: Trong tháng 06/2011 Công ty có tài liệu sau
2.2.3.Tổ chức kế toán nhập nguyên vật liệu
Phòng vật tư căn cứ vào kế hoạch cung ứng vật tư do phòng kế hoạch lập hoặc đề nghị của xưởng sản xuất đã được Giám đốc công ty ký duyệt để mua sắm vật tư cho sản xuất và dự trữ.
Tài khoản sử dụng:
TK151 “Hàng mua đang đi trên đường”
TK152 “Nguyên liệu, vật liệu” trong đó công ty mở 2 tài khoản cấp 2 là: TK1521 “Nguyên liệu, vật liệu chính”
TK1522 “Nguyên liệu, vật liệu phụ” TK331 “Phải trả cho người bán”
TK13311 “Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá dịch vụ” TK111 “Tiền mặt”
TK112 “Tiền gửi Ngân hàng” * Chứng từ sử dụng:
+ Phiếu nhập kho 01-VT + Hoá đơn GTGT (Liên 2)
+ Hoá đơn cước phí vận chuyển (nếu có) * Quy trình luân chuyển:
Khi mua nguyên vật liệu về nhập kho, thủ tục nhập kho phải trải qua các bước như sau:
- Do hàng năm và hàng quý công ty đều có kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu. Đối chiếu với thực tế sử dụng và tình hình tồn kho, phòng kế hoạch sản xuất sẽ xác định số lượng cần mua, chủng loại, quy cách phẩm chất…và giao cho cán bộ vật tư ký hợp đồng với nhà cung cấp và đi thu mua. Khi nhận hoá đơn của nhà cung cấp gửi tới, phòng kế hoạch tiến hành đối chiếu với hợp đồng mua hàng để quyết định nhận hàng.
- Khi nguyên vật liệu được mua về, đối chiếu với hợp đồng và hoá đơn, bộ phận kiểm nghiệm sẽ tiến hành kiểm tra nguyên vật liệu mua về, rồi lập phiếu kiểm nghiệm giao cho phòng kế hoạch sản xuất và phòng kế toán.
- Khi vật liệu đã đủ điều kiện nhập kho, thủ kho sẽ lập phiếu nhập kho thành 3 liên, liên 1 lưu tại nơi lập phiếu, liên 2 giao thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển lên cho phòng kế toán. Và liên 3 có thể được giao nhà cung cấp.
Ví dụ : Trong tháng 06/2011 Công ty có tài liệu sau:
Ngày 03/06 phiếu nhập kho số 144, hóa đơn GTGT 005420 Công ty mua tôn tại Công ty cổ phần Thành Long với số lượng 7.000 kg đơn giá chưa thuế là 10.470 đồng/ kg. Công ty chưa thanh toán, thuế GTGT của hàng hóa là 10%
+ Hóa đơn GTGT (Xem biểu số 2.4)
+ Phiếu kiểm nghiệm nguyên vật liệu.( Xem biểu số 2.5)
Sau khi bộ phận đảm bảo chất lượng đã kiểm tra và xác nhận đủ điều kiện nhập kho, thủ kho sẽ lập phiếu nhập kho làm 4 liên : thủ kho lưu một liên (liên vàng) dùng để ghi số lượng thực tế nhập vào thẻ kho. Một liên sẽ được chuyển cho phòng kế toán ( liên xanh) từ đó kế toán nguyên vật liệu sẽ căn cứ vào phiếu nhập kho và hóa đơn để làm căn cứ ghi sổ. Khách hàng lưu một liên ( liên đỏ) liên này khách hàng sẽ dùng làm căn cứ sau này để thanh toán tiền hàng với Công ty TNHH sản xuất KCT Thành Long. Thủ kho lưu một liên ( liên gốc) liên này sẽ làm căn cứ kiểm tra và đối chiếu giữa các bộ phận.
Phiếu nhập kho được lập theo mẫu 01 – VT, quyết định số 15/ 2006/ QĐ – BTC
Cột A, B, C, D ghi số thứ tự, tên nhãn hiệu – quy cách, mã số, đơn vị tính của vật tư sản phẩm hàng.
Cột 1: Ghi số lượng theo hóa đơn hoặc lệnh nhập Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực nhập vào kho.
Cột 3, 4: Do kế toán ghi đơn giá, giá hạch toán thùy theo quy định và tính ra số tiền sản phẩm vật tư hàng hóa thực nhập.
Dòng cộng: Ghi dòng tổng cộng số tiền của các loại vật tư sản phẩm hàng hóa thực nhập.
+ Phiếu nhập kho. ( Xem biểu số 2.6) 2.2.4. Kế toán xuất nguyên vật liệu:
Tại Công ty nguyên vật liệu xuất kho là dùng để sản xuất, không có xuất điều chuyển giữa các kho khác nhau .
*TK sử dụng:
TK152 “nguyên liệu, vật liệu”
Và các tài khoản liên quan như: TK621, 154, 627, 641, 642… *Chứng từ sử dụng:
- Lệnh xuất
- Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT) *Quy trình luân chuyển chứng từ:
Do sản phẩm của công ty có mức tiêu thụ ổn định nên kế hoạch sản xuất kinh doanh trongtừng tháng ít có biến động lớn. Hàng tháng, phòng kế hoạch sản xuất căn cứ vào chỉ tiêu kế hoạch sản xuất trong tháng và định mức sử dụng nguyên vật liệu cho 1 đơn vị sản phẩm để lập phiếu xuất kho. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Số lượng xuất kho = Số lượng trong kế hoạch
Sau khi lập phiếu, phụ trách của các bộ phận sử dụng, phụ trách cung ứng ký và giao cho người cầm phiếu xuống kho để lĩnh. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi vào cột xuất, ngày tháng năm xuất kho và người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất, lập thành 3 liên.
Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu.
Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển sang cho phòng kế toán.
Liên 3: Người nhận giữ để ghi sổ kế toán bộ phận sử dụng
Phiếu xuất kho được lập nhằm theo dõi chặt chẽ số lượng vật liệu xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong đơn vị làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, kiểm tra việc sử dụng và thực hiện định mức tiêu hao nguyên vật liệu.
VD: trong tháng 06/2011 Công ty có tài liệu sau:
Ngày 04/06 phân xưởng chế tạo kết cấu thép đề nghị xuất 5.500 kg thép, 2.500kg tôn, 8kg que hàn để sản xuất sản phẩm theo phiếu đề nghị xuất vật tư số 222.
- Phiếu đề nghị xuất vật tư (Xem biểu 2.7): là giấy đề nghị xác định NVL xuất tại các bộ phận. Phiếu đề nghị vật tư bao gồm 2 liên: Một liên bộ