Thu thập, bổ sung tài liệu là cụng việc thường xuyờn và cú ý nghĩa quan trọng đối với cỏc cơ quan lưu trữ núi chung và với Trung tõm Tư liệu KTTV núi riờng. Cú thể núi, đõy là khõu đầu tiờn và quyết định đến chất lượng của tài liệu lưu trữ trong kho. Bởi vỡ nếu làm tốt cụng tỏc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ thỡ khối tài liệu lưu trữ trong kho sẽ hoàn chỉnh và cú đầy đủ những tài liệu cú giỏ trị. Nếu tài liệu trong kho thu thập được nhiều tài liệu cú giỏ trị sẽ thu hỳt được nhiều độc giả đến khai thỏc, ngược lại trong kho khụng thu thập được tài liệu cú giỏ trị thỡ sẽ khụng thu hỳt được độc giả đến khai thỏc. Do đú, cỏc cơ quan lưu trữ cần phải quan tõm đỳng mức đến vấn đề thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.
Cú thể núi, thu thập, bổ sung tài liệu KTTV được thực hiện tương đối tốt trong những năm qua. Hàng năm, Trung tõm đó thu thập, bổ sung được một khối lượng lớn tài liệu từ cỏc trạm quan trắc gửi đến, sưu tầm tài liệu KTTV từ cỏc cơ quan, tổ chức nước ngoài, tài liệu bị phõn tỏn thất lạc trong toàn xó hội.
Hiện này, Trung tõm Tư liệu KTTV đó thu thập, bổ sung được 2.644m giỏ tài liệu từ cỏc trạm quan trắc trong phạm vi cả nước. Tài liệu KTTV được thu thập, bổ sung vào kho lưu trữ Trung tõm Tư liệu KTTV bao gồm tài liệu từ thời Phỏp thuộc đến nay. Thành phần tài liệu thu thập rất phong phỳ gồm nhiều loại cụ thể như sau:
-Tài liệu khớ tượng bề mặt bao gồm tài liệu của cỏc thời kỳ từ năm 1880 đến năm 1930 cú tài liệu của 52 trạm; thời kỳ từ năm 1930 đến năm 1955 cú tài liệu của 211 trạm; thời kỳ từ 1955 đến nay cú tài liệu của 250 trạm
-Tài liệu Bức xạ chủ yếu là tài liệu từ năm 1955 đến nay bao gồm tài liệu của 22 trạm.
-Tài liệu khớ tượng cao khụng cú khoảng trờn 20 trạm chủ yếu từ năm 1955 trở lại đõy
-Tài liệu khớ tượng nụng nghiệp cú khoảng 27 trạm, chủ yếu từ năm 1955 đến nay
-Tài liệu hải văn cú từ năm khoảng 30 trạm bao gồm tài liệu từ năm 1902 đến nay.
-Tài liệu thủy văn gồm tài liệu của hai thời ký: Thời kỳ từ năm 1902 đến năm 1954 cú 224 trạm; thời kỳ từ năm 1955 đến nay cú 236 trạm.
-Ngoài ra, cũn cú nhiều loại tài liệu khỏc như tài liệu bản đồ, nguyệt san, niờn giỏm thủy văn…
Sở dĩ Trung tõm thu thập được khối lượng lớn tài liệu lưu trữ chuyờn ngành KTTV của nhiều trạm trong phạm vi cả nước bởi vỡ việc nộp lưu tài liệu từ cỏc trạm về Trung tõm được thực hiện theo chu kỳ được quy định cụ thể trong cỏc quy phạm chuyờn ngành. Mặt khỏc, trong Quy phạm lưu trữ KTTV cũng quy định rất cụ thể về thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ KTTV chớnh vỡ vậy cụng tỏc thu thập, bổ sung tài liệu KTTV được thực hiện rất tốt.
Cú thể núi, những kết quả trong cụng tỏc thu thập,bổ sung tài liệu của Trung tõm Tư liệu KTTV là điều kiện thuận lợi cho cụng tỏc chỉnh lý cũng như tổ chức khai thỏc, sử dụng tài liệu KTTV.
2.1.2. Chỉnh lý tài liệu KTTV
Qua quỏ trỡnh khảo sỏt thực tế tại Trung tõm Tư liệu KTTV, chỳng tụi nhận thấy hầu hết tài liệu KTTV sau khi thu thập về đó được chỉnh lý một cỏch khoa học. Do tài liệu KTTV là tài liệu mang tớnh đặc thự của ngành KTTV, nú cú nhiều đặc điểm khỏc biệt so với tài liệu hành chớnh và cỏc loại tài liệu khoa học kỹ thuật khỏc nờn trong chỉnh lý tài liệu KTTV cũng cú nhiều điểm riờng như trong phõn loại, lập đơn vị bảo quản tài liệu KTTV.
Phõn loại tài liệu KTTV.
Trong phõn loại tài liệu KTTV hiện nay đó xõy dựng được phương ỏn phõn loại tài liệu KTTV cụ thể như sau:
Trước hết, tài liệu được phõn chia thành 10 nhúm căn cứ vào chuyờn mụn hoạt động của ngành:
1- Tài liệu khớ tượng bề mặt 2- Tài liệu khớ tượng nụng nghiệp 3- Tài liệu khớ tượng cao khụng 4- Tài liệu mụi trường
5- Tài liệu thủy văn vựng khụng ảnh hưởng thuỷ triều 6- Tài liệu thuỷ văn vựng ảnh hưởng thuỷ triều
7- Tài liệu hải văn
8- Tài liệu điều tra, khảo sỏt KTTV 9- Tài liệu dự bỏo KTTV
10- Tài liệu chuyờn khảo
Tài liệu trong mỗi nhúm trờn lại được tiếp tục phõn loại thành cỏc loại tài liệu như cỏc loại sổ gốc, cỏc loại giản đồ, cỏc loại bỏo cỏo chỉnh lý, chỉnh biờn. Vớ dụ:
Tài liệu khớ tượng bề mặt gồm hai loại cơ bản là cỏc loại sổ gốc bao gồm cỏc loại sổ cú ký hiệu SKT1, SKT2… và cỏc loại tài liệu thứ cấp đú là cỏc loại bỏo biểu cú ký hiệu BKT1, BKT2…
Trong mỗi nhúm tài liệu được phõn theo tờn loại tài liệu trờn, lại tiếp tục được phõn loại theo tờn trạm. Vớ dụ phõn loại sổ SKT1 trong nhúm tài liệu khớ tượng bề mặt như sau:
Sổ SKT1 trạm khớ tượng Lai Chõu Sổ SKT1 trạm khớ tượng Điện Biờn Sổ SKT 1 trạm khớ tượng Sơn La Sổ SKT1 trạm khớ tượng Hoà Bỡnh
Trong từng nhúm tài liệu của mỗi trạm quan trắc lại tiếp tục phõn thành nhúm tài liệu nhỏ hơn theo năm từ năm trạm bắt đầu quan trắc cho đến hết.
Vớ dụ: Phõn loại sổ SKT1 trạm khớ tượng Lai Chõu từ năm 1980 đến năm 1983 như sau:
Sổ SKT trạm khớ tượng Lai Chõu năm 1980 Sổ SKT1 trạm khớ tượng Lai Chõu năm 1981 Sổ SKT1 trạm khớ tượng Lai Chõu năm 1982 Sổ SKT1 trạm khớ tượng Lai Chõu năm 1983
Mỗi nhúm tài liệu của một trạm quan trắc theo từng năm trờn tương đương với một đơn vị bảo quản. Từng đơn vị bảo quản tài liệu KTTV được đúng thành quyển bỡa cứng hay bỡa mềm tuỳ theo từng loại tài liệu. Tiếp theo cỏc đơn vị bảo quản được đúng thành từng tập bao gồm hai hay nhiều đơn vị bảo quản và được sắp xếp vào cặp hộp hoặc gúi bằng giấy chống ẩm, tiếp theo là hệ thống hoỏ và xếp tài liệu lờn giỏ.
Như vậy, phương ỏn phõn loại tài liệu KTTV được xõy dựng trờn cơ sở sự kết hợp giữa cỏc đặc trưng: chuyờn mụn, tờn loại, tỏc giả, thời gian.
Lập đơn vị bảo quản tài liệu KTTV:
Tuỳ theo từng loại tài liệu mà cú cỏch lập đơn vị bảo quản khỏc nhau cụ thể như sau:
-Lập đơn vị bảo quản theo năm: Tức là mỗi loại tài liệu của một năm được lập thành một đơn vị bảo quản. Cỏch lập đơn vị bảo quản này được ỏp dụng đối
với cỏc sổ, bỏo biểu, giản đồ của tài liệu khớ tượng bề mặt, tài liệu khớ tượng cao khụng, cỏc tập tài liệu chỉnh biờn của tài liệu thuỷ văn, cỏc bỏo biểu. Vớ dụ:
+ Sổ khớ tượng SKT1 trạm Hà Nội năm 2000 được lập thành 1 đơn vị bảo quản.
+ Giản đồ đo lượng mưa trạm Sơn La năm 2001 được lập thành một đơn vị bảo quản
-Lập đơn vị bảo quản theo mựa vụ: Đối với cỏc loại sổ khớ tượng nụng nghiệp SKN 1 và bỏo biểu BKN1, BKN2 được lập đơn vị bảo quản theo mựa vụ. Vớ dụ:
+ Bỏo biểu BKN1 trạm Kim Sơn vụ mựa năm 1990 là một đơn vị bảo quản.
-Lập đơn vị bảo quản theo tờn tài liệu và thời gian xuất bản của tài liệu chuyờn khảo.
Tài liệu chuyờn mụn ngành KTTV sau khi lập đơn vị bảo quản tài liệu được phõn loại và hệ thống hoỏ theo phương ỏn phõn loại, sắp xếp vào cặp hộp hoặc đúng bỡa cứng thành quyển rồi xếp lờn giỏ.
Đú là những cỏch lập đơn vị bảo quản đối với tài liệu KTTV. Trong thực tế, khi chỉnh lý tài liệu nhiều trường hợp việc lập đơn vị bảo quản cũn chưa nhất quỏn, tài liệu của cựng một loại được kết hợp tài liệu của nhiều năm lập thành một đơn vị bảo quản. Vớ dụ: Bỏo biểu quan trắc hải văn ven bờ loại BHV1 của trạm Cửa ễng được lập đơn vị bảo quản như sau:
+ Sổ BHV1 trạm Cửa ễng từ năm 1957đến năm 1959 là một đơn vị bảo quản.
+ Sổ BHV1 trạm Cửa ễng từ năm 1960 đến năm 1962 là một đơn vị bảo quản…
Cú thể núi, đõy là một hạn chế trong việc lập đơn vị bảo quản của cơ quan lưu trữ tài liệu KTTV, nú gõy khú khăn cho việc tra tỡm tài liệu trong quỏ trỡnh khai thỏc, sử dụng tài liệu.
Túm lại, trong chỉnh lý tài liệu cụng tỏc phõn loại tài liệu KTTV đó được chỳ ý đỳng mức, Trung tõm Tư liệu KTTV đó xõy dựng được phương ỏn phõn loại tài liệu phự hợp với đăc điểm, thành phần tài liệu. Trong kho lưu trữ tài liệu của một trạm được sắp xếp ở cựng một vị trớ thuận tiện cho quỏ trỡnh bảo quản và sử dụng tài liệu. Phương ỏn phõn loại này cũng tạo điều kiện thuận lợi cho quỏ trỡnh thống kờ, xõy dựng mục lục tài liệu. Tuy nhiờn, trong cụng tỏc chỉnh lý tài liệu KTTV cũng cũn những hạn chế nhất định đú là nhiều tài liệu sau khi thu thập về được xếp lờn gớa, khụng tiến hành chỉnh lý tài liệu ngay. Hơn nữa, việc lập đơn vị bảo quản hiện nay cũn thực hiện chưa thồng nhất cũng gõy ảnh hưởng đến cụng tỏc tổ chức, sử dụng tài liệu sau này.
2.1.3. Xỏc định giỏ trị tài liệu KTTV
Tài liệu KTTV là tài liệu đặc thự cú ý nghĩa về nhiều mặt cho nờn xỏc định giỏ trị tài liệu là một nội dung quan trọng. Việc xỏc định giỏ trị tài liệu KTTV cần được thực hiện một cỏch cẩn thận và chớnh xỏc nhằm giữ lại được những tài liệu cú giỏ trị phục vụ cho quỏ trỡnh nghiờn cứu, sử dụng lõu dài.
Trong thực tế, xỏc định giỏ trị tài liệu lưu trữ KTTV được tiến hành ngay trong qỳa trỡnh chỉnh lý tài liệu. Hiện nay, xỏc định giỏ trị tài liệu KTTV là một khõu yếu của cơ quan lưu trữ. Toàn bộ tài liệu thu thập, bổ sung về Trung tõm đều là tài liệu cú giỏ trị lõu dài và vĩnh viễn . Tuy nhiờn, tài liệu cú giỏ trị lõu dài là bao nhiờu năm thực tế Trung tõm chưa xỏc định được. Mặt khỏc những tài liệu nào được bảo quản lõu dài, tài liệu nào được bảo quản vĩnh viễn cũng chưa xỏc định được chớnh xỏc. Mà mục đớch của xỏc định giỏ trị tài liệu là lựa chọn những tài liệu cú giỏ trị để bảo quản lõu dài và vĩnh viễn để phục vụ quỏ trỡnh nghiờn cứu, sử dụng đồng thời tiờu huỷ những tài liệu hết giỏ trị.
Do cụng tỏc xỏc định giỏ trị tại Trung tõm hiện nay cũn nhiều hạn chế nờn tài liệu thu thập về ngày càng nhiều mà diện tớch phũng kho thỡ cú giới hạn nờn vấn đề bảo quản tài liệu gặp rất nhiều khú khăn. Thực tế này cần sớm được khắc phục để cụng tỏc lưu trữ tài liệu KTTV cú hiệu qủa hơn khụng gõy ảnh hưởng đến cỏc nghiệp vụ khỏc đặc biệt là đối với tổ chức, khai thỏc, sử dụng tài liệu.
2.1.4. Bảo quản tài liệu KTTV
Bảo quản tài liệu là khõu nghiệp vụ khụng thể thiếu đối với bất cứ một kho lưu trữ nào. Tại Trung tõm Tư liệu KTTV tài liệu lưu trữ được cơ quan đưa ra nhiều biện phỏp để bảo vệ giữ gỡn an toàn , trỏnh bị hư hỏng, mất mỏt và trỏnh bị lộ thụng tin ra ngoài.
Hiện nay, mặc dự lónh đạo Trung tõm và cỏc cỏn bộ lưu trữ tại đõy đó rất nỗ lực cố gắng trong cụng tỏc bảo quản tài liệu nhưng do nhiều nguyờn nhõn khỏc nhau nờn cụng tỏc bảo quản cũn nhiều hạn chế. Tài liệu trong kho lưu trữ chủ yếu là tài liệu giấy dễ bị ẩm mốc và bị cụn trựng phỏ hoại. Hơn nữa, tài liệu được bảo quản tại đõy bao gồm nhiều tài liệu được hỡnh thành từ thời Phỏp thuộc mà điều kiện bảo quản thiều thốn. Hầu hết, tài liệu ở Trung tõm sau khi thu thập về, chỉnh lý, xếp lờn giỏ trong kho lưu trữ và khoỏ lại. Cỏc nghiệp vụ bảo quản tài liệu như chống ẩm, mốc, chống mối mọt, chống ẩm, vệ sinh tài liệu, phục chế tài liệu khụng được tiến hành thường xuyờn. Chớnh vỡ vậy, hiện nay tài liệu tại Trung tõm đang bị xuống cấp nhanh chúng. Nhiều tài liệu do thời gian hỡnh thành sờm mà khụng cú biện phỏp bảo quản khoa học nờn đó bị hoen ố và mục nỏt.
Thực trạng trờn, đũi hỏi Trung tõm Tư liệu KTTV cần cú những biện phỏp để bảo vệ an toàn và kộo dài tuổi thọ của tài liệu nhằm phục vụ tốt cho cụng tỏc khai thỏc, sử dụng tài liệu.
Túm lại, trong lưu trữ núi chung, lưu trữ tài liệu KTTV núi riờng, những khõu nghiệp vụ như thu thập, bổ sung, phõn loại, xỏc định giỏ trị tài liệu và bảo quản tài liệu là cơ sở cho tổ chức khai thỏc, sử dụng. Vỡ mục đớch cuối cựng của lưu trữ là phục vụ khai thỏc, sử dụng tài liệu nhằm phỏt triển kinh tế, văn hoỏ, khoa học, chớnh trị và cỏc mục đớch chớnh đỏng khỏc. Nếu cỏc nghiệp vụ trờn mà được Trung tõm KTTV thực hiện tốt sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cụng tỏc tổ chức khai thỏc và sử dụng tài liệu ngược lại nếu khụng làm tốt sẽ gõy khú khăn cho tổ chức khai thỏc, sử dụng tài liệu của Trung tõm. Trong thực tế, việc thực hiện những khõu nghiệp vụ trờn tại Trung tõm Tư liệu KTTV đó đạt được
những kết quả nhất định song vẫn cũn nhiều hạn chế đó làm ảnh hưởng đến cụng tỏc tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ KTTV.