1. Công việc chuẩn bị trước khi thanh toán tại khách sạn Thu Bồn: 1.1 Xác định hình thức thanh toán của khách:
Việc xác định hình thức thanh toán thông thường được làm khi khách đến làm thủ tục nhập phòng tại khách sạn. Khi khách báo trả phòng thì lễ tân kiểm tra trong sổ đặt phòng.
- Hình thức thanh toán:
. Thanh toán bằng tiền mặt . Thanh toán bằng chuyển khoản
- Cách thức thanh toán:
. Khách đi theo đoàn nhưng tự thanh toán
. Khách đi theo đoàn và trưởng đoàn thanh toán tất cả
. Trưởng đoàn thanh toàn tiền phòng và khách thanh toán tiền dịch vụ.
1.2 Báo cho các bộ phận khác:
Sau khi xác nhận việc trả phòng cuả khách lễ tân báo cho các bộ phận liên quan như: Buồng, nhà hàng... để các dịch vụ cập nhật các chi phí dịch vụ của khách.
1.3 Chuẩn bị hoá đơn, phiếu thu:
Tại khách sạn Thu Bồn, tất cả các dịch vụ khách sử dụng đều được ghi vào phiếu thu, đặt vào tập đựng giấy tờ của khách theo số phòng khách đang lưu trú. Và lễ tân ghi lại vào sổ theo dõi ngày khách lưu trú để công việc thanh toán diễn ra nhanh chóng. Đây là công việc hết sức quan trọng, đòi hỏi nhân viên lễ tân phải tỉ mỉ, cẩn thận, không nhầm lẫn cho khách và không làm thất thoát doanh thu của khách sạn.
* Mẫu phiếu thu của khách sạn Thu Bồn: Khách sạn Thu Bồn
….***…. PHIẾU THU TIỀN
Số:……… Tên khách hàng:……….. ……….
Tổng cộng Số tiền viết bằng chữ:………. ………... Ngày tháng năm 200 Khách hàng Người tính tiền
1.4 Chuẩn bị việc thanh toán:
- Tính trước tiền phòng và tiền dịch vụ ra giấy - Chuẩn bị máy tính ( để tính tiền trước mạt khách )
- Ghi ra giấy tất cả các số phòng sẽ trả để tránh thiếu xót khi nhận lại chìa khoá.
2. Quy trình thanh toán cho khách đoàn nội địa đã đăng ký buồng trước tại khách sạn Thu Bồn:
2.1 Khách đi theo đoàn nhưng tự thanh toán:
- Xin lại chìa khoá phòng
- Lễ tân báo cho bộ phận buồng kiểm tra, đồng thời nói quý khách vui lòng cho hỏi có dùng nước trong minibar không a?
- Kiểm tra tiền điện thoại của khách
- Tính tiền phòng và dịch vụ cho từng khách - Lập hoá đơn ( nếu khách yêu cầu )
- Đóng dấu vào hoá đơn hay phiếu thu
- Giao trả giấy tờ cho khách, đồng thời cảm ởn khách - Chào tạm biệt, chúc khách và hẹn gặp lại
2.2 Khách đi theo đoàn và trưởng phòng thanh toán toàn bộ:
- Nhận lại toàn bộ chìa khoá phòng
- Thông báo cho bộ phận buồng kiểm tra từng phòng
- Tính tiền phòng và dịch vụ của từng phòng một cách tỷ mỹ chính xác (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Thanh toán với trưởng đoàn - Viết hoá đơn và phiếu thu - Nhận tiền, kiểm tra lại
- Giao trả giấy tờ của khách cho trởng đoàn - Chào tạm biệt và hẹn gặp lại.
2.3 Trưởng đoàn thanh toán tiền phòng và khách tự thanh toán tiền dịch vụ:
Trong trường hợp này, trưởng đoàn là người chịu trách nhiệm thanh toán tiền phòng cho đoàn khách. Trưởng đoàn có thể thanh toán trước hoặc sau khi đoàn khách trả phòng.
- Nhận lại chìa khoá phòng của khách.
- Báo cho bộ phận buồng kiểm tra đồng thời hỏi khách có dùng nước trong minibar khong a?
- Kiểm tra tiền điện thoại từng phòng của khách - Thông báo cho từng khách số tiền phải thanh toán - Viết hoá đơn hoặc phiếu thu ( nếu khách yêu cầu ) - Nhận tiền và kiểm tra
- Trả giấy tờ lại cho khách - Chào tạm biệt, hẹn gặp lại.