vụ bổ sung ở khách sạn Thu Bồn được đánh giá là có chất lượng tốt, đặc biệt là massage và tắm hơi.
B. Nghiệp vụ căn bản áp dụng cho đề tài:
I. Lý thuyết tại trường về quy trình thanh toán cho khách đoàn nội địatại khách sạn: tại khách sạn:
1. Những công việc chuẩn bị trước khi thanh toán: 1.1 Khẳng định lại việc khách trả buồng: 1.1 Khẳng định lại việc khách trả buồng:
Dựa vào danh sách dự định rời khách sạn hằng ngày hoặc thông báo trực tiếp từ phía khách để khẳng định lại việc khách sắp thanh toán và trả buồng. Vì một số khách có thể thay đổi kế hoạch như kéo dài thời gian lưu trú và không thông báo trước cho khách sạn hoặc cũng có thể rời khách sạn đột xuất trước thời gian dự định ở, phải kịp thời nắm bắt tình hình để triển khai công việc thanh toán có hiệu quả.
1.2 Thông báo khách trả buồng với các bộ phận khác trong khách sạn:
Bộ phận lễ tân thông báo kịp thời khách trả buồng cho các bộ phận cung cấp dịch vụ của khách sạn đồng thời đề nghị các bộ phận này chuyển ngay phiếu ghi các khoản chưa thanh toán của khách để chuẩn bị hố sư thanh toán cho khách. Bộ phận lễ tân phải báo cho bộ phận buồng về việc khách trả buồng để nhà buồng chủ động kiểm tra minibar, đồ dùng trong buồng, bố trí, dọn vệ sinh buồng chuẩn bị đón khách khác.
1.3 Chuẩn bị hồ sơ thanh toán trước cho khách:
Chuẩn bị hố sơ thanh toán trước cho khách là công việc quan trọng. Nếu việc chuẩn bị hố sơ càng tốt bấy nhiêu thì hiệu quả công việc thanh toán càng bấy nhiêu. Nhân viên thu ngân cần dựa vào danh sách khách dự định thanh toán hằng ngày để chuẩn bị hồ sơ thanh toán cho khách. Thông thường, ca trước chuẩn bị cho ca sau. Việc chuẩn bị tốt hố sơ thanh toán trước cho khách sẽ giúp cho việc thanh toán nhanh và hiệu quả.
Hố sơ thanh toán gồm: - Phiếu đăng ký khách sạn - Thư khẳng định buồng
- Các loại hoá đơn dịch vụ chưa thanh toán của khách và các phiếu nợ - Phiếu đổi buồng ( nếu có )
- Phiếu thanh toán trước của khách ( nếu có ) - Liên cà số thẻ tín dụng
- Hoá đơn tổng hợp ( đính kèm các hoá đơn lẻ )
Tất cả các phiếu và hoá đơn trên được xếp vào hồ sơ để tên khách ở ngoài và các hồ sơ được xếp vào ngăn tủ theo thứ tự số buồng để tiện sử dụng. 1.4 Kiểm tra số tiền đặt cọc của khách:
Trường hợp khách đã đặt cọc một số tiền khi đặt buồng hoặc làm thủ tục đăng ký, nhân viên thu ngân phải kiểm tra kỹ để tránh nhầm lẫn khi làm thủ tục thanh toán cho khách. Nếu khách đã đặt cọc trước một số tiền lớn, nhân viên thu ngân phải trừ đi số tiền khách đã đặt cọc. Khi chuẩn bị hố sơ thanh toán trước cho khách nhân viên thu ngân còn phải kiểm tra hố sơ đăng ký khách để xác định đối tượng chịu trách nhiệm thanh toán và nội dung thanh toán.
1.5 Đề nghị ngân hàng chấp thuận việc thanh toán phụ trội của khách:
Đối với khách đoàn việc thanh toán bằng thẻ tín dụng mà có mức tiêu dùng lớn hơn mức quy định của ngân hàng, nhân viên thu ngân phải tiến hành xin sự chấp thuận thanh toán cho khách
2. Quy trình thanh toán cho khách đoàn:
- Chuẩn bị danh sách khách theo đoàn.
- Hỏi hình thức thanh toán của đoàn: thanh toán chung hay tứng cá nhân. - Lập hoá đơn
- Nhờ trưởng đoàn, hướng dẫn đoàn kiểm tra, ký xác nhận và lưu lại hoá đơn.
- Thực hiện thanh toán cho khách - Nhận lại chìa khóa phòng
- Trả lại giấy tờ và tư trang khách ký gởi ( nếu có )
- Báo cho nhân viên khuân vác giúp khách khiêng hành lý và tiễn khách - Tham khảo ý kiến nhận xét của khách
- Tạm biệt khách, chúc khách lên đường may mắn, hẹn gặp lại - Hoàn tất thủ tục hồ sơ.
3. Những công việc sau khi khách trả phòng và rời khách sạn:
3.1 Cập nhật lại tình trạng phòng và thông báo cho bộ phận buồng:
Sau khi khách trả buồng và thanh toán xong, nhân viên lễ tân thông báo cho các bộ phận buồng làm vệ sinh phòng để sẵn sàng bán phòng cho khách mới.
3.2 Thông báo cho các bộ phận liên quan trong khách sạn:
Sau khi khách rời khách sạn, nhân viên lễ tân thông báo cho các bộ phận liên quan: bếp, nhà hàng, các dịch vụ khác... về việc khách trả phòng để các bộ phận này nắm vững và tổng kết chi tiêu, bắt đầu phục vụ khách mới tại phòng đó.
3.3 Hoàn thành hồ sơkhách đã thanh toán và lưu hố sơ của khách:
Hồ sơ lưu khách hàng là tập hợp các thông tin về cá nhân, sở thích và tài chính của khách đã ở lại khách sạn. Những thông này giúp khách sạn hiểu rõ hơn về khách cũng như sở thích của họ để hoàn thiện sản phẩm đáp ứng được nhu cầu của nguồn khách trong tương lai. Thông tin về khách hàng còn giúp cho việc nhận đặt buồng hoặc phục vụ khách trong thời gian lưu trú trong tương lai có hiệu quả. Ngoài ra, hố sơ lưu hàng còn giúp cho khách sạn hiểu được từng đối tượng khách của khách sạn và có những chương tình quảng cáo phù hợp. 3.4 Chuyển hồ sơ thanh toán của khách cho bộ phận kế toán:
Sau khi thanh toán cho khách nhân viên thu ngân phải rút toàn bộ hoá đơn dịch vụ của khách ra khỏi hồ sơ đã thanh toán, loại bỏ những liên hoá đơn không cần phải lưu giữ sau đó chuyển toàn bộ hồ sơ thanh toán của khách cho kế toán để bộ phận này theo dõi và tổng kết về tình hình kinh doanh của khách sạn. Giao tiền và các hoá đơn đã thanh toán cho bộ phận kế toán. Trường hợp khách chưa thanh toán, nhân viên thu ngân tập hợp toàn bộ hoá đơn, hố sơ liên quan đến chuyển cho bộ phận kế toán vào ngày hôm sau cùng với bản báo cáo công nợ của ngày hôm đó.
3.5 Giải quyết các vấn đề về thu nhập trong ca:
Chuyển giao các giấy tờ giao dịch, số tiền thu được trong ca làm việc của mình cho ca sau.