Quy trình thủ tục phân tích trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán nói chung và cho khoản mục doanh thu và giá vốn hàng bán nói riêng bao gồm:
Bước 1: Thu thập thông tin tài chính và phi tài chính
- Thông tin tài chính và phi tài chính có ảnh hưởng rất lớn đến các thông tin trên các BCTC nói chung và liên quan trực tiếp đến sự biến đổi của các khoản mục doanh thu và giá vốn hàng bán nói riêng, vì vậy khi chuẩn bị kiểm
toán, KTV cần thu thập đầy đủ các thông tin tài chính và phi tài chính của năm hiện hàng và những năm trước đó. Các thông tin này bao gồm:
Các thông tin về nghĩa vụ pháp lý
Các thông tin về tình hình kinh doanh: Các BCTC, các thông tin liên quan đến môi trường kinh doanh, pháp luật, công nghệ ảnh hưởng tới SXKD…
Các thông tin về hệ thống KSNB: Điều lệ, quy chế hoạt động, Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý, Biên bản họp hội đồng quản trị và ban giám đốc…
Các thông tin về thuế, về nhân sự, về kế toán
Các chính sách tài chính của công ty: chính sách tài chính, giá cả. tín dụng
Trong đó các thông tin tài chính chính là các thông tin có ảnh hưởng trực tiếp đến sự sự đánh giá của KTV khi tiếp cận các khoản mục doạnh thu và giá vốn hàng bán. Giá vốn hàng bán liên quan trực tiếp đến hàng tồn kho, do đó mỗi sự thay đổi trong chính sách hàng tồn kho như phương pháp tính giá hàng tồn kho sẽ làm thay đổi cách tính giá vốn của hàng bán. Tương tự như vậy, doanh thu lại chịu ảnh hưởng từ các yếu tố về môi trường kinh doanh, chất luợng sản phẩm, các chính sách tín dụng của công ty trong việc đẩy nhanh bán hàng thu tiền...do đó tất cả các thông tin tài chính trong giai đoạn này cần phải được thu thập một cách chính xác và đầy đủ
Bước 2: So sánh thông tin thu được
Sau khi đã thu thập được các thông tin tài chính trong bước 1, KTV cần tiến hành đánh giá và so sánh các thông tin này để từ đó có thể nhận định được các rủi ro đối với các khoản mục doanh thu và giá vốn.
So sánh những biến động bất thường: ví dụ trong năm KTV nhận thấy số luợng hàng bán ra tăng so với cùng kỳ năm trước nhưng doanh thu
lại tăng không đáng kể chưa tương xứng với tốc độ luân chuyển của hàng hóa. Trong trường hợp này, KTV có thể cân nhắc tới một số khả năng như: chất lượng hàng bán đang bị giảm sút, hàng lỗi thời dẫn đến giá bán không tăng, thậm chí cần cân nhắc cả đến khả năng doanh thu đang bị ghi giảm, ghi thiếu....
Những biến động bất thường của các tài khoản có liên quan mà theo xét đoán của KTV nó bị ảnh hưởng từ sự biến động các tài khoản khác. Ví dụ doanh thu trong năm tăng lên đáng kể nhưng số dư tài khoản các khoản phải thu biến động ít. Điều này có thể xem xét đến các chính sách tín dụng của đơn vị đã áp dụng và có sự thay đổi trong năm qua, đơn vị đã có các biện pháp để thu hồi nợ tốt hơn.
KTV có thể thực hiện các phương thức so sánh sau:
So sánh giữa Doanh thu và giá vốn thực tế với kế hoach của đơn vị So sánh số liệu Doanh thu và giá vốn kỳ này với số liệu của kỳ trước. So sánh giữa Doanh thu và giá vốn thực tế với ước tính của KTV
So sánh giữa Doanh thu thực tế của đơn vị với các đơn vị trong cùng ngành có cùng quy mô hoạt động, với số liệu thống kê định mức cùng ngành nghề.
Xem xét mối quan hệ giữa các thông tin tài chính với nhau.
Xem xét mối quan hệ giữa các thông tin tài chính và thông tin phi tài chính .
Tất cả các chỉ tiêu so sánh trên nhằm mục đích giúp KTV có thể hình dung được ban đầu về khả năng và thực tế hoạt động kinh doanh của đơn vị trong kỳ, từ đó sẽ có thêm các cơ sở để nhận đinh, đánh giá và ước lượng về các rủi so cũng như những sai phạm có thể xảy ra trong các khoản mục doanh thu và giá vốn của đơn vị.Tùy vào qui mô và tính chất hoạt động kinh doanh
của từng đối tượng, loại hình kinh doanh mà có thể áp dụng các mục tiêu, các loại so sánh khác nhau.
Bước 3: Đánh giá kết quả so sánh ban đầu
Trong bước này, KTV sẽ sử dụng các phương pháp chuyên môn và các kỹ thuật khác như phỏng vấn, quan sát để phân tích và đưa ra kết luận về các chệnh lệch khi so sánh. So sánh giữa các biến động, so sánh giữa ước tính của KTV với số liệu đơn vị cung cấp, nếu có sự chênh lệch đáng kể, cần tiến hành thảo luận với nhà quản lý của đơn vị xem những sự giải thích có hợp lý không. Nếu sự giải thích là chưa thỏa mãn, KTV cần nhận dạng các sai phạm tiềm tàng có thể sảy ra với tài khoản hoặc nghiệp vụ này. Ngoài ra KTV có thể xem xét lại nguồn gốc các thông tin đó hay thực hiện các TTPT ở mức độ cao hơn để làm rõ các biến động trên.
Qua kết quả áp dụng thủ tục phân tích sơ bộ, KTV có thể đánh giá được mức rủi ro đối với các khoản mục doanh thu và giá vốn hàng bán, từ đó xác định được cần tập trung đi sâu cho yếu tố nào trong các khoản mục này.