IV Thiờt bị, dụng cụ quản
Kờ́ toán trưởng Kờ́ toán
toán tọ̃p trung. Theo hình thức này, phòng kờ́ toán của đơn vị thực hiợ̀n toàn bụ̣ cụng tác kờ́ toán từ viợ̀c thu nhọ̃n, lọ̃p chứng từ kờ́ toán, xử lý kiờ̉m tra, phõn loại chứng từ, thực hiợ̀n hợ̀ thụ́ng hoá thụng tin kờ́ toán trờn máy vi tính. Mọi nhõn viờn kờ́ toán được điờ̀u hành trực tiờ́p từ mụ̣t người lãnh đạo là kờ́ toán trưởng, nói cách khác phương thức tụ̉ chức bụ̣ máy kờ́ toán của cụng ty là phương thức trực tuyờ́n.
Cơ cṍu tụ̉ chức của bụ̣ máy kờ́ toán tại cụng ty được thờ̉ hiợ̀n qua sơ đụ̀ sau:
Trong đó:
Chỉ đạo Liờn hợ̀
Sơ đồ 2.3. Cơ cấu tổ chức của bộ máy kờ toán của cụng ty Cụng ty TNHH thương mại xõy dựng Loan Thắng
Kờ́ toán trưởng: Có nhiợ̀m vụ tụ̉ chức hoạt đụ̣ng bụ̣ máy kờ́ toán đảm bảo gọn nhẹ, hoạt đụ̣ng có hiợ̀u quả. Kiờ̉m tra viợ̀c thực hiợ̀n cụng tác ghi chộp sụ́ liợ̀u ban đõ̀u, báo cáo sụ́ liợ̀u cụ thờ̉ kờ́t quả hoạt đụ̣ng sản xuṍt kinh doanh và các báo cáo tài chính khác cho ban giám đụ́c và hụ̣i đụ̀ng quản trị. Có trách nhiợ̀m bảo quản hụ̀ sơ, tài liợ̀u kờ́ toán theo chờ́ đụ̣ lưu trữ.
Kờ́ toán ngõn hàng: có nhiợ̀m vụ giao dịch với ngõn hàng, quản lý theo dừi các khoản tiờ̀n gửi, tiờ̀n vay và các khoản thanh toán qua ngõn hàng.
Kờ́ toán nguyờn vọ̃t liợ̀u: Mở sụ̉ theo dừi tình hình nhọ̃p-xuṍt-tụ̀n nguyờn vọ̃t liợ̀u, cụng cụ dụng cụ, ..cả vờ̀ sụ́ lượng lõ̃n giá trị. Phõn tích được nhu cõ̀u thừa thiờ́u
Kờ́ toán trưởngKờ́ toán Kờ́ toán ngõn hàng Kờ́ toán NVL Kờ́ toán thanh
nguyờn vọ̃t liợ̀u,..trờn cụng trường đờ̉ tránh lãng phí nhằm sử dụng nguyờn vọ̃t liợ̀u có hiợ̀u quả. Sau đó tụ̉ng hợp sụ́ liợ̀u cho kờ́ toán tụ̉ng hợp đờ̉ trình lờn kờ́ toán trưởng.
Kờ́ toán thanh toán: : trực tiờ́p thanh toán các chứng từ, tọ̃p hợp và tính giá thành các cụng trình.
Kờ́ toán tụ̉ng hợp: Có nhiợ̀m vụ giúp kờ́ toán trưởng trong cụng tác kờ́ toán, tọ̃p hợp các sụ́ liợ̀u tài chính phát sinh, ghi chộp vào sụ̉ sách kờ́ toán có liờn quan, chịu trách nhiợ̀m báo cáo quyờ́t toán tài chính, quyờ́t toán thuờ́, lưu trữ, bảo quản chứng từ…tham mưu cho kờ́ toán trưởng vờ̀ tình hình tài chính của cụng ty.
Thủ quĩ: Trực tiờ́p quản lý quỹ tiờ̀n mặt của Cụng ty.
2.2.2. Chính sỏch, chế độ kế toỏn ỏp dụng tại cụng ty
a. Các chờ́ đụ̣ và phương pháp kờ́ toán áp dụng
- Niờn đụ̣ kờ́ toán: Bắt đõ̀u từ ngày 01/01 đờ́n ngày 31/12 - Kỳ kờ́ toán: Mỗi kỳ kờ́ toán tương ứng với mụ̣t năm - Đơn vị tiờ̀n tợ̀ hạch toán: VNĐ – Viợ̀t Nam đụ̀ng
- Hạch toán hàng tụ̀n kho theo phương pháp kờ khai thường xuyờn - Kờ́ toán tính khṍu hao theo phương pháp đường thẳng
- Tính thuờ́ GTGT theo phương pháp khṍu trừ
- Kờ́ toán tính giá trị vọ̃t tư xuṍt kho theo phương pháp thực tờ́ đích danh
b. Hợ̀ thống chứng từ, sụ̉ sách sử dụng
Hợ̀ thụ́ng chứng từ kờ́ toán sử dụng: Căn cứ theo quyờ́t định sụ́ 15/2006.QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của bụ̣ trưởng bụ̣ tài chính. Bao gụ̀m:
- Các chứng từ vờ̀ tiờ̀n: Phiờ́u thu, phiờ́u chi, giṍy đờ̀ nghị tạm ứng, giṍy đờ̀ nghị thanh toán, biờn lai thu tiờ̀n ...
- Các chứng từ vờ̀ hàng tụ̀n kho: Phiờ́u nhọ̃p kho, phiờ́u xuṍt kho, biờn bản kiờ̉m nghiợ̀m vọ̃t tư, cụng cụ dụng cụ, sản phõ̉m, hàng hoá, phiờ́u báo vọ̃t tư còn lại cuụ́i kỳ, bảng kờ mua hàng, bảng tụ̉ng hợp nhọ̃p - xuṍt - tụ̀n ...
- Các chứng từ vờ̀ TSCĐ: Biờn bản giao nhọ̃n TSCĐ, Biờn bản thanh lý TSCĐ, Biờn bản đánh giá lại TSCĐ, Bảng tính và phõn bụ̉ khṍu hao TSCĐ ...
- Các chứng từ vờ̀ lao đụ̣ng tiờ̀n lương: Bảng chṍm cụng, bảng thanh toán tiờ̀n lương, hợp đụ̀ng giao khoán, biờn bản nghiợ̀m thu và bàn giao khụ́i lượng hoàn thành, bảng phõn bụ̉ lương và các khoản trích theo lương, bảng thanh toán khụ́i lượng hoàn
thành, bảng tụ̉ng hợp lương toàn cụng ty, giṍy chứng nhọ̃n nghỉ hưởng BHXH, bảng thanh toán T/C BHXH…
- Các chứng từ vờ̀ bán hàng: Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi...
- Các chứng từ khác: Hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn bán hàng, giṍy chứng nhọ̃n nghỉ ụ́m hưởng BHXH ….
c. Hinh thức ghi sụ̉ kờ́ toán
Do đặc điờ̉m sản xuṍt kinh doanh của cụng ty quy mụ khá lớn đụ̀ng thời có nhu cõ̀u phõn cụng lao đụ̣ng kờ́ toán, vì vọ̃y cụng ty sử dụng kờ́ toán máy - MISA với hình thức kờ́ toán “chứng từ ghi sổ”.
Đặc trưng cơ bản của Hình thức kờ́ toán trờn máy vi tính là cụng viợ̀c kờ́ toán được thực hiợ̀n theo mụ̣t chương trình phõ̀n mờ̀m kờ́ toán trờn máy vi tính. Phõ̀n mờ̀m kờ́ toán được thiờ́t kờ́ theo nguyờn tắc của mụ̣t trong bụ́n hình thức kờ́ toán hoặc kờ́t hợp các hình thức kờ́ toán quy định trờn đõy. Phõ̀n mờ̀m kờ́ toán khụng hiờ̉n thị đõ̀y đủ quy trình ghi sụ̉ kờ́ toán, nhưng phải in được đõ̀y đủ sụ̉ kờ́ toán và báo cáo tài chính theo quy định. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Giao diợ̀n 2.1: Giao diợ̀n chớnh phần mờ̀m kờ toán MISA – SME Version 7.9 – R6 7.9
Hàng ngày, kờ́ toán căn cứ vào chứng từ kờ́ toán hoặc Bảng tụ̉ng hợp chứng từ kờ́ toán cùng loại đã được kiờ̉m tra, được dùng làm căn cứ ghi sụ̉, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có đờ̉ nhọ̃p dữ liợ̀u vào máy vi tính theo các bảng, biờ̉u được thiờ́t kờ́ sẵn trờn phõ̀n mờ̀m kờ́ toán.Theo quy trình của phõ̀n mờ̀m kờ́ toán, các thụng tin được tự đụ̣ng nhọ̃p vào sụ̉ kờ́ toán tụ̉ng hợp (Sụ̉ Cái hoặc Nhọ̃t ký- Sụ̉ Cái...) và các sụ̉, thẻ kờ́ toán chi tiờ́t liờn quan.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điờ̉m cần thiờ́t nào), kờ́ toán thực hiợ̀n các thao tác khoá sụ̉ (cụ̣ng sụ̉) và lọ̃p báo cáo tài chính. Viợ̀c đụ́i chiờ́u giữa sụ́ liợ̀u tụ̉ng hợp với sụ́ liợ̀u chi tiờ́t được thực hiợ̀n tự đụ̣ng và luụn đảm bảo chính xác, trung thực theo thụng tin đã được nhọ̃p trong kỳ. Người làm kờ́ toán có thờ̉ kiờ̉m tra, đụ́i chiờ́u sụ́ liợ̀u giữa sụ̉ kờ́ toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giṍy.Thực hiợ̀n các thao tác đờ̉ in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm, sụ̉ kờ́ toán tụ̉ng hợp và sụ̉ kờ́ toán chi tiờ́t được in ra giṍy, đóng thành quyờ̉n và thực hiợ̀n các thủ tục pháp lý theo quy định vờ̀ sụ̉ kờ́ toán ghi bằng tay.
Sơ đồ 2.4. Trỡnh tự ghi sổ kờ toán theo hỡnh thức kờ toán trờn máy vi tớnh
Theo hình thức này sụ́ lượng sụ̉ sách sử dụng trong chi phí sản xuṍt và tính giá thành sản phõ̉m tại cụng ty gụ̀m :
- Chứng từ ghi sụ̉ :
Là hình thức sụ̉ tờ rời được mở riờng cho từng tài khoản theo định kỳ mỗi tháng mụ̣t lõ̀n, căn cứ vào chứng từ phát sinh cùng loại đờ̉ lờn chứng từ ghi sụ̉.
Là sụ̉ kờ́ toán tụ̉ng hợp, dùng đờ̉ ghi chộp các nghiợ̀p vụ kinh tờ́ phát sinh theo trình tự thời gian. Sụ̉ này vùa dùng đờ̉ đăng ký các nghiợ̀p vụ kinh tộ phát sinh, quản lý chứng từ ghi sụ̉ vừa đủ đờ̉ kiờ̉m tra đụ́i chiờ́u sụ́ liợ̀u với bảng cõn đụ́i sụ́ phát sinh.