Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ bình liêu chuyên về thương mại không tự chế biến, sản xuất nên Sau khi ký được hợp đồng xuất khẩu, công ty đã căn cứ vào các yêu cầu về tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng, mẫu mã, chủng loại của sản phẩm để tiến hành thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu.
2.3.1 các hình thức thu mua tạo nguồn của công ty
Công ty cổ phầ thương mại và dịch vụ bình liêu kinh doanh xuất khẩu nông _lâm sản nhưng không tổ chức sản xuất hàng hóa xuất khẩu do đó thu mua là việc tạo nguồn xuất khẩu chủ yếu. Hiện nay có 3 hình thức được công ty sử dụng để thu mua tạo nguồn àng xuất khẩu:
- hình thức hàng đổi hàng - hình thức ủy thác xuất khẩu
Vâỵ tại sao công ty lại sử dựng các hình thức trên ta phải phân tích mới tìm hiểu được
•Hình thức mua dứt bán đoạn
Đây là hình thức chiếm tỷ trọng ngày càng cao trong hoạt động thu mua hàng nông_lâm sản xuất khẩu của công ty. Với hình thức này công ty phải ký hai hợp đồng, đó hợp đồng mua hàng và hợp đồng xuất khẩu. Công ty sẽ dựa trên hợp đồng xuất khẩu để đưa ra các điều kiệt phù hợp cho hợp đồng thu mua về chất lượng, số lượng mẫu mã, phương thức thanh toán... khi công ty và người cung ứng thỏa thuận xong thì hai bên sẽ tiến hành ký hợp đồng. Hợp đồng chính là một công cụ để đảm bảo cho công ty sẽ có hàng để xuất khẩu. Thương thường công ty sẽ trả tiền cho người bán khi nhận được hàng như đã ghi trong hợp đồng. Nhưng trong trường hợp ký hợp đồng với các nhà cung ứng đáng tin cậy đã có quan hệ truyền thống với mình thì công ty ứng trước một khoản tiền nhỏ để đáp ứng tâm lý của người bán hàng là muốn thu tiền nhanh gọn. Với hình thức thu mua này công ty có thể so sánh được giá mua và giá bán cũng như các giá mua với nhau, tính toán được chính xác chi phí lưu thông hàng hóa từ đó công ty sẽ chọn được nhà cung ứng tối ưu.
Tuy có nhiều ưu điểm song nhược điểm của hình thức này cũng không ít. Đó là khả năng công ty gặp phải cao bởi công ty có thể bị thua lỗ, thua thiệt vì những biến động bất thường mà công ty không kiểm soát được. Chẳng hạn công ty ký hợp đồng với khách hàng ở mức giá thấp nhưng khi đi mua hàng xuất khẩu lại không mua được với mức giá thấp hơn giá đã ký do những biến động bất thường, công ty phải giao hàng với mức giá thấp như trong hợp đồng đã ký tại thời điểm giá thị trường lên cao; chất lượng hàng hóa không cao, không đều do nguồn cung cấp hàng của công ty không ổn định, công ty
có thể phải mua hàng của nhiều nhà cung cấp, cũng có thể do nhiều nhà cung cấp đồng loạt ép tăng giá mua hàng khi công ty đã gần đến hạn giao hàng. do đó công ty sẽ gặp nhiều khó khăn trong các lô hàng tiếp theo
•Hình thức hàng đổi hàng
Đây là phương thức có sự trao đi đổi lại giữa công ty với đói tác, sự trao đổi này là một quá trình lâu dài nên dễ ràng buộc được người mua và người bán với nhau. Vì vậy công ty có thể có được nguồn vốn ổn định. Tuy nhiên vì quá trình trao đổi diễn ra dài, nhiều khi lại không được tiến hành song song làm cho hoạt động của công ty bị gián đoạn , vòng quay cua vốn chậm, vốn của công ty bị chiếm dụng do do quá trình trao đổi hàng không đều. bởi những đặc điểm trên nên hình thức này ngày càng ít được công ty sử dụng
•Hình thức ủy thác xuất khẩu
Đây là hình thức công ty sẽ dùng danh nghĩa của mình để xuất khẩu hàng mà công ty được ủy thác hàng mà công ty được ủy thác và công ty sẽ được hưởng hoa hồng theo tỷ lệ thỏa thuận nhất định phụ thuộc vào lô hàng. Trước đây do điều kiệt cũng như khó khăn trong thu mua hàng xuất khẩu nên hình thức này được sủ dụng thường xuyên và chiếm tỷ trọng khá lớn trong hoạt động xuất khẩu của công ty. Tuy nhiên trong thời gian gần đây do những thay đổi của nhà nước trong xuất khẩu nên hình thức này đã giảm nhiều và chiếm tỷ trọng nhỏ hơn.
Bảng số liệu 2.6 TỶ TRỌNG CÁC HÌNH THỨC THU MUA CỦA CÔNG TY Đơn vị:% Năm Hình thức 2007 2008 2009 2010 2011 Mua đứt bán đoạn 72,5 75 74,36 82 85 Hàng đổi hàng 8,9 9,4 5,8 1,9 1,5
Ủy thác xuất khẩu 18,6 15,6 19,84 16,1 13,5
Tổng các hình thức 100 100 100 100 100
(Nguồn: báo cáo kết quả kinh doanh 2007-2011 của công ty)
2.3.2 Công tác thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu của công ty
Công tác thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu của công ty còn mang tình chất manh mún, làm theo thương vụ chưa có chiến lược lâu dài. Công ty thường chú trọng thu mua các mặt hàng xuất khẩu thuận lợi vì vậy những mặt hàng khó khăn trong xuất khẩu ít được công ty quan tâm. vấn đề tìm đầu ra cho các hộ trồng trọt cũng như các mặt hàng nông _lâm sản mà công ty thường xuyên đặt mua hàng là một vấn đề hết sức quan trọng trong việc duy trì và khuyến khích nhà sản xuất tham gia sản xuất hàng hóa xuất khẩu nhưng trong lúc khó khăn công ty ít quan tâm, do đó gây nhiều thiệt hại cho họ. Nhiều nơi họ đã phá bỏ để trồng loại cây khác, vì thế khi có nhu cầu về những mặt hàng này công ty rất khó khăn trong việc tìm được nhà cung ứng thích hợp cũng như thiếu hàng để xuất khẩu và gây mất niềm tin cho các nhà cung ứng. Để đảm bảo lợi nhuận tối ưu và nắm bắt được kịp thời cơ hội xuất khẩu thì công ty cần phải chú ý đến vấn đề trên. Có thể nói đây là một điểm cực kì yếu của tất cả các doanh nghiệp việt nam không chỉ riêng công ty cổ phần thương mại và dịch vụ bình liêu. Chính vì thế mà giữa nhà xản xuất và nhà xuất khẩu không có sự phối hợp đồng bộ nên cả hoạt động sản xuất và xuất khẩu đều thiếu ổn định không mang tính chiến lược lâu dài.
Sơ đồ 2.1: công tác tổ chức thu mua của công ty
Với mô hình này, nhà buôn nhỏ ở địa phương là nguồn cung cấp chính cho công ty. Mối quan hệ giữa công ty với người sản xuất rất lỏng lẻo, công ty không hề có một mối liên hệ mật thiết hay một sự hướng dẫn nào về chất lượng, tiêu chuẩn kỹ thuận của hàng hóa đối với người sản xuất. Hàng hóa của công ty thường phụ thuộc vào các nhà buôn nhỏ ở địa phương do vậy hàng nông _ lâm sản công ty thu mua được thường không đồng bộ về chủng loại, chất lượng, mẫu mã ... thêm vào đó hoạt động của công ty mang tính thương vụ nên công ty rất dễ bị các nhà buôn nhỏ địa phương ép giá.
2.3.3 Thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng nông _ lâm sản
Sau khi thu mua đủ hàng hóa để xuất khẩu, công ty tiến hành thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Mỗi bên đều phải tự giác thực hiện trách nhiệm của mình. Tuy nhiên để quá trình xuất khẩu hàng hóa được diễn ra suôn sẻ, không sai so với hợp đồng, công ty đã cử cán bộ nhân viên của mình xuống tận kho bãi xuất khẩu để kiểm tra chất lượng hàng hóa. Nhưng một thực tế đang tồn tại ở công ty hiện nay là hoạt động kiểm tra chất lượng hàng hóa còn mang
Nhà buôn nhỏ địa phương Các trạm thu của công ty CÔNG TY Các cơ sở sản xuất và chế biến Hộ gia đình sản xuất
nặng tính hình thức, công cụ liểm tra rất thô sơ. Chủ yếu dựa vào kinh nghiệm của các cán bộ như xem xét màu sắc, hương vị, độ ẩm...sau khi kiểm tra chất lượng công ty sẽ căn cú vào điạ điểm cũng như thời điểm mà hai bên thỏa thuận tiến hành vận chuyển chuyển hàng hóa để chuyểnn giao hàng kịp thời, đảm bảo đúng tiến độ tránh gây tổn thất giữa đôi bên do không kị hàng đáp ứng nhu cầu thị trường. Song cũng không ít lần mà công ty giao hàng không đúng với thời gian trong hợp đồng. Nguyên nhân chính là do thiên tai nhất là lũ vào mùa mua. Do giao hàng tại cửa khẩu hoành mô là chủ yếu mà cửa khẩu cánh Trung Quốc bởi con suối nên rất dễ bị lũ chặn nhưng thời gian ngăn lũ không kéo dài nên hầu hết không ảnh hưởng nghiêm trọng đến công việc kinh doanh của đôi bên.
2.3.4 Thanh lý hợp đồng
Đây là bước cuối cùng trong kinh doanh xuất khẩu của công ty. Trong quá trình thanh lý hợp đồng, nếu có vướng mắc gì thì hai bên phải tiến hành xem xét để đi đến thỏa thận thống nhất và trách nhiệm quyền lợi của mỗi bên.
Để tránh sự ảnh hưởng của thời tiết cũng như những nhân tố bất thường gây ảnh hưởng xấu đến quá trình chuyển giao hàng hóa xuất khẩu, công ty đã thành lập thêm các kho chứa cũng như các bãi đậu xe ngay gần của khẩu để giảm bất thời gian vận chuyển. Với hình thức này công ty có thể tiết kiệm nhiều chi phi chuyển giao hàng hóa hơn. Vì công ty chủ yếu xuất khẩu cho các bạn hàng quen nên trong thanh lý hợp đồng công ty thường chưa nhận được được hết tiền hàng ma phải chờ một thời gian do đó gây ảnh hưởng nhiều đến hiệu suất sử dựng vốn của công ty.
Bảng số liệu 2.7SỐ TIỀN DƯ NỢ CỦA CÔNG TY TRONG CÁC NĂM 2007-2011 Đơn vị: tr.đồng Năm Chỉ tiêu 2007 2008 2009 2010 2011 Tổng kim ngạch xk 14.307,004 29.940,195 11.475,62 14.006,652 30.553,81 Phải thu từ xk 3.017 2.627,5 2.558 4.214,06 2.162,91
(nguồn: Bảng cân đối kế toán 2007-2011)