Để lập phiếu xuất kho kế toán Công ty phải căn cứ vào phiếu đề nghị xuất vật tư. Trong Công ty phiếu xuất kho được thành lập thành ba liên và được ký xác nhận đầy đủ của chủ quản kho, thủ kho trực tiếp quản NVL được lĩnh nguồn hàng các liên này được giao cho các phòng ban như sau: Liên 1 (liên gốc) được nhân viên chuyên lập phiếu lưu. Một liên được giao cho thủ kho lưu và vào thẻ kho, một liên được giao cho phòng kế toán: kế toán căn cứ vào phiếu xuất để lên chứng từ ghi sổ.
Công ty lập phiếu xuất kho dựa theo mẫu số 02 – VT , quyết định số 15/ 2006/ QĐ – BTC . Và được lập theo trình tự sau:
Cột A, B, C, D ghi số thứ tự, tên nhãn hiệu quy cách, mã số và đơn vị tính của vật tư sản phẩm hàng hóa.
Cột 1 ghi số lượng vật tư sản phẩm hàng hóa theo yêu cầu xuất kho. Cột 2 thủ kho ghi số lượng xuất kho.
Cột 3: Kế toán ghi đơn giá và tính thành tiền của từng loại vật tư sản phẩm hàng hóa xuất kho.
Cột 4 = cột 2 + cột 3
Dòng cộng ghi số tiền của các loại vật tư sản phẩm hàng hóa thực tế xuất kho
2.2.5. Nội dung và trình tự kế toán chi tiết NVL tại Công ty TNHH sản xuất KCT Thành Long . sản xuất KCT Thành Long .
2.2.5.1. Phương pháp hạch toán chi tiết NVL tại Công ty.
Công ty TNHH sản xuất KCT Thành Long hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp “ Ghi sổ thẻ song song”.
Nguyên tắc hạch toán của phương pháp này được chia ra làm tại kho và phòng kế toán: Thứ nhất tại kho ghi chép về mặt số lượng ( hiện vật), ở phòng kế toán ghi chép cả về số lượng và giá trị từng thứ NVL.
Trình tự ghi chép tại kho và phòng kế toán này như sau: tại kho,hàng ngày thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập, xuất ghi số lượng vật liệu, công cụ dụng cụ thực nhập, thực xuất vào thẻ kho, thẻ kho được thủ kho sắp xếp trong hòm thẻ kho theo các loại nhóm vật liệu, công cụ dụng cụ để tiện cho việc kiểm tra và đối chiếu. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn ghi trên sổ, thẻ kho với số tồn vật liệu công cụ dụng cụ thực tế. Hàng ngày ( định kỳ) sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho phải chuyển những chứng từ nhập, xuất cho phòng kế toán kèm theo giấy giao nhận chứng từ kho do thủ quỹ lập. Tại phòng kế toán sẽ mở sổ hoặc thẻ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ cho đúng với thẻ kho của từng kho để theo dõi về mặt số lượng giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận chứng từ nhập, xuất kế toán phải kiểm tra chứng từ ghi hóa đơn, tính thành tiền (hoàn chỉnh chứng từ) phân loại chứng từ, sau đó ghi vào
sổ hoặc thẻ chi tiết. Cuối tháng kế toán và thủ kho đối chiếu số liệu trên thẻ kho, sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ. Mặt khác, kế toán còn tổng hợp số liệu đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ.
2.2.5.2. Hạch toán chi tiết NVL tại kho.
* Quá trình luân chuyển chứng từ tại kho: Khi nguyên vật liệu đã được xác định là nhập kho hoặc xuất kho, nhân viên sẽ lập phiếu nhập hoặc phiếu xuất cho nguyên vật liệu đã được nhập hoặc xuất kho.
Phiếu xuất kho một liên sẽ được giao cho thủ kho trực tiếp quản lý hàng để vào các thẻ kho, liên giao cho phòng kế toán. Phiếu nhập và phiếu xuất sẽ được tập hợp lại, đến ngày giao phiếu nhân viên lập phiếu sẽ tiến hành thủ tục giao nhận với phòng kế toán của Công ty số lượng phiếu nhập, phiếu xuất trên.
Thẻ kho là những tờ riêng và được mở chi tiết cho từng nguyên vật liệu, chủng loại, trạng thái. Việc vào thẻ kho được vào theo trình tự thời gian phát sinh nghiệp vụ. Cuối tháng thủ kho có trách nhiệm cộng thẻ kho xác định số: Nhập, Xuất, Tồn cho từng nguyên vật liệu, lấy số đối chiếu với các thủ kho để lập báo cáo Nhập – Xuất – Tồn.